1.1 [5.00 \ 1] Gestione Utenti: abilitazione fido cliente ed esportazione in Excel

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1 Bollettino ARCHIVI E GENERALE 1.1 [5.00 \ 1] Gestione Utenti: abilitazione fido cliente ed esportazione in Excel È possibile impostare i diritti per l esportazione di liste in MS Excel e per gestire i campi relativi al fido nelle anagrafiche dei clienti, attraverso i nuovi flag in Archivi Impostazioni Gestione Utenti Nella maschera di Gestione Utenti sono stati inseriti i campi: Abilita Pulsante Excel nelle Liste e nelle Viste Abilita variazione fido su cliente Abilita sblocco fido cliente

2 Manuale di Aggiornamento Abilitazione Pulsante Excel nelle Liste e nelle Viste È possibile specificare per singolo utente se abilitare o meno l esportazione in Excel delle liste. Vengono abilitati di default tutti gli utenti con livello 9, lasciando all amministratore del sistema l abilitazione degli utenti di livello inferiore: 1 Utente di livello 9 con pulsante Excel abilitato Nell esempio è stato attivato il flag Abilitazione Pulsante Excel nelle Liste e nelle Viste nella Gestione Utenti Abilitazione variazione e sblocco fido clienti Dalla Gestione Utenti è possibile impostare dei limiti, in base al livello di utente, per la gestione dei campi relativi al fido presenti nell Anagrafica Clienti: Fido, per inserire l importo del fido; Scoperto, per l importo dello scoperto; Sblocca Fido, per bloccare/sbloccare il fido. In precedenza qualsiasi utente poteva modificare questi campi, poichè non c era alcuna limitazione; era possibile eventualmente solo disabilitarli, rendendoli invisibili. Abilitando i nuovi campi dalla funzione Archivi Impostazioni Gestione Utenti Abilita variazione fido su cliente, per rendere possibile la modifica dei campi del fido; Abilita sblocco fido cliente, per consentire lo sblocco del fido i campi nell Anagrafica Clienti saranno attivati automaticamente per gli utenti di livello 9 e con l utente ADMIN si potranno attivare per gli utenti di livello inferiore. 1 In precedenza l esportazione delle liste in Excel era consentita solo agli utenti con livello 9.

3 Bollettino Anagrafica Clienti con i flag Abilita variazione fido su cliente e Abilita sblocco fido cliente Sono attivi tutti e tre campi relativi alla gestione fido nell Anagrafica Clienti. Anagrafica Clienti con attivo solo il flag Abilita variazione fido su cliente In questo caso il campo Sblocca Fido non è modificabile.

4 Manuale di Aggiornamento Anagrafica Clienti senza flag in Gestione Utenti attivo I tre campi sono visibili ma non sono modificabili. 1.2 [5.00 \ 2] Chiusura automatica del programma È possibile impostare il tempo di chiusura automatica del programma. 2 Si accede alla nuova funzione dal menù Archivi Impostazioni Gestione Utenti e può essere gestita solo dall utente ADMIN, dopo aver chiuso tutte le maschere del programma, attivando il flag Attiva Auto Chiusura. Il flag attivato dall utente ADMIN è valido automaticamente anche per tutti gli altri utenti. Trascorsi i minuti indicati nell apposito campo, il programma si chiuderà automaticamente, se tutte le maschere sono chiuse oppure se ci sono maschere aperte che non richiedano alcun salvataggio, le quali verranno chiuse automaticamente insieme al programma. 3 Nel caso ci fossero invece maschere aperte per le quali bisogna ancora salvare i dati inseriti, verrà richiesta la conferma di chiusura (ad esempio la Prima Nota IVA) attraverso il messaggio 2 È stato aggiunto nel Comune il nuovo campo MinPerChiusuraAutomatica. In questo campo verrà indicato il numero di minuti di inattività che dovranno passare prima che il programma si chiuda automaticamente. 3 Esempio: impostando 30 min, se negli ultimi 31 min non è stata effettuata nessuna operazione, il programma, se si verificano le condizioni descritte, non ci sono maschere aperte, si chiuderà automaticamente.

