REGOLAMENTO PER LA CONSEGNA E L ESECUZIONE DEI COLLAUDI DI ACCETTAZIONE

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1 All Att: Spett.le Ditta Oggetto : Regolamento per la consegna e l esecuzione dei Collaudi di accettazione. Al fine di poter gestire correttamente le procedure di collaudo di accettazione delle apparecchiature che verranno consegnate a seguito di un ordine, si precisano alcune regole che dovranno essere tassativamente rispettate da parte vostra, pena la non conclusione della procedura di accettazione e la conseguente impossibilità di procedere al pagamento di eventuali Vostre spettanze oltre che la richiesta di addebito di eventuali danni riscontrati a seguito dell utilizzo di apparati da voi consegnati in modo difforme alle seguenti disposizioni. NULLA OSTA ALLA CONSEGNA 1. La ditta fornitrice deve prendere accordi per eventuali date di consegna solo ed esclusivamente con referente del magazzino economale ( ) e per date di collaudo solo ed esclusivamente con il referente dell UOICTS (collaudi.aoup@ ao-pisa.toscana.it). 2. La ditta fornitrice può contattare il reparto per ricevere informazioni quali luogo collaudo, eventuali problematiche riguardanti le installazioni, informazioni in genere, ma gli è severamente vietato consegnare o prendere accordi per la consegna di qualsiasi bene, direttamente con i reparti utilizzatori. 3. Appena pervenuto l ordine di Acquisto, service, comodato, visione ecc, dovrà essere compilato e inviato per mail (collaudi.aoup@ao-pisa.toscana.it) all att. del referente del Magazzino Economale,il documento denominato Nulla osta alla consegna MOD.04-05, necessario per dettagliare quello che è l oggetto dell ordine ed ottenere appunto il nulla osta a prendere accordi per la consegna dei beni ordinati. Si ricorda alla ditta Fornitrice che prima dell invio del suddetto modulo non possono essere presi accordi per la consegna dei beni, ne con il referente di Magazzino/Ingegneria Clinica, ne con il Reparto utilizzatore. REGOLE PER LA COMPILAZIONE DEL NULLA OSTA ALLA CONSEGNA (Mod ): Il Mod.04-05, dovrà essere compilato obbligatoriamente in tutte le sue parti in modo leggibile (meglio se compilato direttamente su foglio word) ed inviato per mail collaudi.aoup@ao-pisa.toscana.it all attenzione del Referente del magazzino economale, con particolare attenzione ai seguenti campi : Codice di prodotto : I riferimenti indicati in questo campo, dovranno essere gli stessi indicati nel documento di trasporto, al fine di eseguire poi la conformità all ordine del materiale consegnato. Descrizione : Indicare in questo campo l oggetto dell ordine dettagliando la Classe,la ditta costruttrice ed il modello (esempio per un ecografo la descrizione dovrà essere Classe- Ecografo/Ditta costruttrice/modello-fy4t) Apparecchio (AP) / Accessorio (AC) :In questo campo deve essere indicato se si tratti di un apparecchio AP (cioè se il bene ha un sua propria alimentazione) o se è un accessorio AC del bene (quindi non ha una propria alimentazione ad Esempio nel caso i beni ordinati siano un Ecografo e 2 sonde, l ecografo dovrà essere indicato con AP,e le 2 sonde con AC perché accessori dell ecografo) 1

