Forum P.A. Protocollo informatico al via: esperienze, ostacoli, opportunità. Il Protocollo Informatico dell Automobile Club d Italia

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1 Forum P.A. Protocollo informatico al via: esperienze, ostacoli, opportunità. Il Protocollo Informatico dell Automobile Club d Italia Fiera di Roma 12/05/2004

2 L'Automobile Club d'italia è un Ente Pubblico non economico che: rappresenta e tutela gli interessi dell'automobilismo italiano cura in generale gli aspetti di mobilità promuove l associazionismo cura l automobilismo sportivo gestisce i servizi delegati dallo Stato e dalle Regioni (PRA e Tasse Automobilistiche)

3 LA STRUTTURA 1 Sede Centrale 103 Uffici Provinciali 107 Automobile Club Provinciali 13 Società Collegate

4 Il sistema informativo e i fruitori dei servizi Sede centrale ACI 107 AA.CC. Delegazioni ACI ( Agenzie ) 103 Uffici Provinciali ACI Global Posti di lavoro MONDO A.C.I. Sistema Informativo Centrale 650 Posti di lavoro Posti di lavoro PUBBLICA AMMINISTRAZIONE LOCALE Ancitel Comuni 11 Regioni Posti di lavoro PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CENTRALE Direzione Nazionale Antimafia Ministero Interno Polizia Stradale Guardia Finanza Altri Enti Posti di lavoro

5 L introduzione del Protocollo Informatico Le prime realizzazioni sperimentali in materia di gestione informatizzata del protocollo risalgono ad una fase precedente all emanazione degli obiettivi di e-government Sensibilità verso l innovazione Professionalità adeguate

6 Le fasi successive Adeguamento alla nuova normativa: Studio preliminare Analisi di mercato Consulenza AIPA In un ottica completa ed integrata: gestione documentale revisione processi amministrativi firma digitale

7 Situazione Tecnologica di riferimento 1. Ambiente applicativo centrale Lotus-Domino 2. Ambiente applicativo periferico Windows 3. Necessità di contenimento dei costi 4. Ampliamento della banda di rete in corso

8 La soluzione tecnologica adottata 1. Software in uso presso AIPA (riuso parziale) Risparmio fasi: analisi, progettazione, realizzazione, collaudo Risparmio costi licenze software Portabilità sulla piattaforma già in uso 2. Gestione centralizzata server dati Risparmio costi hardware Risparmio costi licenze server Risparmio costi gestione server Criticità: Nessuna

9 Situazione organizzativa di riferimento 1. Uffici distribuiti su più sedi 2. Carichi di lavoro non uniformi 3. Registri di protocollo ridondanti 4. Personale da professionalizzare

10 Soluzione organizzativa adottata 1. Aree Organizzative Omogenee Centrali Sede Centrale ACI Direzione Sistemi Informativi 2. Aree Organizzative Omogenee Periferiche 103 Uffici Provinciali 13 Direzioni Interregionali 3. Partecipazione corsi CNIPA 6 Funzionari Responsabili Servizio Protocollo 20 Operatori Servizio Protocollo 4. Razionalizzazione uffici di protocollo Centralizzazione protocollo in arrivo Distribuzione protocollo in partenza

11 Soluzione organizzativa adottata Criticità: Numero significativo di risorse coinvolte 118 responsabili servizio protocollo 288 operatori protocollo informatico Acquisizione maggior numero licenze client e hardware per il protocollo in uscita Vantaggi: Professionalizzazione diffusa Maggior orientamento al processo di digitalizzazione (cultura)

12 Altre criticità Soluzione organizzativa adottata Perplessità dei livelli più alti ( ci sono già tanti problemi!) Dubbi sulla gestione operativa ( dovrò lavorare di più!) ( se sbaglio che faccio?) ( fra poco vado in pensione!) Interventi adottati Massimo coinvolgimento Dimostrazioni pratiche Sperimentazioni / Affiancamento

13 Attivazione Aree Organizzative Omogenee Direzione Sistemi Informativi (19/05/2003) Ufficio Provinciale di Roma (11/07/2003) Ufficio Provinciale di Napoli (maggio 2004) Sede Centrale ACI (giugno 2004) Ufficio Provinciale di Milano (giugno 2004) Ufficio Provinciale di Torino (settembre 2004) Rappresentano il 6% delle AOO e il 40% della documentazione Le restanti AOO saranno pianificate per il 2005

14 Architettura Servizio Protocollo Informatico

15 Situazione AOO

16 Nucleo Minimo e Gestione Documentale

17 Trasparenza Amministrativa

18 Workflow di primo e secondo livello

19 Iscrizione al sito

20 Sviluppi futuri Firma digitale acquisiti prenotati 100 certificati, tramite CNIPA, per Direttori Centrali e Dirigenti Uffici Provinciali 3500 certificati per i dipendenti ACI In corso sperimentazione presso Ufficio Assistenza Bolli Roma certificati protocollati e firmati digitalmente (nessun archivio cartaceo)

21 Sviluppi futuri Posta Certificata Sono in corso l analisi di mercato e la valutazione delle possibili soluzioni: servizio in outsourcing iscrizione all albo dei certificatori Iter procedimenti amministrativi Mappati 108 procedimenti amministrativi Individuati 5 da automatizzare entro il 2005

22 GRAZIE PER L ATTENZIONE! Riferimenti: D.ssa Maria Grazia Suriano tel Direzione Centrale Sistemi Informativi Ufficio Sviluppo Organizzazione e Coordinamento Progetti Informatici

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