PROCEDURE E REGOLAMENTO PER LA PRESENTAZIONE E LA CONDUZIONE LOCALE DELLE SPERIMENTAZIONI CLINICHE E DEGLI STUDI OSSERVAZIONALI

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1 Azienda Ospedaliera Istituti Clinici di Perfezionamento Ospedale di rilievo nazionale e di alta specializzazione convenzionato con l Università degli Studi di Milano PROCEDURE E REGOLAMENTO PER LA PRESENTAZIONE E LA CONDUZIONE LOCALE DELLE SPERIMENTAZIONI CLINICHE E DEGLI STUDI OSSERVAZIONALI INDICE 1.0 Introduzione e aspetti generali pagina Impostazione e presentazione degli studi pagina Richieste di parere per sperimentazioni cliniche pagina Richieste di parere per studi osservazionali pagina Valutazione di fattibilità locale dello studio pagina Adempimenti amministrativi locali dopo l espressione pagina 3 del parere del CE 7.0 Obblighi per lo sperimentatore pagina Competenze della U.O. di Farmacia pagina Aspetti Economici pagina Introduzione e aspetti generali A seguito della modifica della normativa nazionale sui Comitati Etici e alla successiva riorganizzazione regionale (DGR Salute n.5493 del 25/06/2013), le competenze nel merito dell espressione del parere sulle sperimentazioni e sugli studi osservazionali, del Comitato Etico degli ICP, sulla base della collocazione territoriale, sono confluite nel Comitato Etico di Milano Area C, avente come referente l Azienda Ospedaliera di Niguarda. Pertanto alcune attività specifiche prima in carico al nostro Comitato Etico, sono ora svolte da questo nuovo CE che sarà competente per i pareri sulle sperimentazioni cliniche e sugli studi osservazonali che saranno svolti nei presidi ospedalieri e territoriali della nostra Azienda Ospedaliera. Permangono comunque a carico degli ICP gli aspetti organizzativi e autorizzativi sulle sperimentazioni relativi alle fasi antecedenti sulla fattibilità tecnica ed economica e successive alla espressione del parere, con la delibera della sperimentazione e della eventuale convenzione e con il monitoraggio del suo svolgimento. Questi cambiamenti obbligano necessariamente a modificare le modalità di presentazione degli studi come di seguito indicato. 1.1 Studi clinici ed osservazionali sponsorizzati (profit) Per questi studi, il promotore dovrà inserire il protocollo e tutti gli allegati, direttamente nell applicativo web del CE di Milano Area C. Una copia cartacea della documentazione dovrà essere inviata alla Segreteria Locale del CE, (Farmacia ICP PO Bassini). Lo Sperimentatore e il Direttore della UO coinvolta nello studio, dovranno presentare la domanda al Direttore Generale dell A.O. I.C.P. per l effettuazione dello studio,

2 compilando l apposito modulo di richiesta (Allegato 1) e il modulo per l analisi della fattibilità locale dello studio (Allegato 2). 1.2 Studi clinici ed osservazionali no profit Per questi studi, promossi dai singoli sperimentatori, da società scientifiche e da organismi istituzionali, per i quali non esiste una struttura che si fa carico della presentazione del protocollo e dei documenti necessari, il promotore dovrà presentare questi documenti in singola copia alla Segreteria Locale del CE che provvederà al loro inserimento nell applicativo web del CE di Milano Area C. Anche in questo caso e a maggior ragione, lo Sperimentatore e il Direttore della UO coinvolta, dovranno compilare la domanda per l effettuazione dello studio (Allegato 1) e il modulo per l analisi della fattibilità locale dello studio (Allegato 2). La Segreteria Locale del CE sarà a disposizione per supportare gli sperimentatori alla presentazione di protocolli coerenti, formalmente corretti e completi nella documentazione da allegare. 