2 Se a Sistema :In questo campo deve essere indicato se le apparecchiature saranno collegate tra loro formando un sistema. Le apparecchiature che formano il sistema devono essere indicate inserendo SI. Nel capo apposito deve essere indicato se prima dell installazione devono essere eseguiti lavori esempio scarichi particolari ecc. Nel campo referente per consegna e collaudo devono essere indicati obbligatoriamente Nome, Cellulare e mail del personale tecnico che dovrà poi concordare con il nostro personale interno il collaudo. Nel campo Normativa di riferimento e classe costruttiva (es. classe I,IIa-IIb, III ecc.) dell apparecchio deve essere indicata obbligatoriamente la normativa a cui si fa riferimento per l esecuzione delle Verifiche di sicurezza elettrica eventuali particolari e soprattutto quale sia la classe costruttiva ai sensi delle Direttiva 93-42, 98-79, ecc. Nel campo date possibili per il collaudo,la ditta dovrà indicare almeno 2 date possibili per l esecuzione dello stesso,(le date dovrà essere maggiore o uguale di 7gg dalla data di invio del MOD.04-05). DOCUMENTI DA ALLEGARE AL Mod (da inviare per mail a collaudi.aoup@ ao-pisa.toscana.it) Solo dopo aver preso accordi con il referente di magazzino su una probabile data di consegna,devono essere inviati per mail i seguenti documenti,indicando nell oggetto il riferimento all ordine aziendale. N 1 copia del manuale d uso in italiano in formato PDF (Un altra copia del manuale d uso in italiano,dovrà poi essere consegnata al reparto utilizzatore il giorno del collaudo) Copia dichiarazione di conformità (marcatura CE) alla direttiva Dichiarazione di conformità alle norme CEI di riferimento Calendario pianificazione attività programmate da eseguire (durante il periodo di garanzia e/o il periodo di Service). Si chiede alla ditta fornitrice di inviare solo i su detti documenti,limitando cosi al minimo il peso della posta inviata. DEFINIZIONE DI UNA POSSIBILE DATA DI CONSEGNA E COLLAUDO: La ditta fornitrice solo dopo aver inviato tale documentazione ed essersi assicurata che la stessa sia pervenuta in modo corretto al referente del magazzino, potrà : Prendere accordi con il referente del magazzino per una possibile data di consegna e successivamente con il personale dell Ingegneria Clinica per una possibile data di collaudo. Fino a che questa data non sarà comunicata ufficialmente la merce non dovrà/potrà essere consegnata. E fatto divieto assoluto da parte delle ditte fornitrici di consegnare o concordare consegne direttamente con i reparti utilizzatori. La ditta che contravverrà anche ad una sola di queste regole potrà 2

3 essere obbligata al ritiro a proprie spese della merce,e alla richiesta di addebito di eventuali danni riscontrati a seguito dell utilizzo di apparecchi consegnati. La consegna dovrà avvenire solo nei giorni e nei luoghi concordati con il magazziniere. La ditta prima di consegnare la merce è obbligata a consegnare il DDT solo ed esclusivamente al referente del magazzino(che è l unica persona che può autorizzare l ingresso della merce in azienda) ed attendere che lo stesso autorizzi ufficialmente l ingresso della merce. Le date di collaudo dovranno essere definite come segue: La ditta fornitrice dovrà accordarsi con il referente dell UOTS per definire delle possibili date di collaudo,il referente dell UOTS ha comunque minimo 6gg dalla data di consegna per eseguire il collaudo in contraddittorio con la ditta fornitrice. Il referente dell UOTS in caso di ulteriori collaudi urgenti, potrà in qualsiasi momento modificare una data prevista purchè lo comunichi al referente della ditta fornitrice, almeno 2gg prima della data precedentemente concordata. In mancanza o non conformità della documentazione quale certificazioni, manuali, DDT che dovranno obbligatoriamente essere inviati e controllati qualche giorno prima dell esecuzione del collaudo, il collaudo sarà immediatamente sospeso. La nuova data di collaudo potrà essere concordata solo dopo che la ditta avrà inviato il materiale mancante o risolto le eventuali non conformità segnalate. La ditta non potrà in nessun caso eseguire un collaudo se non in una data concordata con il referente dell UOTS. INGRESSO DEI BENI ORDINATI,VERIFICHE ELETTRICHE E COLLAUDO: Ingresso ufficiale dei beni nel giorno concordato per la consegna: Solo dopo che il referente di magazzino avrà provveduto a verificare la conformità amministrativa del materiale consegnato e che la stessa sia risultata conforme (corrispondenza tra l ordine emesso e il DDT), la ditta in collaborazione con l UOTS potrà eseguire le verifiche elettriche ed il collaudo funzionale. Se l attività di conformità avrà avuto un esito negativo,il collaudo verrà immediatamente sospeso in data da destinarsi con conseguente impossibilità di procedere al pagamento di eventuali vostre spettanze. Verifiche elettriche e collaudo: 1. E compito della ditta verificare che insieme alla merce ordinata siano presenti tutti gli accessori necessari per l esecuzione delle verifiche elettriche previste. La ditta fornitrice deve mettere in grado il tecnico verificatore (della ditta stessa o dell UOTS) di eseguire tutti i controlli previsti dalla normativa vigente, anche se si tratta di cavi, sonde, accessori in genere necessari per l esecuzione delle Verifiche non sono previste nell ordine. In caso la ditta non si sia organizzata per fornire tale materiale, il collaudo verrà sospeso. 2. Come specificato nell ordine, nel caso di apparecchiature non di proprietà(service, comodati, visioni ecc..) il collaudo comprensivo di verifiche elettriche e/o funzionali è completamente a carico della 3

