Piattaforma di booking online per il sito Manuale d uso

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1 Piattaforma di booking online per il sito Manuale d uso Vers

2 1 Indice Premessa... 2 Modalità di presenza sulla piattaforma di booking... 2 Configurazione ed utilizzo del sistema... 2 Requisiti d accesso indispensabili... 2 Requisiti d accesso consigliati... 3 Prima di iniziare... 4 Attivazione dell account... 5 Link utili... 5 Configurazione account booking online... 6 Configurazione... 6 Tipi di camere/alloggi... 7 Tariffe e disponibilità... 8 Servizi extra... 9 Planning... 9 Prenotazioni... 9 Richieste Esempi di mail inviate dal sistema Cosa fare se Contatti... 14

3 2 Premessa La piattaforma di booking per il sito è un sistema di prenotazione online messo a disposizione gratuitamente dalla Regione Toscana a tutte le strutture ricettive del territorio. E stata progettata e sviluppata da Fondazione Sistema Toscana. Modalità di presenza sulla piattaforma di booking on line Nella sezione Dove Dormire del sito sono presenti tutte le strutture ricettive della Toscana, suddivise in Strutture on line e Altre strutture. Le prime sono quelle iscritte al servizio di booking on line. Le seconde sono tutte le altre strutture ricettive presenti comunque di diritto su nella sezione Dove Dormire -> Altre strutture. La presenza delle strutture online sulla piattaforma di booking può avvenire in due modi: - Struttura prenotabile con conferma immediata: il visitatore può prenotare direttamente il suo soggiorno versando un acconto. - Struttura prenotabile senza conferma immediata: il visitatore può inviare solamente una richiesta di prenotazione. Configurazione ed utilizzo del sistema Requisiti d accesso indispensabili I requisiti indispensabili per poter accedere al servizio sono tre: 1) Essere in possesso del codice regionale di struttura (che viene usato come codice utente nel sistema di booking). Questo codice viene rilasciato al momento della registrazione presso l Ufficio Provinciale del Turismo (U.P.T.). Ne consegue che solo le strutture registrate presso il suddetto ufficio possono accedere al booking online. Il codice non è modificabile e qualora fosse stato perso o dimenticato può essere recuperato richiedendolo presso l ufficio provinciale di competenza oppure seguendo l apposita procedura online direttamente da (vedere link utili ). 2) Nella registrazione presso l U.P.T., viene anche indicato un indirizzo ufficiale della struttura. A questo indirizzo di ufficiale vengono inviate tutte le comunicazioni di attivazione dell account e di gestione (p.es. cambio password) del booking online. Eventuali cambiamenti dell indirizzo di ufficiale devono essere comunicati solo ed esclusivamente all U.P.T. e non alla Fondazione Sistema Toscana o altro Ente o soggetto, in quanto solo gli Uffici provinciali sono autorizzati al trattamento ed alla modifica di questi dati.

4 3 3) Avere affettuato la trasmissione online, alla Provincia, dei dati relativi al movimento turistico nella propria struttura; nel caso questo adempimento non sia stato fatto l impresa si impegna a dotarsi delle necessarie tecnologie e a procedere alle trasmissioni online entro 3 mesi dall inserimento della propria struttura sulla piattaforma di booking. Requisiti d accesso consigliati 1) Essere in possesso di un POS online, per l accredito degli importi relativi alle prenotazioni o, in alternativa, essere registrato presso il servizio Pay Pal. Al momento, l integrazione con i POS online è attiva per Monte dei Paschi di Siena, Banca Sella, BCC e MonetaWeb - SETEFI. Nel caso non siate in possesso di un POS online, il sistema non permetterà ai visitatori di effettuare la prenotazione ma si limiterà ad inviare alla struttura una richiesta di informazioni.

