IV Convegno CODAU Nuovi servizi per nuovi bisogni. Venezia 23/9/2006

Transcript

1 IV Convegno CODAU Nuovi servizi per nuovi bisogni Venezia 23/9/2006

2 La gestione dei Servizi per la ricerca nell Università degli Studi di Lecce Prima parte: unità organizzative dell Ateneo che offrono servizi a sostegno delle attività di ricerca Seconda parte: risorse umane e tecnologiche impiegate Terza parte: dati sul livello di accentramento delle attività di supporto alla ricerca

3 Risultati Elevati livelli di efficacia oggettiva e percepita nella gestione delle attività amministrative di supporto alla ricerca (Progetto Good Practice 2005)

4 I - Attori e ruoli Amministrazione Centrale Ufficio Risorse Straordinarie e Sostegno alla Ricerca Centro servizi per la gestione amministrativo contabile dei grandi progetti Ufficio Rapporti con le Imprese Servizio Ispettivo Interno Commissione Tecnica Brevetti d Ateneo Dipartimenti Industrial Liaison Office (ILO)

5 I.1 Ufficio Risorse Straordinarie e Sostegno alla Ricerca L Ufficio riunisce i processi connessi con le politiche di sviluppo dell Ateneo correlate a: politiche comunitarie per la coesione, lo sviluppo, l occupazione e la ricerca; politiche nazionali di incentivazione delle imprese, della ricerca, dell imprenditorialità giovanile; programmazione negoziata - intese istituzionali di programma, patti territoriali, contratti d area, contratti di programma; politiche nazionali per la ricerca e lo sviluppo delle figure di ricercatori; Piano nazionale della Ricerca e Programmi di Ricerca di Interesse Nazionale; rapporti e convenzioni internazionali; sviluppo locale.

6 Competenze dell Ufficio Risorse Straordinarie e Sostegno alla Ricerca: osservatorio e divulgazione opportunità di sviluppo e di accesso agli strumenti finanziari nazionali e comunitari; sostegno alle strutture didattiche e di ricerca nella redazione e presentazione di progetti e programmi per l accesso agli strumenti finanziari; sostegno alla valutazione di programmi e progetti di sviluppo o di cooperazione con enti territoriali; sostegno agli organi di Ateneo nella predisposizione di programmi ed atti amministrativi da realizzarsi nell ambito degli strumenti della programmazione negoziata o di Rapporti Internazionali; sostegno alle attività degli organi di Ateneo nell attuazione delle politiche di sviluppo locale; sostegno e realizzazione delle funzioni di Industrial Liason Office; sostegno alle strutture di ricerca nella gestione dei PRIN; gestione ed implementazione dell Anagrafe della Ricerca.

7 I.2 Centro servizi per la gestione amministrativo contabile dei grandi progetti Il Centro, costituito come Project Office per la gestione dei progetti complessi finanziati con risorse esterne derivanti dagli strumenti finanziari delle politiche Comunitarie, è un presidio di competenze interfunzionali specializzate nella gestione dei finanziamenti comunitari. Tali finanziamenti richiedono: una contabilità di progetto separata ; specifiche competenze di natura tecnico amministrativa nella gestione delle spese; una specifica riconciliazione tra le voci di Spesa definite dai disciplinari contrattuali e quelle del bilancio di Ateneo; competenze specifiche di sostegno alla gestione dei progetti.

8 Competenze del Centro Servizi: programmazione utilizzo risorse finanziarie, attraverso la defizione di budget finanziari per ogni work-package in cui è suddiviso il progetto; gestione rapporti con il responsabile di progetto, con i responsabili di work-package e con gli enti finanziatori; istruttoria dei procedimenti di spesa per acquisto di beni e servizi, per attivazione di incarichi professionali e di lavoro parasubordinato e per pratiche di missione del personale che opera nei progetti; liquidazione spese sostenute; produzione report di progetto, comprese le rendicontazioni di spesa; archiviazione documenti. Il centro dispone di personale flessibile rispetto ai procedimenti ed è appositamente dimensionato, di volta in volta, in relazione ai progetti gestiti. Questa caratteristica consente all Ateneo di gestire in maniera appropriata le variazioni di volume di attività amministrativa senza interferire con il dimensionamento organico degli uffici preposti alla gestione ordinaria.

