PROCEDURA PER L ACCESSO, LA CONSULTAZIONE E LA RIPRODUZIONE DI COPIE DI DOCUMENTAZIONE STORICA

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1 PROCEDURA PER L ACCESSO, LA CONSULTAZIONE E LA RIPRODUZIONE DI COPIE DI DOCUMENTAZIONE STORICA 0 Indice: 1. Scopo e campo di applicazione 2. Descrizione delle attività 3. Allegati 4. Riferimenti normativi/deliberazioni aziendali Preparato data: Settembre 2013 S.S. Gestione Documentale Verificato data: 12/09/2013 Responsabile USS Gestione Documentale Approvato data: 19/09/2013 Approvato data: 19/09/2013 Responsabile USC Coordinamento delle Attività Amministrative di Presidio Direttore Amministrativo d Azienda Pag. 1 di 7 Dr.ssa Maria Antonietta Celso Sig.ra Cristina Ariboni Dr.ssa Veronica Bruno Dr. Guido Meregalli Dr.ssa Loredana Luzzi

2 1. Scopo e campo di applicazione La presente procedura nasce con la duplice finalità sia di unificare i principi, gli strumenti e le modalità di accesso, consultazione e riproduzione di copie di documentazione storica dell A.O. G. Salvini sia di illustrarne le modalità operative ed i criteri aziendali stabiliti. La presente procedura, quindi, disciplina l accesso, la consultazione dei documenti conservati presso l Azienda, nonché la riproduzione del materiale, nel rispetto della vigente normativa nazionale sulla tutela, conservazione e valorizzazione dei beni culturali di cui al d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e successive modificazioni in tema di archivi. Si precisa che gli archivi e i singoli documenti delle pubbliche amministrazioni, in quanto soggetti, ai sensi del d.lgs. n. 42/2004, al regime di demanio pubblico sono inalienabili. L Amministrazione provvede alla loro tutela nei modi e nelle forme previsti dalla legge. Il presente documento è destinato sia al personale interno referente degli Archivi Storici che a persone esterne interessate a qualsiasi titolo alla consultazione e rilascio di copia della documentazione storica. 2. Descrizione delle attività 2.1. MOVIMENTAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE STORICA DAGLI ARCHIVI DELLA A.O. GUIDO SALVINI La movimentazione della documentazione storica dagli archivi della A.O. G. Salvini avviene per effettuarne la copiatura al fine di rilascio di copia e/o per consultazione. La movimentazione avviene a seguito della presentazione di formale e specifica istanza alla secondo le modalità di seguito specificate RILASCIO COPIA DOCUMENTAZIONE STORICA Le procedure di rilascio di copia della documentazione storica deve rispettare i contenuti del relativi regolamenti aziendali. La per il tramite dei referenti degli Archivi Storici della A.O.Guido Salvini rilascia copia della documentazione storica di interesse. La riproduzione di materiale archivistico può essere autorizzata a fini personali, di Pag. 2 di 7

3 studio, scientifici, culturali e commerciali, secondo quanto disposto dagli articoli 108 e 109 del d.lgs. n. 42/2004 e successive modifiche. Al fine del rilascio di documentazione di interesse storico, il richiedente dovrà compilare l apposita modulistica pubblicata nella sezione Amministrazione trasparente Attività e Procedimenti Tipologie di Procedimento sul sito internet della A.O. G. Salvini. La riproduzione fotostatica dei documenti è svolta dal personale interno all Amministrazione e il rilascio delle copie richieste avviene previo pagamento della copia, secondo le modalità di seguito indicate: le spese di fotoriproduzione ammontano a 15,00 (spese di segreteria) a cui sommare 0.10 per ogni foglio in formato A4 e 0.20 per formati diversi; le suddette spese devono essere pagate presso lo sportello bancario della Banca Popolare di Milano presente nell'atrio centrale; la copia richiesta potrà essere ritirata presso lo stesso Ufficio o ricevuta a casa per posta pagamento in contrassegno. Il modulo di richiesta dovrà pervenire alla S.S. Gestione documentale che provvederà alla protocollazione ed al successivo inoltro dell istanza alla Soprintendenza Archivistica per la Lombardia per le autorizzazioni necessarie. Successivamente al parere della Soprintendenza Archivistica per la Lombardia la suddetta Struttura Semplice di Gestione documentale, provvederà, o meno, al rilascio della documentazione storica di interesse come segue: Fotocopiatura di tutta la documentazione storica disponibile. Effettuata la copiatura tutti i fogli vengono numerati progressivamente a mano e viene apposto un timbro con la denominazione dell Azienda. Sul retro dell ultimo foglio viene apposto l apposito timbro per l autentica sul quale va riportata la data di fotocopiatura ed il numero complessivo di fogli. Nell ultima pagina del frontespizio, nell apposito spazio, viene indicato: il nome del richiedente della copia; la data di fotocopiatura; il numero di protocollo della richiesta; il numero di pagine della fotocopia. Le copie della documentazione storica saranno autenticate dal Dirigente preposto che apporrà la firma sul timbro posto nell ultima pagina della copia e nell apposito spazio o timbro apposto nell ultima pagina del frontespizio. Pag. 3 di 7

