COMUNE DI BONATE SOPRA PROVINCIA DI BERGAMO

Transcript

1 COMUNE DI BONATE SOPRA PROVINCIA DI BERGAMO PIANO DI INFORMATIZZAZIONE delle procedure per la presentazione e compilazione on-line da parte di cittadini ed imprese delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni al comune (art.24 c.3-bis Legge 11/08/2014 n.114)

2 PREMESSA In ottemperanza alle disposizioni di cui all art. 24 del Decreto Legge 24 giugno 2014 n. 90, convertito con Legge 11 agosto 2014, n.114, tutte le pubbliche amministrazioni sono tenute ad adottare, entro sei mesi dalla data di conversione, un Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni online. La redazione del piano costituisce il primo di una serie di adempimenti il cui obiettivo finale è far si che tutte le procedure che coinvolgono gli utenti di servizi del Comune consentano il completamento dell iter, e tutti i passaggi intermedi, esclusivamente attraverso l'uso di mezzi telematici ( servizi di rete, art. 63 del Codice dell Amministrazione Digitale). La disposizione imprime una notevole accelerazione al processo di semplificazione amministrativa e di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione integrando una logica di miglioramento continuo dell'organizzazione e dei processi dell'ente con la tecnologia che oggi è a disposizione sia di chi eroga i servizi che di chi ne usufruisce. Alla luce di quanto sopra esposto il documento costituisce pertanto il Piano di informatizzazione del Comune di Bonate Sopra secondo l art. 24 del DL 90/2014. QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO Il Codice dell Amministrazione Digitale (DLGS. n. 82/2005) ha tracciato il quadro normativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Le successive modifiche introdotte dal DL 235/2010, hanno poi avviato un ulteriore processo verso una PA moderna, digitale e sburocratizzata. Il Codice dell Amministrazione Digitale, adottato con il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (da questo punto in poi del documento identificato come CAD), è un atto normativo avente forza di legge, adottato dal Governo italiano sulla base della delega contenuta nell art. 10 della Legge 29 luglio 2003, n. 229 che raccoglie, in maniera organica e sistematica le disposizioni relative all utilizzo degli strumenti e delle tecnologie telematiche e della comunicazione nella pubblica amministrazione. In particolare, il CAD mette l accento sulla capacità delle nuove tecnologie di porsi come strumento privilegiato di dialogo con i cittadini. Il CAD, inoltre, contiene importanti norme che si rivolgono anche ai privati soprattutto per quanto riguarda l utilizzo della PEC, i documenti informatici e le firme elettroniche. Per la natura della materia sottoposta a normazione il CAD è costantemente soggetto a cambiamenti effettuati per mezzo di altri mezzi legislativi. Gli interventi più significativi sono stati i seguenti: Il Decreto Legislativo 4 aprile 2006, n. 159 (decreto correttivo basato sulla stessa delega contenuta nella Legge 229/2003) che ha previsto forme di integrazione al processo di digitalizzazione di diffusione delle tecnologie informatiche e telematiche nei rapporti con la PA. Inoltre, questo decreto ha avviato la realizzazione del Sistema Pubblico di Connettività (SPC) e la Rete Internazionale delle Pubbliche Amministrazioni. Il Decreto Legislativo 30 dicembre 2010, n. 235, che ha dato vita ad una completa riformulazione del Codice, introducendo 9 nuovi articoli e riformulandone 53. Con questo decreto si è perseguito l adeguamento degli strumenti di dialogo tra amministrazioni pubbliche ed i soggetti privati (cittadini ed imprese) mediante il ricorso alle tecnologie della comunicazione dell informazione, anche nell ottica di un recupero di produttività. Il decreto, inoltre, richiama esplicitamente i principi relativi a valutazione della performance organizzativa e individuale nelle Amministrazioni pubbliche e alla responsabilità dirigenziale.

