NUMERAZIONE DOCUMENTI (FATTURE / NOTE DI CREDITO) PER IL NUOVO ANNO

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1 NUMERAZIONE DOCUMENTI (FATTURE / NOTE DI CREDITO) PER IL NUOVO ANNO Con il DL 216/12, con decorrenza 1 gennaio 2013, era stata introdotta una novità relativa alla numerazione delle fatture (note di credito) emesse che modificava il concetto di numerazione progressiva per anno solare in numero progressivo che identifica il documento (fattura/nota di credito) in modo univoco. Successivamente l Agenzia delle Entrate aveva chiarito con la circolare circolare 1/E (e commentato con articolo Fisco Oggi, sito di comunicazione dell Agenzia delle Entrate) che il sistema di numerazione vigente fino al DL 216/2012 (numerazione progressiva per anno solare) è comunque aderente e conforme anche per la nuova normativa in quanto l identificazione univoca della fattura è garantita dalla contestuale presenza oltre al numero documento anche della data documento (elemento obbligatorio); in virtù di questo NON si renderebbe necessario "serializzare" la numerazione per anno (1/2013, 1/2014, ecc.) oppure adottare una numerazione progressiva che non si azzeri ad ogni inizio anno solare benché tali sistemi, se adottati, siano comunque conformi alla nuova normativa. Sull opportunità, per il 2014, di impostare la serie, p.e. /14, oppure eliminarla (e quindi emettere fattura 1 del 2014 fattura 2 del 2014 e non 1/14 2/14..), consigliamo di verificare con il proprio Consulente. Dal punto di vista operativo non adottare una serie da dover variare sui tipi documento (e quanto ne consegue per la fatturazione nel periodo fine anno /inizio nuovo anno) ogni inizio anno è sicuramente più agevole. PAGINA 1

2 Caso A) Numerazione progressiva in base annua inserendo una serie per ogni anno solare. NOTA IMPORTANTE PER I CLIENTI CHE HANNO ANCHE EXTRA SERVICE / EASY-SAT. Al momento che viene eseguita la fatturazione Interventi e Contratti, vengono generati i documenti con la serie impostata sul tipo documento stesso per cui prima di procedere alle operazioni descritte (impostazione della serie sui tipi documento) è necessario procedere alla fatturazione degli interventi / contratti del Fino a che non verranno effettuate le operazioni sottodescritte, le fatture generate da Service (fatturazione contratti / interventi ) verranno generate senza la serie impostata, per cui è necessario procedere alla chiusura della fatturazione interventi / contratti 2013 prima di procedere alla fatturazione interventi / contratti IMPOSTAZIONE SERIE SUL DOCUMENTO. In questo caso sarà sufficiente in data elaborazione 2014 impostare la serie sui tipi documento fattura cliente (fatture di vendita, note di credito cliente, fatture accompagnatorie, ecc..) prima che venga movimentato. Extra Business - (Impostazioni > Configura documenti > Tipi documento). Esempio di impostazione con serie /14 Nota importante Nell anno nuovo non essendo ancora movimentato il documento, al momento che ci si posiziona sul campo Protocollo, verrà visualizzato messaggio per segnalare che il codice protocollo non è esistente. Per creare il protocollo è sufficiente premere F7 sul campo Codice protocollo, premere INS ed inserire il codice protocollo. PAGINA 2

3 Extra Business - (Impostazioni > Configura documenti > Tipi documento). Esempio di impostazione con serie /14. Per creare il protocollo, premere F7 sul campo Codice protocollo e poi INS. Il codice protocollo da utilizzare è quello definito sul Tipo Documento ; la descrizione è libera (quella indicata è di esempio). PAGINA 3

4 G.I.O.I.A. (Tabelle > Documenti > Tipi documento). G.I.O.I.A. (Tabelle > Documenti > Tipi documento). Esempio di impostazione con serie /14. Per creare il protocollo, premere F7 sul campo Codice protocollo e poi INS. Il codice protocollo da utilizzare è quello definito sul Tipo Documento ; la descrizione è libera (quella indicata è di esempio). Nota importante Se la serie esiste già per alcuni tipi documento (p.e. le fatture accompagnatorie con serie /A), occorre impostare una serie differente (tipo /A1, ecc..). Come già noto, nel caso di utilizzo di più protocolli / serie documenti, è opportuno che nel solito registro Iva confluiscano solo i documenti che hanno medesimo protocollo / serie per evitare poi nella stampa dei registri Iva errori sulla non consecutività dei protocolli. PAGINA 4

5 2. IMPOSTAZIONE SERIE SULLE FATTURE GENERATE DA BOLLE/ORDINI Questo permette di poter preimpostare la serie nella generazione fatture da bolle / ordini (fatturazione differita) Extra Business - (Impostazioni > Configura documenti > Tipi documento). Esempio di impostazione della serie per la creazione delle fatture da ddt di vendita. PAGINA 5

