Copia delle risposte alle richieste di informazioni e chiarimenti pervenute secondo le modalità indicate nella sezione 9 del Disciplinare di Gara

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1 Nota Il testo delle domande pervenute è riportato in carattere corsivo. Nelle risposte si utilizzata l abbreviazione CSA che indica il Capitolato Speciale di Appalto di Gara. 1 Si chiede gentile conferma che per l esecuzione dell appalto il concorrente può avvalersi del requisito di sedi e personale di più impresa ausiliarie, ai sensi dell art. 49 del D. Lgs. 163/2006. L istituto dell avvalimento può essere utilizzato secondo quanto previsto dalla normativa vigente 2 Si chiede di conoscere la distribuzione territoriale della corrispondenza suddivisa per fascia di peso e tipologia (prioritaria, raccomandata semplice, raccomandata RR) Per i recapiti fuori Comune si rinvia all art.2 comma 6 del Capitolato Speciale d Appalto e all allegato A del medesimo CSA 3 All interno della sezione 1 e 2 dettagli del servizio colonna D, si chiede di conoscere le quantità per sottofasce di peso: 0-20gr; 21-50gr; gr; gr; gr; gr) Le quantità presunte per fasce di peso sono riportate nell Allegato A del Capitolato Speciale d Appalto Capitolato speciale d appalto, art 4, punto 1, lettera a, Comunicazione di codici identificativi: si richiede di specificare se per codici identificativi si intenda la stampa in proprio di codici a barre. 4 L attività descritta all Art. 4 punto 1 lettera a) del CSA consiste nella comunicazione da parte dell Aggiudicatario al Dipartimento Risorse Economiche di un intervallo numerico di codici identificativi. L outsourcer di stampa (soggetto definito all Art. 1 punto 3 del CSA) nel corso dell elaborazione e stampa del plico da postalizzare, stampa su di esso anche il codice identificativo associato, nel formato (codice a barre) concordato con l aggiudicatario. Capitolato Speciale d appalto, art 4, punto 1, lettera c: per la corrispondenza raccomandata, in caso di assenza del destinatario, vengono richiesti due tentativi di recapito; si chiede se è considerato idoneo un primo tentativo di recapito più un secondo con recapito concordato. 5 Il punto 1 lettera c dell Art. 4 del CSA specifica che per le raccomandate sono richiesti 2 tentativi di recapito. Inoltre specifica che in caso di assenza del destinatario, dopo i 2 tentativi di recapito, verrà lasciato un avviso. Il destinatario, in base alle informazioni contenute nell avviso, potrà ritirare la raccomandata presso la sede indicata nei 20 giorni di sua giacenza, ovvero contattare l aggiudicatario e concordare un appuntamento per il recapito concordato presso il proprio domicilio. Aggiornamento: 10/10/2012 Pg 1 di 5

2 6 Capitolato Speciale d appalto, art 4, punto 1, lettera c: la raccomandata non consegnata sarà tenuta in giacenza per 20 gg.; si chiede se i 20 giorni sono da considerarsi lavorativi o solari. I venti giorni di giacenza di cui all art.4, punto 1, lettera c, sono da considerarsi giorni solari 7 In riferimento ai volumi di corrispondenza indicati nell'all. A si richiede di specificare il numero degli invii destinati all'area di Roma (AM). Si rinvia a quanto indicato all art. 2 punti 5 e 6 del CSA. 8 Capitolato Speciale d appalto, art 4, punto 1, lettera d, Gestione degli scarti: viene richiesta la segnalazione di scarti/inesitati entro 7 gg dal ricevimento del lotto. In merito agli invii inesitati si richiede di chiarire se i 7 giorni di cui sopra debbano intendersi a valle del periodo di giacenza. Per i servizi di cui al punto 1 dell Art. 4 del CSA, come specificato alla lettera d), l Aggiudicatario deve effettuare la segnalazione degli scarti di recapito e degli inesitati all outsourcer di stampa (soggetto definito all Art. 1 punto 3 del CSA) entro 7 giorni lavorativi dalla data di ricevimento del lotto di corrispondenza da spedire. 9 Capitolato Speciale d appalto, art 4, punto 1, lettera d, Gestione degli scarti: viene richiesta la riconsegna di scarti/inesitati entro 15 gg dal ricevimento del lotto. In merito agli invii inesitati si richiede di chiarire se i 15 giorni di cui sopra debbano intendersi a valle del periodo di giacenza. Per i servizi di cui al punto 1 dell Art. 4 del CSA, come specificato alla lettera d), l Aggiudicatario deve effettuare la consegna degli scarti di recapito e degli inesitati all outsourcer di stampa (soggetto definito all Art. 1 punto 3 del CSA) entro 15 giorni lavorativi dalla data di ricevimento del lotto di corrispondenza da spedire. 10 Si chiede di conoscere se sono previste consegne di atti giudiziari ed, in caso affermativo, i loro volumi e la distribuzione territoriale per fascia di peso. Nel servizio di recapito oggetto del presente non sono previste consegne di atti giudiziari. Aggiornamento: 10/10/2012 Pg 2 di 5