9 I.3 Ufficio Rapporti con le Imprese Competenze dell Ufficio: esercizio sportello assistenza ai laureati; costituzione rapporti con Ordini Professionali, Camere di Commercio, Enti Locali e Associazioni Datoriali; sviluppo ed implementazione servizio Banca Laureati, gratuito e rivolto essenzialmente alla realtà imprenditoriale delle province salentine; coordinamento attività connesse alla partecipazione al consorzio AlmaLaurea; attivazione servizio di intermediazione nel mercato del lavoro (ai sensi dell art. 6 del Decreto Legislativo n. 276 del 10 settembre 2003); stimolo e sostegno alla creazione di associazioni di ex-studenti ed organizzazione di incontri tra studenti, docenti e laureati; monitoraggio (follow- up) del destino dei laureati; promozione brevetti di ateneo e studio delle loro potenzialità di utilizzazione; supporto agli Spin-Off per gemmazione di iniziative di ricerca presenti in ambito universitario; promozione, istruzione ed approvazione convenzioni per stages e tirocini.

10 I.4 Servizio Ispettivo Interno Scopi del Servizio: verificare la correttezza delle dichiarazioni di spesa; accertare e riscontrare l'adozione dei necessari e previsti atti amministrativi e contabili nel rispetto della normativa nazionale, comunitaria e dei regolamenti di Ateneo; riscontrare la congruenza tra quadro finanziario approvato, spesa rendicontata e sovvenzione richiesta; accertare la corrispondenza del periodo in cui la spesa è sostenuta con quello di ammissibilità; accertare che le spese incluse nel rendiconto siano state effettivamente sostenute; proporre azioni di miglioramento dei processi di gestione dei finanziamenti comunitari; divulgare le buone prassi adottate dalle strutture di gestione dei finanziamenti; promuovere la conoscenza delle norme che regolano gli strumenti finanziari delle politiche comunitarie.

11 I.5 Commissione Tecnica Brevetti d Ateneo Compiti della Commissione: esaminare le proposte di brevetto ed esprimere il proprio parere su di esse; individuare le possibilità di sfruttamento economico dei brevetti; effettuare la ripartizione dei relativi proventi; stabilire il mantenimento dei brevetti negli anni successivi al deposito.

12 I.6 Industrial Liaison Office (ILO) E una Società a Responsabilità Limitata nata da un accordo di programma tra Università e Associazione degli Industriali della Provincia di Lecce. Obiettivi strategici dell ILO: individuare e monitorare i fabbisogni di innovazione tecnologica delle PMI; analizzare ed individuare i punti di forza e di debolezza delle imprese locali e proporre soluzioni idonee al loro sviluppo; favorire la cooperazione ed il trasferimento delle competenze tecniche dalle Università e dai centri di ricerca, nazionali ed internazionali, alle PMI; promuovere programmi di ricerca, innovazione e trasferimento tecnologico; svolgere attività di assistenza e supporto alla definizione di piani di innovazione e di progetti di ricerca; promuovere ed organizzare attività formative volte alla creazione di figure professionali orientate alla gestione ed al controllo dell'innovazione tecnologica; effettuare attività di ricerca di venture capital da impiegare in progetti di investimento ad alto rischio orientati all'innovazione tecnologica.

13 Al fine di assistere gli imprenditori nell'intero processo di sviluppo tecnologico dell'azienda, l ILO si propone di: creare uno sportello tecnologico in grado di fornire servizi di informazione, assistenza, monitoraggio e progettazione alle PMI; ideare programmi di Ricerca e Sviluppo Tecnologico; fornire informazione ed assistenza nell'accesso alle fonti di finanziamento pubbliche e private disponibili nell'ambito della ricerca. L'idea vincente è di utilizzare la metodologia del "porta a porta" presso le imprese, ad opera di professionisti qualificati in grado di fornire informazione ed assistenza specifica.

