A.N.U.S.C.A. srl ASSOCIAZIONE NAZIONALE DEGLI UFFICIALI DI STATO CIVILE E D'ANAGRAFE

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1 A.N.U.S.C.A. srl ASSOCIAZIONE NAZIONALE DEGLI UFFICIALI DI STATO CIVILE E D'ANAGRAFE Circolarità Anagrafica e INA-SAIA PREMESSE Il tema della circolarità anagrafica è oggi di stretta attualità e recentemente con l introduzione della Residenza in Tempo Reale ed il Nuovo Regolamento INA - ha raggiunto un ruolo centrale tra le attività attribuite per legge all Ufficio di Anagrafe, ruolo ancor più marcato con la prossima integrazione in INA SAIA della gestione dei soggetti AIRE. Inoltre, l utilizzo delle tecnologie è strettamente connesso alla valutazione delle performances (d. lgs. 150/2009) ed alla valutazione dei dirigenti/responsabili che non possono più permettersi di tergiversare nell analizzare, studiare ed applicare le nuove tecnologie con immediate ricadute sull organizzazione interna e sulle modalità di lavoro. Si sta dunque oggi compiendo una vera e propria rivoluzione che ANUSCA auspicava da tempo: la recente legge 122/2010 ha ampliato le informazioni presenti in INA; il Nuovo Regolamento INA ha determinato l inserimento dell INA stesso tra le basi dati di interesse nazionale previste dal CAD (Codice di Amministrazione Digitale). E in dirittura di arrivo il grande sforzo di consolidamento del Sistema di Circolarità Anagrafica per renderlo qualitativamente appetibile, preciso, puntuale, utile, veloce ed autorevole dal punto di vista amministrativo. Le leggi n. 88/2005, n. 2/2009 richiamano l obbligo dell inoltro dei dati anagrafici all INA. Il d. lgs. n. 70 del 13/05/2011 introduce responsabilità disciplinari per il mancato aggiornamento INA nei termini di legge. Il ruolo che ricoprono gli ufficiali di anagrafe anche nell evoluzione tecnologica è dunque quanto mai importante e delicato: alimentare con regolarità, cura e precisione l INA tramite INA-SAIA sino al buon fine di tutte le pratiche di notifica degli eventi anagrafici intervenuti è un obiettivo da raggiungere. Le convenzioni ANUSCA STESEI forniscono ai Comuni italiani un prezioso supporto operativo destinato a fluidificare, sveltire, semplificare il raggiungimento di questo obiettivo. Le CONVENZIONI attualmente disponibili riguardano: INASAIA1 Servizio di Help Desk, formazione e supporto all attività di notifica ad INA SAIA INASAIA2 Servizio di Ampliamento INA chiavi in mano AMPLINA - Applicativo per la gestione delle irregolarità conseguenti alle attività di popolamento / ampliamento INA 2013 NOTIFICATORE K706A Applicativi e servizi specifici per curare la trasmissione delle variazioni anagrafiche ad INA SAIA 1

2 CONVENZIONE INA-SAIA 1 SERVIZIO DI HELP DESK Descrizione: Offre agli operatori INA SAIA un supporto diretto ai lavori di notifica delle variazioni anagrafiche. La convenzione INASAIA1 consente al comune sottoscrittore di avere a disposizione un numero di telefono riservato al quale rispondono competenti tecnici STESEI che, anche dotati di opportuni sistemi di teleassistenza, dedicano l attenzione necessaria all operatore di anagrafe sui seguenti temi: TEMA Formazione di Primo Livello INA SAIA Notifica ordinaria delle variazioni anagrafiche Popolamento straordinario dell INA DESCRIZIONE SUPPORTO FORNITO L operatore, telefonando all Help Desk, può richiedere sessioni di formazione a distanza per aggiornamenti, chiarimenti, quesiti specifici su argomenti già trattati dal Sistema INA SAIA e per acquisire informazioni tecnico-operative in merito a nuove disposizioni emanate dall autorità centrale sempre su temi di diretta competenza INA SAIA Confronto telefonico diretto con personale competente in materia per interpretare le criticità ed applicare la soluzione per risolvere situazioni di errore e/o anomalia evidenziate dal Sistema INA SAIA Confronto telefonico diretto con personale competente in materia per interpretare le criticità ed applicare la soluzione per risolvere situazioni di errore e/o anomalia evidenziate dal Sistema INA SAIA a seguito delle attività di popolamento INA (legge 122/2010) CONDIZIONI ECONOMICHE La sottoscrizione della convenzione determina l accredito di un monte ore definito da utilizzare mediante sessioni di assistenza e teleassistenza tenute da personale specializzato STESEI attivo presso l Help Desk della Stesei stessa. Via Web è sempre possibile monitorare il numero delle ore utilizzate e disponibili. Abitanti ORE di Prezzo listino assistenza ANUSCA Fino a ab ,00 125, ab ,00 250, ab ,00 375, ab ,00 500,00 > ab. da definire da definire da definire TUTTI I PREZZI SI INTENDONO IVA ESCLUSA 2

