Manutenzione periodica al PIANO DEI CONTI

Transcript

1 Manutenzione periodica al PIANO DEI CONTI La nuova gestione Utilità Piano dei Conti Premessa... 2 La creazione di un nuovo sottoconto Nuovo sottoconto tramite duplica da piano dei conti standard Nuovo sottoconto tramite duplica da piano dei conti in gestione Creazione manuale... 7 La verifica periodica Controllo sottoconti senza corrispondenza Controllo dei nuovi sottoconti con corrispondenza definita in fase di nuova creazione Conti esclusi dall aggiornamento Conti con difformità Aggiornamento del piano dei conti da pdc standard Conti standard non usati Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 1 di 15

2 Premessa Gli argomenti trattati nel presente documento intendono fornire una guida riguardante la sequenza operativa delle operazioni da effettuarsi periodicamente al fine di consentire il mantenimento degli automatismi tra la contabilità e gli altri moduli della procedura. E necessaria la presenza di due presupposti: 1. Aver stabilito la corrispondenza tra il tipo piano dei conti della propria installazione e il tipo piano dei conti Apogeo presente nelle tabelle standard mediante la scelta: Area contabile Contabilità Tabelle Tabelle contabili Corrispondenze tipi piano dei conti. 2. Aver provveduto ad stabilire le corrispondenze tra ogni singolo sottoconto del piano dei conti della propria installazione con il corrispondente sottoconto del piano dei conti Apogeo presente nelle tabelle standard mediante la scelta: Area contabile Contabilità Funzioni di utilità Utilità piano dei conti Gestione corrispondenze conti Archivi standard. Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 2 di 15

3 La creazione di un nuovo sottoconto Quando si rende necessario creare un nuovo sottoconto è possibile procedere con tre diverse modalità operative: 1. Nuovo s/conto tramite duplica da pdc standard 2. Nuovo s/conto tramite duplica da pdc in gestione 3. Creazione manuale 1. Nuovo sottoconto tramite duplica da piano dei conti standard Con questa funzione è possibile creare il nuovo sottoconto partendo da un sottoconto analogo individuato nel corrispondente piano dei conti degli archivi standard. E evidente che questa modalità di creazione è fruibile solo se nella tabella delle corrispondenze tipi piano dei conti è stata definita la corrispondenza tra il tipo piano dei conti in uso ed un tipo piano dei conti presente negli archivi standard. Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 3 di 15

4 Una volta richiamata la funzione viene proposta la finestra di ricerca che propone la struttura del corrispondente piano dei conti negli archivi standard. L operatore deve così selezionare il sottoconto di origine e quindi attivare la creazione del nuovo sottoconto, la quale avviene proponendo sul nuovo conto tutte le caratteristiche del conto di origine, ad esclusione del codice che è costituito dal mastro/intermedio precedentemente individuati e dal codice di sottoconto definito dopo la selezione del conto di origine. Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 4 di 15

5 Pertanto il nuovo sottoconto è del tutto identico al conto di origine, fatta eccezione per il codice identificativo. Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 5 di 15

6 Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 6 di 15

7 2. Nuovo sottoconto tramite duplica da piano dei conti in gestione Con questa funzione è possibile creare il nuovo sottoconto partendo da un altro sottoconto analogo presente sul medesimo tipo piano dei conti. Una volta richiamata la funzione viene proposta la finestra di ricerca che propone la struttura del piano dei conti; l operatore deve così selezionare il sottoconto di origine ed attivare la creazione del nuovo sottoconto, la quale avviene proponendo sul nuovo conto tutte le caratteristiche del conto di origine, ad esclusione del codice che è costituito dal mastro/intermedio precedentemente individuati e dal codice di sottoconto definito dopo la selezione del conto di origine. Pertanto il nuovo sottoconto è del tutto identico al conto di origine, fatta eccezione per il codice identificativo. Nella pagina Corrispondenze viene riportata la stessa corrispondenza eventualmente esistente sul sottoconto di origine. 3. Creazione manuale Questa modalità di creazione permette all operatore di non definire la corrispondenza da assegnare al momento della creazione del conto ma di rimandare ad una fase successiva (ed eventualmente anche ad un altro operatore) l assegnazione della stessa (v. punto 1. Sottoconti senza corrispondenza, della verifica periodica). Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 7 di 15