4 Le copie firmate vengono poste in buste, chiuse da un apposito sigillo, e rese disponibili per la consegna all utente. Si precisa che le riproduzioni dei documenti, in qualsiasi formato acquisiti, non possono essere duplicate e ulteriormente riprodotte, ovvero utilizzate per scopi diversi da quelli dichiarati al momento della domanda, senza preventiva autorizzazione. A tal fine, nella richiesta di riproduzione di materiale archivistico strettamente a scopo personale o di studio, il richiedente dovrà sottoscrivere un impegno relativo alla non divulgazione, diffusione, pubblicazione e concessione delle copie ottenute. 2.3 CONSULTAZIONE Relativamente alla consultazione della documentazione storica si procederà, come indicato al punto 2.2, a formulare apposita istanza e ad attendere autorizzazione da parte della Soprintendenza Archivistica. La consultazione dei documenti conservati avviene in apposite sale della Direzione aziendale e sotto la sorveglianza del personale addetto. Le modalità di consultazione dei documenti sono stabilite dalla presente procedura e da quanto disposto dalla vigente normativa in materia, con particolare riferimento al d.lgs. n. 42/2004. Durante la consultazione dei documenti è vietato: usare stilografiche o altre penne a inchiostro; scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti; apporre segni o numerazioni sulle carte; fumare; l uso dei telefoni cellulari; introdurre in sala cibi e bevande. In ogni caso, l utente deve rispettare il silenzio in sala e deve maneggiare il materiale con ogni cautela. L utente è responsabile dell eventuale deterioramento del materiale documentario avuto in consultazione. In caso di contestata negligenza o danneggiamento del materiale documentario, l utente può essere allontanato dalla sala di consultazione e privato dei diritti di consultazione e di accesso all Archivio storico per il tempo che l Amministrazione riterrà di stabilire, con contestuale comunicazione alla Soprintendenza archivistica per la Lombardia. In tali casi, l utente dovrà rifondere il danno sulla base delle fatture prodotte dall Amministrazione a seguito dei lavori di restauro resisi necessari. Chiunque si renda colpevole di sottrazione o di guasti volontari verrà denunciato Pag. 4 di 7

5 all autorità giudiziaria nonché escluso temporaneamente o, in relazione alla gravità, perpetuamente dall Archivio storico, con apposito provvedimento. Le norme che regolano l accesso alla consultazione devono essere rispettate anche dagli utenti che facciano ricerca per scopi personali, non riconducibili a motivi di studio o a fini amministrativi. Per motivi di comprovata necessità o per inosservanza delle norme stabilite dal presente procedura, il Responsabile dell Archivio storico può negare, sospendere o revocare l autorizzazione alla consultazione. Gli utenti che fruiscono del servizio di consultazione per tesi, studi, progetti, pubblicazioni o eventi sono tenuti a citare le fonti utilizzate e a consegnare, all Archivio storico, copia degli elaborati prodotti, anche in formato digitale o altra forma. Tali copie depositate presso l Archivio storico, salvo il caso delle pubblicazioni, sono consultabili solo previo consenso dell autore. 3. Allegati argomento note conservazione Allegato 1 Richiesta copia di Disponibile sul sito internet ILLIMITATO documentazione storica aziendale Allegato 2 Richiesta consultazione Disponibile sul sito internet ILLIMITATO aziendale 4. Riferimenti normativi/deliberazioni aziendali Le disposizioni della presente procedura abrogano e/o sostituiscono le previgenti disposizioni interne in materia di accesso agli archivi storici. Per quanto non precisato nella presente procedure si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi storici e loro consultazione con particolare riferimento al d.l.gs. n. 42/2004 e successive modificazioni, recante codice dei beni culturali e al d.lgs. n.196/2003 e successive modifiche, recante codice in materia di protezione dei dati personali. La presente procedura entra in vigore il giorno stesso della sua emanazione. Pag. 5 di 7

6 Alla S.S. GESTIONE DOCUMENTALE DATA. Il sottoscritto.. nato a...il..... residente in..tel... chiede il consultare la documentazione relativa a: per la seguente motivazione: FIRMA I dati contenuti in questo documento sono strumentali all attività sanitaria e amministrativa, sono utilizzati per compiere specifici obblighi previsti da normative, avranno trattamento in conformità a quanto prescrive la legge sul trattamento dei dati personali e le disposizioni attuative della medesima legge. (D.Lgs 196/2003) Pag. 6 di 7

7 Alla S.S. GESTIONE DOCUMENTALE DATA. Il sottoscritto.. nato a...il..... residente in..tel... chiede il rilascio di copia della documentazione relativa a: FIRMA ALLEGARE COPIA DEL CERTIFICATO D IDENTITA DEL RICHIEDENTE N.B. La consegna di quanto sopra richiesto sarà effettuata solo dietro presentazione di regolare documento d identità. In caso di delega sono tassativamente richiesti il documento d identità del richiedente e del titolare della certificazione. PERSONA DELEGATA AL RITIRO DELLA DOCUMENTAZIONE SPEDIZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AL SEGUENTE INDIRIZZO.... RISERVATO ALL UFFICIO COMPETENTE Pagamento effettuato il..bolla N... Ritiro avvenuto il... Ritirante. I dati contenuti in questo documento sono strumentali all attività sanitaria e amministrativa, sono utilizzati per compiere specifici obblighi previsti da normative, avranno trattamento in conformità a quanto prescrive la legge sul trattamento dei dati personali e le disposizioni attuative della medesima legge. (D.Lgs 196/2003) Pag. 7 di 7