5 Bollettino Rispondendo SI il programma verrà chiuso; rispondendo NO si ritorna alla maschera attiva (ad esempio, la registrazione di Prima Nota rimasta aperta). Alla riapertura del programma, la procedura segnalerà la precedente chiusura automatica con il messaggio:

6 Manuale di Aggiornamento 1.3 [5.00\ 3] Tabelle Comuni e Tabelle Società: nuova riclassificazione Le Tabelle Comuni e le Tabelle Società sono state riorganizzate in ordine di modulo, modificandone la denominazione. Le Tabelle Società sono ora così classificate: e così le Tabelle Comuni

7 Bollettino [5.00 \ 4] Multi Società: nuova stampa delle certificazioni a percipienti Con l attuale release sulla stampa delle certificazioni dei compensi soggetti a ritenuta d acconto vengono riportate anche le altre tipologie di ritenuta (Enasarco, Enpals). È possibile inoltre impostare il domicilio fiscale nell Anagrafica dei fornitori percipienti nel caso in cui non coincida con la residenza Anagrafica dei fornitori Per l inserimento del diverso domicilio nell Anagrafica Fornitore, è necessario attivare il flag Domicilio Fiscale nella cartella Percipienti. Attenzione Il flag deve essere attivato in alternativa al flag Non Residente, che deve essere abilitato per indicare l indirizzo del percipiente non residente in Italia. Attivando il flag dovranno essere compilati i campi Indirizzo di Residenza e Località di Residenza (già previsti per i soggetti non residenti). Si precisa che nella Località di Residenza si devono inserire anche il CAP e la provincia.

8 Manuale di Aggiornamento Stampa delle certificazioni Nella maschera di stampa delle certificazioni è stata inserita la nuova opzione Includi altre ritenute in certificazione Le modifiche apportate alla stampa delle certificazioni sono in sintesi le seguenti: nell indirizzo viene riportato quello indicato come domicilio fiscale, quando viene attivato il flag Domicilio Fiscale in Anagrafica Fornitore; è stata inserita la colonna 8 - Altre ritenute; la colonna dell importo netto corrisposto è quindi la colonna 9; nella colonna 9 Fatt. n del Importo Netto Corrisposto, se non viene richiesta la stampa con raggruppamento per causale (disattivando il relativo flag) vengono stampati i riferimenti della fattura di acquisto (numero e data). Esempio di stampa della certificazione con flag Includi altre ritenute in certificazione Attivando il flag Includi altre ritenute in certificazione, nella colonna 8 viene riportata una lettera per identificare il tipo di ritenuta: (A) per l Inps (B) per l Enpals (C) per l Enasarco.

9 Bollettino [5.0.1G/ 3] Forzatura auto codifica Clienti Fornitori Con l attuale release è ora possibile forzare l attivazione dell auto codifica dei clienti e fornitori. Si accede alla nuova funzione dal menù Contabilità Servizi Struttura Contabilità, scheda Clienti e Fornitori Per modificare la struttura dell auto codifica della società premere il tasto Forza Autocodifica. Rispondendo Sì al messaggio vengono abilitate le caselle di testo della Struttura e in automatico verranno attivati i check relativi all Auto-Codifica

10 Manuale di Aggiornamento Per applicare la nuova configurazione ad altre società presenti nel programma gestionale cliccare sul tasto Applica su altre società e selezionare le aziende per le quali si vuole impostare la stessa auto-codifica dei clienti/fornitori Nella maschera vi è l elenco di tutte le società presenti nel programma gestionale con le relative ed attuali strutture di codifica Clienti e Fornitori. Dopo aver selezionato le società alle quali si vuole applicare la nuova struttura di Autocodifica, cliccare su Conferma Premendo Sì la struttura di Codifica Clienti e Fornitori impostata verrà applicata a tutte le società selezionate.

11 Bollettino [5.00.1H / 1] Modifica alle regole di layout per i documenti Nella funzione di definizione delle regole di layout dei documenti è stato aggiunto l operatore LIKE, al fine di consentire la gestione anche di parti di stringhe. Nella colonna operatore ora sono disponibili le seguenti opzioni: - operatore = - operatore <> - operatore LIKE Esempio: In questo caso in base ai primi 3 caratteri del codice cliente viene assegnato un layout differente

12 Manuale di Aggiornamento 1.7 [5.00.1H / 2] Modelli di stampa: duplica layout tra società È stata creata una nuova funzione per duplicare, inserire ed eliminare Modelli di Stampa presenti nella società corrente e copiare modelli di Stampa dalla società corrente in altre società ugualmente aggiornate. Si estrae la nuova funzione dalla voce Personalizza del menù del programma gestionale, scegliendo il Comando Gestione Modelli di Stampa nella Categoria Utilità La nuova funzione ha la duplice funzionalità di:

13 Bollettino gestire i modelli di stampa della società corrente, indicata nella sezione superiore della maschera - copiare i modelli di stampa tra società aggiornate alla medesima versione. Si descrivono di seguito le diverse operazioni che si possono eseguire.

