Utilizzo di Avaya Aura Messaging

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1 Utilizzo di Avaya Aura Messaging 6.1 Giugno 2011

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O CON IL RELATIVO AFFILIATO AVAYA ( AVAYA ). Avaya concede all'utente finale una licenza nell'ambito dei tipi di licenza descritti di seguito. Il numero valido di licenze e unità di capacità per il quale viene concessa la licenza è uno (1), a meno che non venga specificato un numero di licenze diverso nella documentazione o in altro materiale reso disponibile all'utente finale. Per Processore designato si intende un singolo dispositivo di elaborazione autonomo. Per Server si intende un Processore designato che ospita un'applicazione software accessibile da svariati utenti. Per Software si intendono i programmi informatici in codice oggetto per i quali viene concessa originariamente la licenza da Avaya e che verranno utilizzati dall'utente finale, sia che si tratti di Prodotti indipendenti che di prodotti preinstallati sull'hardware. Per Hardware si intendono i Prodotti hardware standard, venduti in origine da Avaya e utilizzati dall'utente o dall'utente finale. Tipi di licenza Licenza per sistema designato - Designated System(s) License (DS). L'utente finale può installare e utilizzare ciascuna copia del software solo su un processore designato a meno che nella documentazione o in altro materiale reso disponibile all'utente non sia indicato un numero diverso di processori designati. La Avaya può richiedere l'identificazione del processore designato per tipo, numero di serie, chiave delle funzioni, posizione o altra designazione specifica oppure può richiedere all'utente finale di fornirla tramite strumenti elettronici definiti dalla Avaya specificatamente per questo scopo. Licenza per utilizzo simultaneo - Concurrent User License (CU). L'utente finale può installare e utilizzare il software su più processori designati o su uno o più server a condizione che in qualsiasi momento solo il numero di unità cui è stata concessa la licenza acceda al software e lo utilizzi. Per Unità si intende l'unità su cui la Avaya, a propria discrezione, basa i prezzi delle proprie licenze e può essere, a titolo esemplificativo, un agente, una porta o un utente, un account di posta elettronica o di posta vocale a nome di una persona o di una funzione aziendale (ad esempio, web master o servizio di assistenza) oppure una voce della directory del database amministrativo utilizzato dal prodotto che permette a un utente di interagire con il software. Le unità possono essere collegate a uno specifico server identificato. Licenza per utente identificato - Named User License (NU). L'utente finale può:(i) installare e utilizzare il software su un singolo processore designato o server per ciascun utente identificato autorizzato (definito di seguito) oppure (ii) installare e utilizzare il software su un server a condizione che solo gli utenti identificati autorizzati abbiano accesso e utilizzino il software. Per Utente identificato si intende un utente o un dispositivo espressamente autorizzato dalla Avaya ad accedere al software e ad utilizzarlo. A esclusiva discrezione della Avaya un Utente identificato può essere, a titolo esemplificativo, designato per nome, funzione aziendale (ad esempio, web master o servizio di assistenza), account di posta elettronica o di posta vocale a nome di una persona o di una funzione aziendale o voce della directory del database amministrativo utilizzato dal prodotto che permette a un utente di interagire con il prodotto. Licenza "shrinkwrap" - Shrinkwrap License (SR). Il cliente può installare e utilizzare il Software in conformità con i termini e le condizioni dei contratti di licenza applicabili, come la licenza shrinkwrap o clickthrough che accompagna o che è applicabile al ( Licenza shrinkwrap ). Vedere Componenti di terzi per ulteriori informazioni. Copyright Eccetto laddove diversamente dichiarato, non dovrà essere fatto alcun uso del materiale presente su questo sito, della documentazione, dei prodotti software o hardware forniti da Avaya. Tutto il contenuto del sito, la documentazione e i prodotti forniti da Avaya, inclusi la selezione, l'organizzazione e il design del contenuto, sono di proprietà di Avaya o dei suoi concessionari e sono protetti da copyright e da altre leggi sulla proprietà intellettuale, inclusi i diritti sui generis relativi alla protezione dei database. È vietato modificare, copiare, riprodurre, ripubblicare, caricare, postare, trasmettere o distribuire in qualsiasi modo, qualsiasi contenuto, per intero o in parte, incluso qualsiasi codice o software, se non espressamente autorizzato da Avaya. La riproduzione, la trasmissione, la diffusione, la memorizzazione e/o l'utilizzo non 2 Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

