Protocollazione della corrispondenza. 18 Novembre 2014 Matteo Arosio Dedagroup ICT Network

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1 Protocollazione della corrispondenza 18 Novembre 2014 Matteo Arosio Dedagroup ICT Network

2 2 Agenda Il progetto per l implementazione del sistema di protocollo e gestone documentale presso Commerfin Il sistema Folium e la gestione del ciclo di vita del documento

3 3 Case History Il progetto per l implementazione del Sistema di protocollo e gestione documentale

4 4 Commerfin: case history Commerfin: Fondo interconsortile di controgaranzia e cogaranzia dei Confidi Commerfin S.C.P.A. è una società consortile per azioni a livello centrale della Confesercenti dedicata a rilasciare controgaranzie e cogaranzie ai Confidi associati e a prestare ogni tipo di assistenza e consulenza per migliorare l efficacia/efficienza degli stessi Confidi.

5 5 Commerfin: il contesto organizzativo La struttura organizzativa di Commerfin si articola in dodici Unità organizzative direttamente dipendenti dall Amministratore Delegato. Nel corso del 2013 Commerfin ha manifestato l esigenza di dotarsi di un sistema di gestione documentale e protocollo, ai fini della graduale dematerializzazione della documentazione amministrativa prodotta e scambiata con i propri interlocutori: Confidi, Istituti di Credito, Banca d Italia etc Principale obiettivo: garantire tracciabilità e trasparenza nella conduzione e gestione delle proprie attività istituzionali ed assicurare una gestione efficiente dei propri processi documentali.

6 6 Commerfin e il «Protocollo informatico» L attuale assetto societario svincola Commerfin dall adozione del Protocollo informatico in uso presso le Pubbliche amministrazioni: cfr. art.12 del DPCM del 03/12/2013 recante le "Regole tecniche per il protocollo informatico" e art. 57 bis del CAD e dal relativo accreditamento presso l Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

7 7 Commerfin e il «Protocollo informatico» Chi ha l'obbligo di dotarsi di un sistema di protocollo informatico e gestione documentale Secondo la normativa vigente possono infatti richiedere l'accreditamento all Indice delle Pubbliche Amministrazioni gli Enti in possesso dei requisiti di cui al comma 2 dell'articolo 2 del Codice dell Amministrazione Digitale.

8 8 Commerfin e il «Protocollo informatico» In particolare: amministrazioni dello Stato aziende e amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo regioni, province, comuni, comunità montane consorzi e associazioni dei predetti enti istituti autonomi case popolari camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e loro associazioni enti pubblici non economici istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative istituzioni universitarie amministrazioni, aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico

9 9 Commerfin e il «Protocollo informatico» Benché per le Società private non sussista quindi l obbligo del Protocollo informatico, per Commerfin: soggetto giuridico sottoposto all azione di vigilanza delle Banca d Italia, si è tuttavia ritenuto opportuno adottare il medesimo impianto archivistico richiesto alle Pubbliche Amministrazioni, al fine di assicurare tracciabilità e trasparenza nella gestione della documentazione afferente alle attività istituzionali della Società.

10 10 Obiettivi del Protocollo informatico nella PA In ambito PA l'obiettivo che si vuole raggiungere con l'adozione dello strumento "protocollo informatico" è duplice: rendere maggiormente efficienti le amministrazioni attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la razionalizzazione dei processi di protocollazione e gestione dei flussi documentali e la dematerializzazione dei procedimenti; migliorare la trasparenza dell'azione amministrativa - attraverso strumenti che rendano possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti, da parte dei diretti interessati (cittadini e imprese).

11 11 Commerfin: il progetto Il progetto per l implementazione del Sistema Folium presso Commerfin è stato articolato in due fasi: Fase 1: dematerializzazione del Protocollo; Fase 2: dematerializzazione dei flussi documentali e degli archivi degli Uffici.

12 12 Commerfin: il progetto Fase 1: informatizzazione del Protocollo Settembre 2013 Kick-off di progetto; installazione SW Folium in House presso il Data Center di Dedagroup; studio della documentazione societaria e definizione del modello organizzativo per la gestione informatizzata dei documenti e degli archivi aziendali.