14 Manuale di Aggiornamento Gestione dei modelli di stampa della società corrente Se non viene selezionata alcuna società e quindi si vogliono considerare solo i moduli di stampa della società corrente (uno per volta), per ogni modello scelto saranno attivi i tasti: -, attivo solo in caso di selezione di modelli di stampa di tipo OC, FF, OF ed RS (Offerte e Ordini Clienti/ Fornitori). Cliccando sul tasto si apre la maschera di inserimento (simile a quella collegata al tasto Duplica ) È possibile scegliere il Tipo Documento e i campi Layout e Protocollo, da modificare obbligatoriamente. Cliccando su Conferma verrà creato un nuovo modello di stampa con i parametri scelti e che manterrà le impostazioni del modello di origine. Qualora per errore si cercasse di creare un modello già esistente, cioè con layout e protocollo uguali ad un altro modello già presente nella società, verrà visualizzato il seguente messaggio di errore Se invece non saranno riscontrati errori e la creazione procederà senza problemi, verrà visualizzato il messaggio

15 Bollettino , per creare un nuovo documento con le stese caratteristiche di quello selezionato, con lo stesso Tipo Documento del documento originale. Si apre quindi la maschera di duplicazione In questo caso, contrariamente a quanto previsto nella creazione di un nuovo modello (tasto Nuovo ), non è possibile modificare il campo Tipo Documento. I messaggi di avvenuta creazione o impossibilità di creazione dei modelli sono identici a quelli visti per il tasto Duplica. -, per eliminare un modello di stampa della società corrente. Cliccando sul tasto, viene richiesta un ulteriore conferma Rispondendo Sì il modello selezionato verrà eliminato.

16 Manuale di Aggiornamento Copia dei modelli di stampa Per copiare i modelli della società corrente in altre, bisogna selezionare le aziende nella parte superiore della griglia. Non è possibile duplicare i modelli per le società evidenziate in rosso, poiché non aggiornate alla stessa versione di quella corrente Selezionata una società nella quale copiare i modelli, sarà possibile scegliere più documenti contemporaneamente nella seconda parte della maschera. Alla scelta della società verranno elencati nella griglia di destra tutti i modelli di stampa già presenti per la stessa

17 Bollettino Sono possibili le seguenti opzioni:, in questo caso è possibile modificare il layout, il protocollo ed il nome del modello. Il processo di duplica è identico a quello mostrato in precedenza, con l unica differenza che tale operazione può essere effettuata anche sulla società corrente. Questo può essere utile nel caso in cui sia necessario duplicare un modello nella società di origine, cambiando i campi obbligatori, per poi copiarlo sulla società di destinazione, lasciando così inalterato il modello di partenza. - : prima di eseguire la copia del/dei modelli sulla società di destinazione viene effettuato un controllo specifico per individuare la presenza di eventuali campi personalizzati, che vengono eventualmente segnalati nella maschera che segue Questo permette all operatore di creare sulla società di destinazione i campi mancanti indicati, consentendo così un corretto funzionamento del modello copiato. L utente ha la possibilità di modificare il contenuto della maschera aggiungendo delle note. Con il pulsante Salva viene generato un file.txt contenente l elenco di tutti i campi personalizzati, che l utente può salvare nel percorso desiderato. Cliccando sul pulsante Stampa ne verrà stampato il contenuto. Per procedere con la copia dei modelli cliccare sul pulsante Continua. Dopo il controllo dei campi personalizzati verrà effettuato un ulteriore controllo sui modelli di stampa già presenti nella società di destinazione selezionata.

18 Manuale di Aggiornamento Se trovati, viene richiesto se sovrascrivere tutti i modelli già presenti oppure se si vogliano riselezionare manualmente i modelli da copiare, evidenziando quelli nuovi e quelli già presenti, attraverso il messaggio Premendo quindi sul pulsante Sì, tutti modelli saranno sovrascritti se invece sarà premuto il pulsante No, verrà visualizzata la maschera per la selezione manuale: Nella griglia sono presenti tutti i moduli selezionati in precedenza; di default sono selezionati solo i modelli nuovi e quindi non presenti nella società di destinazione; l utente potrà così decidere se selezionare anche altri modelli già presenti e quindi sovrascriverli. Premendo il pulsante Conferma il programma inizierà a copiare i modelli, una barra di progressione indicherà lo stato di avanzamento. Una volta completata la copia verrà visualizzato il messaggio

19 Bollettino [5.0.1H3/ 1] Gestione Login Utenti con Utenti di Dominio È ora possibile gestire le credenziali di accesso nella procedura King con gli stessi parametri con cui l utente effettua il login nel sistema, utilizzando così lo stesso nome di utente e la stessa password. L abilitazione della nuova modalità di gestione degli accessi al programma gestionale è consentita esclusivamente all utente ADMIN, spuntando il flag Attiva Utenti di Dominio all interno della funzione Archivi Impostazioni Gestione Utenti