3 autorizzati esplicitamente e per iscritto da Avaya sono azioni perseguibili penalmente e civilmente in base alla legislazione vigente. Componenti di altri fornitori Alcuni programmi o parti di programmi inclusi nel Prodotto possono contenere software distribuito in base ad accordi con terzi ( Componenti di terzi ), i cui termini possono ampliare o limitare i diritti d'uso di determinate parti del Prodotto ( Termini di terzi ). Le informazioni relative ai codici sorgente di SO Linux distribuiti (per quei prodotti che hanno distribuito il codice sorgente di SO Linux), e che identificano i possessori di copyright dei Componenti di terzi e delle Condizioni di terzi che vengono applicate ad essi sono disponibili sul sito Web del supporto Avaya: Prevenzione delle frodi telefoniche La Frode tariffaria è l'uso non autorizzato del sistema di telecomunicazione da parte di una parte non autorizzata (ad esempio, una persona che non è un dipendente dell'impresa, un agente, un sottoappaltatore o che non lavora per conto della vostra impresa). L'utente deve essere consapevole che il sistema potrebbe essere soggetto a rischio di frodi telefoniche che, se attuate, potrebbero far aumentare notevolmente i costi dei servizi di telecomunicazione. Intervento di Avaya contro le frodi telefoniche Se si ritiene di essere vittima di frode telefonica e si necessita assistenza o supporto tecnico, chiamare il Technical Service Center per l'intervento contro le frodi al numero dedicato per gli Stati Uniti e il Canada. Per ulteriori numeri di telefono del supporto, consultare il sito Web del supporto Avaya all'indirizzo: support.avaya.com. Le sospette vulnerabilità alla sicurezza relative ai prodotti Avaya vanno riportate ad Avaya mediante l'invio di un messaggio di posta elettronica all'indirizzo: securityalerts@avaya.com. Marchi di fabbrica I marchi di fabbrica, i loghi e i marchi di servizio ( Marchi ) visualizzati in questo sito, nella documentazione o sui prodotti forniti da Avaya sono Marchi registrati o non registrati di Avaya, dei suoi affiliati o di terze parti. Agli utenti non è consentito l'uso di tali Marchi, senza previo consenso scritto di Avaya o di tali terze parti eventuali proprietarie del Marchio. Nulla di quanto contenuto in questo sito, nella documentazione e nei prodotti garantisce, per implicazione, preclusione o in altro modo, nessuna licenza o diritto verso i Marchi, senza il permesso scritto di Avaya o di terze parti applicabili. Avaya, Avaya one-x, INTUITY AUDIX, Octel e Avaya Aura sono marchi registrati di Avaya, Inc. Tutti i marchi di fabbrica non Avaya sono di proprietà dei rispettivi proprietari; Linux è un marchio di fabbrica registrato di Linus Torvalds. Download della documentazione Per le versioni più aggiornate della documentazione, consultare il sito Web del supporto Avaya, all'indirizzo: Come contattare il supporto Avaya Avaya mette a disposizione un numero telefonico da utilizzare per la segnalazione di problemi o la richiesta di informazioni sul prodotto. Negli Stati Uniti, il numero di telefono del supporto è Per ulteriori numeri di telefono del supporto, consultare il sito Web di Avaya all'indirizzo: Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

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5 Sommario Capitolo 1: Introduzione... 7 Requisiti necessari... 7 Accesso alla casella vocale con un telefono... 7 Accesso alla casella vocale mediante il telefono da tavolo o il softphone... 7 Accesso alla casella vocale da qualsiasi telefono... 8 Inizializzazione della casella vocale... 8 Collegamento alle Preferenze utente Capitolo 2: Messaging dal client di posta elettronica La barra degli strumenti di Messaging Riproduzione di un messaggio vocale Prerequisito per riprodurre un messaggio vocale Ascolta sul PC Ascolta sul telefono Risposta vocale Inoltro vocale Chiama mittente Stato di avanzamento della chiamata Configurazione del client di posta elettronica (Outlook or Zimbra) Configurazione di Outlook 2010 per l'archivio messaggi di Avaya Configurazione di Outlook 2007 per l'archivio messaggi di Avaya Configurazione di Outlook 2003 per l'archivio messaggi di Avaya Messaggi vocali MWI e stato del messaggio Messaggio privato Messaggi spostati Notifica rapporto di mancato recapito Capitolo 3: Personalizzazione di Messaging Informazioni sulle Preferenze utente Collegamento alle Preferenze utente Preferenze generali Numero di accesso a Messaging Informazioni account Posizione e lingua Telefono cellulare o cercapersone Fax Ascolta sul telefono Operatore Preferenze di Contatta utente Configurazione di Contatta utente Categorie dei chiamanti Gestione delle chiamate Definizione dei numeri di Contatta utente Definizione di una programmazione di Contatta utente Impostazioni predefinite per la riabilitazione di Contatta utente, mediante TUI Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

6 Verifica della configurazione di Contatta utente Preferenze di Avvisami Configurazione delle notifiche telefoniche Configurazione delle notifiche mediante posta elettronica Preferenze Telefono personale Opzioni dell'ordine di riproduzione del messaggio Modifica della velocità di riproduzione dei messaggi Abilitazione dei prompt rapidi Annuncio di data e ora Impostazione delle preferenze di indirizzamento Elenchi personali Creazione di una lista di distribuzione Modifica di un elenco personale Eliminazione di una lista di distribuzione Modifica della password Da un telefono Da Preferenze utente Operazioni avanzate Indice Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011

7 Capitolo 1: Introduzione Requisiti necessari L'amministratore fornisce le seguenti informazioni di Messaging: Numero di accesso a Messaging. (Per maggiori dettagli, vedere Numero di accesso a Messaging alla pagina 26) Numero della casella postale e password temporanea URL per accedere alla pagina Web Preferenze utente di Avaya Aura Messaging Accesso alla casella vocale con un telefono Per accedere ai messaggi vocali: Se presente, premere il pulsante Messaggio del telefono da tavolo o del softphone oppure chiamare il numero di accesso a Messaging interno o esterno. Argomenti correlati: Accesso alla casella vocale mediante il telefono da tavolo o il softphone alla pagina 7 Accesso alla casella vocale da qualsiasi telefono alla pagina 8 Inizializzazione della casella vocale alla pagina 8 Accesso alla casella vocale mediante il telefono da tavolo o il softphone 1. Mediante il telefono da tavolo dell'ufficio o il softphone, eseguire una delle operazione seguenti: Premere il pulsante Posta vocale o Messaggio. Digitare il numero di accesso a Messaging (interno). Se non si conosce questo numero, contattare l'amministratore. Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

