SERVIZI SCOLASTICI. OGGETTO: aggiornamento della procedura Servizi scolastici dalla versione o sup. alla versione

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1 SERVIZI SCOLASTICI OGGETTO: aggiornamento della procedura Servizi scolastici dalla versione o sup. alla versione Nell inviarvi quanto in oggetto Vi ricordiamo che gli aggiornamenti vanno effettuati tempestivamente e nella sequenza di arrivo. I problemi derivanti da aggiornamenti non effettuati, effettuati in ritardo o fuori sequenza, non sono coperti dal contratto di assistenza. Confermandoci a Vostra disposizione per eventuali chiarimenti, Vi invitiamo a visitare il sito E- Procedure, raggiungibile dal menù della procedura, consultando il quale potete trovare: - il contenuto degli aggiornamenti in corso di realizzazione; - il database delle domande ricorrenti (lo stesso utilizzato dal nostro servizio di Help-Desk); - le note pratiche relative alle operazioni da svolgere in occasione di scadenze ed adempimenti (es. 770, conto consuntivo, bilancio di previsione, revisione liste elettorali, ecc.); - i video-corsi ed altre interessanti novità. Cordialmente. Matelica, lì 18/10/2011 Halley Informatica Area ICI-Servizi Scolastici

2 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO... 3 Cosa fare prima di effettuare l aggiornamento... 3 Cosa fare per effettuare l aggiornamento... 3 MIGLIORIE... 6 ERRORI RISOLTI... 8 ALLEGATO N. 1: CALCOLO RETTE CON SELEZIONE CORSI... 9 ALLEGATO N. 2: GESTIONE TRAGITTI ALLEGATO N. 3: NOTE CODIFICATE: INTOLLERANZE ALIMENTARI, ECC ALLEGATO N. 4 : GESTIONE ANTICIPI E RELATIVI CONGUAGLI FINALI ALLEGATO N. 5: GENERAZIONE DOCUMENTI ALLEGATO N. 6: STAMPE DI CONTROLLO ALLEGATO N. 7 : ACQUISIZIONE PAGAMENTI DA ECONOMATO... 18

3 ISTRUZIONI PER ESEGUIRE L AGGIORNAMENTO Cosa fare prima di effettuare l aggiornamento - Accertarsi che tutte le postazioni abilitate all uso della procedura siano a fine lavoro (per esserne certi chiudere tutte le applicazioni aperte) - Accertarsi che le copie di sicurezza siano state effettuate almeno il giorno precedente l esecuzione dell aggiornamento. - Verificare che la versione della procedura Servizi Scolastici sia o sup. (le operazioni che seguono vanno effettuate dall unità centrale) : 1. entrare nell AMBIENTE Halley Informatica 2. selezionare la funzione GESTIONE DEL SISTEMA, quindi la funzione [7] GESTIONE PROCEDURE (è possibile scorrere l elenco delle procedure con l utilizzo delle frecce) 3. verificare che la procedura DO Dotazione organica sia alla versione o sup. (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti). 4. verificare che la procedura TG Tributi e Bollettazioni sia alla versione (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti). 5. verificare che la procedura GT Gestione del Territorio sia alla versione o sup. (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti). 6. verificare che la procedura WD Trattamento testi sia alla versione o sup. (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti). 7. verificare che la procedura AN Anagrafe sia alla versione o sup. (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti). 8. Verificare che la procedura HH Ambiente Halley sia alla versione o sup. (in caso contrario è consigliato effettuare gli aggiornamenti). 9. Verificare che la procedura HB Server HB sia alla versione o sup. (in caso contrario è consigliato effettuare gli aggiornamenti verificare che la procedura SS Servizi Scolastici sia alla versione o sup. (in caso contrario sarà necessario effettuare gli aggiornamenti). 11. uscire con [/], ritornare al menù principale di gestione del sistema. - Per i Sistemi Operativi Windows, assicurarsi che durante l esecuzione dell aggiornamento non siano attivi programmi antivirus (esempio:norton Antivirus, MCAfee Virus Scan, ecc..) Cosa fare per effettuare l aggiornamento Le operazioni che seguono vanno effettuate dall Unità centrale. Per i server con sistema operativo WINDOWS - Inserire il cd-rom nel lettore - il cd si avvia in automatico. Se compaiono 2 scelte (AGGIORNAMENTI VIDEOCORSI), selezionare Aggiornamenti, verrà proposta la maschera di seguito riportata. Se nel cd-rom non sono presenti i video-corsi compare direttamente la seguente maschera.