3 Il Decreto Legge 18 Ottobre 2012, n. 179 (c.d. Decreto Crescita 2.0) convertito, con modificazioni dalla Legge 17 dicembre 2012, n. 221 che ha introdotto diverse novità tra cui: un nuovo regime per i dati della pubblica amministrazione, la possibilità di dialogo telematico con i gestori di pubblico servizio, il domicilio digitale, nuove forme di responsabilità per i funzionari pubblici, ecc. Negli ultimi anni sono state realizzate ulteriori riforme riguardanti la materia in esame. il DL 83/2012, recante Misure urgenti per la crescita del Paese, convertito nella legge 134/2013 il DigitPa (denominazione assunta dal CNIPA con il d.lgs. 1 dicembre 2009, n. 77) viene sostituito dall Agenzia per l Italia Digitale predisposta dal Decreto Semplifica Italia n.5/2012, con funzioni di diffusione delle tecnologie informatiche per favorire la crescita economica e la promozione del sistema di Reti di nuova generazione (NGN), mediante il coordinamento degli interventi pubblici di Regioni, Province ed enti locali (art. 47), sotto la vigilanza del Presidente del Consiglio dei Ministri, per migliorare i rapporti tra PA e cittadini e imprese predisponendo azioni coordinate dirette a favorire la diffusione di servizi digitali innovativi. A tal fine, il DL 179/2012 c.d. Decreto crescita bis, convertito nella legge 221/2012 ha previsto il monitoraggio dell agenda digitale italiana mediante una relazione illustrativa annuale dell esecutivo. Il D.LGS del 14 marzo 2013, n. 33 cd. Testo Unico trasparenza, altresì, contiene la disciplina diretta alla concreta individuazione e regolamentazione dei documenti, delle informazioni e dei dati in materia di organizzazione e funzionamento degli uffici che devono essere pubblicati nei siti web istituzionali delle pubbliche amministrazioni, per consentire ai cittadini di avere accesso diretto all interno patrimonio informativo delle PA, e predisporre concrete forme di controllo sullo svolgimento delle funzioni istituzionali dirette al perseguimento di interessi generali. Il DL 69/2013 convertito con legge 9 agosto 2013, n. 98 (c.d. Decreto del Fare ), ha riorganizzato la governance dell Agenda digitale, mediante l istituzione di un tavolo permanente composto da esperti e rappresentanti delle imprese e delle università per l attuazione dell Agenda digitale italiana (cd. Mister Agenda Digitale ), introducendo ulteriori innovazioni che riguardano il riconoscimento del domicilio digitale, la razionalizzazione dei Centri Elaborazione dati, la predisposizione del fascicolo sanitario elettronico e la liberalizzazione dell accesso ad Internet e del Wi-Fi. OBIETTIVI DEL TRIENNIO Il Piano è strutturato, nel rispetto delle norme di riferimento e dell'agenda per la semplificazione approvato dal Consiglio dei Ministri n. 40 in data 1/12/2014, in modo tale da fornire: l'identificazione degli obiettivi della programmazione che necessariamente si pongono in linea con quelli esplicitati nell'agenda per la semplificazione. l'individuazione degli strumenti e della governance all'interno dell'ente, tenendo conto della situazione attuale e delle risorse disponibili, per l'attuazione degli obiettivi. L attuazione delle procedure da mettere in atto per raggiungere gli obiettivi individuati utilizzando le risorse umane e quelle finanziarie a disposizione dell Amministrazione. Gli obiettivi e le finalità di ordine generale si posso così sintetizzare: Razionalizzazione e semplificazione dei procedimenti amministrativi; Digitalizzazione del procedimenti amministrativi, standardizzazione della modulistica e dematerializzazione dei documenti; Integrazione tra i sistemi gestionali in uso per le diverse procedure e tra questi e il front-end del Comune;