8 Introduzione Il sistema annuncia il nome dell'utente e richiede la password. 2. Inserire la password di Messaging e premere il tasto cancelletto (#). Accesso alla casella vocale da qualsiasi telefono Informazioni su questa attività È possibile accedere alla casella vocale ovunque, componendo uno dei numeri di accesso a Messaging (vedere Numero di accesso a Messaging alla pagina 26) o il numero dell'operatore automatico, purché sia stato configurato per consentire l'accesso al sistema Messaging dell'azienda. 1. Comporre uno dei numeri seguenti: Il numero di accesso a Messaging (esterno) con qualsiasi altro telefono e premere il tasto cancelletto (#). Se viene utilizzato il telefono di un'altra persona dell'azienda che dispone ugualmente di una casella vocale Messaging, una volta composto il numero di accesso a Messaging premere asterisco * per cancellare l'accesso automatico basato sul numero interno di quel telefono, quindi procedere con le fasi successive. Il numero dell'operatore automatico e premere il tasto cancelletto (#). 2. Inserire il numero della casella vocale e premere il tasto cancelletto (#). Il sistema annuncia il nome dell'utente e richiede la password. 3. Inserire la password e premere il tasto cancelletto (#). Inizializzazione della casella vocale Informazioni su questa attività Durante il processo di inizializzazione si personalizzano i messaggi di saluto e si imposta una nuova password. Tuttavia, la casella vocale è operativa anche se non si completa l'inizializzazione. È possibile completare l'inizializzazione all'accesso successivo alla casella vocale. Inizializzare la casella vocale procedendo come segue: 8 Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

9 Inizializzazione della casella vocale Modificare la password temporanea. Registrare il proprio nome. Registrare il messaggio di saluto personale. Il messaggio di saluto personale viene riprodotto ai chiamanti quando il telefono è occupato o quando non si risponde a una chiamata. Se non si registra un messaggio di saluto, il sistema utilizza il nome registrato per identificare l'utente ad altri utenti di Messaging quando questi inviano un messaggio vocale. Il sistema inoltre utilizza il proprio nome registrato in un messaggio di saluto generato dal sistema, riprodotto quando i chiamanti contattano la casella vocale. Se l'organizzazione utilizza l'operatore automatico di Messaging, il nome registrato viene riprodotto prima che l'operatore trasferisca i chiamanti all'interno. 1. Chiamare il sistema Messaging. 2. Inserire la password temporanea e premere il tasto cancelletto (#). La password temporanea assegnata dall'amministratore durante la creazione della casella vocale. Se la password temporanea è già stata modificata nella pagina Password in Preferenze utente, inserire la nuova password. 3. Seguire i prompt per modificare la password (se necessario). 4. Registrare il proprio nome. È possibile completare questo passaggio in un secondo momento. Se si utilizza Aria TUI, seguire i prompt di sistema. Se si utilizza AUDIX TUI, premere 5 sulla tastiera e seguire i prompt di sistema. 5. Registrare il messaggio di saluto personale. È possibile completare questo passaggio in un secondo momento. Se si utilizza Aria TUI, seguire i prompt di sistema. Se si utilizza AUDIX TUI, premere 3 sulla tastiera e seguire i prompt di sistema. Passi successivi Per informazioni su come utilizzare TUI, fare riferimento a uno dei seguenti documenti: Guida rapida di riferimento di Avaya Aura Messaging (Aria) Guida rapida di riferimento di Avaya Aura Messaging (AUDIX) Le due guide sono disponibili nella sezione Messaging User Guides (Manuali dell'utente di Messaging) nel sito Web di assistenza di Avaya. Se non si sa quale TUI si utilizza, contattare l'amministratore. Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

10 Introduzione Argomenti correlati: Accesso alla casella vocale con un telefono alla pagina 7 Collegamento alle Preferenze utente Informazioni su questa attività È possibile configurare le opzioni per varie funzionalità di Messaging nelle pagine Web Preferenze utente. 1. Per aprire le pagine Web Preferenze utente Fare clic su Preferenze utente nella barra degli strumenti di Messaging in Outlook o Zimbra, oppure Aprire un browser Web, digitando sulla barra degli indirizzi e premere INVIO. Questo indirizzo può essere differente nell'organizzazione dell'utente. Viene visualizzata la pagina di accesso Preferenze utente di Messaging. Eseguire gli altri passaggi nella pagina di accesso. 2. Nel campo Numero di casella vocale digitare il numero della casella vocale. 3. Nel campo Password di Messaging immettere la password. 4. Fare clic su Accedi. Viene visualizzata la pagina Web Preferenze utente - Generale. 10 Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

11 Capitolo 2: Messaging dal client di posta elettronica La barra degli strumenti di Messaging La barra degli strumenti di Messaging è un set di pulsanti di caratteristiche che è possibile utilizzare per accedere ai messaggi vocali dal proprio client di posta elettronica. I client Web Outlook e Zimbra sono i due client di posta elettronica che supportano la barra degli strumenti. È possibile utilizzare i client Web Outlook o Zimbra, a seconda di quale dei due è disponibile nell'organizzazione. La barra degli strumenti di Messaging è disponibile solo per i messaggi vocali creati da Avaya Aura Messaging. Se si impostano le Preferenze utente per ricevere una copia mediante posta elettronica di Avvisami per ciascun messaggio vocale, le copie vengono visualizzate nella Posta in arrivo dell'indirizzo di posta elettronica definito, ma la barra degli strumenti di Messaging non sarà disponibile per questi messaggi di posta elettronica. La barra degli strumenti di Messaging presenta le seguenti funzionalità: Ascolta sul PC (disponibile solo con Outlook) Ascolta sul telefono Risposta vocale Inoltro vocale Chiama mittente Preferenze utente? Riproduzione di un messaggio vocale Per riprodurre un messaggio vocale nel PC, utilizzare la funzionalità Ascolta sul PC (solo Outlook). nel telefono, utilizzare la funzionalità Ascolta sul telefono (tutti i client di posta elettronica). Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