3 Descrizione: CONVENZIONE INA-SAIA 2 SERVIZIO DI GESTIONE AMPLIAMENTO INA Per l anno 2012 è stato reso obbligatorio un nuovo popolamento/ampliamento dell INA a carattere straordinario. Esso trae origine dal recente intervento normativo (legge 122/2010) che ha ampliato il numero delle informazioni contenute in INA e riguarda l inserimento in INA, per tutta la popolazione residente in Comune, delle informazioni relative alla cittadinanza, alla famiglia anagrafica ed all indirizzo anagrafico. Gestire a regola d arte questo popolamento straordinario, significa anche provvedere ad allineare le posizioni anagrafiche presenti in INA con quelle presenti nell archivio anagrafico comunale. La presente convenzione consente all Ufficio Anagrafe di effettuare il popolamento INA a regola d arte. Aderire alla convenzione INASAIA2 significa per il Comune delegare a strumenti ed a personale STESEI specializzato tutte le attività amministrative e tecniche necessarie per ottemperare a quanto previsto dalle disposizioni in materia, dalla gestione degli scarti, alla chiusura dell ampliamento dell INA. Così facendo, l Ufficio Anagrafe evita anche di utilizzare risorse per formare i propri operatori ad effettuare un attività che difficilmente si ripeterà nel futuro ma che comunque contribuisce a ridurre il rischio delle sanzioni previste. Con la sottoscrizione della convenzione il Comune si assicura 1. l espletamento degli adempimenti amministrativi per richiedere l abilitazione alla nuova vers. 3 INA SAIA e l autorizzazione ad inoltrare il popolamento INA 2. la verifica formale dell estrazione dati generata dal gestionale di anagrafe 3. l attivazione e l uso di un applicativo specifico per la trasmissione del flusso dati, presa in carico esiti, gestione puntuale degli errori e/o anomalie generate dal Sistema INA SAIA, chiusura popolamento 4. l accredito di un monte ore da utilizzato, mediante sessioni di assistenza e teleassistenza, con personale specializzato della STESEI di Torino, per interpretare e risolvere errori e/o anomalie prodotte dal processo di popolamento INA. 5. il rilascio di un attestazione certificante l attività svolta CONDIZIONI ECONOMICHE Abitanti ORE di Prezzo listino assistenza ANUSCA Fino a ab ,00 310, ab ,00 620, ab ,00 930, ab , ,00 > ab. da definire da definire da definire TUTTI I PREZZI SI INTENDONO IVA ESCLUSA 3

4 Qualora il monte ore accreditato non fosse sufficiente a portare a termine i lavori di popolamento è possibile ricostituirlo accreditando nuove ore. Ore supplementari Prezzo listino ANUSCA 1 135,00 125,00 PREZZO IVA ESCLUSA COME ADERIRE Il Comune aderirà alle Convenzioni INA-SAIA1 o INA-SAIA2 facendo pervenire la propria richiesta agli uffici di ANUSCA. Verificato l avvenuto pagamento ANUSCA, via PEC, comunicherà gli estremi dei Comuni da attivare a STESEI. In un secondo momento via STESEI contatterà i Comuni per fornirgli il numero telefonico di accesso al servizio nei giorni feriali e negli orari d ufficio prestabiliti. Modalità di pagamento: ANUSCA SRL Bonifico Bancario CARISBO Filiale di Castel S. Pietro Terme (BO) IBAN IT49T E oppure ANUSCA SRL C/C Postale n Causale Supporto Operativo INA-SAIA. AMPLINA Applicativo di gestione scarti del popolamento INA 2013 L operazione di ampliamento INA che prevede l aggiunta di tre nuove informazioni anagrafiche per ogni soggetto residente in Comune è in pieno svolgimento. A causa dei controlli formali e di congruità ai quali l operazione di ampliamento è sottoposta, non tutte le posizioni anagrafiche in INA verranno aggiornate. Come da Manuale Operativo del Popolamento INA, è obbligatorio interpretare il motivo dello scarto e prendere i provvedimenti necessari per risolvere le situazioni di errore e/o anomalia. Dunque è necessario disporre di strumenti idonei per fluidificare e sveltire questa attività e delle conoscenze sufficienti per prendere i provvedimenti corretti. Gli operatori di anagrafe che hanno utilizzato le modalità alternative di popolamento (ossia l invio di un file zippato tramite il sito INA WEB), per concludere correttamente l ampliamento dell INA hanno bisogno di un supporto informatico speciale rispetto a quanto disponibile nel proprio gestionale di anagrafe, supporto che oggi è possibile trovare nell applicativo AMPLINA sviluppato da Stesei di Torino. Cosa permette di fare Amplina? 4

