FORUM P.A. SANITA' 2001

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1 FORUM P.A. SANITA' 2001 ASL Provincia di Varese Servizio Controllo di Gestione e Reporting Pianificare per gestire Parte 1: Anagrafica Titolo del Progetto: Pianificare per gestire Amministrazione proponente: ASL Provincia di Varese Unità organizzativa: Servizio Controllo di Gestione e Reporting Indirizzo: via O. Rossi Varese Sito web: Indirizzo internet dove esiste una descrizione del progetto: Referente Nome e Cognome: Francesca Fancelli Funzione: Dirigente Amministrativo del Controllo di Gestione e Reporting Ente: ASL Provincia di Varese Telefono: Fax: cgestione@asl.varese.it Parte 2: Aspetti generali 2.1 Area di intervento (max due risposte) Qualità/Organizzazione Miglioramento della gestione Miglioramento del rapporto con l utenza Miglioramento dell assistenza Miglioramento dell accesso ai servizi/strutture Integrazione struttura/territorio, coordinamento Informazione/prevenzione Altro (specificare) 2.2 Progetto: realizzato in corso di realizzazione 2.3 Descrizione sintetica del progetto (max 15 righe) Il progetto consiste nella realizzazione del Controllo Direzionale attraverso il quale la Dirigenza Aziendale si assicura che le strategie definite durante la pianificazione vengano messe in atto attraverso l adozione di comportamenti coerenti con gli scopi perseguiti e verifica, allo stesso tempo, che le risorse assegnate siano utilizzate nella maniera più razionale ed efficiente. Il progetto, pertanto, ha coinvolto i dirigenti nell assegnazione e/o negoziazione dei micro-obiettivi per livelli di responsabilità interna, fornendo loro linee guida di azione attraverso l emanazione di specifiche direttive. A supporto del processo di negoziazione e della successiva gestione dei progetti/obiettivi assegnati, il Servizio Controllo di Gestione e Reporting ha fornito (e continuerà a fornire) un supporto tecnico e informativo agli stessi dirigenti, affiancandoli nella contrattazione e rendendo disponibili le informazioni derivanti da un costante monitoraggio della loro azione. Il progetto si svolge nelle seguenti fasi: a. individuazione di linee guida per la formulazione dei progetti/obiettivi b. compilazione di schede proposta progetti/obiettivi c. validazione e approvazione progetti/obiettivi d. compilazione di schede proposta budget e. negoziazione e approvazione definitiva budget