12 Messaging dal client di posta elettronica Argomenti correlati: Prerequisito per riprodurre un messaggio vocale alla pagina 12 Ascolta sul PC alla pagina 12 Ascolta sul telefono alla pagina 13 Risposta vocale alla pagina 14 Inoltro vocale alla pagina 15 Chiama mittente alla pagina 16 Stato di avanzamento della chiamata alla pagina 17 Prerequisito per riprodurre un messaggio vocale Poiché alcune funzioni (Ascolta sul telefono, Risposta vocale, Inoltro vocale e Chiama mittente) ne richiedono l'attivazione, accertare che nel browser Web siano abilitati i pop-up per i server Web interni. Ascolta sul PC Ascolta sul PC consente di riprodurre un messaggio vocale nel computer. Questa funzionalità è disponibile solo per i client Outlook. Attualmente non è disponibile per i client Zimbra. Utilizzo di Ascolta sul PC Prerequisiti Accertare che nel sistema sia installato Windows Media Player 9 o successivi. Per aggiornare o installare l'ultima versione di Windows Media Player, consultare windows/windowsmedia/. In un messaggio vocale aperto fare clic su Ascolta sul PC nella barra degli strumenti di Messaging. Utilizzare i pulsanti Pausa/Riprendi, Arresta, Riavvolgi e Avanzamento per controllare la riproduzione. I pulsanti Riavvolgi e Avanzamento riavvolgono o avanzano un messaggio per 10 secondi. Regolare il volume negli altoparlanti del computer o nelle cuffie secondo le necessità. 12 Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

13 Riproduzione di un messaggio vocale Ascolta sul telefono Utilizzare Ascolta sul telefono per ascoltare il messaggio vocale in un telefono. Utilizzo di Ascolta sul telefono per la prima volta Se si utilizza Ascolta sul telefono per la prima volta, potrebbe essere necessario fornire il numero della casella vocale di Messaging da associare all'identità del proprio client di posta elettronica. In tal caso, è necessario eseguire questa operazione solo una volta. 1. Nel campo Numero di casella vocale digitare il numero della casella vocale. 2. Fare clic su Salva. Nota: Se si deve cancellare l'associazione, selezionare Cancella nella pagina Avanzate delle Preferenze utente. Una volta cancellata l'associazione, verrà richiesto il numero di casella vocale al prossimo utilizzo di Ascolta sul telefono. Per ulteriori informazioni, consultare Operazioni avanzate alla pagina 41. Utilizzo di Ascolta sul telefono 1. Il proprio client di posta elettronica può essere utilizzato per aprire un messaggio vocale e navigare nella barra degli strumenti di Messaging. 2. Fare clic su Ascolta sul telefono. Il sistema visualizza la finestra Selezione numero di telefono (a meno che in precedenza non sia stata selezionata l'opzione Utilizza sempre questo telefono, vedere passaggio 3). 3. Selezionare il telefono che si desidera utilizzare per riprodurre il messaggio. Selezionare Interno per utilizzare il numero interno. Selezionare Telefono cellulare per utilizzare il telefono cellulare. È possibile scegliere questa opzione solo se l'amministratore ha compilato il campo telefono cellulare nella directory interna di Messaging. Selezionare Altro telefono cellulare per utilizzare un altro telefono cellulare. È possibile scegliere questa opzione se è stato inserito un numero di telefono Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

14 Messaging dal client di posta elettronica cellulare nel campo Altro telefono cellulare o cercapersone nella pagina Preferenze utente > Generale. Selezionare Altro per immettere manualmente un numero. Selezionare Utilizza sempre questo telefono per utilizzare sempre il numero di telefono selezionato per le operazioni delle funzioni della barra degli strumenti di Messaging. È possibile ripristinare questa opzione nella pagina Preferenze utente > Generale, nella sezione Ascolta al telefono. 4. Fare clic su Chiama. Viene chiamato il numero selezionato e viene visualizzata la finestra Stato di avanzamento della chiamata. 5. Rispondere al telefono e immettere la password, quando richiesto. Il sistema riproduce il seguente messaggio vocale: Risposta vocale Utilizzare la funzionalità Risposta vocale per rispondere ai messaggi vocali ricevuti dagli utenti nel sistema di posta vocale dell'organizzazione. Utilizzo di Risposta vocale 1. Il proprio client di posta elettronica può essere utilizzato per aprire un messaggio vocale e navigare nella barra degli strumenti di Messaging. 2. Fare clic su Risposta vocale. Il sistema visualizza la finestra Selezione numero di telefono (a meno che in precedenza non sia stata selezionata l'opzione Utilizza sempre questo telefono, vedere passaggio 3). 3. Selezionare il telefono che si desidera utilizzare per inviare una risposta vocale. Selezionare Interno per utilizzare il numero interno. Selezionare Telefono cellulare per utilizzare il telefono cellulare. È possibile scegliere questa opzione solo se l'amministratore ha compilato il campo telefono cellulare nella directory interna di Messaging. Selezionare Altro telefono cellulare per utilizzare un altro telefono cellulare. È possibile scegliere questa opzione se è stato inserito un numero di telefono cellulare nel campo Altro telefono cellulare o cercapersone nella pagina Preferenze utente > Generale. Selezionare Altro per immettere manualmente un numero. Selezionare Utilizza sempre questo telefono per utilizzare sempre il numero di telefono selezionato per le operazioni delle funzioni della barra degli strumenti di 14 Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

