ALLEGATO A REGOLAMENTO SULLE MODALITA DI ESERCIZIO DEL CONTROLLO ANALOGO DA PARTE DEL CONSORZIO SULLA SOCIETÀ SIA SRL

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1 ALLEGATO A REGOLAMENTO SULLE MODALITA DI ESERCIZIO DEL CONTROLLO ANALOGO DA PARTE DEL CONSORZIO SULLA SOCIETÀ SIA SRL Approvato con deliberazione dell Assemblea del Consorzio n.26 del 19 giugno 2014

2 INDICE Articolo 1 Ambito di applicazione... 3 Articolo 2 Oggetto del controllo... 3 Articolo 3 Controllo preventivo... 4 Articolo 4 Controllo ordinario... 5 Articolo 5 Controllo successivo... 6 Articolo 6 Attività Straordinarie... 6 Articolo 7 Poteri dei comuni del Consorzio... 6 Articolo 8 Unità Operativa a supporto del Comitato Esecutivo... 6 Articolo 9 Entrata in vigore... 6

3 Articolo 1 Ambito di applicazione 1.1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio del controllo analogo sulla Società in house providing del Consorzio, SIA Srl, di seguito definita semplicemente SIA, e si applica a tutti gli atti che attengono alla gestione del servizio espletato dalla SIA, ai rapporti tra il Consorzio, la SIA ed i singoli Comuni facenti parte del Consorzio. Il presente regolamento, redatto in applicazione della normativa comunitaria in materia di "in house providing " allo scopo di disciplinare l'esercizio del controllo, i soggetti, le modalità ed i termini, fa comunque salve tutte le forme di controllo previste nello Statuto della Società, nonché nel contratto e nella carta dei servizio adottati a disciplina dell attività della SIA Quanto disciplinato dal presente Regolamento costituisce esercizio di una funzione di diritto pubblico diretta al controllo di tipo programmatorio, operativo-economico e ispettivo necessario per garantire un controllo analogo a quello esercitato dal Consorzio sui propri Uffici e, in modo mediato, dai Comuni sui propri uffici/servizi La SIA è tenuta ad adeguare le procedure interne per l'adozione e l'approvazione di atti ai contenuti del presente Regolamento, entro 15 giorni dalla pubblicazione dello stesso Secondo quanto previsto dallo Statuto del Consorzio, il controllo viene esercitato dal Comitato Esecutivo del Consorzio I Comuni consorziati possono esercitare sulla SIA un controllo di tipo indiretto, con le modalità e le finalità indicate nel presente Regolamento. Articolo 2 Oggetto del controllo 2.1. Il controllo, avente le finalità della direzione, del coordinamento e della supervisione sulle attività della SIA, viene esercitato: - in via preventiva, mediante l esercizio del potere di indirizzo e programmazione, e, nei casi previsti specificamente nel presente Regolamento, attraverso l autorizzazione al compimento di atti e di attività, che, se non previamente autorizzate, comportano la responsabilità diretta degli Organi della SIA; - in via ordinaria, attraverso il monitoraggio ed il controllo interno; - in via successiva, attraverso la verifica a consuntivo delle attività e degli atti Il contratto di servizio con la SIA può prevedere forme ulteriori di monitoraggio, controllo e verifica delle attività, allo scopo del perseguimento efficiente, efficace ed economico degli interessi dei Comuni consorziati nell espletamento del servizio affidato I singoli Comuni, attraverso i propri Organi e Uffici, possono esercitare il controllo sulla SIA verificando il rispetto delle prescrizioni contenute nel contratto di servizio. A tal fine, possono anche effettuare verifiche ed ispezioni presso la sede della SIA e nei luoghi di svolgimento del servizio dirette al riscontro della regolarità e del mantenimento della qualità del servizio, del perseguimento delle finalità e dei compiti assegnati. I Comuni, ad esito della verifica, qualora rilevino irregolarità o scostamenti significativi rispetto agli standard previsti nel contratto di servizio, rappresentano quanto rilevato all Assemblea del Consorzio ovvero al Comitato Esecutivo, ai fini dell adozione delle conseguenti decisioni ed atti di indirizzo e programmazione. 2.4 La SIA deve garantire l'accesso ai documenti in proprio possesso inerenti al servizio espletato, nel rispetto comunque delle disposizioni vigenti in materia di privacy, deve fornire la documentazione richiesta

