PMO MATRIX. Strumento e metodologia per la gestione e il monitoraggio delle attività progettuali e di follow-up

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1 PMO MATRIX Strumento e metodologia per la gestione e il monitoraggio delle progettuali e di follow-up

2 Obiettivo e finalità dello strumento L obiettivo di PMO MATRIX è quello di fornire uno strumento di supporto per l di gestione e monitoraggio dello stato avanzamento delle progettuali e di follow-up avviate dalla Società. Lo strumento consente di: creare le schede di pianificazione per ciascuna / progetto da sviluppare; esportare tali schede in Excel e Pdf; aggiornare le schede con le informazioni inserite dai process owner; produrre e aggiornare i Gantt su Project sulla base delle informazioni fornite dai process owner relativamente allo stato avanzamento delle ; produrre reportistica specifica sui SAL. Lo strumento può essere di supporto alle seguenti funzioni: Funzione Organizzazione Funzioni di Controllo Attraverso PMO MATRIX avrebbe la possibilità di ottenere un aggiornamento costante e puntuale su tutte le progettuali avviate con viste differenti (per Entità legale, processi, unità organizzative,...) Attraverso PMO MATRIX avrebbero la possibilità di seguire lo sviluppo delle di sistemazione delle anomalie (follow-up) emerse in sede di verifiche/ valutazioni (interventi sull impianto organizzativo) 2

3 Work flow di PMO MATRIX Di seguito si riportano le fasi costituenti il flusso di lavoro che possono essere ripercorse con il supporto di PMO MATRIX. 1 2 Realizzazione scheda di pianificazione delle Compilazione scheda da parte del process owner 3 avanzamento delle Creazione della scheda di pianificazione per l avvio dell / progetto (ad es. risoluzione delle anomalie, follow-up) attraverso i template presenti nel DB Esportazione in formato.xls della scheda compilata dalla Funzione Organizzazione/ Funzione di controllo nelle parti di competenza Invio della scheda al process owner per la compilazione dei campi che richiedono informazioni di maggior dettaglio Ricezione della scheda compilata dalla funzione Organizzazione/ funzione di controllo e compilazione dei campi con informazioni di dettaglio inerenti l progettuale: Dettaglio delle da intraprendere; Tempistiche (inizio fine ); Output previsti; Invio della scheda aggiornata con le informazioni di dettaglio Ricezione della scheda compilata e analisi sul grado di dettaglio e precisione dell analisi Importazione della stessa in PMO MATRIX Produzione automatica del Gantt su Project in base alle diverse viste: Entità legale; Processo; Unità organizzativa; 3

4 Screenshot delle maschere di PMO MATRIX Fase 1: Realizzazione scheda di pianificazione delle 1 Realizzazione scheda di pianificazione delle Compilazione schede da parte del process owner avanzamento La Funzione Organizzazione o la Funzione di controllo, provvede a compilare la scheda inserendo le informazioni generali relative alla pianificazione dell progettuale e all inquadramento della stessa all interno della struttura organizzativa della società. Viene riportato l obiettivo dell progettuale (p.e. descrizione anomalia da sanare o di follow-up) e identificato il process owner. La scheda così compilata verrà inviata al process owner per la compilazione delle informazioni di dettaglio sull progettuale (fase 2). 4

5 Screenshot delle maschere di PMO MATRIX Fase 2: Compilazione schede da parte del process owner Realizzazione scheda di pianificazione delle 2 Compilazione schede da parte del process owner avanzamento La scheda precompilata viene esportata in formato.xls e inoltrata al titolare del processo per la compilazione delle informazioni di dettaglio relative al piano di lavoro delle. Viene inserito all interno della scheda il dettaglio delle previste dal piano e, per ciascuna si riportano informazioni relative, ad esempio, alla tipologia di azioni, agli output previsti e alle tempistiche delle stesse. La scheda compilata in tutte le sue parti viene re-inoltrata alla Funzione Organizzazione (o alla Funzione di controllo) per l importazione nel DB delle informazioni aggiornate e la produzione del Gantt in Project (Fase 3). 5

6 Screenshot delle maschere di PMO MATRIX Fase 3: avanzamento delle Realizzazione scheda di pianificazione delle Compilazione schede da parte del process owner 3 avanzamento delle PMO Matrix Scheda pianificazione La scheda ricevuta dal process owner viene importata nel DB. PMO MATRIX consente la creazione del Gantt in Project in automatico utilizzando le informazioni presenti nella scheda. Il Gantt può essere prodotto per, per entità legale per processo,. Ciò consente alla Funzione un monitoraggio costante e puntuale sullo stato avanzamento delle. 6

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