5 4 Prima di iniziare Nel momento in cui inizierete a configurare la vostra struttura nel sistema di booking online vi consigliamo di avere disponibili alcune informazioni indispensabili per poter procedere: 1) Il codice regionale di struttura (nel formato ALB0027 che verrà utilizzato per accedere al sistema). Nel caso non siate in possesso di questa informazione, che viene solitamente stampata nel modello Comunicazione prezzi e servizi che gli uffici provinciali inviano alle strutture, potete rivolgervi all Ufficio Provinciale del vostro territorio o seguire direttamente dall area operatori di la procedura per la richiesta online(vedere link utili ). 2) L'accesso (nome utente e password) alla casella di comunicata al momento della registrazione presso l'ufficio Provinciale del Turismo poiché la password di accesso al sistema di booking vi verrà inviata a questo indirizzo. 3) La descrizione della propria struttura in Italiano ed in Inglese (testo di circa 150/200 parole). 4) L indirizzo di al quale volete che arrivino le notifiche di prenotazione e cancellazione (se differente da quello indicato in fase di registrazione agli Uffici Provinciali). 5) Dieci fotografie in formato gif/jpg di dimensioni inferiori a 1MB. 6) Il testo delle Cancellation policy e quello delle condizioni di No show in Italiano ed in Inglese. 7) La tipologia degli alloggi (camere, appartamenti, piazzole ) e dei trattamenti previsti, nonché il loro costo nei vari periodi dell anno che andrete a definire (es: alta/media/bassa stagione). 8) Le informazioni relative al sistema di pagamento che la vostra banca vi mette a disposizione (ad oggi le banche disponibili sono Banca Sella, Monte dei Paschi di Siena), BCC e/o PayPAL (se desiderate attivare la modalità di prenotazione online). NB: queste informazioni sono necessarie (tutte obbligatorie) per poter completare la registrazione al sistema di booking online e pubblicare quindi la vostra struttura.

6 5 Attivazione dell account Una volta stabilito il possesso dei requisiti fondamentali occorre procedere all attivazione dell account che permette l accesso al sistema di booking, nell Area Operatori all indirizzo eseguendo le seguenti operazioni: 1) Cliccare su Attivazione e accesso 2) Attivazione del servizio e richiesta password di accesso (la prima volta) 3) Inserire il codice regionale nel campo Codice Regionale della Struttura. Questo è il vostro codice utente che dovrete riutilizzare ad ogni successivo accesso. 4) Inserire il codice antispam (appare sulla videata e va solo copiato nell apposito spazio) 5) Cliccare su Richiedi. Il sistema invia in automatico all indirizzo ufficiale della struttura un messaggio con le istruzioni per definire la password e, quindi, completare la procedura. L account di booking online è quindi adesso attivo ed utilizzabile ed a questo punto è necessario iniziare ad inserire le informazioni relative alla vostra struttura. Link utili Di seguito alcuni link utili: - Area operatori: - Richiesta codice struttura: - Attivazione struttura: - Accesso booking: - Rigenerazione password:

7 6 Configurazione Account Booking online Una volta attivato l account di booking online, per inserire i dati della struttura è necessario accedere al sistema collegandosi all Area Operatori e cliccare su Booking: accesso operatori. Una volta effettuato il log in si accede alla pagina iniziale del booking on line da cui è possibile accedere rapidamente a tutte le funzioni principali. Configurazione Premessa I dati anagrafici della struttura ricettiva (p.es. denominazione, indirizzo, dati di contatto, ufficiale) provengono dall U.P.T. e non sono modificabili se non dall U.P.T. Ogni altro dato o informazione può invece essere inserito e gestito online dalle strutture stesse. Dati generali 1) DATI STRUTTURA: non sono modificabili 2) SERVIZI: descrizione dei servizi disponibili presso la struttura. Alcune di essi sono già pre-selezionati secondo i dati provenienti dall U.P.T. Le selezioni dei servizi possono essere modificate in base alle caratteristiche delle strutture. Si salva cliccando su modifica. 3) DESCRIZIONI: in questo spazio si va ad inserire la descrizione della struttura, sia in lingua italiana che in inglese. Si può fare un copia incolla da un testo precedentemente preparato (utilizzare il pulsante copia come testo sulla barra dei pulsanti) oppure inserire direttamente il testo nell'apposito spazio. Si salva cliccando su "modifica". 4) IMMAGINI: sono un massimo di dieci. La prima di queste immagini viene visualizzata nell elenco delle strutture (ad esempio tra i risultati di ricerca) e nella scheda di dettaglio di ogni singola struttura. Le altre immagini vengono inserite nella gallery. Tutte le immagini, fino al limite previsto, possono essere gestite direttamente dalle strutture: si possono caricare, cancellare e riordinare online. Si salva cliccando su modifica. 5) PARAMETRI E PRENOTAZIONI: qui si inserisce l indirizzo di a cui vengono inviate le notifiche di prenotazioni e cancellazioni. Altri dati da inserire riguardano la percentuale di acconto prevista (al momento della prenotazione il sistema calcola in automatico l'importo da versare come acconto) ed il numero di fasce per i bambini se sono previsti sconti in tal senso. Si salva cliccando su modifica.

