OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO LA GIUNTA COMUNALE

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1 DELIBERA GIUNTA COMUNALE N. 127 DEL OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO RIFERISCE il Sindaco Sig. Ezio Zorzi LA GIUNTA COMUNALE Considerato che il Capo IV del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" pone l'obiettivo della razionalizzazione della gestione dei flussi documentali coordinata con la gestione dei procedimenti amministrativi da parte delle Pubbliche Amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare i supporti conoscitivi delle stesse secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell'azione amministrativa; Visto che: -il D.P.C.M. 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico prescrive che il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi predisponga lo schema del Manuale di gestione e di conservazione dei documenti, e che ciascuna pubblica amministrazione adotti un proprio Manuale; -nel Manuale di gestione e conservazione dei documenti devono essere riportati, tra l'altro le norme di sicurezza dei documenti informatici; le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all'interno e all'esterno dell'amministrazione; la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni; l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti; l'indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo; l elenco dei documenti esclusi dal protocollo; il sistema di classificazione dei documenti; le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo; la descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico; i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; le modalità di utilizzo del registro di emergenza; -il responsabile del Servizio Protocollo e Archivio, in collaborazione con il responsabile Informatico, ha elaborato una bozza di Manuale di gestione e conservazione dei documenti; Tenuto conto che il testo del Manuale allegato alla presente deliberazione fa riferimento alla situazione attuale, caratterizzata dalla sperimentazione di nuove tecnologie e nuove soluzioni organizzative e che pertanto il Manuale di gestione e conservazione dei documenti dovrà essere periodicamente aggiornato e rivisto, in particolare in occasione di modifiche normative o di acquisizione di nuove tecnologie; Vista la delibera consiliare n 7 del con la quale è stata approvata la relazione revisionale e programmatica, il bilancio di previsione per l esercizio finanziario 2006, il bilancio triennale , nonché il programma delle opere pubbliche per l esercizio finanziario 2006; Vista altresì la deliberazione n 19 del , con la quale la Giunta Comunale ha approvato il Piano Esecutivo di Gestione, per l anno 2006;

2 Richiamato il decreto sindacale del prot con la quale vengono individuati i responsabili dell espressione dei pareri di cui al D.Lgs. 267/2000; VISTI gli allegati pareri favorevoli espressi dal Sig. Pezzotti rag. Amilcare, Responsabile dell Area Contabile Amministrativa, in ordine alla regolarità tecnica (art. 49 comma 1 D.Lgs. 267/2000); Visto l'art. 48 del T.U. 18 agosto 2000, n. 267; VISTO il D.Lgs n. 267; VISTO il vigente Statuto Comunale; RITENUTO di dichiarare il presente provvedimento immediatamente eseguibili ai sensi dell art. 134 comma 4 D.Lgs.267/2000; CON i voti favorevoli di tutti i presenti; DELIBERA 1. Di adottare dal 1 gennaio 2007 il presente il Manuale di gestione del protocollo informatico dei documenti secondo il testo che si allega alla presente deliberazione per formarne parte integrante e sostanziale; 2. Di sperimentare, gradualmente,, sin da ora, la formazione di documenti informatici sottoscritti con firma digitale e la gestione di documenti informatici secondo le modalità specificate nel Manuale. 3. Di comunicare il presente provvedimento ai capigruppo consiliari ai sensi dell art. 125 del D.Lgs. 267/2000; 4. Di dare atto ai sensi dell art.3 della legge 241/1990 sul procedimento amministrativo, che, qualunque soggetto ritenga il presente provvedimento amministrativo illegittimo e venga dallo stesso direttamente leso, può proporre ricorso al T.A.R. Sezione di Brescia, al quale è possibile rappresentare i propri rilievi in ordine alla legittimità del presente atto entro e non oltre 60 giorni dall ultimo di pubblicazione all albo pretorio; 5. Di dichiarare con separata votazione unanime il presente provvedimento immediatamente eseguibile. Letto confermato e sottoscritto IL SINDACO Ezio Zorzi IL SEGRETARIO COMUNALE Spoti dott. Franco