4 Presentazione delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni da parte di cittadini e imprese direttamente on-line, mediante procedure guidate; Informatizzazione di procedimenti di gestione delle istanze e segnalazioni dei cittadini ed imprese, in cui si possano raccogliere le informazioni relativa al singolo procedimento in un unico fascicolo informativo, inter-operante fra i vari settori dell'ente; Accesso telematico a dati, documenti e procedimenti dei dati e documenti per la fruizione e riutilizzazione da parte delle altre pubbliche amministrazioni e dei privati; Conservazione documentale, a norma delle regole tecniche vigenti; Adozione del documento programmatico per la gestione documentale ad integrazione del regolamento sull'ordinamento degli uffici e servizi; Formazione del personale coinvolto nella reingegnerizzazione dei procedimenti; IL PIANO DI INFORMATIZZAZIONE Progetto: il Piano, tramite lo sviluppo e/o il dispiegamento di nuovi sistemi informativi, è lo strumento che delinea il processo che si dovrà adottare per ottenere, al termine del triennio di attuazione, una informatizzazione dei procedimenti, dalla loro presentazione, all'istruttoria, al coinvolgimento di enti terzi, al provvedimento finale, delle comunicazioni interne, degli atti prodotti d'ufficio e delle certificazioni in genere. Il progetto tiene conto delle scadenze previste dalle norme emanate circa la dematerializzazione dei documenti e la digitalizzazione dei procedimenti. Il progetto viene predisposto, anche con l'ausilio di collaborazioni esterne, dal Responsabile ICT individuato ai sensi del codice per l'amministrazione digitale. Rilevazione e Verifica dei procedimenti: La prima fase, che coinvolge tutti i soggetti della Governance, consiste in un censimento di tutti i procedimenti che prevedono un istanza da parte del Cittadino o dell Impresa e la valutazione del livello di informatizzazione attualmente raggiunto in ciascuno di detti procedimenti. Reingegnerizzazione dei procedimenti: E' prevista la Reingegnerizzazione dei procedimenti di cui sopra per la gestione di istanze e richieste on-line del cittadino attraverso la stesura di specifici workflow che prevedano la gestione dei singoli step e delle attività. In modo digitale si partirà dall'istanza dell utente, alla protocollazione, all'individuazione del Responsabile del Procedimento e all'istruttoria, fino alla conclusione del procedimento con l'emissione di un provvedimento o di qualsiasi altro atto previsto. Governance del piano e soggetti coinvolti La governance del piano coinvolge i seguenti soggetti: Giunta Comunale Segretario Comunale Responsabile dell Area Tecnica 1 assegnatario del Centro di costo Sistema informatico individuato quale Responsabile dell Informatizzazione Responsabile dell Urp e Comunicazione, individuato quale supporto tecnico al Responsabile dell Informatizzazione Tutti i Responsabili di Area per i procedimenti di loro competenza

5 I Responsabili del Procedimento che la Governance riterrà eventualmente necessario/opportuno coinvolgere per la realizzazione degli obiettivi del Piano. I soggetti coinvolti nel piano dovranno altresì valutare con attenzione quali obiettivi sarà possibile realizzare attraverso le risorse umane in servizio presso l Ente e quali invece necessiteranno di collaborazioni esterne, da individuare con le modalità previste dalla normativa vigente. a) Aree interessate Procedure interessate All'applicazione del Piano sono interessate dunque tutte le aree e servizi dell'ente, ciascuno secondo le proprie competenze, compresi gli organi di indirizzo politico (Giunta Comunale). Per la corretta attuazione del Piano è necessaria una sinergia tra: Lo sviluppo e il dispiegamento di nuovi sistemi informativi La necessaria riorganizzazione nella gestione/competenza dei servizi per attuare, quanto più possibile, una semplificazione dei singoli procedimenti. b) Procedure interdipartimentali Molti dei procedimenti già oggi gestiti in maniera informatica o ibrida (cartacea e informatica), siano essi attivati d'ufficio o su istanza di parte, prevedono, per la loro corretta gestione o, conclusione dell'iter procedimentale, il coinvolgimento di più procedure informatiche e più aree di competenza. Laddove possibile, tutti i sistemi informatici e informativi, dovranno fra loro risultare interoperanti per lo scambio di informazioni o documentazione, al fine di evitare la formazione di copie e duplicati per non incorrere nella ridondanza di informazioni e appesantimento dei sistemi informatici, nonché in una inutile conservazione di più documenti informatici dello stesso tipo. Istanze on line Caratteristiche del portale: Il/i portale/i dovranno rispettare i principi di accessibilità che rendano i suoi contenuti fruibili a chiunque, compresi i soggetti affetti da disabilità psichica e fisica, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità dì consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità ai sensi di quanto previsto dall'art. 54 del Codice dell'amministrazione digitale e dovranno essere realizzati con una tecnologia che ne permetta l'upgrade o integrazione con gestionali o dati esterni. Sistema di autenticazione: Per previsioni di norma, il sistema di autenticazione dovrà avvenire mediante il Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID) e sino al suo avvio, mediante credenziali informatiche. Metodologia di compilazione on-line: Alla compilazione on-line delle istanze dovrà seguire la formazione di un documento informatico da acquisire ali'interno dei gestionali aventi le caratteristiche di immodificabilità e integrità di cui all'art. 3 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre Protocollo informatico: Per i procedimenti che perverranno direttamente dal web tramite procedura guidata, la protocollazione dell'istanza, classificazione e inserimento all'interno di un fascicolo digitale. Conservazione dei documenti informatici: La conservazione dei documenti informatici avverrà tramite le regole tecniche di cui agli artt. 7 e 11 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri

6 del 13 novembre 2014 e nelle modalità e secondo un apposito disciplinare che dovrà essere adottato dall'ente. Sicurezza dei dati e del sistema: La soluzione che verrà adottata dovrà garantire l'esattezza, la disponibilità, l'accessibilità, l'integrità e la riservatezza dei dati, la stabilità del sistema e delle infrastrutture. Dovranno essere previste procedure per la continuità operativa e messe in campo iniziative di prevenzione per evitare, per quanto possibile, il verificarsi di incidenti informatici. I documenti informatici dovranno essere custoditi con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o non consentito e riversati nel sistema di conservazione. Integrazione tra sistema gestionale e portale Integrazione tra sistemi: Al fine della completa informatizzazione del procedimento sarà indispensabile adottare una completa integrazione tra i vari sistemi informatici utilizzati in modo che vi sia uno scambio interattivo della documentazione e delle informazioni per evitare duplicazioni dei documenti informatici e la rieditazione delle informazioni. Utilizzo dei dati cartografici: I dati cartografici in possesso del Comune già presenti in formato vettoriale (PRGC, dati catastali, toponomastica georiferita, ecc.) verranno utilizzati come integrazione per l'interoperabilità con le soluzioni web per facilitare la presentazione delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni con procedura guidata. Registrazione di protocollo, classificazione e fascicolazione: Per i procedimenti che perverranno direttamente dal web tramite procedura guidata, la protocollazione dell'istanza, classificazione e inserimento all'interno di un fascicolo digitale. Dematerializzazione: Nel caso in cui, per alcuni procedimenti, non fosse possibile la presentazione dell'istanza, denuncia o segnalazione via web mediante procedura guidata o pervenisse documentazione in formato cartaceo, la stessa dovrà essere dematerializzata. Per consentire la gestione delle pratiche edilizie da parte dello Sportello Unico per l'edilizia e la gestione degli atti di competenza degli organi di indirizzo politico-amministrativo e dai Responsabili dei Servizi, dovranno essere dematerializzati gli atti con l'acquisizione di originali in formato cartaceo e trasformazione su supporto elettronico. Customer satisfaction e valutazione Approccio metodologico: Il livello di soddisfazione degli utenti verrà rilevato mediante un sistema per valutare i vari servizi offerti, che implica una procedura semplice ed immediata sul portale web dell'ente. Questi dati dovranno essere raccolti dal sistema in modo anonimo e aggregati, in modo tale da poter ottenere una lista completa delle procedure in cui è stato espresso un parere positivo, sufficientemente soddisfacente o negativo. Stato di attuazione e percorso previsto: I dati raccolti di soddisfazione verranno utilizzati per identificare i vari servizi che necessitano di maggior intervento, al fine di alzare l'indice di gradimento degli utenti ed implementare la semplificazione dei servizi. L'esito delle indagini di customer satisfaction dovranno essere resi noti sul sito web dell'ente. Modulistica standard Moduli unificati e standardizzati derivati da accordi o intese in sede di Conferenza unificata per l'edilizia e le attività produttive: Nelle procedure guidate on-line, verranno utilizzati per l'edilizia e le attività produttive, moduli unificati e standardizzati o format approvati in sede di Conferenza unificata fra Governo, regioni ed enti locali, in attuazione degli accordi o intese effettuati ai sensi dell'articolo 9 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281 e dell'articolo 8 della