15 Riproduzione di un messaggio vocale Messaging. È possibile ripristinare questa opzione nella pagina Preferenze utente > Generale, nella sezione Ascolta al telefono. 4. Fare clic su Chiama. Viene chiamato il numero selezionato e viene visualizzata la finestra Stato di avanzamento della chiamata. 5. Rispondere al telefono e immettere la password, quando richiesto. 6. Registrare la risposta vocale. Inoltro vocale Utilizzare la funzionalità Inoltro vocale per inoltrare i messaggi vocali ai chiamanti nel sistema di posta vocale nell'organizzazione. È possibile allegare un'introduzione vocale al messaggio da inoltrare. Utilizzo di Inoltro vocale 1. Il proprio client di posta elettronica può essere utilizzato per aprire un messaggio vocale e navigare nella barra degli strumenti di Messaging. 2. Fare clic su Inoltro vocale. Il sistema visualizza la finestra Selezione numero di telefono (a meno che in precedenza non sia stata selezionata l'opzione Utilizza sempre questo telefono. Vedi passaggio 3). 3. Selezionare il telefono che si desidera utilizzare per inoltrare un messaggio vocale. Selezionare Interno per utilizzare il numero interno. Selezionare Telefono cellulare per utilizzare il telefono cellulare. È possibile scegliere questa opzione solo se l'amministratore ha compilato il campo telefono cellulare nella directory interna di Messaging. Selezionare Altro telefono cellulare per utilizzare un altro telefono cellulare. È possibile scegliere questa opzione se è stato inserito un numero di telefono cellulare nel campo Altro telefono cellulare o cercapersone nella pagina Preferenze utente > Generale. Selezionare Altro per immettere manualmente un numero. Selezionare Utilizza sempre questo telefono per utilizzare sempre il numero di telefono selezionato per le operazioni delle funzioni della barra degli strumenti di Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

16 Messaging dal client di posta elettronica Messaging. È possibile ripristinare questa opzione nella pagina Preferenze utente > Generale, nella sezione Ascolta al telefono. 4. Fare clic su Chiama. Viene chiamato il numero selezionato e viene visualizzata la finestra Stato di avanzamento della chiamata. 5. Rispondere al telefono e immettere la password, quando richiesto. 6. Selezionare i destinatari e seguire le istruzioni per inoltrare il messaggio. Chiama mittente Utilizzare la funzionalità Chiama mittente per chiamare la persona che ha lasciato il messaggio vocale. Utilizzo di Chiama mittente 1. Il proprio client di posta elettronica può essere utilizzato per aprire un messaggio vocale e navigare nella barra degli strumenti di Messaging. 2. Fare clic su Chiama mittente. Il sistema visualizza la finestra Selezione numero di telefono (a meno che in precedenza non sia stata selezionata l'opzione Utilizza sempre questo telefono, vedere passaggio 3). 3. Selezionare il telefono che si desidera utilizzare per chiamare il mittente. Selezionare Interno per utilizzare il numero interno. Selezionare Telefono cellulare per utilizzare il telefono cellulare. È possibile scegliere questa opzione solo se l'amministratore ha compilato il campo telefono cellulare nella directory interna di Messaging. Selezionare Altro telefono cellulare per utilizzare un altro telefono cellulare. È possibile scegliere questa opzione se è stato inserito un numero di telefono cellulare nel campo Altro telefono cellulare o cercapersone nella pagina Preferenze utente > Generale. Selezionare Altro per immettere manualmente un numero. Selezionare Utilizza sempre questo telefono per utilizzare sempre il numero di telefono selezionato per le operazioni delle funzioni della barra degli strumenti di Messaging. È possibile ripristinare questa opzione nella pagina Preferenze utente > Generale, nella sezione Ascolta al telefono. 4. Fare clic su Chiama. 16 Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

17 Configurazione del client di posta elettronica (Outlook or Zimbra) Viene chiamato il numero selezionato e viene visualizzata la finestra Stato di avanzamento della chiamata. 5. Rispondere al telefono e immettere la password, quando richiesto. Il sistema effettua la chiamata al mittente. Stato di avanzamento della chiamata Lo stato di avanzamento della chiamata viene riportato automaticamente quando si utilizza Ascolta sul telefono, Risposta vocale, Inoltro vocale o Chiama mittente. La finestra Stato di avanzamento della chiamata si chiude automaticamente dopo 10 secondi. Se la chiamata non riesce, viene visualizzato il motivo. I possibili motivi di una chiamata non riuscita sono: Nessuna linea in uscita disponibile. Il numero chiamato è occupato o non risponde. I privilegi di composizione sono insufficienti. Il numero specificato non è valido. Configurazione del client di posta elettronica (Outlook or Zimbra) Messaging supporta tre tipi di archivio messaggi: archivio messaggi Avaya server di Exchange server Zimbra Per l'accesso ai messaggi vocali, è possibile utilizzare Outlook solo con Avaya Message Store o server Exchange. La procedura di configurazione di Outlook in ciascuno dei casi è la seguente: Outlook con Avaya Message Store: in questo caso, per utilizzare i messaggi vocali è necessario configurare in Outlook un account di posta elettronica IMAP. Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