4 ovvero utile all'espletamento delle funzioni di controllo attribuite al Comitato Esecutivo e, su richiesta del Presidente del Comitato Esecutivo ovvero per delega di altro membro del Comitato Esecutivo, deve partecipare tramite gli Organi di gestione ovvero altro Responsabile di Servizio a ciò delegato, alle riunioni del Comitato Esecutivo ovvero dell Assemblea del Consorzio durante le quali sia necessario acquisire specifiche informazioni, nonché deve assicurare l'invio preventivo di ogni eventuale ed utile documento illustrativo richiesto dal Comitato Esecutivo connesso agli argomenti posti all ordine del giorno dello stesso Comitato Esecutivo o dell Assemblea del Consorzio La richiesta di documenti trasmessa dal Comitato Esecutivo deve essere riscontrata dalla SIA entro tempi brevi, da intendersi entro 5 giorni lavorativi per richieste semplici ovvero entro 15 giorni lavorativi per la presentazione di atti che richiedono elaborazioni complesse. Del puntuale rispetto dei termini sopra indicati, si dovrà dare riscontro nelle relazioni periodiche previste nel presente Regolamento. Articolo 3 Controllo preventivo 3.1. Sono sottoposti al controllo preventivo gli atti fondamentali di gestione del servizio, di seguito indicati a titolo puramente esemplificativo: - programma degli interventi e degli obiettivi; - operazioni immobiliari; - assunzione di mutui; - concessione di avalli, fideiussioni, ipoteche ed altre forme di garanzia; - atti di regolamentazione a rilevanza esterna Tutti gli atti inerenti alla gestione e all'amministrazione adottati dagli organi di gestione della SIA, non presenti nel bilancio di previsione, comportanti disposizioni di somme superiori complessivamente a ,00 devono essere trasmessi al Comitato Esecutivo entro un congruo termine, non inferiore a 5 giorni, salvi i casi di urgenza documentata, anche in via telematica, per la presa d'atto ed eventuale richiesta di chiarimenti ovvero di invito al riesame. ln caso di richiesta di chiarimenti o di invito al riesame l'efficacia degli atti di gestione ed amministrazione è sospesa e priva di effetti giuridici fino alla decisione definitiva ovvero al nulla osta trasmesso con le stesse modalità dal Comitato Esecutivo. In caso di necessità e urgenza, gli Organi della SIA possono, nelle more, adottare le decisioni necessarie ed idonee a non determinare interruzioni del servizio, salvo in ogni caso l obbligo di trasmissione immediata al Comitato Esecutivo di ogni atto o documento che dimostri il ricorrere del caso di necessità ed urgenza e la congruità delle disposizioni adottate per far fronte alla situazione. 3.3 In contraddittorio con la SIA, possono essere esercitati i poteri di annullamento degli atti di gestione adottati in contrasto con gli atti di programmazione, nonchè ogni altro atto sostitutivo necessario determinato dalle gravi inadempienze del gestore stesso La SIA, entro il 31 dicembre di ogni anno e comunque, in ogni tempo, previa richiesta formulata dal Comitato Esecutivo, è tenuta ad inviare copia del Piano Operativo annuale di sviluppo riferito all'esercizio successivo. Tale termine, per comprovati e giustificati motivi, esplicitati nella nota di accompagnamento, può essere prorogato di 30 giorni lavorativi consecutivi. Per Piano Operativo annuale di sviluppo si intende un documento composto da: - un programma annuale contenente le scelte e gli obiettivi che si intendono perseguire indicando, in rapporto alle scelte e agli obiettivi suddetti: 1) le linee di sviluppo delle diverse attività; 2) il programma degli investimenti da attuarsi in conformità al programma pluriennale, almeno triennale, con l'indicazione della spesa prevista nell'anno e delle modalità della sua copertura; 3) la previsione del risultato economico rappresentata secondo lo schema di conto economico di cui all'art Cod. Civ.; 4) il prospetto di previsione finanziaria redatto per flussi di liquidità; 5) la relazione dell'organo amministrativo di controllo. - un programma pluriennale di durata almeno triennale articolato per singoli contratti e ove possibile per ulteriori dettagli mettendo in evidenza: o gli investimenti previsti e le relative modalità di finanziamento;

