Le nuove regole tecniche in materia di protocollo informatico e conservazione sostitutiva

Transcript

1 Le nuove regole tecniche in materia di protocollo informatico e conservazione sostitutiva A cura di Avv. Chiara Fantini Tutti i diritti riservati. Professional Academy (marchio AIDEM srl) T formazione@infoacademy.it

2 Il nostro Paese negli ultimi anni vive un momento di particolare frenesia portando avanti i progetti di informatizzazione a largo raggio che occupano prima di tutto i rapporti tra cittadini e pubblica amministrazione semplificando l approccio alle nuove tecnologie e ai servizi e alle informazioni fruibili in modalità digitali, alternative a quelle tradizionali. Introduzione I passaggi fondamentali del percorso di innovazione riflettono i suoi principali obiettivi. Prima di tutti quello della non discriminazione e quindi il diritto all uso delle tecnologie democraticamente garantito attraverso modalità di facile comprensione, efficienti ed efficaci e senza oneri per i suoi titolari. La visione globale e democratica induce a ripensare anche al concetto di iniziativa economica e di concorrenza in una prospettiva sovra nazionale. L evoluzione in corso sarà il filo conduttore delle nostre lezioni e sarà considerata nei suoi effetti più evidenti.

3 Il Decreto legislativo del 12 febbraio 1993, n. 39: costituisce il primo riferimento legislativo organico in materia e si pone quale principale obiettivo quello di disciplinare la progettazione, lo sviluppo e la gestione dei sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni dello Stato, compresi gli enti pubblici non economici nazionali. Il decreto istituisce, altresì, l Autorità per l informatica nella pubblica amministrazione (AIPA) operante presso la Presidenza del Consiglio dei Ministro con autonomia tecnica e funzionale e con indipendenza di giudizio. Il Codice dell amministrazione digitale e i suoi presupposti normativi La Legge del 15 marzo 1997, n. 59 che all art. 15 stabilisce: Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. Il Decreto del Presidente della Repubblica del 10 novembre 1997, n. 513 che mette in atto quanto previsto nell articolo appena esaminato e all art. 5, comma 2, prevede che: Il documento informatico munito dei requisiti previsti dal presente regolamento ha efficacia probatoria prevista dall'art del Codice Civile e soddisfa l'obbligo previsto dagli artt e seguenti del Codice Civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o regolamentare. Il decreto in questione introduce, altresì, la firma digitale che così viene regolata per la prima volta.

4 Il Codice dell amministrazione digitale e i suoi presupposti normativi Il Decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 45 ovvero il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Rilevante per la nostra disamina è l art. 6, che ai commi 1, 2 e 3 stabilisce: 1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. 2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione. 3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell'autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri. Un esempio: l art c.c. prevede che: L imprenditore che esercita un attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve, altresì, tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.

5 Il Codice dell amministrazione digitale e i suoi presupposti normativi Il Codice dell amministrazione digitale (d ora innanzi il Codice) è contenuto nel D.Lgs. n. 82/2005 e nasce il 7 marzo dello stesso anno. Ancora ad oggi è sottoposto a continue modifiche normative che ne hanno ampliato l ambito di applicazione e che hanno risposto alle necessità di adeguamento tecnologico più marcate nel corso degli anni. Soprattutto quando i servizi informatici e i rapporti c.d. digitali tra cittadini, imprese e Pa hanno generato obblighi uscendo dal ristretto ambito di mere facoltà.

6 Il Codice dell amministrazione digitale e i suoi presupposti normativi L ambito di applicazione del Codice è quello di cui all art.2, commi 2 e 3, che riformati nel tempo, stabiliscono rispettivamente quanto segue: Le disposizioni del presente codice si applicano alle pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all'articolo 117 della Costituzione, nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall'istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell'articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311 ; le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40, 43 e 44 del capo III, nonché al capo IV, si applicano ai privati ai sensi dell'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni.

7 Il Codice dell amministrazione digitale e i suoi presupposti normativi E durante il 2014, hanno trovato finalmente cittadinanza le regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici, in bozza dal 2011, ad oggi pienamente in vigore con l emanato decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo Le regole vengono emanate ai sensi degli artt. 20, commi 3 e 5 bis, 23 ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 e 44 bis e 71, comma 1 del Codice. E con esse in pari data vengono emanate le regole tecniche per il protocollo informatico coniugando, come le altre, le esigenze applicative del Codice e dei suoi articoli 40 bis, 47, 57 bis e 71, comma 1.