8 7 6) MAPPA: il nostro sistema utilizza Google Maps. La mappa deve essere posizionata sul luogo dove si trova la struttura. Si può posizionare manualmente o tramite ricerca in base all indirizzo completo. Si salva cliccando su modifica. 7) PAGAMENTI: al momento esistono due modalità per il pagamento degli acconti delle prenotazioni: POS online e servizio Pay Pal. Ciascuna struttura può attivarne una e nel caso che non ne venga specificata alcuna, il sistema provvede solamente ad inviare via al gestore della struttura una richiesta di informazioni senza effettuare prenotazioni o transazioni. I dati richiesti per la configurazione dei POS online vengono forniti direttamente dalla banca e devono essere riportati correttamente. Al momento, l integrazione con i POS online è attiva per Monte dei Paschi di Siena, Banca Sella, BCC e MonetaWeb - SETEFI. Nota: Fondazione Sistema Toscana, Toscana Promozione e la Regione Toscana, non svolgono alcun ruolo nelle operazione di accredito tramite POS online e/o Pay Pal. Ogni operazione effettuata viene comunque registrata ed è tracciabile. 8) FRASI E POLICIES: qui devono essere inserite le condizioni di cancellazione di no show. Si salva cliccando su modifica. 9) TEMPLATE qui si prevede la possibilità di inserire un testo da aggiungere un messaggio nella che arriva al momento della conferma di prenotazione. Non e' obbligatorio inserirlo ma, se si inserisce, si salva cliccando su modifica. Tipi di camere/alloggi In tipi di camere si inseriscono le tipologie di alloggi disponibili (ad es. doppia, singola, singola, suite, appartamento ecc.). Nel caso in cui si tratti di appartamenti si può inserire o la tipologia di appartamento (es. appartamento bilocale) oppure il nome dell appartamento (es. narciso). Si entra in "Nuovo tipo di camera" e si inserice: - Tipo di camera in italiano - Tipo di camera in inglese - Numero di persone - Tariffazione A Camera: se l alloggio ha un prezzo fisso A persona: se il prezzo dell alloggio dipende dal numero di persone Si salva cliccando su inserisci. La tipologia viene visualizzata in "Tipi camere inseriti", da dove è possibile cancellare o modificare i suddetti dati. NB. In Tipi di camere va inserita esclusivamente la tipologia degli alloggi disponibili e non la quantità. (Es. se si dispone di 5 camere doppie va inserita una volta sola la tipologia Camera doppia ; la quantità va specificata più avanti in Tariffe e disponibilità.)