6 G.I.O.I.A. (Tabelle > Documenti > Tipi documento). Esempio di impostazione della serie per la creazione delle fatture da ddt di vendita.. PAGINA 6

7 3. EVASIONE DOCUMENTI (FATTURAZIONE DIFFERITA) In generale, al momento dell evasione documenti, occorrerà prestare attenzione alla serie impostata sul tipo documento da creare, in particolare nei periodi a cavallo di anno. Extra Business: esempio maschera di evasione documenti. PAGINA 7

8 G.I.O.I.A.: esempio maschera di evasione documenti. Nel caso specifico anno 2013/2014, dopo aver impostato la serie sul tipo documento fattura, se ci fosse l esigenza di emettere fatture da Extra Business/G.I.O.I.A. con data 2013, occorrerebbe nella maschera di evasione documenti, impostare il campo serie con /13 o la serie utilizzata per l anno Se invece ancora non è stata impostata la serie sul tipo documento e si ha necessità di generare fatture nell anno 2014, sarà sufficiente selezionare la serie nel Documento da creare. PAGINA 8

9 4. GESTIONE DOCUMENTI Inoltre, dopo aver impostato la serie sul tipo documento, nella maschera di emissione documenti saranno visualizzati i soli documenti con la serie impostata. Quindi, per accedere (od inserire) ad una fattura del 2013, oltre ad impostare data elaborazione 2013, occorre indicare nella serie la serie utilizzata per l anno 2013 (per esempio /13). Extra Business Vendite > Documenti > Fatture. Esempio: dopo aver impostato la serie /14 nel tipo documento FVEN, se accedo nel 2013, avendo gestito le fatture (FVEN) con serie differente (per esempio /13), i documenti non risultano visibili. Esempio: impostando il campo serie con /13 (se è stato utilizzata la serie /13 per identificare i documenti 2013), verranno visualizzate (e gestite) le FVEN con serie /13, quindi i documenti Viceversa, accedendo al 2013, verranno visualizzati i documenti La solita logica dovrà essere utilizzata in tutte le maschere di selezione dati relative alle fatture/documenti (liste, statistiche, ecc.) visto che la serie costituisce campo di selezione. PAGINA 9

10 G.I.O.I.A. Vendite > Documenti > Fatture. Esempio: dopo aver impostato la serie nel tipo documento FVEN, se accedo nel 2013, avendo gestito le fatture (FVEN) senza la serie numerazione, i documenti non risultano visibili Con la versione 2.30A è stata resa possibile la cancellazione della serie nella form sopra indicata, rendendo quindi possibile la visualizzazione/gestione dei documenti emessi senza serie. PAGINA 10

11 5. MODULISTICA (Se già impostata, non occorre effettuare alcuna variazione) Inoltre, se non già previsto nella modulistica delle fatture, oltre al numero dovrà essere presente anche la serie accanto al numero Extra Business - (Impostazioni > Configura documenti > Tipi documento). Su ogni tipo documento è indicato il modulo di stampa utilizzato, che è quello eventualmente da modificare. PAGINA 11

12 G.I.O.I.A. - (Tabelle > Documenti > Tipi documento). Su ogni tipo documento è indicato il modulo di stampa utilizzato, che è quello eventualmente da modificare. PAGINA 12

13 Extra Business - Impostazioni > Configura documenti > Modulistica: Selezionare il modulo fattura utilizzato e cliccare su <Disegna>; se il campo Modello di stampa è vuoto significa che si tratta di un modulo BMP e per modificare la parte relativa al numero/serie cliccare su Modifica testa. Extra Business Impostazioni > Configura documenti > Modulistica (esempio di modulo fattura) PAGINA 13

14 G.I.O.I.A. - Tabelle > Documenti > Modulistica: Selezionare il modulo fattura utilizzato e cliccare su <Testa>; e per modificare la parte relativa al numero/serie cliccare su Modifica testa. G.I.O.I.A. - Tabelle > Documenti > Modulistica (esempio di modulo fattura) PAGINA 14

15 Extra Business - Impostazioni > Configura documenti > Modulistica: Selezionare il modulo fattura utilizzato e cliccare su <Disegna>; se il campo Modello di stampa NON è vuoto significa che si tratta di un modulo Word e per modificarlo cliccare su Modifica con Word - Extra Business Impostazioni > Configura documenti > Modulistica (esempio di modulo fattura). NOTA FINALE Le operazioni sopra descritte (ad esclusione della nota sulla modulistica) andranno ripetute ogni fine/inizio anno. PAGINA 15