8 Il Governo dell informatizzazione nella pubblica Amministrazione: Agenzia per l Italia Digitale e Agenda Digitale L Agenzia per l Italia Digitale nasce con la Legge del 7 agosto 2012, n. 134 (che converte, con modificazioni, il Decreto Legge del 22 giugno 2012, n Decreto Sviluppo). L Agenzia opera con il presidio e con il controllo del Presidente del Consiglio dei Ministri e persegue la massima diffusione delle tecnologie all interno della pubblica amministrazione, al servizio di imprese e cittadini.

9 Il Governo dell informatizzazione nella pubblica Amministrazione: Agenzia per l Italia Digitale e Agenda Digitale All Agenzia compete, tra l altro: l emanazione di linee guide, regolamenti e pareri interpretativi e le scelte di standard che garantiscano l interoperabilità tra i sistemi informatici di interesse; la vigilanza del rispetto delle norme applicative, rende obbligatoriamente parere preventivo all adozione delle regole tecniche; il coordinamento dell attuazione dell Agenda Digitale Italiana e nel portare avanti gli obiettivi definiti con la strategia italiana dalla cabina di regia. Che è l organo operativo dell Agenda. La cabina di regia è strutturata in sei gruppi di lavoro a cui corrispondono sei obiettivi strategici: infrastrutture e sicurezza; ecommerce; egovernment Open data, alfabetizzazione informatica competenze digitali; ricerca e innovazione; smart cities and communities.

10 Il Governo dell informatizzazione nella pubblica Amministrazione: Agenzia per l Italia Digitale e Agenda Digitale L Agenda e con essa la cabina di regia sono state istituite il primo marzo 2012 con Decreto del Ministro dello Sviluppo economico, di concerto con il Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione; il Ministro per la coesione territoriale; il Ministro dell'istruzione, dell'università e della ricerca e il Ministro dell'economia e delle finanze. Essa è il portato di un più ampio progetto europeo che ha impegnato tutti gli Stati membri dal 2010 e che li impegnerà fino al 2020 (Horizon 2020). Le misure per l applicazione concreta dell Agenda Digitale Italiana vengono definite con il Decreto del 18 ottobre 2012, n. 179 (convertito nella legge 17 dicembre 2012, n. 221) e recepiscono nel nostro ordinamento i principi dell Agenda Digitale Europea. Ogni anno, il Governo presenterà al Parlamento una relazione aggiornata sullo stato di attuazione dell Agenda e, sempre annualmente, spetterà all Agenzia promuovere ulteriori obiettivi al fine di coordinare gli interventi nazionali con quelli europei e della relativa Agenda.

11 E il portato di un panorama variegato di fonti di produzione. La Deliberazione Cnipa del 19 febbraio 2004, n. 11 La deliberazione nasce per sostituire quella riconducibile all Autorità per l informatica della Pubblica Amministrazione del 13 dicembre 2001, n. 42 emanata ai sensi e per gli effetti dell art. 6, comma 2, del D.P.R. n. 445/2000. Al netto dell ambito oggettivo e soggettivo definito dal D.P.R. n. 445/2000, la deliberazione introduce il procedimento di conservazione sostitutiva.

12 In breve i suoi passaggi più importanti: La Deliberazione Cnipa del 19 febbraio 2004, n. 11 Conservazione sostitutiva dei documenti analogici: 1) Acquisizione dell immagine dell originale analogico, per esempio anche mediante scannerizzazione. 2) Trasposizione dell immagine dell originale analogico su supporti ottici di memorizzazione, comunque idonei a garantirne la conformità, l immodificabilità, l inalterabilità e la leggibilità nel tempo e la disponibilità a richiesta su supporto cartaceo e anche per via telematica. 3) Documento reso stabile ed immodificabile. Per esempio attraverso le sue impronte e il relativo schema sintetico o evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insieme di essi. 4) Inserimento marca temporale e firma digitale del Responsabile della conservazione apposta anche su evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insieme di essi.

13 La Deliberazione Cnipa del 19 febbraio 2004, n. 11 Conservazione sostitutiva dei documenti informatici, sottoscritti e non: 1. Archiviazione elettronica (eventuale). 2. Documento reso stabile ed immodificabile. Per esempio attraverso le sue impronte e il relativo schema sintetico o evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insieme di essi. 3. Inserimento marca temporale e firma digitale del Responsabile della conservazione apposta anche su evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insieme di essi. 4. Memorizzazione su supporti ottici e comunque idonei a garantire l immodificabilità, l inalterabilità e la leggibilità nel tempo dei documenti conservati e così disponibili a richiesta su supporto cartaceo e anche per via telematica.