2 2.4 Motivazioni In una Azienda che conta circa 1100 dipendenti non è pensabile che la responsabilità della gestione operativa rimanga confinata all interno degli uffici della Direzione Aziendale. Nell ottica quindi di decentrare le responsabilità e coinvolgere maggiormente i dirigenti di struttura nella gestione della ASL è stato messo a punto un processo di pianificazione e controllo che coinvolge i responsabili stessi fin dalla fase di progettazione. Gli strumenti utilizzati sono stati diversi: - incontri di brainstorming con facilitatori aziendali per la definizione delle linee guida di miglioramento - incontri con i Responsabili di struttura per la definizione del supporto informativo necessario - distribuzione di reportistica periodica sull andamento delle attività, dei costi e dei ricavi - creazione di database di supporto al processo di pianificazione - incontri one-to-one con i singoli responsabili di struttura per la negoziazione del budget - presentazioni e incontri di gruppo per la comunicazione degli stati di avanzamento del progetto 2.5 Soggetti destinatari - Responsabili di Struttura semplice e complessa - Direttori e Responsabili di Dipartimento 2.6 Caratteristiche del progetto (max 20 righe) Fase 1 - Definizione degli obiettivi operativi Lo schema di sviluppo della tecnica della Direzione per Obiettivi prevede che, partendo dagli obiettivi individuati in sede di pianificazione strategica dalla Direzione Aziendale, il processo si snodi lungo tutta la piramide organizzativa, frazionando gli obiettivi strategici in un certo numero di obiettivi intermedi. Per garantire la coerenza degli obiettivi intermedi e finali con la programmazione strategica l Alta Direzione ha indicato le linee guida di intervento che evidenzino le priorità da assegnare alle azioni concrete da intraprendere, nonché i criteri relativi alle caratteristiche e natura dei progetti. Nella fase di definizione degli obiettivi è necessario che ad ogni livello di responsabilità gli obiettivi siano negoziati con quanti saranno coinvolti nella loro realizzazione, coerentemente con le linee guida di intervento aziendali e di direzione/dipartimento di appartenenza dei servizi. Gli obiettivi proposti da ciascun Centro di Responsabilità dovranno poi essere validati dalle direzione/dipartimenti di appartenenza ed essere quindi adottati dalla Direzione Aziendale. In fase di assegnazione del budget economico tali obiettivi costituiranno un elemento di calcolo al fine di adeguare le risorse assegnate alle attività da realizzare. Fase 2 - Negoziazione del budget operativo ed economico La contrattazione di budget si snoda su due livelli: ciascun Responsabile di Struttura semplice o complessa concorderà con la Direzione/Dipartimento di appartenenza i propri obiettivi di budget ed esprimerà le tendenze evolutive del proprio Servizio. A loro volta i Direttori/Responsabili di dipartimento definiranno con il comitato di budget gli obiettivi economici ed operativi della propria area. Dalle contrattazioni ne scaturirà il budget aziendale. Fase 3 - Verifica dei risultati intermedi La verifica deve fondarsi su indicatori facilmente e chiaramente misurabili, individuati nella fase di definizione degli obiettivi. Deve essere periodica ed estesa ad ogni livello di responsabilità. Al Servizio Controllo di Gestione e Reporting spetta il compito di approntare sintetiche schede che diano una rappresentazione puntuale dell attività svolta sino a quel momento e sul grado di raggiungimento dei risultati attesi. Questo faciliterà i successivi momenti di valutazione e di analisi dei budget assegnati rispetto all attività svolta. Fase 4 - Formulazione di osservazioni da parte dei Centri di Responsabilità Le schede di verifica saranno inviate ai Responsabili dei CdR e costituiranno la base di analisi dei risultati ottenuti. Talvolta sarà necessario che i Responsabili dei Servizi e delle Unità Operative a cui sono stati assegnati gli obiettivi formulino specifiche osservazioni in merito a determinati fattori che hanno influenzato la riuscita del progetto o i risultati attesi. Tali osservazioni costituiranno ulteriore elemento di valutazione. Fase 5 - Verifica e valutazione dei risultati finali La verifica e la valutazione dei risultati finali costituisce la fase finale della Direzione per Obiettivi. La verifica si svolge con le stesse modalità previste per i risultati intermedi. Ciò che cambia è il momento della valutazione definitiva sull attività svolta.