8 La verifica periodica Come già anticipato al fine di consentire al mantenimento degli automatismi previsti dalla procedura basati sulle informazioni presenti sulla tabella del piano dei conti è opportuno verificare periodicamente la sussistenza di difformità tra il piano dei conti dello studio e il piano dei conti standard corrispondente mediante il seguente iter operativo: 1. Controllo dei sottoconti senza corrispondenza 2. Controllo dei nuovi sottoconti con la corrispondenza definita in fase di nuova creazione 3. Elenco dei sottoconti esclusi da aggiornamento 4. Stampa di controllo ed evidenziazione delle difformità presenti su ogni singolo conto 5. Aggiornamento del piano dei conti dello studio dal piano dei conti standard 6. Verifica dei sottoconti presenti sul piano dei conti standard ma non presenti sul piano dei conti di studio 1. Controllo sottoconti senza corrispondenza Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 8 di 15

9 Serve per rilevare l esistenza di conti nel PdC di Studio a cui non sono state associate le corrispondenze. Suggerimenti: procedere all assegnazione delle corrispondenze. Release pag. 94 Effettuare la Gestione corrispondenza conti archivi standard: viene visualizzata la finestra di accettazione limiti in cui occorre definire anzitutto il tipo piano dei conti che si intende assumere in manutenzione con riferimento al filtro. Solo sottoconti con campo Conto corrispondenza ad archivi standard: Togliendo la barratura del check Compilato, saranno gestibili tutti i sottoconti per i quali non è stata definita una corrispondenza con gli archivi standard; tale scelta consente quindi di poter assumere in gestione i soli conti per i quali bisogna ancora impostare l informazione. Viceversa togliendo la barratura del check Non compilato, saranno gestibili tutti i sottoconti per i quali è stata definita una corrispondenza con gli archivi standard; tale scelta consente quindi di effettuare una verifica puntuale dei collegamenti impostati. 2. Controllo dei nuovi sottoconti con corrispondenza definita in fase di nuova creazione Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 9 di 15

10 Serve per rilevare l esistenza di conti creati mediante duplica nel PdC di Studio per verificare la corretta assegnazione della corrispondenza. Suggerimenti: verificata l assegnazione della corretta corrispondenza togliere il relativo check. Release pag. 95 Con riferimento al filtro - Solo sottoconti con check Corrispondenza definita in fase di creazione : Togliendo la barratura del check Non compilato, saranno gestibili tutti i sottoconti per i quali la corrispondenza è stata definita in modo automatico in fase di creazione, avvalendosi della modalità di creazione Nuovo sottoconto tramite duplica da piano dei conti standard precedentemente commentata; tale scelta consente quindi di poter lavorare solo su questi conti per verificare se la corrispondenza definita in fase di creazione è corretta. Una volta verificata la corretta corrispondenza si consiglia di togliere il check corrisp.in creaz. c/ in modo da considerare il sottoconto stesso come non più da verificare. 3. Conti esclusi dall aggiornamento Serve per rilevare l esistenza di conti presenti e non aggiornabili automaticamente con la relativa funzione. Suggerimenti: Per questi conti verificare le corrette impostazioni dei singoli campi e procedere all intervento manuale per le eventuali modifiche. Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 10 di 15

11 Release pag. 95 Con riferimento al filtro - Solo sottoconti con check Esclusione aggiornamento : Togliendo la barratura del check Non compilato, saranno gestibili tutti i sottoconti esclusi dall aggiornamento automatico; tale scelta consente di verificare: se effettivamente deve essere mantenuto il check di esclusione, se è necessario procedere alla gestione manuale dei valori presenti nei diversi campi che trattano i trasferimenti contabili. Si ricorda che il check Escludi aggiornamento è stato posto per evitare la modifica dell impostazione personalizzata del sottoconto che quindi differisce rispetto al relativo sottoconto corrispondente del piano dei conti standard. 4. Conti con difformità Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 11 di 15