7 legge 5 giugno 2003, n. 131, in applicazione dell'art. 24 comma 3-bis della Legge 11 agosto 2014 n Nelle altre procedure guidate on-line verranno, in quanto applicabili, utilizzati i moduli unificati e standardizzati che verranno adottati via via dai ministeri competenti ai sensi dell'art. 24 comma 2 della Legge 11 agosto 2014 n Altri moduli: Nelle procedure guidate on-line per cui non è prevista l'adozione di moduli unificati e standardizzati di cui al punto precedente, verranno adottati moduli semplificati, unificati e standardizzati realizzati direttamente dal Comune. Formazione Piano di formazione del personale: All interno del Piano di formazione del personale richiesto dall'art. 7bis comma 1 del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165 verrà riservato un capitolo specifico per la formazione informatica del personale, che dovrà contenere gli obiettivi in linea con il presente Piano e le risorse finanziarie necessarie a renderlo attuativo. Sistema pubblico per la gestione dell identità digitale di cittadini e imprese (SPID) Il Sistema SPID si configura principalmente come uno strumento attraverso il quale, senza ulteriori oneri per il Comune, gli Uffici saranno in grado di certificare l identità dei soggetti che presentano un Istanza Esso è costituito come insieme aperto di soggetti pubblici e privati che, previo accreditamento da parte dell'agenzia per l'italia Digitale, gestiscono i servizi di registrazione e di messa a disposizione delle credenziali e degli strumenti di accesso in rete nei riguardi di cittadini e imprese per conto delle pubbliche amministrazioni. Lo SPID consente agli utenti di avvalersi di gestori dell'identità digitale e di gestori di attributi qualificati, per consentire ai fornitori di servizi l'immediata verifica della propria identità e di eventuali attributi qualificati che li riguardano. L avvio del sistema SPID ad oggi non è operativo e si presume possa essere realizzato entro il I semestre 2015 e pertanto sarà necessario, contestualmente alla ricognizione che si svolgerà durante il Verificarne le funzionalità e capire in che modo sarà possibile integrarlo nell ingegnerizzazione dei processi di istanza. VOCI DI COSTO DEL PIANO Le principali voci di costo del piano, in relazione alle specifiche esigente di questo ente, sono da dividere in due settori: Hardware e Software Hardware: Acquisto di un ulteriore server, con relative licenze software, per migliorare il sistema di backup, per garantire la continuità dei servizi oggi resi, oltre che per realizzare le implementazioni informatiche che il presente piano comporterà Software: Collaborazione e sinergia con le Software house-fornitori dell Ente, onde individuare le implementazioni informatiche già realizzabili nell ambito dei contratti di manutenzione in vigenza. Individuazione degli ulteriori software necessari. Conservazione sostitutiva degli atti, come previsto dalle regole tecniche emanate a seguito del DPCM del 13 novembre 2014

8 Formazione del personale nell utilizzo delle nuove soluzioni tecnologiche utilizzate. La stima complessiva delle voci di costo dovrà essere fatta nella fase due del crono programma, come di seguito programmata ovvero nell anno Per una stima attendibile è difatti necessario basarsi sui dati che emergeranno dalla fase di ricognizione allorquando si conoscerà la necessità effettiva dell Ente e quindi la soluzione informatica adeguata PROGRAMMA DI AZIONE CRONOPROGRAMMA ANNO 2015 I Responsabili di Area/Servizi comunicano al Responsabile dell Informatizzazione un elenco di tutte le procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, di competenza del proprio Servizio, indicando, per ciascuna procedura l iter dettagliato in tutte le sue fasi, i termini di conclusione di ogni singola fase e dell intera procedura. I Responsabili, definiscono e trasmettono al Responsabile dell Informatizzazione delle procedure, la modulistica da rendere disponibile on-line, corredata della necessaria documentazione informativa. Il Responsabile dell Informatizzazione provvede a censire le procedure già informatizzate e le applicazioni software e ad effettuare una completa analisi dell infrastruttura attuale del sistema informatico. Il Responsabile dell Informatizzazione, in collaborazione con le Software House-fornitori dell Ente individua le implementazioni informatiche già realizzabili nell ambito dei contratti di manutenzione in vigenza e procede ad individuare, per contro, le applicazioni gestionali da adeguare e/o sostituire perché non compatibili con i nuovi sistemi di cooperazione applicativa, e quelle infine da acquisire, definendo tempi di realizzazione e stima dei costi. ANNO Previo reperimento di idonee risorse finanziarie, Il Responsabile dell Informatizzazione coordina le azioni con le attività necessarie all implementazione del sistema (acquisizione, configurazione e personalizzazione della piattaforma per la informatizzazione). Una volta implementato il sistema di informatizzazione, l URP provvederà alle azioni necessarie per l inserimento sul sito internet dell Ente della modulistica on-line e per la definizione del politiche di accesso ai servizi on-line. Quindi i Responsabili di area provvederanno a formare, dirigere e monitorare il personale per la perfetta gestione informatizzata delle procedure. Le attività rese dal Responsabile dell Informatizzazione e supporto tecnico, come pure la formazione del personale dipendente, teso alla concreta realizzazione degli obiettivi del presente piano è valutata quale obiettivo di performance dell Ente. Dell informatizzazione verrà data pubblicità sul sito istituzionale, in Amministrazione Trasparente/Disposizioni Generali e con gli altri mezzi di comunicazione. Il Responsabile dell Informatizzazione contestualmente valuterà e pianificherà le indispensabili azioni per la completa implementazione di un sistema di conservazione dei documenti informatici.