5 o le previsioni dei costi e dei ricavi di gestione. Il Piano deve essere trasmesso in tempo utile per consentire al Consorzio la programmazione, dovendo essere recepito da apposita sezione della relazione previsionale e programmatica del bilancio del Consorzio. Ad integrazione di quanto già espressamente previsto dallo Statuto della SIA, il presente Regolamento prevede anche la redazione di report periodici per il corretto svolgimento dell attività di monitoraggio. L Assemblea della SIA deve approvare il Piano Operativo in tempo utile per il recepimento dei dati fondamentali nel Bilancio Previsionale Annuale e Pluriennale del Consorzio, nonché nella Relazione Previsionale e Programmatica. Dovrà essere poi redatto in concomitanza dell'approvazione della relazione semestrale un report riassuntivo della gestione dei primi 6 mesi con un confronto dei dati previsionali, analisi degli scostamenti e proiezione al 31 dicembre dell anno in corso. Il Report deve contenere il conto economico, accompagnato da una relazione dell Amministratore Unico sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione nonché una sintetica descrizione delle operazioni di maggior rilievo verificatesi nel periodo di riferimento: tale documento è necessario e deve essere trasmesso al Consorzio in tempo utile per le eventuali variazioni degli equilibri di bilancio dello stesso. Pertanto il documento approvato dall Assemblea dei soci è trasmesso per informativa al socio unico entro il 20 agosto di ciascun anno ed entro l'inizio di settembre sarà cura del Socio far pervenire alla controllata eventuali richieste di chiarimenti e osservazioni. 3.5 Il Comitato Esecutivo, per il tramite della Direzione Generale del Consorzio, provvede a trasmettere entro congruo termine ai Comuni associati copia degli atti inviati dalla SIA. 3.6 Entro 15 giorni dall'avvenuto completamento della procedura di cui sopra, il Presidente convoca l Assemblea del Consorzio per discutere e deliberare la relazione previsionale e programmatica con l'annesso piano economico di gestione, nonché ogni altro parere o osservazione fatta pervenire o formulata dai Comuni Entro 60 giorni dalla chiusura del semestre, la SIA è tenuta ad inviare al Comitato Esecutivo, un report descrittivo dell analisi dell andamento della gestione corrente, un quadro sintetico comparativo con la gestione previsionale approvata, il riferimento degli elementi giustificativi di eventuali scostamenti e discordanze rispetto alla previsione, nonché l indicazione dei provvedimenti correttivi adottati Entro il 31 ottobre, il Presidente del Consorzio convoca l Assemblea per deliberare sulla presa d'atto ovvero per l adozione di eventuali variazioni alla relazione previsionale e programmatica e dall'annesso piano economico di gestione, che si rendessero urgenti e necessarie nel corso dell'esercizio. Articolo 4 Controllo ordinario 4.1. L attività della SIA è sottoposta ad un controllo ordinario nelle diverse forme di controllo strategico, controllo di gestione e controllo di regolarità amministrativa e contabile Il controllo strategico consiste nel potere di verifica del perseguimento degli obiettivi contenuti negli atti di programmazione; tale forma di controllo ordinaria è esercitata attraverso report o relazioni periodiche sullo stato di avanzamento degli obiettivi, da redigersi con cadenza semestrale, contenenti ogni informazione utile relativamente al conseguimento dei risultati attesi ed alle eventuali criticità riscontrate. Al di fuori della periodicità stabilita, il Comitato Esecutivo può richiedere in qualunque momento lo stato di avanzamento dei processi relativi agli obiettivi assegnati, al fine dell adozione tempestiva di eventuali azioni correttive di programmazione anche economica e finanziaria Il controllo di gestione sulla SIA consiste nel monitoraggio periodico e sistematico dei processi di lavoro della SIA diretto alla verifica dell efficienza e dell efficacia dell attività della stessa Società; tale controllo è realizzato mediante l utilizzo di parametri espressamente previsti nel Contratto di Servizio e/o nella Carta dei Servizi, in relazione ai quali la SIA è tenuta a produrre report periodici descrittivi dell andamento della gestione tenuto conto dei sopra riportati parametri Il controllo amministrativo contabile si sostanzia in attività di controllo operativo-economico diretto ad assicurare l approfondito e rigoroso controllo e monitoraggio delle prestazioni e delle modalità di erogazione del servizio e/o del perseguimento delle finalità di pubblico interesse connesse al servizio