14 La Deliberazione Cnipa del 19 febbraio 2004, n. 11 Le fasi tecniche prevedono: la rilevazione dell impronta: ovvero in conservazione i documenti possono arrivare anche con le loro impronte. È possibile, quindi, attivare un programma che collega al documento da conservare una sequenza di simboli binari (bit), mediante l applicazione di una funzione matematica (hash): l impronta così potrà essere associata ad un unico documento e partendo dalla stessa non si può ricreare il documento. La funzione e la relativa impronta consentono di verificare l immodificabilità del documento sottoposto alla procedura; la creazione del lotto/volume di conservazione: le impronte sono memorizzate in un file, mediante la creazione di uno schema sintetico che le riassume, specificando il riferimento di ogni impronta al documento di appartenenza; l apposizione della firma digitale del Responsabile della Conservazione e della marca temporale (ad essa in seguito all emanazione del D.P.C.M. del 30 marzo 2009 viene associata una validità di almeno 20 anni) sull insieme dei documenti o sull evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o un insieme di essi. Il processo di validazione temporale determina la data e l ora del documento informatico, rendendolo opponibile ai terzi ai sensi e per gli effetti dell art. 20, comma 1, del Codice; la memorizzazione su supporto ottico e comunque idoneo per il suo formato e le sue caratteristiche, a garantire la conformità all originale, l inalterabilità, l immodificabilità e la leggibilità nel tempo dei documenti conservati, e comunque per il periodo necessario alla produzione degli effetti stabiliti per ciascuno di essi da norme di legge o di regolamento. Del documento analogico viene memorizzata la relativa immagine direttamente sui supporti ottici.

15 Sono previste ulteriori attività, eventuali e non. La Deliberazione Cnipa del 19 febbraio 2004, n. 11 Ovvero il riversamento diretto e il riversamento sostitutivo: il primo corrisponde sostanzialmente alla creazione di una copia di sicurezza su supporti idonei e garantiti. Il secondo, invece, si giustifica con la necessità di mantenere inalterati i documenti conservati preservandoli anche da deterioramento dei supporti e dei formati e da obsolescenza delle tecnologie adottate. Si innesta in tali casi un processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico e/o altrettanto idoneo ad un altro alterando la loro rappresentazione informatica. Il corretto svolgimento dello stesso è garantito dall apposizione della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione e della marca temporale.

16 Qualche esempio Un azienda per le sue scritture contabili può, nell ordine: stamparle e procedere alla scannerizzazione e produrre un file privo di macroistruzioni e codici eseguibili, altrettanto, con le stesse tempistiche della stampa cartacea, produrre solo il detto file, senza stampare. Il soggetto emittente, secondo gli obblighi di legge, procede, in entrambi i casi, ad apporre la firma digitale e il riferimento temporale sui documenti così prodotti, e chiude il processo di conservazione sostitutiva previa apposizione della marca temporale e della firma digitale del Responsabile della conservazione

17 Relativamente alle tempistiche della conservazione in generale: FATTURA ATTIVA ANALOGICA: 15 giorni. Decorrenza da data consegna o spedizione (possibile anche da data indicata sul documento). FATTURA ATTIVA ELETTRONICA: 15 giorni. Decorrenza da trasmissione telematica FATTURE PASSIVE: 15 giorni. Decorrenza da ricezione (e non da annotazione in contabilità generale) DOCUMENTI DIVERSI DA FATTURE: se inerenti a dichiarazioni fiscali: entro 1 mese dal termine di presentazione della dichiarazione. Se non legati a dichiarazioni annuali, entro un anno dalla formazione CONTRATTI: entro un anno dalla formazione e non dalla registrazione

18 Il documento analogico l documento analogico sopravvive alla dematerializzazione fin quando il processo di conservazione sostitutiva non sia definitivamente compiuto. Pertanto fino a tale momento assolve agli obblighi di cui sopra il suo corrispondente cartaceo. A meno che esso non sia inserito in un ciclo contabile già dematerializzato, in tal caso anche la sua dematerializzazione dovrà avvenire con le tempistiche anzidette. La distruzione del documento analogico, quindi, avviene a completamento del processo validato dal Responsabile della conservazione al fine della regolarità dello stesso. Nel caso di documento originale unico la procedura non è sufficiente essendo doveroso attivare anche quella presidiata da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. A meno che non venga esclusa la distruzione del documento analogico originale unico con il conseguente obbligo di mantenere l originale in cartaceo. E il caso, per esempio, di atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria per i venti anni successivi, le opere d arte, i documenti di valore storico artistico etc. Il processo di conservazione dei documenti analogici e dei documenti informatici, sottoscritti e non, è presidiato dal Responsabile della Conservazione che è chiamato a garantire, con il sostegno delle sue competenze anche professionali, le sue conoscenze tecniche e della diligenza necessaria, la tracciabilità delle operazioni effettuate durante il processo di conservazione e nella fase successiva dell esibizione dei documenti conservati (in caso di controlli sia interni, promananti, per esempio, dagli auditor aziendali, o anche esterni esercitati dall amministrazione finanziaria nell esercizio dei suoi poteri di accertamento e di sanzione dei contribuenti).