2.0 Impostazione e presentazione degli studi I trial clinici e gli studi osservazionali sono ammessi presso le Unità Operative dell'azienda Ospedaliera degli Istituti Clinici di Perfezionamento e sono eseguiti durante l'orario di lavoro, compatibilmente alle attività previste nei piani di lavoro, su proposta del Direttore dell Unità Operativa di riferimento. Il responsabile della sperimentazione, se del caso, si avvarrà della collaborazione di altri professionisti e ne concorderà con i relativi responsabili le modalità di partecipazione allo studio; di tale collaborazione dovrà informare l AO ICP mediante compilazione dell allegato 2. Per le sperimentazioni cliniche e gli studi osservazionali condotti presso l A.O. I.C.P. i pareri verranno espressi dal Comitato Etico di Milano Area C. Questo CE opera in accordo con la normativa europea, nazionale e regionale e secondo lo specifico regolamento che questo Comitato Etico si è dato ed è competente per l emissione del Parere in merito alla corrispondenza ai principi etici e tecnico-scientifici dei seguenti ambiti: sperimentazioni cliniche farmacologiche e non farmacologiche studi osservazionali prospettici e retrospettivi; protocolli procedure e percorsi diagnostico-terapeutici; decisioni cliniche (es. uso compassionevole di farmaci) 3.0 Richieste di parere per sperimentazioni cliniche 3.1 La sperimentazione clinica è una procedura avente per oggetto di studio il paziente e per obiettivo la conferma della validità di interventi medici volti a migliorare la risposta e la qualità di un trattamento sanitario di carattere farmacologico o non farmacologico. La metodologia con cui procedere alla valutazione dell efficacia del trattamento e del sicuro impiego di nuove sostanze o dispositivi medici, obbedisce ai principi della sperimentazione scientifica che rappresenta la sola base di affidabile conoscenza. La sperimentazione clinica o clinical trial rappresenta, quindi, una forma di esperimento pianificato condotto su pazienti e disegnato allo scopo di definire quale sia il migliore dei trattamenti possibili per i futuri pazienti affetti da una specifica condizione patologica. La pianificazione della sperimentazione clinica prevede che ipotesi sperimentale, osservazione, misurazione, classificazione dei dati ed interpretazione dei risultati obbediscano a criteri di rilevanza scientifica, fattibilità etica e correttezza metodologica che devono essere valutati dal CE. 3.2 Questa attività è disciplinata dal Decreto Legislativo n.211 del 24 giugno 2003 Attuazione della Direttiva 2001/20/CE relativa all applicazione della buona pratica clinica nell esecuzione delle sperimentazioni cliniche di medicinali per uso clinico e dal Decreto Ministeriale 17 dicembre 2004 Prescrizioni e condizioni di carattere generale, relative all'esecuzione delle sperimentazioni cliniche dei medicinali, con particolare 2

3 riferimento a quelle ai fini del miglioramento della pratica clinica, quale parte integrante dell'assistenza sanitaria e relativo agli studi no profit. 3.3 La documentazione richiesta per tutte le tipologie di studi clinici è quella stabilita dalle norme sopra citate e dal regolamento del CE di Milano Area C ed è riportata nella domanda dello sperimentatore (Allegato 1). 3.4 Per tutti gli studi clinici è obbligatoria la copertura assicurativa, così come prevista dal Decreto Ministeriale 14 luglio 2009 Requisiti minimi per le polizze assicurative a tutela dei soggetti partecipanti alle sperimentazioni cliniche dei medicinali. 4.0 Richieste di parere per studi osservazionali 4.1 Per studi osservazionali si intende qualsiasi studio di natura farmacologica, o epidemiologica, oppure procedurale, o relativo a dispositivi medici o protocolli diagnostici, nei quali prevale la componente osservazionale rispetto ad attività di tipo interventistico. 