DEMATERIALIZZAZIONE, UNA FONTE NASCOSTA DI VALORE REGOLE E TECNICHE DI CONSERVAZIONE. Lucia Picardi. Responsabile Marketing Servizi Digitali

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1 DEMATERIALIZZAZIONE, UNA FONTE NASCOSTA DI VALORE REGOLE E TECNICHE DI CONSERVAZIONE Lucia Picardi Responsabile Marketing Servizi Digitali

2 Chi siamo 2

3 Poste Italiane: da un insieme di asset/infrastrutture ad un Ecosistema Integrato Physical Network Logistics Network ICT Infrastructure Multichannel Access Network 3

4 ICT Infrastructure Service Platforms TLC Network L evoluzione del modello di Business di Poste Italiane Da operatore tradizionale a service provider integrato Un ponte tra comunicazioni tradizionali ed elettroniche Terza parte fidata Operatore postale e finanziario Accesso multicanale Gestione dell identità Sicurezza e certificazione Gestione documentale Il partner ideale della Pubblica Amministrazione per servizi di egovernament Centro di eccellenza nel mondo digitale Service provider per modalità di pagamento innovative e sicure Operatore Mobile Virtuale evoluto Investimenti ICT e sviluppo di know-how e nuove abilità 4

5 Postecom Postecom è la società d innovazione tecnologica del Gruppo Poste Italiane dedicata allo sviluppo, gestione ed integrazione dei servizi digitali sia per il Gruppo che per il mercato. Dal 1999, Postecom realizza progetti per tutti gli attori del mercato ICT, per Poste Italiane, per aziende, professionisti, privati e Pubblica Amministrazione. 5

6 Il ruolo di Postecom Rappresenta il marketing dei servizi digitali del Gruppo Poste Italiane (ecommerce, egovernment, Comunicazioni elettroniche, Cloud) Definisce e realizza le strategie evolutive del Gruppo sul canale Web e in ottica multicanale egovernment Servizi di pagamento Comunicazioni elettroniche Certification Authority ecommerce Servizi Cloud Servizi per la Pubblica Sanità 6

7 La forza di Postecom Il Centro Servizi di Postecom concentra, il meglio delle tecnologie hardware e software esistenti sul mercato per lo sviluppo e l'erogazione dei servizi in rete Postecom, garantisce continuità e sicurezza ai servizi erogati dal sito dalla Certification Authority e dai sistemi gestiti in modalità ASP (Application Server Providing) Infrastruttura tecnologica Competenze e processi Project Management Applications Development Network & System Management PKI & Security Systems. Competenze specialistiche processi standardizzati e automatizzati, permettono a Postecom di sviluppare i servizi richiesti utilizzando tecnologie e linguaggi idonei a diversi ambienti Fondatore di Assocertificatori Iscritta all elenco del Consorzio CBI (Corporate Banking Interbancario) Membro del Consiglio Direttivo di Assinform, associazione nazionale delle principali aziende di Information & Communication Technology che operano in Italia, aderente a Confindustria. Membership Membership Certificazioni e Accreditamenti Iscrizione all elenco pubblico dei Certificatori di Firma Digitale e all elenco pubblico dei Gestori di Posta Elettronica Certificata tenuto dall Agenzia per l Italia Digitale (Ex DigitPA) Certificazione del sistema di gestione di Qualità UNI EN ISO 9001 Certificazione del Sistema di sicurezza 7

8 La conservazione sostitutiva 8

9 La Conservazione Sostitutiva come importante mezzo di risparmio e di produttività per le imprese italiane Uno studio condotto da Italia Oggi Sette afferma che un azienda, grazie alla conservazione sostitutiva dei documenti (libri contabili, libro unico del lavoro, contratti fatture ecc..), può risparmiare da 2 a 80 euro per fattura grazie anche ad una allocazione più efficace del personale. A questo bisogna aggiungere il risparmio dovuto a : scomparsa degli spazi di archivio, riduzione dei tempi per la ricerca dei documenti mantenimento in ordine degli stessi. La Conservazione Sostitutiva è un servizio in grado di aumentare l efficacia e l efficienza in termini di produttività delle aziende nella gestione dei documenti «Secondo un indagine del Politecnico di Milano se tutte le imprese italiane iniziassero ad utilizzare la pratica della conservazione sostitutiva, i benefici complessivi arriverebbero a 60 miliardi di euro l anno, pari a circa il 4% del Pil nazionale.» 9

10 La Conservazione Sostitutiva: Le regole La Conservazione Sostitutiva è un insieme di procedure informatiche che garantisce nel tempo la validità legale dei documenti informatici. In accordo con il Codice dell Amministrazione Digitale la Conservazione deve garantire: La ricezione del documento firmato dal Cliente o sistema applicativo (ad esempio sistema di protocollo) L integrità e l inalterabilità del documento La leggibilità e l agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici e analogici avviene mediante la memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Marca temporale Responsabile della Conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. 10