12 Eseguire la stampa di utilità stampa controllo piano dei conti - corrispondenze Suggerimenti: La stampa è facoltativa, permette di evidenziare quali conti (nelle relative sezioni tabellari) verranno aggiornati sulla base dei valori contenuti sul conto corrispondente del piano dei conti Apogeo con l elaborazione di cui al successivo punto 5. Release pag Sottoconti del piano dei conti dell installazione con contenuto diverso rispetto al sottoconto corrispondente. A seguito di questa scelta (Tipo elaborazione 3 ), proposta di default in accettazione limiti, l output di stampa evidenzia i soli sottoconti del tipo piano dei conti utilizzato per i quali è stata definita la corrispondenza ma che presentano differenze strutturali di contenuto rispetto al sottoconto corrispondente. Il confronto avviene considerando le cinque aree dati in cui strutturalmente si divide l anagrafica del piano dei conti: - Area Collegamenti e automatismi - Area Percentuali di indeducibilità - Area Riclassificazione UE - Area Codifiche fiscali - Area Codifiche situazioni contabili Detto confronto viene effettuato sul contenuto di tutti i campi di ogni area interessata. L output di stampa prodotto riporta tutti i sottoconti che presentano almeno una differenza in almeno una delle cinque aree, barrando ognuna delle colonne in cui esiste la diversità. In tal modo è possibile prendere coscienza dell opportunità di adeguare i dati, procedendo all aggiornamento automatico (più oltre trattato) o intervenendo manualmente nei singoli conti interessati. Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 12 di 15

13 5. Aggiornamento del piano dei conti da pdc standard Questa funzione di utilità costituisce la logica conclusione di tutta l attività di definizione delle corrispondenze illustrata nei paragrafi precedenti in quanto consente, sulla base delle corrispondenze stesse, di procedere all aggiornamento automatico del tipo piano dei conti utilizzato che viene in tal modo allineato al corrispondente tipo piano dei conti degli archivi standard. Suggerimenti: Se non esistono particolari casi da considerare è opportuno procedere all elaborazione spuntando tutti e cinque le tipologie di aggiornamento. Release pag. 97 All interno della finestra di accettazione limiti bisogna anzitutto definire il tipo piano dei conti da assumere in elaborazione; detto piano dei conti deve essere Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 13 di 15

14 presente all interno della tabella Corrispondenze tipi piano dei conti. Il passaggio successivo consiste nel definire quale area tematica deve essere aggiornata in automatico. Ogni area tematica (Collegamenti e automatismi, Percentuali di indeducibilità, Riclassificazione UE, Codifiche fiscali, Codifiche situazioni contabili) è associata ad un check che, se selezionato, attiva l aggiornamento. L aggiornamento, come detto, consiste nel riportare su ogni sottoconto con corrispondenza definita e con check Esclusione aggiornamento non barrato, le informazioni presenti sul sottoconto corrispondente degli archivi standard. Il fatto di poter operare disgiuntamente su ognuna delle aree tematiche, consente di poter attivare l aggiornamento in modo selettivo. 6. Conti standard non usati Serve per rilevare l esistenza di conti nel PdC Apogeo non presenti nel PdC di Studio. Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 14 di 15

15 Suggerimenti: procedere all inserimento dei conti segnalati nella stampa sul proprio piano dei conti se ritenuti necessari alle contabilità da gestire. Release pag. 96 Sottoconti del piano dei conti degli archivi standard non usati per corrispondenze sul piano dei conti dell installazione. A seguito di questa scelta (Tipo elaborazione 2 ), l output di stampa evidenzia i soli sottoconti del tipo piano dei conti degli archivi standard che non risultano collegati ad alcun sottoconto all interno del tipo piano dei conti utilizzato. La finalità di questo tipo di elaborazione, che come detto espone i sottoconti del tipo piano dei conti degli archivi standard che non sono collegati ad alcun sottoconto del tipo piano dei conti utilizzato, è quella di individuare eventuali casistiche non gestite sul tipo piano dei conti utilizzato oppure nuovi sottoconti inseriti negli archivi standard (ad ex., per recepire novità normative o di modulistica) che dovrebbero opportunamente trovare una corrispondenza sul tipo piano dei conti utilizzato. Manutenzione periodica al piano dei conti - Pagina 15 di 15