4 ditta, che dovrà effettuarle il giorno stesso del collaudo alla presenza di un tecnico dell UOTS. Per le apparecchiature di proprietà la verifica elettrica di norma dovrà essere eseguita dal nostro personale interno, la ditta dovrà comunque dare un supporto e se richiesto eseguire anche in questo caso la verifiche elettrica, il giorno stesso del collaudo. 3. La ditta una volta concluse le verifiche elettriche previste con esito positivo, dovrà eseguire il collaudo funzionale e la formazione del personale di reparto, compilando in collaborazione con lo stesso, il documento aziendale denominato Collaudo funzionale/formazione del personale sanitario Mod che dovrà poi essere inviato o portato a mano al referente UOTS. La compilazione e l invio di questo documento è completamente a carico della ditta fornitrice. L assenza o la mancata compilazione di tutte le voci presenti nel documento comporterà il divieto d uso della apparecchiatura, il collaudo verrà sospeso, la conseguente impossibilità di procedere al pagamento di eventuali vostre spettanze oltre che la richiesta di addebito di eventuali danni riscontrati. 4. Nel caso in cui il capitolato di gara, non preveda per la tipologia dell apparecchio ordinato l eventuale formazione o collaudo in reparto da parte della ditta fornitrice, la stessa se richiesto dovrà inviare eventuali verifiche elettriche/collaudi funzionali eseguiti in casa madre. La ditta fornitrice anche in questi casi dovrà comunque farsi carico della compilazione con i referenti di reparto del documento aziendale denominato Collaudo funzionale/formazione del personale sanitario Mod 04.01, che una volta compilato dovrà essere inviato dalla stessa o portato a mano al referente UOTS. L assenza o la mancata compilazione di tutte le voci presenti nel documento comporterà il divieto d uso della apparecchiatura, il collaudo verrà sospeso. Si ricorda comunque che qualsiasi apparecchiatura consegnata è soggetta a collaudo e verifica elettrica e che il reparto prima di usare la stessa,dovrà essere preventivamente autorizzato all uso solo ed esclusivamente dall UOTS. Nel caso di consegne o collaudi eseguiti senza autorizzazione, la ditta fornitrice sarà ritenuta responsabile dell utilizzo dell apparecchiatura consegnata e potrà essere oggetto di eventuale richieste di addebito per danni riscontrati derivanti dall utilizzo della stessa. SPECCHIETTO RIEPILOGATIVO: 1. Emissione ed invio dell ordine di fornitura alla ditta fornitrice. 2. Compilazione ed invio da parte della ditta fornitrice del Nulla osta alla consegna Mod04.05, Il tutto dovrà essere inviato il prima possibile alla mail collaudi.aoup@ ao-pisa.toscana.it. 3. Accordi con il referente del magazzino economale per la definizione di una possibile data di consegna. 4. Inviare alla mail collaudi.aoup@ ao-pisa.toscana.it della documentazione specificata nel Mod04.05 necessaria al collaudo (manuali, certificazione, ecc.) indicando nell oggetto della mail, il numero d ordine aziendale. 5. Dopo le Verifiche da parte di UOICTS del materiale inviato la ditta fornitrice e il referente dell UOICTS potranno concordare una data di collaudo. 6. Nella data prevista di consegna merce, la ditta dovrà prima di tutto consegnare il DDT al magazzino economale, attendere che venga verificata dallo stesso la conformità all ordine amministrativa. Se la conformità avrà un esito positivo e il collaudo era stato previsto per la stessa data di consegna la ditta potrà procedere con UOTS al collaudo. Se la conformità all ordine avrà però un esito negativo, la merce non potrà essere consegnata e di conseguenza non potrà essere eseguito il collaudo fino alla risoluzione della non conformità segnalata. 7. Nel caso di apparecchiature non di proprietà (service, comodati, visioni ecc..) il collaudo comprensivo di verifiche elettriche e/o funzionali è completamente a carico della ditta,che dovrà effettuarle il giorno stesso del collaudo alla presenza di un tecnico dell UOTS. Per le apparecchiature di proprietà la verifica 4

5 elettrica di norma dovrà essere eseguita dal nostro personale interno, la ditta dovrà comunque dare un supporto e se richiesto eseguire anche in questo caso la verifiche elettrica, il giorno stesso del collaudo. 8. Compilazione ed invio da parte della ditta fornitrice del Collaudo funzionale/formazione del personale sanitario Mod debitamente compilato e firmato a collaudi.aoup@aopisa.toscana.it. 9. Controllo finale di tutta la documentazione con conseguente invio dell autorizzazione all uso ed al pagamento. RIFERIMENTI: Magazzino economale Giulio Bertelli telefono fax mail collaudi.aoup@ ao-pisa.toscana.it Ufficio collaudi Telefono fax mail collaudi.aoup@ ao-pisa.toscana.it Ufficio ordini Tel fax mail. l.santerini@ ao-pisa.toscana.it per richiedere copia dell ordine, modulo e/o regolamento. 5