18 Messaging dal client di posta elettronica Le procedure di configurazione di Outlook 2010, Outlook 2007 e Outlook 2003 con l'archivio messaggi Avaya sono qui elencate: Outlook con server Exchange come archivio messaggi: per accedere ai messaggi vocali è possibile utilizzare direttamente l'account di posta elettronica designato in Outlook, senza configurazioni aggiuntive Zimbra usa automaticamente la barra degli strumenti di Messaging nel client Web Zimbra (purché l'azienda abbia configurato l'opzione corrispondente). Configurazione di Outlook 2010 per l'archivio messaggi di Avaya Prerequisiti Assicurarsi che il tipo di archivio di Messaging (fornito dal proprio amministratore) sia un archivio messaggi di Avaya. Non utilizzare questa procedura se il tipo di archivio di Messaging è un server Exchange o un server Zimbra. Informazioni su questa attività Per configurare Microsoft Office Outlook 2010, procedere come segue: 1. Avviare Outlook. 2. Nel menu File fare clic su Informazioni quindi su Aggiungi account. Viene visualizzata la finestra di dialogo Configurazione automatica account. 3. Selezionare la casella di controllo Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi e fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Scegliere il servizio. 4. Selezionare la casella di controllo Posta elettronica Internet e fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni posta elettronica Internet. 5. Nella casella Nome digitare il nome, ad esempio Mario Rossi. 6. Nella casella Indirizzo posta elettronica digitare l'indirizzo di posta elettronica da utilizzare per la posta di Exchange. 7. Nella sezione Informazioni server selezionare IMAP per Tipo account. 8. Nella casella Server posta in arrivo digitare l'indirizzo del server di Messaging fornito dall'amministratore. 9. Nella casella Server posta in uscita (SMTP) digitare il nome dell'indirizzo del server di Messaging fornito dall'amministratore. È lo stesso server menzionato nel passaggio precedente. Nota: Il server della posta in arrivo (SMTP) deve essere utilizzato solo da Messaging. Non inviare messaggi di posta elettronica utilizzando questo account. Per inviare 18 Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

19 Configurazione del client di posta elettronica (Outlook or Zimbra) posta elettronica, utilizzare l'account di posta elettronica designato. Per rispondere a messaggi vocali o per inoltrarli, utilizzare la barra degli strumenti di Messaging. 10. Nella casella Nome utente digitare il numero della casella vocale di Messaging. Ad esempio, Nella casella Password, digitare la password di Messaging. 12. Fare clic su Altre impostazioni. a. Nella scheda Generale sostituire il nome predefinito dell'account di posta con Avaya Aura Messaging o una designazione simile per indicare che questa è la casella dei messaggi vocali. b. Nella scheda Generale, in Opzioni di eliminazione selezionare la casella di controllo Se in rete, elimina elementi passando a un'altra cartella. Nota: Per impostazione predefinita, Outlook non cancella automaticamente i messaggi eliminati. Questo può causare un'imprevista mancanza di spazio nelle caselle postali degli utenti. È possibile configurare Microsoft Outlook in modo tale che quando si cambia cartella, qualsiasi elemento contrassegnato per l'eliminazione viene eliminato dal server IMAP. Per abilitare questa funzionalità, è necessario lavorare online ed essere collegati al server. c. Fare clic sulla scheda Avanzate. d. Selezionare Automatica per Utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente per i server della posta in uscita e della posta in arrivo nella sezione Numeri porte server. e. Fare clic sulla scheda Server in uscita. f. Selezionare la casella di controllo ll server per la posta in uscita (SMTP) richiede l'autenticazione. g. Selezionare l'opzione Utilizza le stesse impostazioni del server per la posta in entrata. h. Fare clic su OK. 13. Fare clic su Avanti quando si è terminato di inserire queste informazioni di configurazione, quindi fare clic su Fine. 14. Opzionale: è anche possibile aggiungere la casella dei messaggi vocali come cartella preferita: a. In Outlook, fare clic sulla cartella della posta. b. Per espandere la cartella, fare clic sul segno più (+). c. Selezionare Posta in arrivo. d. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Posta in arrivo e selezionare Aggiungi a Preferite. Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

20 Messaging dal client di posta elettronica Configurazione di Outlook 2007 per l'archivio messaggi di Avaya Prerequisiti Assicurarsi che il tipo di archivio di Messaging (fornito dal proprio amministratore) sia un archivio messaggi di Avaya. Non utilizzare questa procedura se il tipo di archivio di Messaging è un server Exchange o un server Zimbra. 1. Avviare Outlook. 2. Nel menu Strumenti fare clic su Impostazioni account. 3. Nella scheda Posta elettronica fare clic su Nuovo. Viene visualizzata la finestra di dialogo Scegli servizio di posta elettronica. 4. Selezionare la casella di controllo Microsoft Exchange, POP3, IMAP o HTTP e fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Configurazione automatica account. 5. Selezionare la casella di controllo Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi e fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Scegli servizio di posta elettronica. 6. Selezionare la casella di controllo Posta elettronica Internet e fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni posta elettronica Internet. 7. Nella casella Nome digitare il nome, ad esempio Mario Rossi. 8. Nella casella Indirizzo posta elettronica digitare l'indirizzo di posta elettronica da utilizzare per la posta di Exchange. 9. Nella sezione Informazioni server selezionare IMAP per Tipo account. 10. Nella casella Server posta in arrivo digitare l'indirizzo del server di Messaging fornito dall'amministratore. 11. Nella casella Server posta in uscita (SMTP) digitare il nome dell'indirizzo del server di Messaging fornito dall'amministratore. È lo stesso server menzionato nel passaggio precedente. Nota: Il server della posta in arrivo (SMTP) deve essere utilizzato solo da Messaging. Non inviare messaggi di posta elettronica utilizzando questo account. Per inviare posta elettronica, utilizzare l'account di posta elettronica designato. Per rispondere a messaggi vocali o per inoltrarli, utilizzare la barra degli strumenti di Messaging. 12. Nella casella Nome utente digitare il numero della casella vocale di Messaging. Ad esempio, Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