3 Relativamente alla corrispondenza direttamente su zone non servite direttamente dall aggiudicatario si chiede gentile conferma che Roma Capitale corrisponderà direttamente i bolli postali a Poste Italiane e l aggiudicatario non è tenuto ad anticiparne il costo. 11 Come indicato al punto 1 dell Art. 2 del CSA, oggetto dell appalto, l Aggiudicatario è tenuto a svolgere il servizio di recapito sia nel territorio del Comune di Roma che fuori Comune. Per i recapiti fuori Comune (Italia e estero) il punto 6 dell Art. 2 del CSA e le note in calce alla sezione 1 e 2 dell Allegato A del CSA specificano le soglie di invii annuali rispettivamente previsti nell appalto per i servizi di cui al punto 1 e punto 2 dell Art. 4 del CSA. Eventuali eccedenze a tali soglie saranno remunerati alle tariffe ministeriali vigenti, come indicato al punto 6 dell Art. 2 del CSA. Come indicato all Art. 13 del CSA, tutti i pagamenti dovuti per il servizio oggetto dell appalto saranno corrisposti sulla base di fatture emesse dall Aggiudicatario. 12 Si chiede gentile conferma che per posta ordinaria registrata si intende la tracciatura con data e ora certa. Si rinvia a quanto previsto dall art.4, punto 1, lettera c) e all art.4, punto 2 lettera d) del Capitolato Speciale d Appalto. 13 In che modalità l'aggiudicatario comunicherà al Dipartimento Risorse Economiche un intervallo numerico di codici identificativi della posta ordinaria e raccomandata e degli avvisi di ritorno che dovranno essere utilizzati dall'outsourcer di stampa nella fase di elaborazione della corrispondenza e degli avvisi di ritorno e quale sarà il numero di codici identificativi necessari?. Le modalità operative di comunicazione dei codici identificativi della posta ordinaria e raccomandata e degli avvisi di ritorno rientra tra le operazioni propedeutiche alla corretta e completa gestione delle attività previste nella fase di avvio del servizio, di cui all Art.6 punto 1 del CSA. 14 Relativamente alla consegna delle cartoline AR. L'Aggiudicatario consegnerà le cartoline AR all'outsourcer di stampa entro 7 giorni lavorativi dalla data di ricevimento del lotto di corrispondenza da spedire; questo punto non mi è chiaro. Si riferisce alla restituzione delle cartoline post recapito oppure alla fornitura delle cartoline da stampare? Per i servizi di cui al punto 1 dell Art. 4 del CSA l attività indicata alla lettera f), al pari di quella indicata alla precedente lettera e), riguarda l esito dei recapiti di un lotto di corrispondenza da spedire, pertanto si rinvia a quanto indicato e prescritto al citato Art.4, punto 1, lettera f) del CSA. Aggiornamento: 10/10/2012 Pg 3 di 5

