Le innovazioni nella gestione degli acquisti: la situazione degli Enti pubblici tra spinta di innovazione e problematiche d attivazione

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1 Milano Roma Bari Napoli Le innovazioni nella gestione degli acquisti: la situazione degli Enti pubblici tra spinta di innovazione e problematiche d attivazione Presentazione della ricerca Formez - Lattanzio e Associati in materia di e-procurement Ezio Lattanzio Forum P.A Riorganizzazione della funzione acquisti nella P.A. Roma, 5 maggio

2 Nel periodo , ha affiancato oltre 100 enti pubblici realizzando oltre 150 progetti d innovazione. Alcuni esempi Dipartimento della Funzione Pubblica Ministero dell Economia e delle Finanze Ministero della Giustizia Ministero per i Beni e le attività culturali Agenzia delle Entrate, ecc. Regioni Lombardia, Basilicata, Calabria, Campania, Emilia Romagna, Lazio, Liguria, Sicilia, Umbria Province Milano, Roma, Savona 2 Comuni Milano, Parma, Pesaro, Matera, ecc.

3 Gli obiettivi della ricerca fare il punto sulle linee di evoluzione in corso nel campo degli acquisti della PA Locale valutare l impatto delle innovazioni sulle modalità di funzionamento dei singoli enti: cambiamenti organizzativo-gestionali impatto sulle prestazioni fornire una chiave di lettura delle innovazioni realizzate e delle difficoltà incontrate per indirizzare le azioni di sostegno/sviluppo dal centro 3

4 La metodologia di indagine Il contesto diminuzione delle risorse a disposizione condizioni per il cambiamento: normative, culturali, tecnologiche tendenza a mantenere un approccio tradizionalista al problema degli approvvigionamenti 4

5 La metodologia di indagine Le attività svolte somministrazione di un questionario via e mail a oltre 300 amministrazioni approfondimenti con interviste telefoniche a 86 amministrazioni 6 analisi di caso svolte sul campo presso le amministrazioni Sono state realizzate 23 schede di presentazione delle esperienze significative. Sono disponibili nel sito web dei Buoni esempi del Formez 5

6 Le 23 esperienze individuate come significative 4 Regioni Emilia Romagna, Lazio, Liguria, Lombardia 5 Province Como, Lodi, Napoli, Pisa, Salerno 14 Comuni Avellino, Belluno, Benevento, Bergamo, Biella, Catanzaro, Genova, Lecce, Perugia, Pesaro, Sassari, Siena, Torino, Vicenza 6

7 La metodologia di indagine Il modello di lettura delle innovazioni Concepito per realizzare una descrizione il più possibile completa e dinamica del funzionamento concreto degli approvvigionamenti nelle amministrazioni pubbliche considerate. Considera tre grandi aree di contenuto, viste in maniera integrata: A. Gli aspetti organizzativo-gestionali B. La gestione dei rapporti con il mercato C. La leva tecnologica e le soluzioni e-procurement 7

8 Gli aspetti organizzativo-gestionali Gli aspetti considerati nell indagine Modelli organizzativi prevalenti e ruoli all interno dell organizzazione Articolazione e presidio dei processi di approvvigionamento Valutazione dei fabbisogni e programmazione degli approvvigionamenti Schemi regolamentativi interni 8

9 Gli aspetti organizzativo-gestionali I criteri di valutazione Livello di coerenza tra assetto organizzativo-gestionale e finalità generali della funzione approvvigionamenti: ricerca sul mercato delle condizioni di fornitura migliori in funzione di: - esigenze di erogazione dei prodotti/servizi dell Ente - struttura dei fornitori e dei canali di acquisto perseguimento della qualità degli acquisti contenimento dei costi: sia delle forniture che dei processi di gestione contenimento/ragionevolezza dei tempi del processo 9

10 Gli aspetti organizzativo-gestionali I risultati della ricerca. Le tendenze innovative Percezione diffusa dell esigenza di un presidio strutturato della funzione approvvigionamenti : promozione di una logica di servizio del settore acquisti definizione di corresponsabilità sugli obiettivi di risparmio tra il settore acquisti e le altre U.O. Tentativi in itinere di definizione di efficaci modalità di programmazione e controllo dei fabbisogni Razionalizzazione dei processi e dei flussi: razionalizzazione e diffusione di procedure e modelli ridimensionamento dei magazzini 10