4 - Per eseguire l aggiornamento è necessario consultare o stampare le lettere delle procedure in elenco; una volta consultate le lettere nella colonna CONSULTATO compare SI - selezionare il tasto ESEGUI AGGIORNAMENTO - al termine dell aggiornamento di ogni procedura in basso a sinistra comparirà il messaggio Aggiornamento terminato regolarmente, selezionare il tasto [C]ontinua. Per i server con sistema operativo LINUX - Selezionare AGGIORNAMENTO PROCEDURE; - scegliere CAMBIA [D]rive; - inserire il percorso [spazio (con barra spaziatrice)/cd] come nell esempio: facendo bene attenzione ad inserire uno spazio prima della / ; - selezionare CONTINUA. In entrambi i casi attendere che il programma segnali la fine dell aggiornamento. La versione della procedura Servizi scolastici verrà aggiornata alla versione Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è necessario: - trascrivere in modo preciso eventuali messaggi visualizzati; - chiamare l assistenza Halley e comunicare il problema. Nel caso in cui l aggiornamento non sia andato a buon fine è possibile ripeterlo. Procedure in multisessione con Sistema Operativo Windows Aggiornare un ente alla volta come segue: 1. dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, uscire e chiudere la finestra dell'ambiente Halley 2. aprire nuovamente la finestra dell'ambiente Halley e procedere all'aggiornamento di un altro ente 3. ripetere le stesse operazioni per tutti gli enti da aggiornare Procedure in multisessione con Sistema Operativo Linux Aggiornare un ente alla volta come segue: 1. dopo aver effettuato l'aggiornamento di un ente, selezionare "Altre Funzioni", digitare Manutenzione tecnica Halley e successivamente digitare exit (in minuscolo) 2. selezionare l altro ente da aggiornare (cliccare con [?] per avere l elenco degli enti) 3. procedere con l aggiornamento dell ente selezionato 4. ripetere per ogni ente da aggiornare

5 ISTRUZIONI PER L AVVIO DI STATUS_CLIENTE Per avviare le elaborazioni necessarie, il Cliente deve collegarsi ad una procedura Halley da un qualsiasi client con accesso ad Internet. Nel Vecchio Ambiente (pre H2006) si tratterà di selezionare la nuova voce Status sistema aggiunta nella barra superiore dei menù: Mentre nel Nuovo Ambiente (post 5.00.xx) si tratta di cliccare una voce nel menù a scomparsa situato sotto la gestione delle comunicazioni: Selezionando la funzione, si attiva l elaborazione che consente di ricavare i dati previsti e di salvarli automaticamente in un file status_<data_del_giorno>.html, posto in una cartella nel client dal percorso predefinito (c:\h\status). Quando l elaborazione è finita (pochi istanti) appare la seguente maschera: A questo punto il Cliente può consultare il file appena generato cliccando sul bottone Consulta, e poi inviarlo ad Halley Informatica attraverso il clic sul bottone Invia, che permette di aprire una maschera che consente di selezionare lo status_file appena generato e di inviarlo.