3 MANUALE di GESTIONE del PROTOCOLLO INFORMATICO ART. 1 OGGETTO 1. Il presente Manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli art. 3 e 5 del D.P.C.M recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Esso descrive e disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi, all interno del Comune di Rodengo Saiano. ART. 2 FINALITA 1. Il Protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno dell ente, anche ai fini dello snellimento e della trasparenza dell azione amministrativa. 2. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico dall effettivo ricevimento e spedizione di un documento. 3. Il registro informatico di protocollo, unico per tutto l ente, si apre il 1 Gennaio e si chiude il 31 Dicembre di ogni anno 4. Non è permesso nei vari uffici la tenuta di singoli registri di protocollo. ART. 3 IL SERVIZIO DEL PROTOCOLLO 1. Alla tenuta del protocollo informatico è preposto l Ufficio Protocollo con il relativo Responsabile del Procedimento, chiamato tra l altro a svolgere un ruolo di coordinamento e di indirizzo nei confronti delle strutture dell Ente al fine di garantire l uniformità delle attività di protocollazione. ART. 4 PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI INFORMATIZZATI 1. Il Comune di Rodengo Saiano si avvale di un protocollo informatico unico integrato con un sistema di archiviazione ottica dei documenti. 2. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, le seguenti tipologie di documenti: a) Documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridica e amministrativa presente o futura vale a dire inviti, ringraziamenti per partecipazioni e manifestazioni, stampe pubblicitarie, informative e simili; b) Gazzette Ufficiali, Bollettini Ufficiali della Regione, libri, giornali, riviste e ogni sorta di pubblicazione; c) Gli allegati se accompagnati da lettera di trasmissione, ivi compresi gli elaborati tecnici; d) Gli atti deliberativi e le determinazioni in quanto hanno una propria numerazione; Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i seguenti documenti già soggetti a registrazione particolare dell Amministrazione: Ragioneria fatture e relativi fogli di trasmissione estratti conto della tesoreria comunale

4 Anagrafe apr4 modelli iscrizione/cancellazione/variazione aire documenti informatici ricevuti o inviati nell ambito di sistemi dedicati allo scambio e consultazione dei dati saia aci pra richieste certificati anagrafici denunce di infortunio certificazioni anagrafiche rilasciate direttamente al richiedente Stato civile atti di stato civile (ricezione ed invio) annotazioni di stato civile (morte, matrimonio, divorzio) richiesta copia integrale uso pubblicazioni di matrimonio trasmissione copia integrale atto di matrimonio avvenuto in altro comune lettera di consolati ed ambasciate con allegati atti di stato civile da trascrivere Polizia municipale documenti informatici ricevuti o inviati nell ambito di sistemi dedicati allo scambio e consultazione dei dati aci- pra anagrafe canina cessioni di fabbricato Tributi dichiarazioni ici dichiarazioni tarsu (autocertificazione) fatture emesse Attivita produttive concessioni per occupazioni permanenti di suolo pubblico offerte di spettacoli non richieste dagli uffici Segreteria pubblicita varie notifiche affissioni all albo inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amm.vi corsi di aggiornamento personale vari che non attivino proc. amm.vi atti preparatori interni ringraziamenti congratulazioni condoglianze richieste appuntamenti con il sindaco deliberazioni decreti/ordinanze di varia natura già inserite nell apposito registro determinazioni dirigenziali convocazione commissioni consigliari contratti già inseriti in repertorio Ufficio Tecnico denunce opere in cemento armato (L. 1086/71) schede di prestazione lavori di operai effettuate c/o immobili di pertinenza del Comune.