19 Il D.P.C.M. (in bozza già dal 2011) del 3 dicembre del 2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale lo scorso 12 marzo è adottato ai sensi dell art. 71, comma 1, del Codice e attua buona parte dello stesso e rispondono in particolare alle istanze di cui alle disposizioni di cui agli artt. 43 e 44 del Codice. Le nuove regole tecniche del sistema di conservazione: la svolta In particolare, l Art. 44 del Codice prevede: 1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura : a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 ; b) l'integrità del documento; c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto. 1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. 1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall' articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

20 Ambito di applicazione: le disposizioni del decreto si applicano, in armonia con il passato, prima di tutto alle pubbliche amministrazioni, alle società partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico, e ai privati. Altresì il decreto prevede la sua applicazione anche ai soggetti esterni a cui eventualmente è affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici. Ambito di applicazione L ambito oggettivo di applicazione rimane anch esso invariato rispetto al passato. Il processo di conservazione può riguardare documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni altro atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento (cfr. art. 43, comma 1, del Codice). Con le nuove regole tecniche vengono confermati gli allegati anch essi già in bozza dal 2011.

21 La novità di rilievo rispetto al passato sta proprio nel passaggio ad un vero e proprio sistema di conservazione che si qualifica di per sé e non per le finalità meramente sostitutive dei documenti informatici e dei documenti analogici di cui alla deliberazione Cnipa n. 11/2004. Le novità di rilievo Tra gli altri significativi cambiamenti introdotti con le regole tecniche figurano, prima di tutto, l obbligo di adozione del manuale di conservazione che fino ad oggi era relegato a mera facoltà nonostante gli evidenti impegni, richiesti al Responsabile della conservazione, di documentazione delle attività tecniche e organizzative della conservazione; altresì l adozione di un piano di sicurezza efficace del sistema di conservazione. Ad essi si aggiunga anche l intenzione del decreto a che il sistema operi attraverso modelli organizzativi esplicitamente definiti interoperabili, ma pur sempre distinti, presidiati dai diversi responsabili, tra cui appunto il Responsabile della conservazione.

22 Il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 entra in vigore l 11 aprile 2014 ed è definitivamente attuato entro e non oltre 36 mesi da tale data, e quindi l 11 aprile 2017 viene sostituita e abrogata la Deliberazione Cnipa n. 11/2004. Le novità di rilievo In ogni caso il Responsabile della conservazione è tenuto a definire un piano dettagliato di adeguamento che deve evidenziare nel manuale di conservazione, valutando anche l opportunità di riversare nel nuovo sistema gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati fino al termine di scadenza di conservazione dei documenti in essi contenuti.