4.2 Questi studi in ambito farmacologico prevedono ad esempio che i medicinali siano prescritti conformemente alle condizioni fissate dall autorizzazione all immissione in commercio e prima dell arruolamento del paziente nello studio. Il CE procede ad una formale approvazione/non approvazione o alla presa d atto della notifica in conformità alla Determinazione del 20 marzo 2008 dell Agenzia Italiana del Farmaco Linee guida per la classificazione e conduzione degli studi osservazionali. 4.3 Per gli studi di coorte prospettici è richiesta la formale approvazione del CE. Per le altre tipologie di studi osservazionali, con particolare riferimento agli studi retrospettivi, sarà sufficiente, da parte del proponente la notifica al CE; resta inteso che il CE ha comunque facoltà di valutare tutti gli aspetti degli studi (anche solo notificati), segnalando eventuali incongruità. 4.4 La documentazione richiesta per tutte le tipologie di studi osservazionali è riportata nella domanda dello sperimentatore (Allegato 1). 4.5 Anche per gli studi osservazionali possono essere previsti protocolli presentati da un promotore avente interessi (profit) o studi promossi dai singoli sperimentatori o da istituzioni o Società Scientifiche (studi no profit). La modulistica necessaria per la presentazione al CE di questi studi è indicata nell allegato Per tutti gli studi osservazionali non è prevista la copertura assicurativa. 5.0 Valutazione di fattibilità locale dello studio 5.1 Sulla base della modulistica compilata e soprattutto per gli studi no profit, per i quali sono previsti costi, la Segreteria Locale del CE, provvederà a stralciare e a sintetizzare da ciascun protocollo, quegli elementi da fornire alla Direzione Sanitaria Aziendale, per la valutazione finale di fattibilità tecnico-scientifica ed economica. 5.2 Questa verifica di fattibilità verrà effettuata immediatamente dopo il ricevimento della domanda e il relativo inserimento della stessa nell applicativo informatico locale di gestione delle sperimentazioni, mediante la stampa del documento di sintesi del protocollo ( Sintesi dello studio per la valutazione di fattibilità locale ) prima della seduta del CE, redatto dalla Segreteria locale del CE e valutato dalla Direzione Sanitaria Aziendale. Gli studi con una valutazione positiva di fattibilità, verranno sottomessi al CE stesso per il parere, mentre gli studi con una valutazione negativa non verranno inseriti nell ordine del giorno o, se già inseriti, verranno dichiarati non fattibili al momento della discussione in CE. 6.0 Adempimenti amministrativi locali dopo l espressione del parere del CE 6.1 Il Comitato Etico di Milano Area C, sulla base della documentazione esaminata, emette il proprio parere sullo studio che dovrà essere effettuato presso una struttura degli ICP. 6.2 Tale parere, verrà trasmesso successivamente alla seduta, alla segreteria locale del 3

4 CE degli ICP per la predisposizione, nel caso di parere positivo, della delibera del Direttore Generale e per la firma della convenzione. 6.3 Nel caso di parere negativo del CE, la segreteria locale provvederà ad informare per iscritto lo sperimentatore con la specifica motivazione. 6.4 Il testo di convenzione (in caso di promotore riconducibile a Ditta Farmaceutica o Struttura con scopi di lucro) viene redatto appositamente per regolare i rapporti tra il Promotore e l A.O. I.C.P. su modello regionale e deve essere corredato di una marca da bollo del valore vigente per ogni 100 righe. Viene trasmesso alla Direzione Aziendale insieme alla bozza di deliberazione di recepimento e di autorizzazione all esecuzione dello studio sperimentale. 6.5 Il Direttore Generale dell'a.o. I.C.P. con suo provvedimento di delibera autorizza, le sperimentazioni e ne dà comunicazione alla segreteria locale del C.E. per i provvedimenti conseguenti. 