5 Leva documenti per la formazione dell elenco preparatorio alla leva militare documenti per la gestione dei ruoli matricolari documenti per la gestione delle liste di leva Elettorale fascicoli degli elettori mod. 3D e 4D 3. La documentazione esclusa dalla protocollazione ai sensi dell elenco sopra descritto è esclusivamente timbrata con il datario, classificata in base al titolario adottato e distribuita agli uffici competenti, a cura dell ufficio Protocollo; nel caso in cui la documentazione sia consegnata direttamente agli uffici di destinazione, questi provvederanno ad apporre il timbro del comune e la data, eventualmente consegnandone copia all utente, al fine di limitare doppi passaggi all utenza interessata. 4. Il protocollo gestito con il sistema informatico deve in particolare: a) garantire la sicurezza e l integrità dei dati; b) garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata ed in uscita; c) consentire l accesso agli atti nel rispetto della normativa 241/90 e 196/2003; d) fornire informazioni statistiche sul flusso documentale dell ente e) consentire la creazione in un archivio documentale completamente informatizzato ART. 5 INFORMAZIONI PRODOTTE AUTOMATICAMENTE DALLA PROCEDURA INFORMATICA 1. La procedura informatica assegna, in maniera automatica e in modo immodificabile, la data e il numero progressivo di protocollo al momento della registrazione del documento. 2. Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno cinque cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare 3. A ciascun documento in arrivo, in partenza, va assegnato un unico ed esclusivo numero di protocollo ART. 6 SEGNATURA DI PROTOCOLLO L operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. La segnatura di protocollo di un documento su supporto cartaceo è realizzata attraverso l apposizione su di esso di un timbro di protocollo oppure di un etichetta adesiva prodotta da apposita stampante, sui quali sono riportate le seguenti informazioni minime: a) denominazione dell Amministrazione COMUNE DI Rodengo Saiano; b) descrizione del servizio PROTOCOLLO GENERALE; c) data e numero di protocollo del documento. Potranno essere inoltre riportate informazioni accessorie quali ad esempio: d) Indici di classificazione; e) Ufficio competente Nel caso di documenti trasmessi via posta elettronica ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura di protocollo comprendono anche:

6 d) oggetto del documento; e) mittente; f) destinatario o destinatari; g) persona o ufficio destinatario (opzionale); i) identificazione degli allegati; In questo caso la segnatura viene creata in automatico dalla procedura informatica, generando un file per ciascun atto, denominato segnatura.xml, conforme alle specifiche AIPA 28/2001 ART. 7 INFORMAZIONI PREVISTE 1. Le informazioni che la procedura deve registrare, per assicurare la gestione documentaria informatica in conformità alla vigente normativa, sono le seguenti: a) il numero di protocollo progressivo b) la data di protocollo c) mittente o destinatario d) la data ed il numero di protocollo del mittente (se disponibile) e) l oggetto f) il nominativo al quale il documento è assegnato ovvero di chi lo ha prodotto g) l impronta del documento informatico ART. 8 INFORMAZIONI NON ALTERABILI 1. La procedura non deve consentire, dopo che sia stata eseguita l operazione di protocollazione, la modifica delle informazioni inserite di cui all art. 7 lettere a,b,c,d,g, fatta salva la procedura di cui all articolo successivo. ART. 9 ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, dall addetto di protocollo direttamente in caso di errore del medesimo o su autorizzazione del Responsabile del procedimento che ha richiesto la registrazione. In entrambi i casi l annullamento deve risultare evidenziato sul documento, sbarrando la segnatura da annullare e ponendo accanto alla stessa la data e la firma del protocollista, nel primo caso, o del responsabile del procedimento nel secondo. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura che renda inequivocabilmente identificabile la nuova registrazione modificata.. L annullamento o la variazione anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile determina l automatico e contestuale annullamento dell intera registrazione di protocollo. L annullamento o la variazione anche di un solo campo delle informazioni accessorie, comporta la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l ora e all autore della modifica. ART. 10 FUNZIONI AUTOMATIZZATE 1. La procedura informatica del protocollo svolge le seguenti funzioni minime:

7 a) registrazione dei dati b) visualizzazione e stampa delle informazioni memorizzate c) gestione fascicoli d) ricerca dei documenti registrati e) stampa generale o parziale del registro di protocollo ART. 11 REGISTRO DI EMERGENZA 1. Il Responsabile del Procedimento autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza ogni volta che per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema come stabilito dall art. 63 del Testo Unico sulla documentazione amministrativa. 2. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. 3. Quando l impossibilità si prolunghi per oltre 24 ore, il Responsabile del Procedimento per la tenuta del protocollo informatico, autorizza l uso del registro d emergenza per un periodo successivo di non più di una settimana riportando sul registro gli estremi del provvedimento di autorizzazione. 4. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato il numero delle operazioni registrate manualmente. 5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico utilizzando un apposita funzione che permette di ricopiare i dati. Sino al completo inserimento è inibito procedere a nuove protocollazioni con il sistema informatico. ART. 12 RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO ED OPERATORI DI PROTOCOLLO Il Responsabile del Procedimento della tenuta del protocollo informatico provvede a: a) individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, distinguendo tra gli utenti abilitati all inserimento della posta, alla modifica e all aggiunta di informazioni. b) disporre, in coordinamento con il Responsabile Informatico, di cui all articolo successivo affinché le funzionalità del sistema in caso di guasti ed anomalie siano ripristinate al più presto e comunque non oltre 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione; c) garantire il buon funzionamento degli strumenti e della organizzazione delle attività di protocollazione; d) autorizzare le operazioni di annullamento del protocollo; e) controllare l osservanza delle norme del presente Manuale da parte del personale addetto; f) promuovere la formazione e l aggiornamento degli operatori; g) promuovere, periodicamente opportune verifiche sulle tipologie dei documenti protocollati. ART. 13 RESPONSABILE INFORMATICO DELLA SICUREZZA DEI DATI DEL PROTOCOLLO INFORMATICO 1. Con atto del Responsabile del Servizio viene anche nominato il Responsabile Informatico della sicurezza dei dati del protocollo informatico. 2. Il Responsabile Informatico svolge i seguenti compiti: a) garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico; b) provvede a ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di interruzioni o anomalie; c) effettua le copie e cura la conservazione delle stesse su supporto informatico removibile, in luoghi sicuri e differenti. d) garantisce il riversamento periodico delle informazioni su altro supporto

8 ART. 14 CONTROLLO ACCESSI DEGLI OPERATORI DI PROTOCOLLO 1. Ad ogni operatore è assegnata una login ed una password d accesso al sistema informatico di gestione del protocollo. Ogni operatore, identificato dalla propria login dal sistema informatico di gestione del protocollo, è responsabile della corrispondenza tra i dati del documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo. 2. I livelli di autorizzazione sono assegnati dal Responsabile del Procedimento. ART. 15 SUPERVISORI DEL PROTOCOLLO 1. Il Responsabile del Procedimento del Protocollo e il Responsabile Informatico, in quanto supervisori del protocollo, hanno tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo: a) Immissione protocollo in entrata ed in uscita; b) Annullamento di protocolli già inseriti; c) Ricerca dati; d) Visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa; e) Gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle Abilitazioni; f) Creazione e tenuta delle login e password di tutti gli operatori; g) Gestione e tenuta della tabella degli indirizzi per l inoltro della corrispondenza; h) Stampe registro di protocollo annuale e giornaliera. ART. 16 OPERATORI PROTOCOLLO GENERALE 1. Sono considerati operatori del Protocollo tutti i dipendenti forniti di login e password abilitati con le funzioni di: immissione protocollo in entrata e in uscita; modifica dei protocolli già inseriti su autorizzazione del supervisore del sistema; visione dei documenti archiviati e relativa stampa ART. 17 FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE IN ENTRATA 1. Apertura della corrispondenza. 2. Tutta la corrispondenza in entrata nell Ente soggetta a protocollazione viene trasformata in file d immagine sul quale il sistema appone la segnatura con la data di arrivo 3. L ufficio protocollo assegna quindi i documenti agli uffici competenti (responsabili del procedimento o responsabili del servizio e lettori vari). 4. Successivamente avviene l invio del documento all assegnatario tramite posta elettronica. 5. Il documento cartaceo viene inviato al responsabile del procedimento. 6. In caso di assegnazione a più destinatari dello stesso documento, ogni destinatario provvede alla stampa della sua copia, l originale verrà consegnato all intestatario del documento stesso, per ogni eventuale equivoco per la ricezione del documento, farà comunque fede la data di assegnazione del protocollo informatico. ART. 18 FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE IN USCITA 1. Il protocollo in uscita viene effettuato dall ufficio protocollo e dagli utenti autorizzati alla protocollazione. 2. I documenti spediti a più destinatari, dovranno essere consegnati con le copie da inviare a tutti i destinatari. ART. 19 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI La posta in partenza deve essere consegnata all ufficio spedizioni entro le ore 09.00, la corrispondenza consegnata dopo tale orario potrà essere spedita il giorno seguente.

