Università degli Studi di Macerata UN MODELLO DI AMMINISTRAZIONE PUBBLICA DIGITALE EFFICIENTE E SOSTENIBILE SOTTO IL PROFILO ARCHIVISTICO

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1 Università degli Studi di Macerata UN MODELLO DI AMMINISTRAZIONE PUBBLICA DIGITALE EFFICIENTE E SOSTENIBILE SOTTO IL PROFILO ARCHIVISTICO Prof. Stefano Pigliapoco

2 L Amministrazione Pubblica digitale La Pubblica Amministrazione è chiamata oggi a dare attuazione ad un complesso di norme che la indirizza decisamente verso il documento informatico e la dematerializzazione dell azione amministrativa

3 L Amministrazione Pubblica digitale L obiettivo è conseguire forti riduzioni di costi e aumenti significativi di competitività ed efficienza, sfruttando al meglio le potenzialità delle tecnologie dell informazione e della comunicazione

4 Governare la complessità Conseguire concretamente questi risultati, però, non è affatto semplice: l acquisizione di sistemi tecnologici avanzati è una condizione necessaria, ma non sufficiente

5 Governare la complessità Occorre riprogettare i flussi di lavoro, rimodulare gli assetti organizzativi, formare il personale, creare un ambiente di lavoro idoneo e soprattutto occorre la volontà dell alta direzione

6 Modello di PA digitale Occorre cioè disegnare un nuovo modello per l amministrazione pubblica digitale, assegnando un ruolo strategico, centrale, alla gestione informatica dei documenti, che deve essere realizzata con metodi, strumenti e procedure condivise a tutti i livelli dell organizzazione

7 Archiviazione digitale Poiché l archivio digitale su forma sul sistema di gestione informatica dei documenti (protocollo informatico) con l ausilio delle sue funzionalità, devono essere oggetto di registrazione e classificazione tutti i documenti informatici che sono da archiviare, anche quelli prodotti internamente

8 Archiviazione digitale Il sistema di gestione informatica dei documenti assume, quindi, la valenza di un vero e proprio servizio infrastrutturale

9 Interoperabilità tra sistemi Una quantità sempre maggiore di documenti informatici è prodotta o ricevuta mediante sistemi informativi verticali, cioè sistemi utilizzati a supporto di determinati settori di attività, che in alcuni casi arrivano a gestire autonomamente canali di comunicazione via Web

10 Interoperabilità tra sistemi Per evitare la frammentazione dell archivio digitale in N sistemi diversi, dove la organizzazione dei documenti obbedisce a logiche di settore, è necessario realizzare forme di interoperabilità e cooperazione applicativa tra questi sistemi e il sistema di gestione informatica dei documenti

11 Fascicolo informatico I documenti informatici, non avendo la fisicità della carta, possono essere riuniti ai loro precedenti, formando unità archivistiche equivalenti ai fascicoli cartacei, solo attraverso le funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti

12 Fascicolo informatico Pertanto, i Responsabili dei procedimenti amministrativi e tutto il personale dell ente che forma i carteggi devono conoscere ed utilizzare in modo corretto il titolario di classificazione dei documenti

13 Flussi documentali elettronici La movimentazione dei documenti informatici registrati nel sistema di gestione documentale, tra le unità organizzative coinvolte nell azione amministrativa, è solo virtuale, in quanto realizzata semplicemente modificando i parametri che ne determinano l accessibilità

14 Flussi documentali elettronici Questo significa che tutto il personale di tutte le unità organizzative dell ente deve utilizzare il sistema di gestione informatica dei documenti per ricevere e trasmettere i documenti informatici

15 L archivio digitale Sul sistema di gestione informatica dei documenti confluiscono non soltanto i documenti e le unità archivistiche con i relativi metadati, ma anche le informazioni sul contesto organizzativo, procedurale e tecnologico in cui si sviluppa l attività del soggetto produttore dell archivio

16 L archivio digitale Su di esso, pertanto, si forma quella base informativa e documentaria che costituirà l input del processo di conservazione digitale

17 Come attuare il cambiamento Per attuare questo modello di amministrazione pubblica digitale, occorre in primo luogo concentrarsi sui flussi di lavoro e sui procedimenti amministrativi, riprogettandoli con l intento di conseguire il massimo livello di semplificazione e di interazione on line

18 Come attuare il cambiamento È nella fase di reengineering dei procedimenti amministrativi che si può valutare la fattibilità, sotto il profilo tecnico, giuridico, archivistico e del rapporto costi/benefici della sostituzione dei documenti cartacei con i documenti informatici, considerando non solo le esigenze gestionali nella fase corrente, ma anche le necessità di archiviazione e conservazione nel tempo

19 Come attuare il cambiamento Lo studio dei documenti ricevuti o prodotti nell ambito del procedimento amministrativo che si vuole trasferire su base informatica (on line) è indispensabile per garantire la presenza in essi di tutti gli elementi necessari, sia sotto il profilo giuridico-amministrativo che archivistico, procedurale e tecnologico

20 Come attuare il cambiamento L attivazione di canali di comunicazione via WEB, personalizzati per la trattazione di determinate tipologie documentarie e l interazione con determinate fasce di utenza, appare più efficace della posta elettronica certificata

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