Verso la Conservazione Digitale: gestire l archivio ibrido

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1 Verso la Conservazione Digitale: gestire l archivio ibrido Evento Ancitel Lombardia La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione Locale: siamo in un momento decisivo. 26 novembre 2015, Milano Palazzo delle Stelline

2 BUCAP SpA La Bucap S.p.A. è nata nel 1982 con la mission di gestire, rendere fruibile e valorizzare il patrimonio documentale dei propri Clienti Seguiteci anche sui social: Città di Ariccia Città Metropolitana di Roma Capitale Città di Marino Comune di Capena Comune di Fiano Romano Comune di Montalto di Castro Comune di Garda Comune di Mentana Comune di Negrar Comune di Monterotondo Comune di Rieti 2

3 Servizi Servizi Documentali Software e Consulenza Document Imaging Logistica Integrata Contact Center BPO & DPO Mailing Room Acquisizione ottica documenti e Cattura dati Gestione microfilm Custodia e gestione archivi cartacei Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica Consulenza e Formazione Scanner planetari (Zeutschel) archivistica Soluzioni Sw di gestione dati e Scanner microfilm (Nextscan, e Image Data) documenti: Scanner massivi Protocollo Informatico DMS, WFMS Business Intelligence piattaforma e commerce Servizi Data Center: Hosting SW, Housing documenti. 3

4 Presentazione Bucap IN NUMERI 8 strutture operative km lineari di documenti in custodia immagini gestite on line più di 450 clienti tra enti pubblici e privati circa 300 addetti. Burago Di Molgora (MI) Nogara (VR) Piacenza (PC) Fiano Romano (RM) Monterotondo (RM) CERTIFICAZIONI Certificazione ISO 9001 Certificazione ISO Certificazione OHSAS 18001:2007 Certificazione Ambientale ISO Certificazione EN 15838:2010 Conservatore Accreditato Agid PARTNERSHIP System Integrator di Alfresco: certificata ACA (Alfresco Certified Administrator) e ACE (Alfresco Certified Engineer). Socio ANORC e appartenente alla Coalizione Conservatori Accreditati Socio fondatore di SOS Archivi 4

5 Il senso comune Indagine di Coleman Parkers Research commissionata da Ricoh (Data Manager Aprile 2014) 63 % pensa che la propria azienda NON sia pronta alla trasformazione digitale 33 % impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute nei documenti cartacei e digitali un importante valore giace nelle informazioni presenti nei documenti cartacei il volume dei documenti cartacei crescerà ancora nei prossimi anni 5

6 La trasformazione degli archivi 100 % Archivio nativo Cartaceo X% copia digitale archivio cartaceo Firma Elettronica X% Archivio nativo digitale Marca Temporale 6

7 L archivio ibrido La sfida oggi è saper gestire e mantenere il controllo sull Archivio Ibrido...in cui coesistono originali analogici e originali digitali anche afferenti allo stesso processo/procedimento 7

8 Il ciclo di vita dell archivio cartaceo Fase Corrente = Unità Documentale Fase di Deposito = Unità Documentale Vincolo Archivistico è Fisico = Unità di conservazione 8

9 Il ciclo di vita dell'archivio cartaceo/digitale Fase Corrente = Unità Documentale Fase di Deposito = Unità Documentale Vincolo Archivistico è Logico + che Fisico = Unità di conservazione 9

10 Il ciclo di vita dell archivio ibrido Fase Corrente Fase di Deposito Vincolo Archivistico è Logico (<FASCICOLO>) 10

11 Aspetti gestione archivio ibrido Organizzativo (Regole e Procedure) Archivistico (Sistema di Classificazione) Informatico (Gestione e Controllo documenti e dati) 11

12 Aspetti archivistici Sistema di Classificazione unico, oggettivo e condiviso; consente di stabilire correttamente il vincolo archivistico tra i documenti e il fascicolo di competenza. PIANO DI CLASSIFICAZIONE: come classificare, fascicolare ed archiviare in termini fisici ed informativi PIANO DI CONSERVAZIONE: quanto conservare e come selezionare ciò che non è necessario + custodire REGOLE DI FASCICOLAZIONE: come archiviare e organizzare i documenti. 12

13 Aspetti organizzativi Definisce le regole, le procedure, gli oggetti e gli attori in base agli aspetti Archivistici ed Informatici del Sistema Documentale trattato. MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI MANUALE OPERATIVO DELLA CONSERVAZIONE Cosa, Chi, Come e Quando 13

14 Aspetti informatici Soluzioni a supporto della organizzazione, gestione dei documenti, dei processi documentali e dei dati. Cattura e post processing Protocollo + classificazione + gestione documentale + gestione procedimenti Archiviazione e Conservazione digitale Conservazione cartacea 14

15 Conservazione digitale Servizi di Trattamento Documentale Modulo ECM fruibile via ASP (Piuma) Firma Digitale Marca Temporale Documenti ANALOGICI Document i DIGITALI Conservazione / Esibizione Supporti auto consistenti Servizio Conservazione Digitale a norma 15

16 Processo di Conservazione Digitale RdA RdV Processo di Mantenimento Processo Conservazione Controllo Versamento Ricezione Versamento Verifica Leggibilità Apposizione FD o Marca Processo di Duplicazione Processo di Copia 16

17 Outsourcing della conservazione per la PA Le PA realizzano i processi internamente o. tramite soggetti PUBBLICI o PRIVATI (Art. 44 CAD, comma 1 ter) Per la PA il Conservatore DEVE essere ACCREDITATO (Art 5, comma 3, DPCM 3 dicembre 2013) mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del manuale della conservazione. (Art 6, comma 7, DPCM 3 dicembre 2013) 17

18 Accreditamento dei Conservatori 1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria 2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche 3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate 4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione 5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti in termini di riservatezza, autenticità, immodificabilità, integrità e fruibilità dei documenti 18

19 Questo significa possedere requisiti: Accreditamento dei Conservatori FORMALI Società di capitali (SpA) Capitale > di 200 K Requisiti onorabilità TECNICI Requisiti di Qualità e Sicurezza: Utilizzo standard OAIS Open Archival Information System (ISO 14721:2002) Utilizzo raccomandazioni ETSI TS V1.1.1 ( ) Certificazione ISO Utilizzo Standard SInCRO (UNI 11386:2010 ) per l interoperabilità dell Evidenza Informatica (ipda) ORGANIZZATIVI Manuale del Servizio di Conservazione Piano della Sicurezza Team di risorse 19

20 CONCLUSIONE Il contesto digitale che oggi ha piena validità legale e che offre sicuramente vantaggi in termini di efficienza, saving e sostenibilità ambientale va governato con regole archivistiche/organizzative, con i giusti strumenti informatici e soprattutto va affrontato con CONSAPEVOLEZZA e con il sostegno di un Partner competente e affidabile 20

21 Grazie per l attenzione! Seguiteci anche sui social: facebook.com/bucap twitter.com/bucapspa 21