3 2.7 Finalità Le principali finalità sono: - far funzionare al meglio la struttura gerarchica, creando nel personale maggiore partecipazione e coinvolgimento; - orientare il personale dell azienda verso le strategie scelte; - definire con chiarezza cosa si aspetta l Azienda dal personale, fornendo una metodologia efficace di misurazione del contributo dei collaboratori coinvolti; - collegare il sistema retributivo incentivante (premio di produttività e retribuzione di risultato) ad elementi chiaramente individuati e misurabili. 2.8 Obiettivi Gli obiettivi specifici del progetto sono: - definire entro il mese di aprile 2001 per ciascun dirigente Responsabile di Struttura un budget economico e un pannello di progetti/obiettivi per il Sia il budget che i progetti/obiettivi sono concordati da ciascun Responsabile con il livello immediatamente superiore. 2.9 Vantaggi attesi I vantaggi attesi sono i seguenti: maggiore efficienza interna attraverso una maggiore responsabilizzazione dei dirigenti sulla gestione economica della struttura loro affidata; maggiore coinvolgimento dei Responsabili di Struttura nella guida dell Azienda e nella programmazione aziendale; verifica periodica sui risultati conseguiti e possibilità di rivedere in tempo utile le politiche gestionali adottate al fine di raggiungere migliori risultati; migliore rapporto con le rappresentanze dei cittadini (Comuni, Associazioni, etc.) consentito dalla possibilità di evidenziare le risorse dedicate ad ogni specifica area territoriale Risultati conseguiti Il maggiore risultato ad oggi conseguito è quello dell'elevato grado di coinvolgimento e interesse suscitato dal progetto. La visibilità offerta a ciascun Responsabile sui dati economici della propria struttura ha consentito di evidenziare inefficienze altrimenti nascoste alla Direzione Aziendale. La misura del dato economico è comunque solo il punto di partenza per una futura opera di razionalizzazione della spesa. Parte III: Aspetti specifici 3.1 Risorse finanziarie: nessuna personale: personale assegnato al Servizio Controllo di Gestione e Reporting 3.2 Soggetti coinvolti (partnership) 3.3 Stato di realizzazione

4 Fasi di attuazione Le fasi fondamentali per la realizzazione della Direzione per obiettivi sono quattro: 1. definizione degli obiettivi; 2. contrattazione del budget economico ed operativo; 3. verifica dei risultati intermedi; 4. formulazione da parte dei Centri di Responsabilità di considerazioni in ordine ai fattori che hanno favorito la realizzazione dei risultati e alle difficoltà incontrate nello svolgimento delle stesse, per consentire una più obiettiva valutazione; 5. valutazione dei risultati finali. Attualmente il progetto si trova nella fase Realizzazione Il progetto è stato promosso dal Servizio Controllo di Gestione e Reporting. Ha coinvolto progressivamente tutte le Strutture aziendali nella persona del loro Responsabile. Il progetto ha impattato in modo consistente tutte le procedure amministrative di rilevazione dei dati economici, nonché le modalità di raccolta dati e produzione di reports specifici. 3.5 Utilizzo nuove tecnologie E stato installato un nuovo software per la generazione di reports. 3.6 Comunicazione interna Nel corso del progetto sono stati organizzati diversi momenti comunicativi (workshop, brainstorming, presentazioni di lucidi, lettere e comunicazioni), che hanno coinvolto tutti i dirigenti interessati. 3.7 Formazione personale La formazione è stata effettuata sia a livello teorico (attraverso iniziative d'aula) sia mediante affiancamento dei singoli Responsabili di Struttura da parte del Servizio Controllo di Gestione e Reporting. 3.8 Comunicazione/partecipazione 3.9 Monitoraggio e valutazione Strumenti di valutazione e monitoraggio previsti Ex ante: reporting sull'andamento economico degli esercizi precedenti per singola struttura e in forma aggregata In itinere: - report trimestrale sull'andamento economico dei singoli servizi - report trimestrale di verifica sul rispetto del budget assegnato - schede trimestrali di verifica intermedia sullo stato di attuazione dei progetti assegnati e sul rispetto della tempistica intermedia indicata utilizzando gli indicatori proposti Ex post: -report annuale sul risultato economico raggiunto da ogni singola Struttura -report annuale di verifica finale del rispetto del budget di ogni Struttura -scheda annuale di valutazione complessiva dei progetti assegnati a ciascuna Struttura Sistemi di incentivazione legati ai risultati Il progetto è strettamente collegato alla retribuzione di risultato del personale dirigenziale e del comparto, poiché i progetti proposti sono il punto di partenza per l'assegnazione dei progetti obiettivo e dei relativi incentivi economici Sostenibilità organizzativa Non è stato necessario apportare alcuna modifica significativa all'organizzazione aziendale. Questo ha

5 consentito un agevole "assorbimento" del progetto da parte del personale coinvolto.