20 Manuale di Aggiornamento Abilitando il flag Attiva Utenti di Dominio verranno: - attivati e resi immodificabili i campi Salva Password Codificata e Password Obbligatoria per Tutti gli Utenti; - attivato il campo Login di Dominio, che conterrà il Codice Utente per il Dominio; - abilitato il pulsante - Seleziona Utente di Dominio per la selezione degli utenti dal proprio Dominio. Con tale funzione sarà possibile: - creare un nuovo utente selezionando un utente dal dominio; - assegnare un utente già presente in King ad utente di domino; Nota Bene In questa situazione, gli utenti non collegati ad Utenti di Dominio non potranno più accedere al King. Premendo il pulsante - Seleziona Utente di Dominio, verrà visualizzato l elenco degli Utenti del Dominio corrente:

21 Bollettino Nella colonna di sinistra sarà visualizzato il Nome Utente completo, mentre in quella di destra il nome di Login utilizzato per l accesso a Windows. Cliccando su Inserisci Nuovo, sarà possibile creare un nuovo utente per l accesso al programma gestionale, prendendolo dall elenco degli utenti di dominio Pertanto: - Il Nome Utente dell elenco degli utenti di dominio verrà utilizzato come Codice Utente del programma gestionale, eventualmente troncato all ottavo carattere. Qualora il nuovo codice fosse già presente tra i Codici Utente della procedura contabile, allora bisognerà modificarlo manualmente; - Nella Descrizione Utente verrà copiato il Nome Utente di dominio completo; - Nel campo Login di Dominio verrà inserito il Login corrispondente all utente selezionato. Sarà questo il Codice Utente proposto all avvio della procedura contabile. Con il pulsante Assegna a verrà richiesto di selezionare uno degli utenti già creati nel programma gestionale. Nella colonna di sinistra sarà visualizzato il Codice Utente del programma contabile, mentre in quella di destra verrà visualizzato il relativo Nome di Dominio associato, se già presente. Premendo Assegna, il Nome Utente di Dominio scelto verrà associato al Codice Utente selezionato del gestionale. Questa operazione può essere effettuata anche per modificare precedenti assegnazioni.

22 Manuale di Aggiornamento Esempio di assegnazione In questo caso l Utente di Dominio assistenza è stato assegnato a quello del programma contabile UTENTE 1.

23 Bollettino Nel Login di Dominio verrà inserito il Login corrispondente all Utente selezionato. Sarà questo il Codice Utente proposto dal programma gestionale in fase di Selezione Utente all avvio della procedura. Per poter confermare l utente, sarà obbligatorio inserirne la password. In questa fase di configurazione la password inserita non verrà validata dal dominio, quindi sarà possibile inserire una qualunque password. Impostando gli utenti come descritto, all accesso nel programma contabile e/o al cambio utente, sarà possibile utilizzare soltanto utenti della procedura gestionale collegati ad Utenti di Dominio. Tutti gli Utenti, escluso l Utente ADMIN, NON collegati saranno evidenziati dalla dicitura NON Impostato e non saranno selezionabili in fase di accesso alla procedura. Se l Utente è correttamente collegato sarà necessario inserire la Password per effettuare l accesso. La combinazione Utente - Password verrà validata dal Dominio e se la validazione avrà successo, sarà possibile accedere al programma contabile. Nota Bene Nel caso in cui la password di Dominio dovesse cambiare, non sarà necessario eseguire nessuna operazione nella procedura gestionale. Al primo accesso nel programma contabile successivo al cambio password in dominio, sarà necessario utilizzare la nuova password, poichè con la vecchia l accesso verrà negato.

24 Manuale di Aggiornamento 1.9 [5.0.1H4/ 1] Manutenzione Anagrafiche Sospesi: Sospensione Conti Società Con l attuale release è possibile eliminare i conti di società non utilizzati o creati per errore. Nella funzione Archivi Manutenzione Anagrafiche Sospesi, è stato aggiunto il flag Considera conti di società come sospesi, al fine di controllare se i conti di società sono stati utilizzati ed eliminare quelli estratti nella sezione Annullabili, poichè mai movimentati: Il controllo viene effettuato su tutti i conti di società, indipendentemente dalla sospensione degli stessi. Questo consente di riorganizzare il piano dei conti eliminando gli elementi superflui. Attivando il flag, nella griglia di estrazione viene visualizzata la colonna Cod. Società nella sezione dei conti annullabili, nella quale vengono riportati i codici delle società con i relativi conti di società eliminabili:

25 Bollettino Esempio di estrazione CON flag Considera conti di società come sospesi Cliccando una sola volta sul tasto Seleziona Annullabili tutti i conti vengono selezionati e impostati sul comando Ripristina. Premendo il pulsante Conferma, quelli sospesi nel piano dei conti torneranno ad essere utilizzabili. Prima della conferma, premendo una seconda volta il tasto Selezione Annullabili tutti i conti vengono selezionati e impostati con il comando Annulla. Premendo il pulsante Conferma verranno quindi eliminati definitivamente.