11 La conservazione sostitutiva di Postecom 11

12 Postecom eroga il servizio di Conservazione sostitutiva nel pieno rispetto della normativa vigente e proponendosi come Responsabile della Conservazione Le principali fasi del processo di Conservazione adottato da Postecom sono: 1. Ricezione del flusso di dati dal Cliente, contenente i documenti ed i riferimento per le successive fasi di ricerca ed invio al Responsabile della Conservazione 2. Verica del lotto inviato e sottoposizione al sistema di Conservazione Sostitutiva (nell aera archiviazione) 3. Avvio del processo di Conservazione ed invio della notifica di avvenuta conservazione Il sistema mette a disposizione del Cliente un apposita applicazione per il corretto monitoraggio delle differenti fasi del processo 12

13 Il processo di Conservazione Sostitutiva Cliente Postecom Insieme di documenti Documenti e File Indice Lotto verificato Impronta hash del lotto File di chiusura firmato e marcato File di controllo Lotto File di chiusura Consultazione Conservazione File di controllo Lotto di conservazione 13

14 Gestione documentale e comunicazione integrata In accordo con il ruolo chiave di Poste Italiane nella comunicazione, la conservazione sostitutiva può rappresentare un tassello fondamentale per la realizzazione di progetti di comunicazione integrata per tutte le imprese e le PA Creare - Gestire Archiviare - Conservare Inviare - Comunicare Gestione elettronica documentale Conservazione sostitutiva Posta Elettronica certificata Workflow documentale Firma digitale Posta ibrida Comunicare in modo digitale significa avere una gestione digitale di tutti i documenti, ed inviare e ricevere le comunicazioni all interno dello stesso ambiente. 14

15 L offerta di Conservazione Sostitutiva PMI, Studi Professionali Grandi Imprese, PA e PAL Società del Gruppo Poste Italiane Obiettivo: integrazione della gestione dei documenti nei sistemi informativi aziendali, grazie agli asset e alle capacità tecnologiche di Gruppo. 15

16 L offerta rivolta a PMI e Imprese Possibilità di invio del lotto di documenti tramite Interfaccia Web https: L utente accede al sito PosteDoc.it e tramite la specifica funzione dell applicativo carica il lotto Interfaccia Web Services: Opzione che consente maggiore integrazione con i sistemi di gestione aziendale del Cliente ( Es. ERP) Definizione della modalità di conservazione Automatica: la conservazione avviene contestualmente all archiviazione del lotto. Il cliente può verificare i documenti contenuti nel lotto solo prima del suo invio; infatti una volta inviato il lotto è subito posto in conservazione. Manuale: la conservazione del lotto avviene solo dopo l opportuna verifica del Cliente (Utente Amministratore) che avvia manualmente il processo di conservazione 16

17 L offerta rivolta a Professionisti Per i Professionisti Poste Italiane ha previsto la conservazione sostitutiva in Post box, l offerta integrata di servizi digitali di Poste Italiane per gestire e organizzare comunicazioni e documenti in un ambiente web unico, attestato su una piattaforma sicura. L offerta si compone di un insieme di servizi, venduti in una formula a pacchetto, da utilizzare in aggiunta a quelli già fruibili con la semplice registrazione al sito 16

18 Il servizio di Conservazione Sostitutiva per le società del Gruppo Poste Italiane Dal 2005 Postecom eroga per Poste Italiane il servizio di Conservazione sostitutiva dei Bollettini postali e delle Fatture elettroniche. Ogni anno, presso i Uffici Postali d Italia, vengono incassati più di 600 milioni di Bollettini. La carta gestita annualmente ha: un peso di circa 720 tonnellate (circa automobili) un volume di circa m3 (uno stabile di 3 piani) Il volume delle Fatture gestite è di circa documenti l anno. 17

19 SOA / BUS La Conservazione Sostitutiva come soluzione integrata in un progetto di dematerializzazione Call Center Mobile Form Web Upload documenti Posta ordinaria Fax Server Scanner PEC Acquisizione Documenti Gestione Documentale Conservazione Consultazione PEC ERP Fax Server PostaOnline 18

20 L evoluzione dell offerta di Conservazione Sostitutiva La Conservazione Sostitutiva sarà inserita all interno dei servizi offerti in modalità Cloud Digitalizzazione e archiviazione dei documenti Conservazione sostitutiva su storage cloud Persone Imprese Integrazione con altri servizi digitali di Poste Italiane Integrazione degli strumenti di comunicazione e produttività in un unico ambiente configurabile Pubbliche Amministrazioni Le soluzioni offerte consentono di creare valore per il Cliente grazie a: Riduzione dei Costi Semplicità di utilizzo Supporto alle attività di processo Multicanalità Flessibilità Integrazione con i Servizi del Gruppo Poste Italiane 19

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