14 Percorso di maturazione ed apprendimento istituzionale Esigenza Anno Cambiamento organizzativo Effetto Aumentare la capacità di acquisire risorse dall esterno per ricerca e sviluppo 1997 Istituzione Ufficio Programmazione, Sviluppo e Controllo di gestione Aumenta il numero di progetti approvati e quindi le risorse da gestire Migliorare la capacità di gestire le risorse acquisite, accrescere la capacità di spesa 1998 Istituzione Centro servizi per la gestione amministrativo contabile dei grandi progetti Aumenta l esigenza di condividere e promuovere le conoscenze acquisite Favorire la diffusione e la promozione dei risultati dei progetti di ricerca presso le imprese Nascita dell Industrial Liaison Office Nascita della Commissione Tecnica Brevetti d Ateneo Elevata soddisfazione rispetto alla promozione della ricerca! Monitorare le attività svolte e favorire la diffusione delle buone prassi 2004 Nascita dell Ufficio Rapporti con le Imprese e del Servizio Ispettivo Interno Migliorano i servizi per la ricerca, attraverso il monitoraggio delle attività e la promozione di buone prassi Accrescere la capacità di intervento selle strutture di ricerca 2006 Delega ai Dipartimenti delle funzioni amministrative connesse alla fase di Presentazione dei progetti di definizione degli accordi con i partner di progetto. Estensione delle funzioni del Servizio Ispettivo Interno al controllo di Tutti i progetti attivati con finanziamento esterno e non solo con Fondi Comunitari. Semplificazione della gestione

15 Promozione Monitoraggio contesto e competenze Ricerca del Finanziamento Sviluppo ed invio proposta Negoziazione Gestione amministrativa del progetto di ricerca Valorizzazione risultati della ricerca Erogazione di formazione alle strutture interne ed esterne Monitoraggio e statistiche Valutazione della ricerca Supporto ripartizione Fondi Ateneo II - Risorse impiegate II.a Risorse umane Tot. Amm. Centrale 0,1 1,1 1,3 1,4 0,1 1,7 0,3 0,1 1,3 0,2 0,4 8 Dip. 1,0 0,4 0,3 0,6 0,7 5,6 0,2 0,2 0,9 0,1 0,5 10,5 Totale Ateneo 1,1 1,5 1,6 2,0 0,7 7,3 0,6 0,3 2,2 0,4 0,9 18,5 Dir EP D C Totale Amm. Centrale 0,3 1,2 5,8 0,7 8 Dip. 0,0 1,4 2,8 6,3 10,5 Totale Ateneo 0,3 2,6 8,6 7 18,5

16 Principali indicatori Numero personale TA al 31/12/2004 Numero docenti al 31/12/2004 Numero studenti a.a. 2004/05 Numero iscritti a dottorati di ricerca a.a. 2004/05 Numero assegnisti attivi al 31/12/2005 Finanziamenti per la ricerca 2003 Finanziamenti per la ricerca , ,7

17 II - Risorse impiegate II.b Infrastruttura tecnologica Sito intranet del Dipartimento Innovazione e Sviluppo Anagrafe della ricerca Anagrafe dei finanziamenti Sito intranet del Servizio ispettivo interno Sito internet dell Industrial Liaison Office

18 1. Home page del sito

19

20 2. Anagrafe della ricerca

21

22 3. Anagrafe dei finanziamenti

23

24 4. Sito intranet del Servizio ispettivo interno

25 5. Sito internet dell Industrial Liaison Office

26 III - Accentramento/decentramento Attività Ricerca del Finanziamento Valutazione della ricerca Monitoraggio contesto e competenze Sviluppo ed invio proposta Valorizzazione risultati della ricerca Monitoraggio e statistiche Supporto ripartizione Fondi Ateneo Gestione amministrativa del progetto di ricerca Erogazione di formazione alle strutture interne ed esterne Promozione Negoziazione Livello di Accentramento 76,0% 65,2% 64,8% 61,4% 60,3% 54,4% 48,3% 23,0% 19,2% 7,9% 6,4%

27 IV - Criticità Tempi molto ristretti per lo sviluppo e l invio delle proposte progettuali Difficoltà nell assicurare l aggiornamento costante dell anagrafe della ricerca da parte di docenti e ricercatori

28 V - Conclusione I risultati positivi ottenuti dal nostro Ateneo sono certamente determinati dalle sinergie che si sono sviluppate dall intensa cooperazione tra le diverse unità organizzative coinvolte, grazie non solo ad un contesto caratterizzato da competenze ben delineate e da un livello elevato di autonomia e flessibilità, ma anche ai servizi offerti sulla intranet di Ateneo che hanno reso possibile la condivisione della conoscenza posseduta da ognuno dei soggetti coinvolti nel processo