9 8 Trattamenti Per trattamenti si intende ad esempio Solo pernottamento, Pernottamento con colazione, Mezza pensione, Pensione completa. Si inseriscono in "Gestione Trattamenti" e quindi si specifica il prezzo in "Prezzi Trattamenti". I "Prezzi Trattamenti" sono intesi a persona e vengono definiti in base al calendario, che si apre a partire dal mese in corso. I prezzi dei trattamenti vengono inseriti definendo prima un periodo (ad es. dal 01/04 al 30/04) e poi completando con il prezzo dei singoli trattamenti in quel periodo. E indispensabile inserire il prezzo di tutti i trattamenti in quanto nel sistema di booking i visitatori vedono un prezzo finale che è dato dalla somma del prezzo della camera (inserito in tariffe e disponibilità vedi oltre) e del prezzo trattamento. Ad esempio se il prezzo della camera doppia è 100,00 e la prima colazione a 20.00, il prezzo finale di una doppia con due persone calcolato dal booking online è 140,00. Tariffe e Disponibilità Qui si inserisce il prezzo degli alloggi in base alle tipologie di camere precedentemente inserite (vedi sopra Tipi di Camere ). I prezzi delle camere possono essere definiti a camera o a persona, a seconda di quanto indicato come tipologia di camere. I prezzi vengono definiti in base al calendario, che si apre a partire dal mese in corso e si devono inserire definendo il periodo (ad es. dal 01/04 al 30/04) - Il prezzo: tariffa della camera al giorno - La disponibilità: il numero di camere per ogni tipologia di camera disponibile in quel periodo - Il minimum stay: il numero minimo di pernottamenti richiesti dalla struttura (non è obbligatorio). NB. Inserendo il MS la struttura risulterà disponibile (e quindi con il pallino verde) solo per ricerche di soggiorno uguali o maggiori a tale durata. E indispensabile inserire il prezzo di tutte le camere previste dalla tipologia: le camere prive di indicazione di prezzo non saranno prenotabili. Si salva cliccando su "Modifica". Con "Modifica disponibilità e tariffe" si possono modificare i prezzi e/o le disponibilità inserite (occorre sempre prima indicare il periodo che vogliamo modificare). Se ad esempio si ricevono le prenotazioni anche con altri mezzi (altri portali, , telefono, agenzia ), è necessario entrare in questa area per modificare la disponibilità delle camere. Per azzerare la disponibilità di una o più camere/alloggi (sia in caso di esaurimento delle stesse che di chiusura della struttura per un determinato periodo)è sufficiente inserire 0 nella casella disponibilità. La disponibilità delle camere viene modificata automaticamente solo a

10 9 seguito delle prenotazioni effettuate tramite il booking online. Servizi extra E possibile gestire i servizi aggiuntivi che la struttura offre definendo la tariffazione una tantum o a notte. La definizione dei servizi aggiuntivi è facoltativa. Planning In questa sezione vengono visualizzate (sempre con suddivisione mensile) le prenotazioni che sono state ricevute. Le prenotazioni caratterizzate dal colore verde sono quelle il cui pagamento è andato a buon fine, contrariamente a quelle caratterizzate dal colore rosso. Prenotazioni Qui invece abbiamo l'elenco generale delle prenotazioni ricevute con i relativi dettagli (nominativo, data di ricevimento della prenotazione, durata e costo del soggiorno, tipologia di camera prenotata ecc.). Anche in questo caso il colore rosso identifica i pagamenti non andati a buon fine. Cancellazione prenotazioni Da qua è possibile cancellare le prenotazioni cliccando sull apposita icona. Una volta cancellata la prenotazione sarà inviata in automatico una mail di notifica al visitatore (cliente?) ed il booking online registrerà ciascuna cancellazione e rimetterà le camere in disponibilità. Stessa procedura (mail e rimessa in disponibilità delle camere) in caso la cancellazione della prenotazione avvenga da parte del cliente Il booking online NON effettua lo storno degli importi pagati per la prenotazione in caso di cancellazione: questa operazione deve essere fatta manualmente dalla struttura tramite le interfacce del POS online o del servizio Pay Pal. Elenco Richieste Le strutture che non hanno configurato alcun sistema di pagamento online riceveranno delle richieste di prenotazione. Qui si trovano tutte le richieste ricevute con i relativi dettagli (nominativo, indirizzo , data di ricevimento della richiesta, durata e costo del soggiorno, tipologia di camera prenotata ecc.).