6 espletato dalla SIA. Tale controllo si realizza con le seguenti modalità, tenuto conto di quanto previsto nel contratto di servizio adottato dal Consorzio e dai singoli Comuni consorziati: a) monitoraggio del funzionamento dei servizi pubblici locali e del rispetto degli standard qualitativi prefissati, che me a in evidenza la qualità a esa e percepita, la qualità erogata e lo stato di conservazione e manutenzione del patrimonio messo a disposizione per l erogazione dei servizi; b) verifica del rispetto del contratto di servizio con i singoli Comuni consorziati; c) analisi delle condizioni di sviluppo dei servizi pubblici locali con riferimento alle esigenze dell utenza e agli standard definiti nelle carte di servizio; d) verifica delle condizioni di economicità dei servizi pubblici locali, con particolare attenzione alle problematiche del sistema tariffario. Articolo 5 Controllo successivo 5.1. Entro 60 giorni lavorativi successivi alla chiusura dell esercizio, la SIA trasmette al Comitato Esecutivo e ai Comuni gli atti essenziali relativi al Bilancio Finale di esercizio, nonché ogni atto o relazione di accompagnamento e illustrativa dello stesso bilancio necessari per la valutazione a consuntivo dell attività della SIA Nei 30 giorni successivi, il Presidente del Consorzio convoca apposita Assemblea del Consorzio cui devono partecipare gli Organi Gestionali della SIA nonché i Responsabili dei Servizi la cui presenza si renda necessaria per eventuali approfondimenti e chiarimenti sulle osservazioni fatte pervenire dai Comuni consorziati alla SIA ed al Comitato Esecutivo. Articolo 6 Attività Straordinarie 6.1. I Comuni devono essere previamente informati di tutte le attività che, non connesse allo svolgimento ordinario del servizio, si rendano necessarie sul proprio territorio, in particolare modo qualora debbano essere realizzati lavori straordinari La SIA deve informare tempestivamente i Comuni interessati di eventuali emergenze ovvero interruzioni del servizio non programmabili. Articolo 7 Poteri dei comuni del Consorzio 7.1. I Comuni possono promuovere incontri pubblici con rappresentanti della SIA da tenersi presso la casa comunale per discutere di questioni ovvero esigenze particolari riguardanti il proprio territorio I Comuni, previa comunicazione scritta inviata alla SIA, e per conoscenza al Comitato Esecutivo e agli altri Comuni, possono prendere visione e copia di tutti gli atti della gestione e dell attività, compatibilmente con le norme che tutelano la privacy; tale diritto è esteso a tutti i consiglieri comunali che ne facciano richiesta al Comune di appartenenza, secondo le norme e nel rispetto delle prerogative all esercizio della funzione di Consigliere previste dai rispettivi Statuti comunali. Articolo 8 Unità Operativa a supporto del Comitato Esecutivo 8.1. Per l espletamento dei compiti assegnati, il Comitato Esecutivo può avvalersi di un Unità Operativa a tal fine costituita, che supporti il Comitato per lo svolgimento del controllo analogo L'unità Operativa, da intendersi come Ufficio o Servizio, se costituita, è incaricata ed autorizzata a richiedere alla SIA ogni documentazione o informazione necessaria al Comitato Esecutivo per l esercizio dell attività di controllo nonché per ogni attività di analisi, studio e monitoraggio, in esecuzione delle direttive formulate dallo stesso Comitato Esecutivo. Articolo 9 Entrata in vigore 9.1. Il presente regolamento entra in vigore dalla data di esecutività della delibera dell Assemblea del Consorzio avente ad oggetto" approvazione del regolamento del controllo analogo".

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