11 Gli aspetti organizzativo-gestionali I risultati della ricerca. Le criticità emergenti Prevalenza del know how amministrativo rispetto a quello gestionale Integrazione parziale tra struttura centrale acquisti e strutture di line nella gestione del processo di approvvigionamento Limitata responsabilizzazione dei dirigenti di line sul consumo degli approvvigionamenti Debolezza dei processi di programmazione e controllo dei fabbisogni 11

12 La gestione dei rapporti con il mercato Gli aspetti considerati nell indagine Utilizzo delle Convenzioni Consip: valutazione della convenienza, adesione o meno alle convenzioni per le diverse categorie di beni e servizi e motivazioni connesse Il rapporto diretto degli enti con il mercato: modalità e procedure di selezione dei fornitori forme contrattuali adottate: ricorso a convenzioni e contratti quadro, associazione con altre amministrazioni, impatto sull efficacia degli acquisti. criteri di acquisizione e di valutazione dei fornitori 12

13 La gestione dei rapporti con il mercato I criteri di valutazione Capacità di utilizzare le opportunità offerte dal contesto esterno: Consip associazioni per aumentare il potere contrattuale strategie di approvvigionamento Consapevolezza nella scelta delle procedure di selezione adottate e delle forme contrattuali in funzione della convenienza Capacità di attrarre fornitori ed attivare meccanismi concorrenziali. Criteri di acquisizione e di valutazione dei fornitori 13

14 La gestione dei rapporti con il mercato I risultati. Le tendenze innovative Esperienze di valutazione dei fornitori strutturata e sistematica Attivazione di acquisti in forma associata Oggetto della fornitura: dal servizio singolo al global service Creazione di marketplace ad uso degli enti del territorio Progetti di attivazione di Consip locali e/o settoriali. 14

15 La gestione dei rapporti con il mercato I risultati. Il ruolo di Consip Ricorso diffuso alle convenzioni Consip: risparmi, riduzione tempi, capitolati ingegnerizzati Stimolo verso approcci evoluti all approvvigionamento: uso dei capitolati Consip per orientare il mercato locale partnership e supporto alla realizzazione di innovazioni riferimento per le scelte di approvvigionamento I limiti segnalati sistematicità e costanza del servizio adeguatezza dell offerta difficoltà di integrazione con i processi interni 15

16 La leva tecnologica e le soluzioni e-procurement Gli aspetti considerati Soluzioni ICT funzionali all organizzazione della funzione acquisti - S.I. a supporto del ciclo dell ordine - sistemi di valutazioni fornitori - integrazione con i sistemi amministrativi in una logica ERP - database gestionali sui fabbisogni e sui consumi Soluzioni ICT di e-procurement: asta on-line, market place, bandi on-line, albi fornitori on-line Soluzioni ICT funzionali ai rapporti con il mercato - database gestionali sui fabbisogni e sui consumi - supporto alla gestione dei contratti quadro 16

17 La leva tecnologica e le soluzioni e-procurement I criteri di valutazione Livello di coerenza ed integrazione delle soluzioni ICT con: il modello organizzativo-gestionale delle funzioni approvvigionamento il funzionamento effettivo del flusso di approvvigionamento Possibilità che le innovazioni tecnologiche favoriscano cambiamenti concreti nell approccio gestionale 17

18 La leva tecnologica e le soluzioni e-procurement Le tendenze innovative Aste on line snellimento procedure riduzioni prezzo aumento parco fornitori Market place regionali su internet Sistema informativo per gli approvvigionamenti Albo fornitori intelligente 18

19 La leva tecnologica e le soluzioni e-procurement Le criticità emergenti L impiego di soluzioni ICT per gli acquisti richiede condizioni di base spesso non presenti Le soluzioni ICT funzionali alla gestione e controllo degli acquisti sono poco mature Le soluzioni ICT funzionali ai rapporti con il mercato sono diffuse soltanto nelle forme più semplici 19

20 Conclusioni Tensione diffusa a innovare/migliorare la gestione degli approvvigionamenti: scelte organizzativo-gestionali modalità di approccio al mercato Portata dell innovazione molti approcci parziali ma significativi non si riscontrano casi di approccio integrato e coordinato di tutti gli aspetti del problema Tecnologie ICT ed e-procurement sono una leva importante ma, ancora, non determinante nel panorama delle innovazioni attuali. 20

21 Le sedi operative Milano Via Borgonuovo, 26 (20121) Tel , Fax Roma Viale di Trastevere, 85 (00153) Tel , Fax Bari Corso della Carboneria, 15 (70123) Tel , Fax Napoli Centro direzionale Isola E5, scala A (80143) Tel , Fax Per informazioni: posta@lattanzioeassociati.it, 21