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1 SCENARIO DI RIFERIMENTO FORUM P.A. La Trasparenza nei Procedimenti Amministrativi Roma 29 Ottobre Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 1

2 Chi è l INAIL? L Istituto Nazionale per l Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro gestisce l assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 2

3 La missione ed i Clienti La Missione: Realizzare un sistema integrato di tutela nei confronti del lavoratore: Prevenendo il rischio lavorativo nei luoghi di lavoro, Fornendo ai Lavoratori che subiscono danni fisici a causa di infortuni o malattie professionali, prestazioni sanitarie ed economiche, cure e servizi finalizzati alla riabilitazione ed al reinserimento nella vita sociale e lavorativa, Esonerando il datore di lavoro dalla responsabilità civile conseguente ai danni subiti dai propri lavoratori dipendenti e parasubordinati, a fronte della Riscossione dei Premi Assicurativi versati dalle Aziende. I Clienti: I Cittadini, i Lavoratori, le Aziende, i Consulenti, i Patronati, le Associazioni 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 3

4 La Struttura Territoriale 19 Direzioni Centrali 20 Direzioni Regionali ed 1 Provinciale (Bz) 125 Sedi di Tipo A 24 Sedi di Tipo B 16 Sedi di Tipo C (Pesanti) 61 Sedi di Tipo C (Leggere) Circa 70 Agenzie 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 4

5 Un nuovo modo di lavorare La Gestione Documentale quale strumento: Per la riorganizzazione dei processi interni in INAIL A Supporto dei Servizi INAIL a Imprese e Cittadini Da raggiungere attraverso: L Apertura architetturale Il riassetto organizzativo e funzionale La riprogettazione dei flussi informativi La riqualificazione del personale 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 5

6 IL PROTOCOLLO INFORMATICO 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 6

7 M M300-5 M300-5 M300-5 M300-5 Il Sistema Informatico DIREZIONE GENERALE RUPA SEDI C (Leggere) Agenzie Router Scanner Server Server OCR Juke Box ETHERNET Router SEDI A-B-C (Pesanti) Direzioni Regionali Scanner 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 7

8 Il Protocollo Informatico E aderente ai requisiti minimi previsti dal DPR 445/2000: Registrazione di Protocollo Segnatura Classificazione 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 8

9 Lo stato attuale del PI E operativo presso tutte le sedi territoriali dell Istituto relativamente ai soli processi GRA GRAI ISI CARTELLA CLINICA E stata svolta la formazione agli Utenti delle sedi dell Istituto E attivo il servizio di Help Desk, a supporto delle problematiche applicative e sistemistiche delle sedi 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 9

10 Lo stato attuale del PI Inoltre è stata realizzata la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) del modello 10/SM (Dichiarazione delle Retribuzioni del Premio Dovuto) E stata effettuata una prima integrazione tra il Protocollo Informatico ed il Contact-Center INAIL Sono in corso di realizzazione le funzioni di riconoscimento ottico dei caratteri degli ulteriori moduli strutturati dell Istituto 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 10

11 Il Protocollo Informatico Acquisizione Classificazione Protocollazione Archivio dei documenti Doc. strutturato? Librerie di accesso sì no ICR Attinente alle aree istituzionali? Appl. istituzionali Interfaccia grafica no sì Distrib. Notifica 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 11

12 L integrazione del Contact-Center Notifica Portale INAIL Acquisizione Classificazione Protocollazione Smistamento Protocollazione in uscita Archivio documenti Sede 1 Sede n Notifica Procedure Istituzionali Acquisizione Classificazione Protocollazione Archivio documenti 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 12

13 L EVOLUZIONE 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 13

14 Il Piano di Lavoro Piano di Evoluzione del Sistema di Gestione Documentale Integrata Piano di Evoluzione Organizzativa Piano di Evoluzione Tecnologica Piano di Evoluzione dell Integrazione Piano di Gestione delle Risorse Umane 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 14

15 Il Piano di Evoluzione del Sistema di GDI In funzione degli aspetti normativi, del contesto attuale dell Istituto e degli obiettivi strategici, il piano di evoluzione del SGDI riporta le componenti da realizzare nell ambito dei singoli piani: AOO Titolario Manuale di Gestione Architetture di supporto delle singole AOO Politiche della sicurezza Firma Digitale Formazione 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 15

16 Il Piano di Evoluzione Organizzativa Definizione delle AOO Strutture definitive del Titolario Individuazione delle strutture di Tenuta del Protocollo Evoluzione del Manuale di Gestione Definizione delle politiche di sicurezza Ridefinizione dei flussi documentali delle AOO 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 16

17 Il Piano di Evoluzione Tecnologica Migrazione alla piattaforma FileNET Panagon (in via di completamento) Implementazione di sistemi di WorkFlow (dicembre 2002) Realizzazione delle ulteriori funzioni di riconoscimento ottico dei caratteri (dicembre 2002) Servizio di Help Desk a supporto delle problematiche applicative e sistemistiche delle sedi Gestione delle Architetture evolutive del sistema e degli aspetti di sicurezza 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 17

18 Il Piano di Evoluzione dell Integrazione Integrazione con la Firma Digitale Integrazione con i canali di contatto (Portale, Call Center, Web Call Center, Help Desk ) Integrazione con le Procedure Istituzionali, Strumentali e di Supporto Automazione dei principali flussi documentali tramite sistemi di WorkFlow 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 18

19 IL Piano di Gestione delle Risorse Umane Individuazione degli skill necessari alla gestione documentale Individuazione dei ruoli da assegnare Assegnazione delle risorse di gestione documentale alle aree di tenuta del protocollo Formazione relativa ai singoli ruoli individuati 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 19

20 AOO: documenti in entrata Notifica Ufficio Posta sì Protocollare Verifica firma digitale Elaboratore no Classificazione Archiviazione Sportello Distribuzione automatica Prestazioni Gra Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 20

21 AOO: documenti in uscita Notifica Ufficio Posta sì Protocollare Firma digitale Elaboratore no Classificazione Archiviazione... Trasmissione 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 21

22 I Workflow PUBBLICA AMMINISTRAZIONE AOO 1 AOO 1 AOO 1 Cittadini, Patronati,... AOO 2 AOO 2 AOO 2 Imprese,... AOO n AOO k AOO k INAIL INPS... FINANZE 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 22

23 Il colloquio tra AOO AOO x AOO Y Gestione documentale Lavorazione occorre trasmettere : N doc. 1 protocollati K doc. 2 da protocollare Gestione documentale Richiesta prot. doc. 2 Richiesta prot. Trasmiss. SMTP 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 23

24 Il Sistema a regime Le componenti Applicative delle aree Istituzionali e Strumentali Premi Prestazioni Area Medica Area Legale Personale Patrimonio altre Gestione Documentale Integrata quale infrastruttura di base a supporto dei processi primari dell Istituto 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 24

25 L Altri Enti e Istituzioni Archivi Cartacei WorkFlow Consultazione WEB Acquisizione e Protocollo AIPA Integrazione con tutte le Procedure RUPA Server di Sede Firma Digitale Circolarità Documenti Server di Sede IMMAGINI E DATI INTERNET CALL CENTER Aziende e Cittadini 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 25

26 Allineamento con la Direttiva 2002 La Gestione Documentale Integrata è base per: L ufficio digitale Il portale INAIL Il portale Nazionale del cittadino Obiettivi di legislatura Servizi on-line ai cittadini ed imprese Efficienza Valorizzazione risorse umane Trasparenza Qualità 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 26

27 29 Ottobre 2002 Gestione Documentale Integrata 27

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