La gestione del piano della formazione. Un opportunità per il cambiamento organizzativo

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1 Milano Roma Bari Napoli La gestione del piano della formazione. Un opportunità per il cambiamento organizzativo Forum P.A Ezio Lattanzio Intervento al convegno del 9 maggio 2003 Il programma di formazione per l Alta dirigenza

2 Lattanzio e Associati ha compiuto la scelta strategica di focalizzarsi sui settori delle amministrazioni pubbliche e delle aziende di servizi di pubblica utilità, ricoprendo un ruolo primario nel supporto al processo di riforma e modernizzazione di questi anni. Lattanzio e Associati, nel periodo , ha affiancato oltre 100 enti pubblici a tutti i livelli istituzionali (Ministeri, Regioni, Province, Comuni e Aziende di servizi di pubblica utilità) e in tutte le aree geografiche del paese realizzando oltre 150 progetti d innovazione. 2

3 La base esperienziale Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento della Funzione Pubblica, Ministero dell Economia e delle Finanze, Ministero della Giustizia Ministero per i Beni e le attività culturali, ecc. Regione Lombardia, Regione Basilicata, Regione Calabria, Regione Campania, Regione Emilia Romagna, Regione Lazio, Regione Liguria, Regione Sicilia, Regione Umbria, ecc. Provincia di Milano, Provincia di Roma, Provincia di Savona Comune di Milano, Comune di Pesaro, Comune di Parma, Comune di Matera, ecc. 3

4 I servizi per la formazione PROGRAMMAZIONE E PIANI FORMATIVI Supporto agli uffici formazione, in stretto raccordo con il vertice dell Amministrazione, finalizzato a pianificare e governare l utilizzo della leva della formazione in coerenza e sinergia con il progetto complessivo di cambiamento INTERVENTI FORMATIVI AD HOC Il servizio copre tutte le fasi di un progetto formativo: progettazione in risposta ai fabbisogni, organizzazione e logistica, coordinamento didattico, docenza, valutazione SEMINARI Organizzazione di momenti di confronto culturale ed esperienziale tra operatori della amministrazione 4

5 Il contesto di riferimento La formazione quale leva strategica per il cambiamento Nella riforma istituzionale in atto nella Pubblica Amministrazione la leva della formazione è considerata una delle principali leve per innovare gli enti pubblici. La Direttiva Frattini del 2002 ha riproposto la centralità del piano di formazione, come strumento di coerenza con gli indirizzi strategici Attraverso la formazione, infatti, l amministrazione sviluppa le proprie risorse umane. La formazione, quindi, è un fattore strategico di successo per la riforma di una amministrazione. 5

6 Le principali criticità nelle amministrazioni Le carenze mancanza di sistemi che consentano un monitoraggio delle attività formative ed una consuntivazione delle risorse assegnate alla formazione mancanza di una metodologia comune di analisi dei fabbisogni formativi nelle diverse Aree/Settori dell Amministrazione e la conseguente disparità qualitativa tra le diverse realtà che impedisce di individuare delle priorità tra i diversi interventi da realizzare scarsa armonizzazione degli interventi di formazione a livello trasversale e locale coerenti con lo sviluppo del modello organizzativo dell Ente, in carenza di un sistema di governo che possa consentire una gestione dell attività formativa complessiva dell Amministrazione 6

7 I punti interrogativi per gli addetti ai lavori la formazione risponde alle esigenze dell Ente o tende ad appiattirsi sulle richieste dei singoli? qual è l effettivo rapporto costi benefici? quale rapporto tra i contenuti del piano della formazione e il contributo al cambiamento? come viene valutato il processo formativo nel suo complesso? come organizzare le funzioni degli uffici centrali con gli uffici/risorse dedicati interni alla line? 7

8 L approccio tradizionale alla formazione Le metodologie quale unica risposta alle criticità Nelle amministrazioni pubbliche, sino ad oggi, si è cercato di risolvere tali criticità attraverso specifiche metodologie quali l analisi dei fabbisogni formativi e/o le diverse modalità di valutazioni dell apprendimento, della soddisfazione, ecc. Tale approccio non ha portato a grandi risultati poichè non risolve il principale problema inerente il governo della formazione nel suo complesso. 8