21 Configurazione del client di posta elettronica (Outlook or Zimbra) 13. Nella casella Password, digitare la password di Messaging. 14. Fare clic su Altre impostazioni. a. Nella scheda Generale sostituire il nome predefinito dell'account di posta con Avaya Aura Messaging o una designazione simile per indicare che questa è la casella dei messaggi vocali. b. Nella scheda Generale, in Opzioni di eliminazione selezionare la casella di controllo Se in rete, elimina elementi passando a un'altra cartella. Nota: Per impostazione predefinita, Outlook non cancella automaticamente i messaggi eliminati. Questo può causare un'imprevista mancanza di spazio nelle caselle postali degli utenti. È possibile configurare Microsoft Outlook in modo tale che quando si cambia cartella, qualsiasi elemento contrassegnato per l'eliminazione viene eliminato dal server IMAP. Per abilitare questa funzionalità, è necessario lavorare online ed essere collegati al server. c. Fare clic su OK. 15. Fare clic su Avanti quando si è terminato di inserire queste informazioni di configurazione, quindi fare clic su Fine. 16. Opzionale: è anche possibile aggiungere la casella dei messaggi vocali come cartella preferita: a. In Outlook, fare clic sulla cartella della posta. b. Per espandere la cartella, fare clic sul segno più (+). c. Selezionare Posta in arrivo. d. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Posta in arrivo e selezionare Aggiungi a Preferite. Configurazione di Outlook 2003 per l'archivio messaggi di Avaya Prerequisiti Assicurarsi che il tipo di archivio di Messaging (fornito dal proprio amministratore) sia un archivio messaggi di Avaya. Non utilizzare questa procedura se il tipo di archivio di Messaging è un server Exchange o un server Zimbra. Informazioni su questa attività Per configurare Microsoft Office Outlook 2003 e versioni precedenti di Outlook, procedere come segue: Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

22 Messaging dal client di posta elettronica 1. Avviare Outlook. 2. Nel menu Strumenti fare clic su Account di posta elettronica. Viene visualizzata la finestra di dialogo Account di posta elettronica. 3. Selezionare la casella di controllo Aggiungi un nuovo acocunt di posta elettronica in Posta elettronica, quindi fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Tipo server. 4. Selezionare IMAP come tipo di account da creare, quindi fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni posta elettronica Internet (IMAP). 5. Nella casella Nome digitare il nome, ad esempio Mario Rossi. 6. Nella casella Indirizzo posta elettronica digitare l'indirizzo di posta elettronica da utilizzare per la posta di Exchange. 7. Nella casella Nome utente digitare il numero della casella vocale di Messaging. Ad esempio, Nella casella Password, immettere la password della casella vocale di Messaging. 9. Nella casella Server posta in arrivo digitare l'indirizzo del server di Messaging fornito dall'amministratore. 10. Nella casella Server posta in uscita (SMTP) digitare il nome dell'indirizzo del server di Messaging fornito dall'amministratore. È lo stesso server menzionato nel passaggio precedente. Nota: Il server della posta in arrivo (SMTP) deve essere utilizzato solo da Messaging. Non inviare messaggi di posta elettronica utilizzando questo account. Per inviare posta elettronica, utilizzare l'account di posta elettronica designato. Per rispondere a messaggi vocali o per inoltrarli, utilizzare la barra degli strumenti di Messaging. 11. Fare clic su Altre impostazioni. a. Nella scheda Generale sostituire il nome predefinito dell'account di posta con Avaya Aura Messaging o una designazione simile per indicare che questa è la casella dei messaggi vocali. b. Nella scheda Generale, in Opzioni di eliminazione selezionare la casella di controllo Se in rete, elimina elementi passando a un'altra cartella. Nota: Per impostazione predefinita, Outlook non cancella automaticamente i messaggi eliminati. Questo può causare un'imprevista mancanza di spazio nelle caselle postali degli utenti. È possibile configurare Microsoft Outlook in modo tale che quando si cambia cartella, qualsiasi elemento contrassegnato 22 Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

23 Messaggi vocali per l'eliminazione viene eliminato dal server IMAP. Per abilitare questa funzionalità, è necessario lavorare online ed essere collegati al server. c. Fare clic su OK. 12. Fare clic su Avanti quando si è terminato di inserire queste informazioni di configurazione, quindi fare clic su Fine. 13. Opzionale: è anche possibile aggiungere la casella dei messaggi vocali come cartella preferita: a. In Outlook, fare clic sulla cartella della posta. b. Per espandere la cartella, fare clic sul segno più (+). c. Selezionare Posta in arrivo. d. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Posta in arrivo e selezionare Aggiungi a Preferite. Messaggi vocali MWI e stato del messaggio I messaggi vocali vengono visualizzati come non letti finché non viene eseguito l'accesso a essi tramite telefono o non vengono contrassegnati come letti nel client di posta elettronica. La spia dell'indicatore di messaggi in attesa (MWI, message waiting indicator) nel telefono da tavolo rimane accesa fino a quando uno o più messaggi vocali nella Posta in arrivo di Messaging vengono contrassegnati come Non letti. La spia MWI si spegne quando tutti i messaggi vocali nella Posta in arrivo sono contrassegnati come Letti. Nota: Se Outlook è in modalità cache quando si elimina un messaggio, la spia MWI si spegne solo dopo la successiva sincronizzazione tra Outlook ed Exchange. La spia MWI si spegne quando in Outlook è presente una modifica che ha effetto su MWI, come il cambiamento di stato letto o non letto, l'eliminazione di un messaggio o lo spostamento di un messaggio in un'altra cartella. Messaggio privato Se è necessario impedire che un messaggio in uscita venga inoltrato dal destinatario, contrassegnarlo come Privato. Se la destinazione di memorizzazione di Messaging è Avaya Message Store: Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