5 Consente la lettura del file contenente le posizioni anagrafiche scartate, file scaricato dal sito INA WEB Consente di individuare in modo chiaro e dettagliato i motivi che hanno determinato lo scarto di ogni singola posizione anagrafica Consente di correggere le irregolarità delle posizioni anagrafiche scartate e ricreare il flusso di inoltro ad INA Consente di mantenere sotto stretta sorveglianza la situazione degli scarti ancora giacenti. Cosa bisogna fare per utilizzare Amplina? Sottoscrivere la convenzione alle condizioni economiche sotto riportate Scaricare l applicativo (ed il relativo manuale) dall area riservata del sito che verrà comunicato Installare l applicativo su una macchina disponibile in Comune (non ci sono necessità tecniche particolari) L applicativo non ha scadenza e non è sottoposto ad alcun contratto di assistenza e manutenzione E possibile richiedere assistenza tecnica tramite Per eventuale assistenza operativa è possibile utilizzare la convenzione INASAIA1 che consente l accesso al servizio di Help Desk Stesei CONDIZIONI ECONOMICHE Anusca ha convenuto con STESEI uno sconto del 10 % sui prezzi di listino dell'applicativo. I prezzi netti pertanto sono i seguenti: Abitanti Prezzo listino ANUSCA sconto 10% Fino a ab. 230,00 207,00 Oltre ab. 380,00 342,00 COME ADERIRE Il Comune acquista AMPLINA facendo pervenire la propria richiesta alla Segreteria di ANUSCA. Verificato l avvenuto pagamento ANUSCA, via PEC, comunicherà gli estremi del Comune a STESEI. In un secondo momento, via , STESEI contatterà i Comuni per fornirgli il link e le credenziali per scaricare l applicativo Modalità di pagamento: ANUSCA SRL Bonifico Bancario CARISBO Filiale di Castel S. Pietro Terme (BO) IBAN IT49T E oppure ANUSCA SRL C/C Postale n Causale Acquisto applicativo Amplina 5

6 NOTIFICATORE K706A APPLICATIVI E SERVIZI DI NOTIFICA SPECIFICI DESCRIZIONE Il notificatore K706A assicura al Comune il connubio tra un applicativo informatico specifico di gestione dell intero processo di notifica delle variazioni anagrafiche ad INA SAIA ed il relativo supporto operativo specializzato. Il prodotto che ne scaturisce è fortemente indirizzato a favorire in tutti i Comuni italiani la cura a regola d arte delle attività deputate al Sistema di Circolarità Anagrafica INA SAIA. Il Notificatore K706A è prodotto dalla Stesei di Torino, azienda specializzata in INA-SAIA, ed assicura all ufficio anagrafe del Comune la definizione di tutte le pratiche di notifica. E un efficace e potente strumento di controllo e di gestione rivolto soprattutto all individuazione ed alla risoluzione di criticità riscontrate prima, durante e dopo il processo di notifica. Usato da anni da Comuni da 1000 a oltre un milione di abitanti, il Notificatore K706A interagisce con tutti i gestionali di anagrafe, viene tenuto puntualmente aggiornato ed i propri utenti sono assistiti da un Help Desk composto da tecnici competenti in materia. Il Notificatore K706A è in convenzione per rispondere positivamente ai Comuni che, non soddisfatti della loro attuale situazione, desiderano implementare nel proprio sistema informativo comunale una gestione accurata delle attività di notifica per favorire i Comuni che hanno intenzione di delegare a prodotti specializzati ed a Centri di Assistenza competenti la gestione delle delicate attività INA SAIA La fornitura K706A comprende l applicativo notificatore che opera in simbiosi con il gestionale di anagrafe ed accompagna l operatore sino alla chiusura di ogni pratica con INASAIA, un contratto di manutenzione: all applicativo notificatore viene assicurata la continuità di funzionamento (manutenzione correttiva), viene puntualmente aggiornato nel rispetto delle disposizioni istituzionali (manutenzione aggiornativa) e viene implementato allo scopo di migliorarne le prestazioni (manutenzione migliorativa) la formazione da remoto agli addetti sull uso dell applicativo K706A per una corretta notifica delle variazioni anagrafiche ad INASAIA un pacchetto di ore a consumo, rinnovabile quando necessario, che assicura assistenza e supporto operativo per governare le distinte fasi del processo di notifica (trasmissione regolare flusso dati, interpretazione e risoluzione errori e/o anomalie generate dal Sistema INA SAIA). un applicativo per la vigilanza sul mantenimento del perfetto livello di allineamento tra l APR del Comune e gli archivi anagrafici coinvolti nel processo INA SAIA, in primo luogo l INA. 6

7 CONDIZIONI ECONOMICHE A. Il notificatore è concesso in licenza d uso al Comune. B. Per la manutenzione è previsto un canone annuo C. Per l assistenza è previsto un servizio specifico E possibile richiedere una demo dell applicativo K706A inoltrando espressa richiesta alla segreteria Anusca. Sempre su richiesta effettuata alla Segreteria Anusca, sarà inoltrato il preventivo di spesa. 7