6 Di seguito riportiamo l elenco delle modifiche apportate, suddivise per tipologia. Il numero riportato dopo ogni descrizione, è il numero di registrazione nel Giornale della Procedura, lo stesso che Vi viene fornito quando richiedete una modifica al programma. MIGLIORIE Calcolo rette con selezione dei corsi Possibilità di calcolare le rette da corso a corso o in ogni caso selezionare i corsi da includere nel calcolo da apposito elenco. (Allegato 1) (GP 158) Gestione di più intervalli di mora Gestire una Formula per il calcolo della Morosità sulle bollette pagate in ritardo, o omesse con più di 2 intervalli. (GP 189) Gestione tragitti (fermata,n. linea, ecc..) Inserire nuovi campi nella Gestione dei tragitti per inserire la "fermata" es. la via e il civico preciso oppure la località dove avviene la fermata, il numero di autobus, il nome dell autista, la linea ed eventuali adulti autorizzati al ritiro. (Vedi allegato 2 e 6) (GP 217) Iscrizione d ufficio Inserire nell'anagrafica dicitura " iscrizione d'ufficio, per i bambini frequentanti la mensa che non hanno provveduto alla regolare iscrizione.(allegato 3) (GP 253) Note codificate:intolleranze alimentari Possibilità di poter contraddistinguere ed estrarre dal programma quegli utenti che presentano delle intolleranze alimentari e che appartengono ad una religione diversa.(allegato 3) (GP 263) Calcolo anticipi e conguagli Gestire all'interno della procedura eventuali anticipi che vengono gestiti dal comune e conseguenti conguagli di fine anno.(allegato 4) (GP 287) Tabella per Spese di spedizione e Imposta di bollo Durante la generazione dei documenti sarebbe utile una tabella per l'inserimento dell'imposta di bollo(e per le spese) relativa tolleranza.(allegato 5) (GP 296) Descrizione libera: allungare il campo E necessario che la descrizione libera utilizzata durante la generazione documenti venga allungata per inserire descrizioni più lunghe. (GP 305) Riepilogo incassi:non pagati e parziali insieme Nei parametri di estrazione del Riepilogo incassi si richiede di poter estrarre i non pagati e i pagati parziali in un unica stampa. (GP 334) Avvisi:nome alunno e classe Stampando gli avvisi di pagamento per referente e per servizio chiedono che nell'avviso vengano stampati sia il nome dell'alunno sia la classe perchè li consegnano a mano. (GP 351) Stampa utenti con variazione del referente Viene richiesta un'estrazione di tutti gli utenti che da un determinato anno all'altro hanno cambiato referente. (Vedi allegato 6) (GP 353) Personalizzazione voci documento Possibilità di personalizzare le voci presenti nel documento/fattura (Refezione FISSO...) potendo indicare altre descrizioni. (Allegato 5) (GP 354) Nome bambino sul File Excel per le Poste Nel file excel per le Poste si richiede l'aggiunta del nome del bambino nel bollettino (VAR01/02D - VAR01/...S). (Allegato 5) (GP 360) Causale di addebito nel flusso RID Si richiede di inserire nelle note del flusso RID di uscita (record 50 o 60) la causale di addebito personalizzabile dall'operatore. (Allegato 5) (GP 368)

7 Pagamenti da Economato Si richiede di poter acquisire i pagamenti effettuati dagli utenti direttamente dalla procedura Economato Halley. - collegato alla procedura Tributi e bollettazioni v (Allegato 7) (GP 336) Inserimento anagrafiche dalla procedura Dotazione Organica Modifica dell'aggiunta delle anagrafiche prevedendo l'inserimento automatico sulla Dotazione organica. (GP 384) Nuova aliquota IVA Introdotta la nuova aliquota IVA prevista al 21%.

8 ERRORI RISOLTI Anomalia Flusso RID Serv.Generico Dopo aver creato il file RID del Servizio generico risultano anomalie in corrispondenza del record 70 posizione 96 dove ci sono dei valori errati. (GP 348) Errore 423 su aggiunta automatica anagrafiche Eseguendo l'aggiunta automatica delle anagrafiche dall'anagrafe, all'ultima Conferma compare il mess:sub CIRGT ERR=423. (GP 388) Totali rette errati, se modifico la retta ed e presente la mora Andando in modifica degli importi di una singola retta, se per l'utente in questione è presente un importo in corrispondenza della mora, la mora non viene totalizzata erroneamente sul totale del dovuto. (GP 391) Errore su selezione testo tipo Andando a scegliere un testo tipo per la stampa esce messaggio di errore: "tipo di stampa sconosciuto". (GP 392)

9 ALLEGATO N. 1: CALCOLO RETTE CON SELEZIONE CORSI Attualmente il calcolo delle rette è possibile selezionando tutti i corsi inseriti oppure per uno solo di essi, la modifica consentirà all operatore di selezionare da apposita lista i corsi che si voglio comprendere nel calcolo. Selezionando SERVIZIO REFEZIONE/TRASPORTO Rette Gestione massiva rette se ad esempio per il mese di settembre deve essere calcolata solo una scuola elementare si potranno selezionare esclusivamente i rispettivi corsi senza eseguire calcoli singoli.(fig. 1) Per attivare tale possibilità durante l aggiunta del nuovo calcolo rette, digitare il? per aprire la lista. Figura 1 Ultimata la selezione dei corsi cliccare in alto sul bottone OK e proseguire con il normale calcolo delle rette.