24 Messaging dal client di posta elettronica I destinatari di un messaggio vocale privato possono accedervi solo da un telefono. I messaggi vocali privati non possono essere inoltrati. Quando Exchange o Zimbra sono la destinazione di archiviazione, i messaggi privati sono contrassegnati come privati ma non sono protetti. Messaggi spostati I messaggi vocali possono essere spostati dalla posta in arrivo ad altre cartelle, come gli altri messaggi di posta elettronica. Una volta spostato, il messaggio non è più disponibile nel telefono. Notifica rapporto di mancato recapito L'utente riceve un rapporto di mancato recapito o una notifica sullo stato del recapito quando vengono esauriti tutti i tentativi di recapitare un messaggio vocale ai destinatari elencati. I rapporti di mancato recapito non sono disponibili per gli utenti Exchange o Zimbra. I rapporti di mancato recapito potrebbero non includere le informazioni e la registrazione del messaggio originale inviato. 24 Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

25 Capitolo 3: Personalizzazione di Messaging Informazioni sulle Preferenze utente Preferenze utente è uno strumento basato sul Web che consente di personalizzare le impostazioni di Messaging. Nota: Alcune di queste funzioni potrebbero non essere disponibili nella propria azienda. Per maggiori dettagli, contattare l'amministratore. Collegamento alle Preferenze utente Informazioni su questa attività È possibile configurare le opzioni per varie funzionalità di Messaging nelle pagine Web Preferenze utente. 1. Per aprire le pagine Web Preferenze utente Fare clic su Preferenze utente nella barra degli strumenti di Messaging in Outlook o Zimbra, oppure Aprire un browser Web, digitando sulla barra degli indirizzi e premere INVIO. Questo indirizzo può essere differente nell'organizzazione dell'utente. Viene visualizzata la pagina di accesso Preferenze utente di Messaging. Eseguire gli altri passaggi nella pagina di accesso. 2. Nel campo Numero di casella vocale digitare il numero della casella vocale. 3. Nel campo Password di Messaging immettere la password. 4. Fare clic su Accedi. Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno

26 Personalizzazione di Messaging Viene visualizzata la pagina Web Preferenze utente - Generale. Preferenze generali Le seguenti funzionalità delle preferenze utente sono presenti nella pagina Web Generale: Numero di accesso a Messaging Informazioni account Posizione e lingua Telefono cellulare o cercapersone Fax Ascolta sul telefono Operatore Nota: Alcune di queste funzioni potrebbero non essere disponibili nella propria azienda. Per maggiori dettagli, contattare l'amministratore. Numero di accesso a Messaging I numeri di accesso a Messaging (interni ed esterni) vengono utilizzati per accedere a Messaging. Il numero interno è il numero che viene composto dall'ufficio, mentre quello esterno è il numero da utilizzare quando ci si trova fuori ufficio. I numeri di accesso a Messaging interni ed esterni sono disponibili nella pagina Preferenze utente > Generale. Informazioni account Informazioni account mostra i seguenti campi: Casella vocale: Mostra il numero della casella postale della messaggistica vocale assegnato. Interno: Mostra il numero di telefono interno assegnato. Interni aggiuntivi): visualizza tutti i numeri interni aggiuntivi associati alla casella postale. Se il campo Interni aggiuntivi) non è visualizzato, non vi sono numeri interni aggiuntivi configurati per la casella postale. 26 Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno 2011 Commenti? infodev@avaya.com

27 Preferenze generali Posizione e lingua Selezionare il fuso orario e la lingua preferiti nella sezione Posizione e lingua. Fuso orario La selezione di un fuso orario ha effetto sull'annuncio di data e ora riprodotto quando si ascolta un messaggio vocale utilizzando l'interfaccia utente del telefono. Le modifiche apportate al fuso orario interessano anche Programmazione di Contatta utente nella schermata Contatta utente. Lingua È possibile selezionare la lingua preferita da utilizzare nel sistema di messaggistica vocale. Se il campo ha sfondo grigio, è disponibile solo la lingua predefinita. Questa impostazione ha effetto su quanto segue: La lingua dei prompt vocali che vengono riprodotti quando si accede alla casella vocale di Messaging attraverso l'interfaccia utente del telefono. La lingua utilizzata nelle schermate Web Preferenze utente. Telefono cellulare o cercapersone È possibile utilizzare il Telefono cellulare o cercapersone per funzionalità come: Contatta utente (se attivata). Numero per inoltro Contatta utente. Altro telefono cellulare quando si utilizza Ascolta sul telefono, Risposta vocale, Inoltro vocale e Chiama mittente nel proprio client di posta elettronica. Le seguenti opzioni sono disponibili per Telefono cellulare o cercapersone: Telefono cellulare in elenco, che utilizza il numero di telefono dell'utente memorizzato nella directory interna. Altro telefono cellulare o cercapersone, dove è possibile specificare un numero di telefono cellulare o cercapersone alternativo. Fax I fax vengono inviati a un indirizzo di posta elettronica designato. Non vengono archiviati nel sistema di messaggistica locale, quindi non sono accessibili da TUI. I fax appena ricevuti non sono segnalati dall'indicatore di messaggio in attesa. È possibile scegliere di ricevere i messaggi fax all'indirizzo di posta elettronica specificato nella directory interna dell'organizzazione o all'indirizzo di posta elettronica desiderato. Utilizzo di Avaya Aura Messaging Giugno