23 1. l acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico. Nello specifico il pacchetto è formato dal cc.dd. produttore che è la persona fisica o giuridica (di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento), che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Il produttore può far parte o meno del sistema di conservazione; Il nuovo processo di conservazione prevede: 2. la presa in carico: segna l esito positivo della trasmissione del pacchetto di versamento e dell acquisizione da parte del sistema che all accesso procede ai controlli e così verifica che gli oggetti contenuti nel pacchetto siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione. In caso di rifiuto del pacchetto, questo ritorna al produttore con l indicazione dell esito della verifica (c.d. notifica di scarto); 3. la generazione del rapporto di versamento: il sistema, a verifica superata, genera in modo automatico, il rapporto relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente identificato dal sistema. Esso deve contenere sicuramente un riferimento temporale e una o più impronte calcolate sull intero contenuto del pacchetto. Nell eventualità, e se il manuale di conservazione lo prevede, il rapporto viene firmato (con firma elettronica qualificata o firma digitale) dal Responsabile della conservazione; 4. la preparazione e la sottoscrizione del pacchetto di archiviazione. Il pacchetto deve avere un contenuto specifico di base, costituito da uno o più file ai quali si applica il processo di archiviazione l indice del pacchetto di archiviazione (che può essere generato anche da indici precedenti riferiti ai file contenuti nel pacchetto). L indice, a sua volta, contiene una serie di informazioni (la sua struttura prevede una specifica articolazione per mezzo del linguaggio formale XML) e nello specifico quelle di cui all allegato n. 4 del decreto in esame relativo alle specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione. L indice, in sostanza, si traduce in un evidenza informatica associata al pacchetto di archiviazione ed è corredato da un riferimento temporale (Marca temporale) e (necessariamente) dalla firma digitale o firma elettronica qualificata del Responsabile della conservazione; 5. la preparazione e la sottoscrizione (eventuale) del pacchetto di distribuzione. Esso viene generato a seguito di richiesta di accesso e/o di esibizione dell utente e contiene i documenti informatici necessari a soddisfare la richiesta medesima, secondo le modalità stabilite dal manuale di conservazione. Il pacchetto può essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del Responsabile della conservazione, se ciò è previsto dal manuale; 6. lo scarto del pacchetto di archiviazione: alla scadenza del termine di conservazione previsti dalle norme applicabili, gli oggetti conservati possono essere eliminati con alcune eccezioni (quali quelle riferite alle cautele per la conservazione/eliminazione dei documenti di valore amministrativo e di interesse storico culturale). Il responsabile della conservazione dovrà dare notizia dello scarto al produttore.

24 Il valore sostanziale e probatorio del documento informatico è determinato fin dall origine dalle sue particolari caratteristiche. Il processo di conservazione rispetto ai documenti informatici e al loro valore Il Codice prevede sul punto, che: il documento informatico tout court e/o sottoscritto con firma elettronica ha valore probatorio nella misura in cui risponda alle caratteristiche oggettive di qualità, di sicurezza, di integrità e di immodificabilità (così artt. 20, comma 1, e art. 21, comma 1 del codice). Si tratta di criteri razionali che devono orientare il giudice nel libero apprezzamento dell attendibilità della prova, insieme ad altri elementi che questi è tenuto a valutare ai sensi e per gli effetti dell art. 116, comma 1, c.p.c. (il giudice deve valutare le prove secondo il suo prudente apprezzamento, salvo che la legge disponga diversamente ). il documento informatico tout court inteso cioè come rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, indipendentemente dalla sua possibile sottoscrizione godrebbe, almeno in base al Codice e all art. 20, comma 1 bis (e in attesa delle regole tecniche ancora in bozza dal 2011) dell efficacia di forma scritta (ad probationem). Ad oggi l idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta dipende, in assenza di altri requisiti, dalle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

25 In assenza di regole tecniche che fissino e codifichino tali prerogative non rimane che rifarsi a quelle che per altri ambiti sono già in vigore o comunque sono ormai consolidate. Il processo di conservazione rispetto ai documenti informatici e al loro valore Per esempio la rispondenza del formato del documento a determinati standard supportati da certificazioni sovranazionali e internazionali possono determinare i suoi caratteri di qualità e di sicurezza e, in alcuni casi, di integrità se mai i formati (e i relativi standard di riferimento) garantiscano l assenza di codici maligni e/o di codici eseguibili capaci di agire indipendentemente da chi ne utilizza. Per esempio, per l immodificabilità e per l integrità (e forse anche per qualità e sicurezza) del documento informatico è determinante l opera di memorizzazione dello stesso in un sistema di conservazione strutturato nelle modalità e con gli strumenti sopra descritti. Diversamente il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, produce di default gli effetti di cui sopra. Anzi li superano. E il caso, ad esempio, del documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata e con firma digitale permette di considerare lo stesso come prova della forma scritta a pena di nullità. Ovvero essenziale nei casi di cui all art. 1350, comma 1, nn. da 1 a 12, aventi ad oggetto il trasferimento di immobili o la costituzione di diritti su di essi.

26 Il processo di conservazione rispetto ai documenti informatici e al loro valore Così l art. 21, commi 2 e 2 - bis, del Codice stabilisce al riguardo che: Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all' articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. 2-bis. Salvo quanto previsto dall' articolo 25, le scritture private di cui all'articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Gli atti di cui all'articolo 1350, numero 13), del codice civile soddisfano comunque il requisito della forma scritta se sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.

27 Novita Il 12 gennaio 2015 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale, serie generale n. 8, il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, recante le Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli, 20, 22, 23 bis, 23 ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82/2005. Il Decreto completa il quadro delle novità in materia, come sopra accennate, e uniforma la disciplina tecnica, in osservanza e soprattutto in adempimento dell art. 71 del Codice dell amministrazione digitale.