9 Una nuova vision per la formazione La formazione quale fattore strategico di successo e valore aggiunto per: l innovazione organizzativa e gestionale dell amministrazione attraverso lo sviluppo delle proprie risorse umane il miglioramento dei servizi verso il cittadino in termini di qualità, efficienza ed efficacia delle prestazioni 9

10 L approccio proposto L approccio da noi proposto è di gestire la formazione attraverso un vero e proprio sistema di governance che consenta all Amministrazione di orientare effettivamente la propria attività formativa verso gli indirizzi strategici che persegue, in coerenza con lo sviluppo del modello organizzativo e in linea con le esigenze derivanti dal contesto. 10

11 La Governance della formazione L insieme di strumenti, procedure, metodologie che possano garantire la gestione della attività formativa in tutte le fasi: programmazione, realizzazione, monitoraggio e valutazione: costruire un sistema che consenta una programmazione e un monitoraggio delle risorse destinate alla formazione attraverso un collegamento del Piano della formazione agli indirizzi individuati in sede di Piano strategico e in sede di budgeting per l assegnazione delle risorse; introdurre una metodologia che consenta di selezionare le priorità formative che provengono dalle diverse aree dell amministrazione e introdurre una valutazione, non solo legata alla soddisfazione o all apprendimento dei partecipanti, ma soprattutto di verifica dei risultati che si ottengono in termini di effetti sulle attività nell organizzazione; definire le relazioni tra centro e periferia sia rispetto alle responsabilità, sia in termini di procedure/processi per la programmazione, la gestione, l'erogazione e la valutazione dell attività formativa 11

12 Le variabili da considerare nell approccio proposto Si propone un approccio che prenda in considerazione: la missione che l Ente intende perseguire Essendo la formazione una leva con la quale gestire l amministrazione, diviene necessario la sua pianificazione in coerenza con gli indirizzi strategici dell Ente. il modello organizzativo prescelto Ogni modello organizzativo ha proprie caratteristiche gestionali che debbono essere supportate da specifici profili di ruolo, sia a livello centrale che periferico. le esigenze individuali delle risorse umane. Bisogna considerare oltre alle esigenze dell amministrazione anche le esigenze del personale quale destinatario della formazione. In quanto la formazione è diretta a sviluppare le potenzialità dei singoli individui. 12

13 Il ciclo della formazione PROGETTAZI ONE Predispo sizion e Piano della formazione Progettazion e capitolati di g ara VALUTAZIONE Risu ltati I mpatto GESTI ONE Effettuazion e gare Erogazion e in terventi formativi MONI TORAGGI O Temp i, qualità, costi 13

14 Il processo per la predisposizione del piano della formazione PASSI 1. Inquadramento del contesto strategico e delle ricadute organizzativo-gestionali 2. Esplicitazione e diagnosi delle esigenze formative 3. Elaborazione iterativa della proposta di Piano Formalizzazione dei contenuti del Piano 2003 RISULTATI ATTESI Presa d atto delle priorità rispetto al quadro strategico Individuazione delle aree di intervento nelle quali la leva formativa èpiùefficace Esplicitazione delle politiche formative trasversali Esplicitazione delle esigenze nelle singole D.C. come differenza tra competenze necessarie e disponibili Quadro complessivo delle esigenze formative Definizione struttura e contenuti Simulazione dei costi Approvazione del budget della formazione Contenuti Tempificazione di massima Modalità di gestione 14

15 Un percorso per l introduzione dell approccio proposto Fase 0: l'analisi/diagnosi Le metodologie Analisi/diagnosi delle esigenze Fase 1: la progettazione Fase 1.1 Modello logico e manuale operativo Fase 1.2 Action Plan Metodologie per l'analisi dei fabbisogni Fase 2: la realizzazione/sperimentazione Fase 3:la ritaratura Metodologie per la progettazione degli interventi Fase 2.3 Gestione Piano Fase 2.1 Analisi fabbisogni Fase 2.2 Consolidamento Piano della formazione Fase 2.4 Monitoraggio e Valutazione Modello Manuale istruzioni Action plan ecc. Metodologie per la gestione interventi Metodologie per la valutazione Ecc.. 15

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