6.6 L'ufficio di segreteria locale del CE predispone la comunicazione dell'avvenuta autorizzazione allo sperimentatore e al responsabile della UO dove si condurrà lo studio (se diverso dallo sperimentatore) e provvederà inoltre ad informare: il Servizio di Farmacia per gli adempimenti di propria competenza (studi farmacologici); la U.O. Gestione Risorse Umane; la U.O. Economico Finanziario; la U.O. Controllo di Gestione; la U.O. Spedalità le altre UO eventualmente coinvolte 6.7 La U.O. Controllo di Gestione provvederà a comunicare allo sperimentatore e alla segreteria locale del CE, i codici da utilizzare per la richiesta di esami clinici e diagnostici che sono previsti, nella convenzione, a carico del promotore per facilitare la contabilizzazione delle prestazioni al termine della sperimentazione. 6.8 La segreteria locale del CE, a conclusione della sperimentazione e a intervalli concordati, dopo verifica della completezza della documentazione relativa agli aspetti clinico-farmacologici, chiede all U.O. Controllo di Gestione la verifica dei costi realmente sostenuti e indicati dallo sperimentatore e, successivamente, all U.O. Economico-Finanziaria l emissione della fattura onnicomprensiva da inviare al Promotore che ha commissionato la sperimentazione. L'importo della fattura terrà conto di quello indicato nella convenzione sottoscritta tra Promotore ed A.O. I.C.P., compresi eventuali oneri aggiuntivi connessi alla ricerca. 6.9 La segreteria redige, registra e trasmette gli atti relativi alla sperimentazione seguendo le indicazioni contenute nelle norme, nelle circolari ministeriali e nella delibera regionale. La segreteria del C.E. è tenuta a conservare tutta la documentazione pertinente la valutazione delle domande di parere per almeno 7 anni (D.L. 06/11/2007 n. 200). 7.0 Obblighi per lo sperimentatore 7.1 Sono vietate le sperimentazioni con oneri completamente a carico del Servizio Sanitario Nazionale, salvo quanto previsto dal Decreto del Ministero della Salute 17/12/ E' vietato qualsiasi rapporto diretto o indiretto fra ricercatori e committenti delle ricerche per quanto riguarda gli aspetti di natura economica della convenzione. I pazienti sottoposti a sperimentazione non possono ricevere alcun compenso, fatti salvi i casi previsti (rimborsi spese e compensazione per mancato guadagno di volontari sani partecipanti alla sperimentazione). 7.3 Nel corso della sperimentazione, in occasione dei monitoraggi sull andamento delle sperimentazioni in corso, il Sanitario responsabile deve rispondere ai quesiti indicati circa lo stato di avanzamento dello studio. 4

5 7.4 Al termine lo sperimentatore dovrà redigere un "Elaborato Finale", nel quale deve essere riassunto l esito dello studio. L Elaborato Finale deve essere trasmesso per i prescritti adempimenti di competenza alla segreteria locale del CE, sia per gli aspetti sanitari che amministrativi/contabili. 7.5 Lo sperimentatore dovrà inoltre segnalare tempestivamente alla segreteria del CE tutte le eventuali reazioni avverse od inattese relative ai pazienti reclutati per lo studio. 8.0 Competenze del Servizio di Farmacia Per le sperimentazioni che hanno come oggetto un farmaco, dopo la fase autorizzativa, la Farmacia svolge specifici compiti per quanto concerne la gestione dei farmaci in sperimentazione e i relativi comparatori: riceve dal Promotore i prodotti da utilizzare nel corso della sperimentazione; verifica che siano corrispondenti a quelli previsti dal protocollo e li custodisce in appositi spazi allo scopo dedicati; registra i farmaci in ingresso in un apposito applicativo informatico ed effettua il monitoraggio continuo delle condizioni di conservazione (registrazione della temperatura ambientale o di frigorifero oppure congelatore) in accordo con le caratteristiche del prodotto; predispone il modulo con il quale lo sperimentatore richiede periodicamente il/i prodotto/i per i soggetti arruolati nello studio; invia i farmaci, richiesti dallo sperimentatore, garantendo la tracciabilità di ogni movimentazione; sorveglia la giacenza e la data di scadenza dei prodotti; recupera, custodisce e rende al Promotore eventuali prodotti non utilizzati o eventuali prodotti scaduti; riceve dallo sperimentatore e/o dalla Segreteria locale del C.E. eventuali segnalazioni di eventi avversi e ne dà comunicazione al Ministero della Salute, alla Direzione Sanitaria ed al Promotore stesso. 