10 ALLEGATO N. 2: GESTIONE TRAGITTI La modifica si riferisce ai tragitti (funzioni:servizio TRASPORTO Tabelle - Gestione Tragitti), gestiti nel Servizio di Trasporto Scolastico. Il problema nasce dalla necessità degli autisti di non voler più consegnare gli alunni al di sotto dei 14 anni nei punti di fermata se non è presente il genitore, o altro referente, che sia riconoscibile all autista. La gestione dei tragitti e stata quindi ampliata con le seguenti informazioni: Fermata, Punto di raccolta: numero e descrizione. Via di salita e discesa con numero civico N. Autobus/Linea Nome autista Adulti autorizzati al ritiro (collegato alla Gestione delle anagrafiche di Utenti/Referenti) La prima operazione da eseguire e la codifica dei pulmini, selezionare le funzioni SERVIZIO TRASPORTO/Tabelle/Gestione pulmini (fig. 2) Procedere all aggiunta dell identificativo attribuito al pulmino e del nome dell autista Figura 2 Selezionare la funzione SERVIZIO TRASPORTO/Tabelle/Gestione tragitti (fig. 3) Figura 3

11 Compilare tutti i dati necessari al dettaglio dei percorsi effettuati ai punti di raccolta definiti, per i dati riferiti ai pulmini e sufficiente eseguire il? per avere l elenco dei dati precedentemente inseriti nell apposita tabella. La procedura prevede la possibilità di inserire un punto di raccolta principale e uno secondario sia per la salita che per la discesa. L opzione posta in alto a destra permetterà la stampa sintetica dei tragitti, già presente prima dell aggiornamento, oppure la stampa ANALITICA che offrirà nel dettaglio, e nel formato excel, i dati di ciascun tragitto inserito (fig. 4) Figura 4 ADULTI AUTORIZZATI Come già spiegato in precedenza la modifica dei tragitti, necessita, per un controllo completo, dell inserimento di uno o più referenti autorizzati al prelievo dei bambini, ciò è possibile entrando nella Gestione delle anagrafiche dei Genitori/Referenti cliccando sulla funzione Adulti autorizzati. (fig. 5) Figura 5 Presupposto fondamentale e la presenza di almeno un utente collegato all anagrafica del referente La successiva mascherina consentirà l inserimento dei dati riferiti al referente e nello specifico: nome e cognome tel. Fisso Numero di cellulare (fig. 6)

12 Figura 6 Tutte le informazioni inserite potranno essere stampate tramite l apposito bottone, l estrazione e nel formato HTML/excel (fig. 6).

13 ALLEGATO N. 3: NOTE CODIFICATE: intolleranze alimentari, ecc.. All interno della Gestione degli utenti viene aggiunto un nuovo campo denominato Note codificate (fig. 7): Figura 7 L obiettivo è quello di permettere l inserimento di dettagli utili, riferiti agli utenti per eventuali controlli interni, o altre necessità. Di seguito alcuni esempi: Intolleranze alimentari Religione diversa.. Figura 8 Tramite il bottone posto in alto a destra Gestione note si potranno inserire ulteriori descrizioni libere utili all operatore (fig. 8). Le note, come per tutte le funzioni della procedura, potranno essere stampate nel formato HTML/excel.

14 ALLEGATO N. 4 : GESTIONE ANTICIPI E RELATIVI CONGUAGLI FINALI Le nuove funzioni intendono supportare l operatore nel calcolo e nella gestione degli importi richiesti in anticipo agli utenti e nel relativo conguaglio, da eseguire alla fine dell anno. GESTIONE ANTICIPO Prima di tutto e necessario impostare nelle tabelle l importo da richiedere in anticipo, per questo, selezionare la funzione SERVIZIO REFEZIONE/TRASPORTO/Tabelle/Gestione tariffe. Selezionare le tariffe interessate dalla modifica e inserire su ciascuna l importo da richiedere in anticipo (fig. 9). Figura 9 Successivamente, tornare al menù principale e selezionare SERVIZIO REFEZIONE/TRASPORTO/Rette Gestione massiva rette; il calcolo e rimasto invariato nella sua impostazione, si dovrà semplicemente selezionare nel tipo di calcolo SOLO ANTICIPO (fig. 10) Figura 10 Procedere normalmente alla Generazione dei documenti. GESTIONE CONGUAGLIO Il calcolo del conguaglio, previsto per la fine dell anno scolastico, e gestito, comunque, tramite le funzioni SERVIZIO REFEZIONE/TRASPORTO/Rette Gestione massiva rette, l unica differenza e l inserimento della flag nella voce AGGIUNGO CONGUAGLIO (fig. 10). Il programma riconoscerà automaticamente la parte di anticipo prevista nella Tariffa e decurterà tale importo dalla retta calcolata. N.B. Sia l importo in anticipo, che il conguaglio saranno dettagliati nel documento con le relative voci che potranno essere personalizzate dall operatore. (Vedi allegato 5)