13 13 Commerfin: il progetto Fase 1: informatizzazione del Protocollo Novembre 2013 Configurazione del Sistema; formazione del personale sulle funzioni di protocollazione; avvio in produzione del sistema Folium per la protocollazione informatica dei documenti su Registro Ufficiale; integrazione dei canali di Posta elettronica Certificata per una gestione semi-automatica dei flussi documentali nativi digitali in ingresso / uscita. Dicembre 2013 Recupero e dematerializzazione dei protocolli pregressi:

14 14 Commerfin: il progetto Fase 2: informatizzazione dei flussi documentali e degli archivi Gennaio 2014 Redazione dell Indice di classificazione archivistica dei documenti e dei fascicoli, per una gestione efficace della documentazione prodotta e ricevuta; formazione archivistica di base rivolta ai Responsabili di UO. Marzo 2014 Implementazione a sistema dell Indice di classificazione documentale; formazione del personale sulle funzioni di Gestione documentale; avvio in produzione della gestione documentale tramite fascicolazione elettronica per la dematerializzazione dell intero ciclo di vita del documento: dal protocollo al fascicolo di lavoro.

15 15 Folium e il ciclo di vita dei documenti PROTOCOLLAZIONE Flusso in ingresso GESTIONE DOCUMENTALE Ricezione posta Protocollazione in ingresso Assegnazione protocollo Presa in carico (Classificazione) Fascicolazione REGISTRO PROTOCOLLO ARCHIVIO UFFICIO Fascicolazione Lavorazione pratica Invio posta Protocollazione in uscita Richiesta Protocolazione documento Produzione documenti Flusso in uscita

16 16 Folium Il Sistema per la gestione del ciclo di vita del Documento: protocollo e gestione documentale

17 17 FOLIUM Folium è concepito per rispondere ai requisiti tecnici e normativi in materia di tenuta del Protocollo informatico (in ottemperanza alle specifiche indicazioni riportate nel DPR /12/2000 e nel regolamento attuativo DPCM 31/10/2000) ma le sue caratteristiche generali lo rendono un prodotto di gestione documentale che manifesta efficacia anche in organizzazioni diverse dalla PA. Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"

18 18 Caratteristiche generali E un sistema altamente modulare atto a fornire, con lo stesso framework applicativo, una soluzione per la gestione completa del protocollo informatico e del documento elettronico, e per il trattamento dell intero ciclo di vita del documento tramite fascicolazione e attivazione di processi di workflow. Adotta tutti i più recenti protocolli per la gestione della Posta elettronica e supporta tutte le funzionalità legate all interoperabilità. E integrato con la firma digitale ed con la conservazione sostitutiva. E inoltre aperto a software e applicativi esterni tramite una serie di WebServices. Fornisce agli utenti un interfaccia unica web based. Non si sovrappone a sistemi esistenti ma vi si integra aumentandone il valore.

19 19 Funzionalità principali Registrazione di informazioni strutturate e non. Archiviazione di qualsiasi tipo di documento. Approccio collaborativo. Integrazione e gestione della Posta Elettronica Certificata Firma digitale dei documenti. Definizione di template e layout documentali. Aderenza alla normativa sulla Privacy.

20 20 Funzionalità principali Monitoraggio tramite esecuzione di report customizzabili. Intefacciamento con sistemi di conservazione digitale. Acquisizione ottica massiva. Ricezione e trasmissione dati da e verso sistemi esterni. Integrazione con sistemi di comunicazione aziendali. Integrazione con strumenti di Business Process Management.

21 21 Architettura applicativa Database Service Civilia Document Service Web Services Workflow Service Altre Apps Other services Firma Digitale Posta Elettronica Certificata (Conservazione Sostitutiva) Acquisizione Massiva Differita CARATTERISTICHE Sviluppato con tecnologie J2EE La parte web based utilizza template HTML e JavaScript Indipendenza da RDBMS, DMS e motori di Workflow Indipendenza dagli Application Server Disponibilità di componenti anche opensource Indipendenza dalle implementazioni dei servizi (firma digitale, conversione PDF, posta elettronica )

22 22 Caratteristiche architetturali E totalmente modulare. Permette una scalabilità verticale (livelli) ed orizontale. E indipendente dalla piattaforma circostante. Utilizza tecnologie e standard di mercato e open-source. E un applicazione interamente Web (a meno di specifici strumenti di acquisizione ottica). Rapida ed efficace integrazione con sistemi esterni. Dispone di un suo SDK composto da API e Web Services.

23 23 Protocollazione della corrispondenza Grazie per l attenzione Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"

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