16 Caso B) Numerazione progressiva in relazione all intera vita dell impresa In questo caso sarà sufficiente in data elaborazione 2014 impostare per i protocolli collegati ai tipi documento fattura cliente (fatture di vendita, note di credito cliente, fatture accompagnatorie, ecc..) il numero meno 1 dal quale si intende numerare le fatture dal (visto che in fase di generazione documenti viene assegnato l ultimo numero protocollo+1). 1. COME VERIFICARE IL PROTOCOLLO UTILIZZATO DAL DOCUMENTO Per verificare quale è il protocollo utilizzato per un certo tipo documento, occorre accedere al tipo documento selezionare il tipo documento interessato e verificare il codice protocollo. Extra Business - (Impostazioni > Configura documenti > Tipi documento) G.I.O.I.A. (Tabelle > Documenti > Tipi documento) PAGINA 16

17 2. COME CREARE/IMPOSTARE IL PROTOCOLLO PER ANNO 2014 Poi, in data elaborazione 2014 occorre posizionarsi sulla tabella protocolli e creare il protocollo. Extra Business (Impostazioni > Protocolli > Protocolli documenti) - Nell esempio sopra riportato, la prima fattura di vendita 2014 sarà la numero G.I.O.I.A. Tabelle > Protocolli > Protocolli documenti.- - Nell esempio sopra riportato, la prima fattura di vendita 2014 sarà la numero PAGINA 17

18 Nel caso vengano utilizzate anche le serie di numerazione (es. /A, oppure /S, ecc..) occorrerà effettuare l operazione sopradescritta per ogni serie. Extra Business Impostazioni > Protocolli documenti. Posizionandosi in data 2014, la tabella protocolli risulterà vuota quindi andrà creato il protocollo. Extra Business Successivamente alla creazione del protocollo, cliccando su <Serie> si aprirà la finestra per creare/gestire la serie dei protocolli (INS per inserire una serie). Nell esempio sopra riportato per la serie /A il primo numero 2014 sarà PAGINA 18

19 G.I.O.I.A. Tabelle > Protocolli > Protocolli Documenti. Posizionandosi in data 2014, la tabella protocolli risulterà vuota quindi andrà creato il protocollo. Successivamente alla creazione del protocollo, cliccando su <Serie> si aprirà la finestra per inserire/gestire la serie dei protocolli (INS per inserire una serie). Nell esempio sopra riportato per la serie /A il primo numero 2014 sarà Al le operazioni sopra descritte dovranno essere ripetute tenendo presente che il primo numero della fatture clienti 2014 dovrà essere consecutivo all ultima fattura emessa nel 2013; così per gli anni a venire. PAGINA 19

20 Caso C) Numerazione progressiva con serie uguale all anno solare, SOLO sulla stampa documento (se già utilizzato non occorre effettuare alcuna variazione). Come altra opzione, è possibile scegliere di far apparire l indicazione della serie (Es. 1/2013), SOLO, ed esclusivamente, nella stampa del documento, senza apportare modifiche all attuale sistema di protocollazione utilizzata nell emissione dei documenti. Entrare quindi in modifica del modulo di stampa utilizzato, ed aggiungere la variabile <<@DOC_ANNOCOM>>: Extra Business Impostazioni > Configura documenti > Tipi Documento: selezionare i tipi documento interessati alla modifica e vedere il modulo associato per la stampa. PAGINA 20

21 G.I.O.I.A. - Tabelle > Documenti > Tipi Documento: selezionare i tipi documento interessati alla modifica e vedere il modulo associato per la stampa. I Extra Business - Impostazioni > Configura documenti > Modulistica: Selezionare il modulo fattura utilizzato e cliccare su <Disegna>; se il campo Modello di stampa è vuoto significa che si tratta di un modulo BMP e per modificare la parte relativa al numero/serie cliccare su Modifica testa. PAGINA 21

22 Extra Business Impostazioni > Configura documenti > Modulistica (esempio di modulo fattura) G.I.O.I.A. - Tabelle > Documenti > Modulistica: Selezionare il modulo fattura utilizzato e cliccare su <Testa>; e per modificare la parte relativa al numero/serie cliccare su Modifica testa. PAGINA 22

23 G.I.O.I.A. - Tabelle > Documenti > Modulistica (esempio di modulo fattura) Extra Business - Impostazioni > Configura documenti > Modulistica: Selezionare il modulo fattura utilizzato e cliccare su <Disegna>; se il campo Modello di stampa NON è vuoto significa che si tratta di un modulo Word e per modificarlo cliccare su Modifica con Word - Extra Business Impostazioni > Configura documenti > Modulistica (esempio di modulo fattura). PAGINA 23

24 Inoltre, per quanto riguarda Extra Business, abilitando il parametro Numerazione DL 216/2012 presente in Impostazioni > Automatismi > Contabilità, l indicazione /ANNO accanto al numero progressivo sarà presente anche nella stampa dei registri Iva / prima nota. Extra Business > Impostazioni > Automatismi > Contabilità Esempio di stampa movimenti di prima nota con opzione attiva Numerazione DL 216/2012 attiva. Esempio di stampa registro Iva con opzione attiva Numerazione DL 216/2012 attiva. PAGINA 24