9.0 Aspetti Economici 9.1 Tutta la parte economica relativa ai costi e ai compensi per l'esecuzione degli studi sperimentali e osservazionali, gli eventuali oneri necessari a sostenerne le spese, devono essere adeguatamente calcolati e rappresentati dagli sperimentatori nelle apposite sezioni previste dalla modulistica da compilare a cura dello sperimentatore e dal responsabile della Unità Operativa (Allegato 2, sezione A) e indicati dai promotori nella richiesta di autorizzazione. 9.2 I compensi sono, in prima battuta, introitati interamente dall Azienda Ospedaliera a seguito di emissione di fattura e costituiscono un fondo sul conto n del piano dei conti. Per accedere a specifici fondi destinati alla Unità Operativa che effettua lo studio, previa deduzione di tutti i costi affrontati per la conduzione delle sperimentazioni (validati dall U.O. Controllo di Gestione), lo Sperimentatore dovrà presentare preventivamente, nelle sezioni A e B dell Allegato 2, un analitico piano dei costi necessari per sostenere la sperimentazione ed un programma di utilizzazione delle risorse finanziarie, provenienti dalla sperimentazione, con l indicazione delle finalità e degli obiettivi da raggiungere che dovranno essere coerenti con le attività della struttura proponente e nel più ampio interesse dell Azienda. 9.3 Premesso che, così come previsto dall Art. 1 del presente Regolamento, le sperimentazioni si svolgono in orario lavorativo, compatibilmente con le attività di servizio, il finanziamento derivante dalla sperimentazione, depurato dai costi e dalle quote previste dal prossimo punto, si potrà quindi tradurre in benefici per la struttura e per il personale che vi opera (borse di studio, aggiornamento facoltativo, attrezzature ed arredi ed altri beni materiali per la struttura stessa). 5

6 9.4 La quota di finanziamento delle sperimentazioni, da ripartire, è data dal finanziamento globale delle sperimentazioni cui vengono sottratti i costi dettagliati presenti nelle sezioni A dell Allegato 2. La quota così ottenuta, viene ripartita come segue: 70% destinata allo sperimentatore e alla sua equipe; 20% per l Azienda ICP come ulteriore contributo a ristoro di costi non adeguatamente documentati e per la costituzione di un fondo destinato al finanziamento e alla eventuale copertura assicurativa di sperimentazioni no profit. Dal fondo si potranno altresì attingere i finanziamenti destinati alla organizzazione di eventuali corsi di aggiornamento sulla sperimentazione. 5% per la Direzione Sanitaria e per le Direzioni di Presidio, finalizzata al miglioramento delle strutture e delle attrezzature destinate all aggiornamento e alla documentazione. 5% alla Farmacia, come contributo per l acquisto di materiale e di attrezzature di supporto dell attività della segreteria locale del CE, sia come sostegno alle fasi di istruttoria e di monitoraggio delle sperimentazioni, sia a ristoro degli oneri e dei costi derivanti dalla gestione dei farmaci delle sperimentazioni. ALLEGATI RELATIVI ALLA VALUTAZIONE DI FATTIBILITA LOCALE 1 DOMANDA PER L'AUTORIZZAZIONE DI STUDI DA SOTTOPORRE AL COMITATO ETICO 2 FATTIBILITÀ LOCALE DELLO STUDIO, COSTI E FINANZIAMENTI 3 DOCUMENTO DI SINTESI DELLO STUDIO PER VALUTAZIONE DI FATTIBILITA 6