15 ALLEGATO N. 5: GENERAZIONE DOCUMENTI L aggiornamento contiene alcune modifiche relative alla Generazione dei documenti, in particolare: Descrizioni documento personalizzabili: Nota bollettino per Flussi excel per le Poste e causale addebito RID Possibilità di indicare il nome dei bambini nel file excel per Poste e nel Flusso RID Imposta di bollo e spese di spedizione registrate nei dati generali. Figura 11 Descrizioni documento personalizzabili Le voci del documento/bollettino attualmente sono fisse, l aggiornamento permette la personalizzazione delle descrizioni, tramite la spunta nell apposito campo Usa descrizioni alternative. (fig. 11) Cliccando sul bottone Personalizza descrizioni si potranno appunto inserire le descrizioni personalizzate (fig. 12) la loro lunghezza viene controllata dal programma per evitare che risulti incompatibile con la stampa o l emissione dei flussi per enti esterni. Figura 12

16 Nota bollettino per Flussi excel per le Poste e causale addebito RID L opzione consente all operatore la possibilità di indicare sia nel File Excel per le Poste che nel tracciato RID una descrizione o causale di addebito riferita alla Lista di carico emessa. Esempio: Rette mese di Gennaio 2011 (fig.11) Tale descrizione sarà riportata: Nel file excel per Poste Italiane Nel flusso RID per istituti Bancari o Postali Possibilità di indicare il nome dei bambini nel file excel per le Poste/rid La modifica consente all operatore di inserire nelle note del File Excel da inviare a Poste Italiane e nei Flussi RID anche il nome del bambino. E sufficiente inserire una flag sul campo Nome bambino excel Poste, durante la generazione dei documenti e, automaticamente nelle note del file excel, sarà riportato il nome dell alunno. (fig. 11), allo stesso modo durante l estrazione dei Flussi RID per la banca sarà inserito nelle note anche il nome del bambino. E chiaro che, se uno stesso genitore/referente ha più utenti collegati e viene eseguito il calcolo cumulato per genitore/servizio, verranno di seguito riportati tutti gli utenti collegati fino ad esaurimento dello spazio disponibile. Imposta di bollo e spese di spedizione registrate nei dati generali L aggiornamento registra nei dati generali gli importi dell imposta di bollo, la tolleranza e le spese di spedizione. (fig. 13) Figura 13 L operatore dovrà semplicemente impostare i dati durante la generazione dei documenti, automaticamente le informazioni saranno salvate nella tabella e riconosciute dal programma. Durante il successivo calcolo, sarà sufficiente inserire la flag nei campi Imposta di Bollo e Spese di Spedizione per avere automaticamente gli importi.(fig. 11)

17 ALLEGATO N. 6: STAMPE DI CONTROLLO L aggiornamento prevede anche il miglioramento e la creazione di ulteriori stampe di controllo di supporto all operatore, in particolare: dalla funzione Anagrafiche/Stampe di controllo sono possibili i seguenti controlli: 1. Stampa codici IBAN: controllo dei referenti con codice IBAN (addebiti RID) 2. Stampa adulti autorizzati (vedi Allegato 1) 3. Stampe controllo utenti/referenti: mirata a due controlli (fig. 14): utenti collegati a se stessi (senza genitore/referente collegato) utenti che rispetto all anno scolastico precedente hanno modificato il referente/genitore collegato Figura 14

18 ALLEGATO N. 7 : ACQUISIZIONE PAGAMENTI DA ECONOMATO L aggiornamento prevede la possibilità di acquisire in modo automatico i pagamenti effettuati tramite l ufficio economato. Per attivare il collegamento e necessario dalla procedura Servizi Scolastici selezionare DATI GENERALI/Dati generali e inserire la spunta sul campo Abilitazione inserimento pagamenti da Economato (fig.15) Figura 15 Dalla procedura Contabilità finanziaria entrare in Economato quindi cliccare su Bollette/Bollette in entrata selezionare il bottone di Aggiunta/Da Tributi selezionare i servizi scolastici (fig.16) e confermare la selezione. Figura 16

19 A questo punto l operatore potrà ricercare in nome e cognome del referente a cui inserire il pagamento per visualizzare la relativa posizione debitoria per procedere all inserimento diretto del pagamento. (fig. 17) Figura 17 Il pagamento avrà la causale riferita appunto ai Servizi Scolastici. Figura 18