11 10 Esempi di inviate dal sistema 1. che il gestore della struttura riceve per completare la registrazione Gentile HOTEL DELLA VALLE, benvenuto nel sistema di booking del sito Cliccando su questo link, potrà completare la registrazione al servizio semplicemente inserendo il suo nome utente (che coincide con il codice regionale di struttura) e scegliendo una password. Grazie e buon lavoro. Lo staff di di conferma prenotazione inviata al cliente ed al gestore della struttura: Gentile Mario Rossi, le confermiamo la prenotazione numero 51 effettuata in data 25/05/2010 per la struttura HOTEL IL PRINCIPINO Via della Repubblica, 8 Camaiore LU Telefono: reception@ilprincipino.info Dettaglio della prenotazione Data arrivo: 30/05/2010 Data partenza: 31/05/2010 Giorni di soggiorno:1 Alloggio #1 :Singola 1 Adulti 0 Bambini Trattamento: Prima colazione Acconto: 2.17 Totale: Note e servizi aggiuntivi: Ora arrivo: Intestatario prenotazione Nome e cognome: Mario Rossi Indirizzo: Via MArrozzi Cagliari CA Telefono : mario.rossi@myposta.com Per stampare il voucher seguire questo link: ncopallo@pallino.it&lingua=it ATTENZIONE! E' NECESSARIO STAMPARE IL PRESENTE VOUCHER E PRESENTARLO PRESSO LA STRUTTURA PER USUFRUIRE DELLA PRENOTAZIONE di cancellazione prenotazione inviata al cliente (il gestore vede le richieste di cancellazione sul proprio pannello di controllo) Gentile Mario Rossi, le confermiamo la cancellazione avvenuta il 25/05/ :57:11 AM della prenotazione numero 51 per la struttura HOTEL MERLINO POP Grosseto GR

12 11 Telefono: Dettaglio della prenotazione Data arrivo: 30/05/2010 Data partenza: 31/05/2010 Giorni di soggiorno:1 Alloggio #1 :Singola Trattamento: Prima colazione Acconto: Totale: Note e servizi aggiuntivi: Intestatario prenotazione Nome e cognome: Mario Rossi Indirizzo: Via Locatello Arezzo AR Telefono : mario.rossi@@tua .it Per visualizzare il voucher seguire questo link: rio.rossi@tua .it&lingua=it

13 12 Cosa fare se 1- La struttura è stata inserita nel booking ma non esce tra i risultati di ricerca Verificare il minimum stay: se è stato inserito un minimum stay la struttura compare solo per ricerche di soggiorno di durata uguale o superiore (es. MS 3 notti la struttura è tra i risultati di una ricerca di tre notti in su). Verificare se è stata lasciata la spunta su prenotabili : Se il MS è maggiore dei giorni di soggiorno ricercati o se non ci sono più camere disponibili/non sono state inserite la struttura risulta con il pallino rosso, ovvero non prenotabile. Conseguentemente non appare tra i risultati della ricerca. Verificare se la presenza della spunta su conferma immediata : le strutture prenotabili con conferma immediata sono solo quelle disponibili per il periodo richiesto e che hanno configurato un sistema di pagamento on line. Se si è messo la spunta su conferma immediata ma non si è configurato alcun sistema di pagamento la struttura non compare tra i risultati della ricerca. 2- Non si trova il codice struttura In caso di smarrimento del codice struttura è prevista una procedura online per il recupero dello stesso. (vedi link utili) 3- Non si trova la password E prevista un apposita procedura online per il recupero della stessa (vedi link utili) 4- Durante l attivazione compare il messaggio Per la struttura con codice ************* non risulta comunicata un' ufficiale. Rivolgersi all'ufficio competente.. Significa che non è stato comunicato in Provincia un indirizzo ufficiale; è necessario perciò rivolgersi all UPT di competenza. 5- Sono errati i dati della struttura Se un dato tra i Dati struttura (ad esempio numero di telefono, indirizzo, classificazione ecc..) è errato è necessario rivolgersi all UPT di competenza. 6- Non si vuole che la struttura sia direttamente prenotabile Perché una struttura non sia direttamente prenotabile è sufficiente selezionare nessun gateway bancario in pagamenti. 7- La struttura è chiusa/piena per un certo periodo Basta andare in tariffe e disponibilità, selezionare il periodo di riferimento, inserire 0 in disponibilità e cliccare modifica. Contatti - Numero Verde Attivo da lunedì a venerdì dalle 09:30 alle 13:30 - booking@intoscana.it