4 15 E possibile per l Aggiudicatario emettere fatture mensili per i servizi resi? La cadenza di emissione delle fatture è bimestrale come indicato all art.13, punto 1, del Capitolato Speciale D Appalto 16 Quali servizi dovranno essere eseguiti presso i locali di Roma Capitale? Riguardo i servizi di cui al punto 1 dell Art. 4 del CSA, presso l outsourcer di stampa (soggetto definito all Art. 1 punto 3 del CSA) per: fasi di ricezione corrispondenza per le attività descritte alla lettera: b) fasi di riconsegna scarti di recapito e inesitati e cartoline AR per le attività descritte alle lettere: d), f) Riguardo i servizi di cui al punto 2 dell Art. 4 del CSA, presso l Ufficio Corrispondenza (definito all art.1 punto 2 del CSA) per: fasi di consegna codici e/o lettori per le attività descritte alle lettere: a), b), fasi di ritiro corrispondenza per le attività descritte alla lettere: c), fasi di restituzione scarti di recapito e inesitati e cartoline AR per le attività descritte alle lettere e), g) 17 Al fine di definire l offerta economica da presentare si chiede gentilmente di conoscere il peso dei plichi superiori a 250g e fino a 2kg. Si rinvia a quanto indicato all art. 2 punto 5 del CSA e alla classificazione per fasce di peso riportata nell Allegato A del CSA 18 Al fine di definire l offerta economica da presentare si chiede gentilmente di conoscere se sono previsti invii di plichi superiori a 2kg. Vale quanto risposto al precedente quesito: si rinvia a quanto indicato all art. 2 punto 5 del CSA e alla classificazione per fasce di peso riportata nell Allegato A del CSA 19 Relativamente ai tempi di inoltro della corrispondenza, si desidera precisare che il fornitore del Servizio Postale Universale in Italia (Poste Italiane) e la gran parte degli operatori postali privati non effettuano il servizio di recapito al sabato. Date le difficoltà di gestione operativa e sui sistemi informatici, si chiede gentile conferma che nel conteggio dello SLA di recapito vanno considerati solo i giorni feriali dal lunedì al venerdì. Si rinvia a quanto indicato nell allegato A del CSA dove lo SLA di recapito è definito come il periodo di tempo che intercorre tra il giorno successivo al ricevimento della corrispondenza da parte del Fornitore e il momento in cui viene recapitata al destinatario. Aggiornamento: 10/10/2012 Pg 4 di 5

5 20 Si chiede conferma che l aggiudicatario risponde esclusivamente dei danni materiali e diretti rimanendo esclusa ogni responsabilità per danni indiretti e consequenziali. Si rinvia a quanto al riguardo disciplinato con l Art. 16 del CSA 21 Si chiede conferma che, relativamente alla corrispondenza affidata a Poste Italiane o a Express Courier, è esclusa ogni responsabilità da parte dell aggiudicatario. Si rinvia a quanto al riguardo disciplinato con l Art. 16 del CSA 22 A pag. 12 del Capitolato, relativamente all invio dei dati per documentare l'esito dei recapiti si dichiara che AI completamento di ogni lotto di spedizione l'aggiudicatario dovrà produrre un file analitico per documentare l'esito dei recapiti contenente per ogni plico l'indicazione della data di consegna o le motivazione del mancato recapito. L'Aggiudicatario rende disponibili le immagini degli Avvisi di Ritorno sul proprio sistema di gestione documentale consultabile via web e trasferisce i dati e le immagini al sistema informativo di Roma Capitale attraverso comunicazione web services come specificato nell' Allegato "E", entro 15 giorni lavorativi dalla data di ricevimento del lotto di corrispondenza : si chiede se può essere sufficiente l invio delle informazioni sullo stato di una busta non legato al lotto di spedizione ma a modifiche che avvengano sulla busta stessa. Nel caso ciò non sia sufficiente si chiede di capire cosa si intende per al completamento di ogni lotto di spedizione? Si rinvia alla lettura di quanto riportato all Art. 4 punto 2 lettera f) del CSA. 23 Si chiede gentile conferma che vanno prodotte due buste separate per offerta economica ed offerta tecnica, mentre la documentazione amministrativa non va inserita in busta separata bensì nel plico sigillato contenente le buste sopra citate. Si rinvia, al riguardo, alla lettura delle prescrizioni espressamente indicate ai punti 6.1, 6.2, 6.3 della sezione 6 del Disciplinare di gara Aggiornamento: 10/10/2012 Pg 5 di 5