9 ART. 20 RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO. Quando il documento cartaceo viene consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, l ufficio Protocollo provvede ad apporre sulla copia il timbro dell Amministrazione con la data d arrivo. ART. 21 CLASSIFICAZIONE DOCUMENTI. Al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il documento a un titolo e a una classe, previsti nel nuovo titolario di classificazione. Il titolario utilizzato dal Comune di Rodengo Saiano è allegato al presente regolamento (allegato A). ART. 22 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO 1. Il piano di conservazione dell archivio prevede l utilizzo del nuovo titolario di classificazione sperimentale su base nazionale, come previsto dal progetto dell ANCI. 2. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Procedimento provvede ad informare tutti i soggetti abilitati alle operazioni di classificazione dei documenti. ART. 23 MODALITA DI ESECUZIONE DELLE OPERAZIONI DI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI 1. La classificazione è l operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, in relazione alle competenze, alle funzioni ed all attività dell Amministrazione. 2. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, devono essere classificati. ART. 24 PROCEDURE DI SALVATAGGIO Il Responsabile del Procedimento della tenuta del protocollo vigila sulla corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio della banca dati su supporto informatico removibile da parte del Responsabile Informatico. ART.25 GESTIONE DELLE INTERRUZIONI DEL SISTEMA Il Responsabile del Procedimento della tenuta del protocollo deve assicurare che, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollazione vengono svolte manualmente sul registro di emergenza di cui al precedente art. 13 ART. 26 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI 1. Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione dell ufficio dell Amministrazione cui compete la trattazione del procedimento amministrativo. 2. I documenti ricevuti dall Amministrazione in formato cartaceo, successivamente acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione, sono archiviati dal Responsabile dei vari procedimenti. 3. L ufficio utente riceverà la posta aprendo il programma di protocollo informatico dal quale riceverà un messaggio che indica la presenza di posta. Lo stesso per visualizzare i documenti dovrà aprire il programma in base alle abilitazioni stabilite. 4. Nel caso di assegnazione errata, l ufficio che riceve il documento provvede a trasmettere l atto all ufficio protocollo che lo assegna a quello competente, modificandone l assegnazione.

10 5. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando per ciascuno di essi, l identificativo dell utente che effettua l operazione con la data di esecuzione. ART.27 SCANSIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, compatibilmente con il relativo formato e gli strumenti tecnologici disponibili, devono essere acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione. 2. Il processo di scansione avviene in diverse fasi: a).delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile. acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file b).verifica della leggibilità e qualità delle immagini acquisite c).collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile d).memorizzazione ART.28 DOCUMENTI DA NON SCANSIONARE In questa prima fase sperimentale di applicazione del protocollo informatico non verranno scansionati i seguenti documenti: polizze assicurative in originale (foglio non di dimensioni a4 e carta molto sottile a rischio inceppamento avvisi di liquidazione e accetamenti dei tributi comunali modulo dia permesso di costruire e allegati avvio di procedimenti SUAP allegati integrativi senza lettera di accompagnamento c.d.u. (tavole planimetriche allegate) atti notarili relativi a compravendite, donazioni, ecc. richiesta di passaporto dichiarazioni di conformita impianti elettrici ed idraulici tipo frazionamento denuncie tarsu documenti non leggibili a video dopo la scansione. trasmissione dati statistici di fine mese di anagrafe ART. 29 CORRISPONDENZA PERSONALE O RISERVATA 1. La corrispondenza con dicitura riservato o personale non è aperta e viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale dopo averla aperta valuterà se trasmetterla per il protocollo. ART. 30 DOCUMENTI RICEVUTI VIA FAX POI IN ORIGINALE CARTACEO. 1. I documenti ricevuti via fax sono smistati presso gli Uffici interessati per consentirne l immediata presa visione. Solo nel caso che il responsabile ritenga importante la protocollazione (ad esempio quando non siano seguiti da lettera) dovranno essere inoltrati all Ufficio Protocollo minuti del visto di presa visione. Qualora, successivamente, pervengano all Amministrazione gli originali cartacei dei medesimi documenti, ad essi sono attribuiti lo stesso numero di protocollo e la stessa data assegnati ai rispettivi fax.

11 ART. 31 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale. 2. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente sono da questi valutati e se soggetti a registrazione di protocollo sono immediatamente inoltrati all indirizzo elettronico istituzionale dell ufficio Protocollo Generale. ARTICOLO 32 FIRMA DIGITALE 1. I documenti elettronici che devono essere inviati, tramite posta elettronica certificata, ad altra pubblica amministrazione devono essere sottoscritti con firma digitale. In particolare la normativa vigente impone che gli atti trasmessi tra pubblica amministrazione (interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico) possano avere uno o più documenti elettronici allegati, di cui almeno uno sottoscritto con firma digitale (documento informatico). 2. La firma viene apposta dal o dagli interessati utilizzando la propria postazione di lavoro, se opportunamente dotata di lettore di smart-card, oppure altra postazione compresa quella del protocollo generale; in ogni caso la firma dovrà essere apposta prima che il documento venga protocollato. ART. 33 DOCUMENTI INERENTI GARE DI APPALTO 1. La corrispondenza riportante la dicitura offerta o gara non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l apposizione del numero di protocollo direttamente sulla busta; sulle buste consegnate il girono della scadenza verrà indicato anche l orario di arrivo, tutte le buste verranno consegnate all ufficio competente, con la dichiarazione del numero delle buste ricevute. ART. 34 PROTOCOLLI URGENTI 1. La richiesta di protocollare urgentemente un documento deve essere relativa ad una necessità indifferibile e di tipo straordinario. 2. Solo in questo caso l ufficio protocollo si attiverà garantendo la protocollazione del documento nell arco di 1 (una) ora decorrenti dal momento di presentazione dell originale del documento stesso. Tale procedura verrà osservata specificando che non verranno anticipati protocolli su copie in qualsiasi modo fatte pervenire all ufficio protocollo. 3. I documenti cartacei gestiti dall ufficio protocollo sono di norma smistati entro le 36/48 ore dal momento di arrivo presso l ufficio stesso, e inseriti nelle carpette relative all ufficio di assegnazione, depositate presso l ufficio protocollo. ART. 35 DEFINIZIONE DI ARCHIVIO 1. L archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti o ricevuti da un ente per il conseguimento dei propri fini o l espletamento delle proprie funzioni e conservati per il conseguimento degli scopi politici giuridici e culturali dell ente. 2. Gli atti sono documenti collegati tra loro con rapporto di causa effetto, devono essere ordinati ovvero strutturati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione, l uso degli atti può essere amministrativo, legale, storico. 3. Comunemente l archivio si suddivide in tre parti, corrente, di deposito e storico: l archivio corrente (in formazione) che comprende i documenti necessari allo svolgimento delle attività correnti, l archivio di deposito che comprende documenti relativi ad affari conclusi

12 ma ancora recenti, l archivio storico (sezione separata) comprende documenti selezionati per la conservazione permanente. ART. 36 RINVIO 1. Per quanto non espressamente previsto nella precedente disciplina, si fa rinvio alla normativa vigente in materia di protocollo informatico e firma digitale. 2. Il Manuale di gestione, e i suoi allegati sono resi accessibili al pubblico con pubblicazione all albo pretorio e sul sito

13 GLOSSARIO Ai fini del presente manuale s intende: a) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato, (una unica AOO per il Comune di Rodengo Saiano); b) per responsabile, quando non meglio specificato, si intende il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; c) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa; d) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; e) per impronte di un documento informatico, una sequenza di simboli binari in grado di in grado di identificare univocamente il contenuto; f) per gestione dei documenti, l insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall Amministrazione, nell ambito del sistema di classificazione adottato; g) per segnatura di protocollo, l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso; h) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa ad affari ed ai procedimenti in corso di trattazione o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente; i) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente ed alla consultazione da parte del pubblico; j) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazione di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico; k) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell analisi delle competenze dell Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti

14 prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell attività svolta; l) per piano di conservazione degli archivi, il piano, integrato con il sistema di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali; m) per fascicolo, l unità archivistica indivisibile di base che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo; n) per classificazione, l operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni ed alle modalità operative dell Amministrazione, in base al titolario di classificazione; o) per fascicolazione, l operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti procedimenti amministrativi; p) per assegnazione, l operazione d individuazione dell ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo cui i documenti si riferiscono; q) per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso; r) per archiviazione ottica, l operazione che genera su di un supporto di memorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico; s) per ufficio utente, un ufficio dell AOO che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti; t) per testo unico, il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa pubblicato don DPR 28/12/2000 n. 445.