INFORMATION NOTICE FOR USERS OF THE STUDENT ADMINISTRATION OFFICE

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1 INFORMATION NOTICE FOR USERS OF THE STUDENT ADMINISTRATION OFFICE on processing of personal data (Legislative decree no. 196/2003) 1. Preamble As provided by art. 13 Legislative decree no. 196/2003 and art. 7 of the University Regulations on protection of personal data, the University of Milan informs users of the Student Administration Office (aspiring students, students enrolled in degree programmes, graduates and post graduate students) regarding use of their personal data. The University of Milan continues to observe the laws on transparency and freedom of information. 2. Purposes and scope Personal data obtained and processed by the Student Administration Office is: a) data provided directly by users on enrolment for admission exams for study programmes with an enrolment quota, on registration, on application for a degree or admission to research doctoral, specialisation or master courses and competitions; b) tax and income data entered via the SIFA terminal or provided by self-certification in relation to the payment of university fees; c) data provided from time to time by users in relation to services requested; d) data on university career; e) data provided on enrolment in state examinations conducted at the University of Milan. This data is processed exclusively to pursue the institutional aims of the University, in particular to fulfil its legal role in managing teaching and administrative relations between the University and students, as well as for providing specific services requested by users. 3. Methods of data processing The data collected observes the principles of relevance, completeness and non excessiveness in relation to the purposes for which it is processed. Failure to provide the data indicated in section 2 at points a, b, d and e precludes establishment and continuation of a relationship with the University. Failure to provide the data indicated at point c prevents access to the services requested. The personal data provided is processed observing the principles of lawfulness, fairness and transparency envisaged by the law, also with the aid of information technology for data storage

2 and management, and in any case so as to ensure its security and fully protect the privacy of the persons concerned. The data may be processed in anonymous form for statistical analysis aimed at improving the services offered. 4. The data controller, data processors and appointees The data controller for the University of Milan is the Rector. The chief data processor is the Head of the Student Administration Office. Persons appointed to process personal data are university employees who process data according to Legislative Decree no. 196 of 30 June 2003 for the institutional purposes of the University and in observation of legislative requirements. 5. Categories of subjects to whom data can be communicated Users personal data can be communicated: a) To non-economic public subjects or consortia to which the University belongs when communication is necessary to carry out the institutional functions of the requesting body; b) To external subjects identified as responsible for processing (firms that manage admission tests to study programmes with an enrolment quota); c) To public and private subjects who apply for the purpose of facilitating the orientation, education and professional integration of students and graduates of the University; d) To the bank that manages services connected with the card provided at registration, which processes the data as autonomous data controller and supplies the persons concerned with the information notice on the processing of the data assigned to it. Sensitive and legal data can be communicated for the purposes of section 2 only where provided for by laws and regulations, except for data legitimately requested by the public security authority, the judicial authority or other public subjects for the purposes of defence, security of the State and investigation of crimes, as well as communication to the judicial authority as provided by law, where crime is suspected. Except in these cases, personal data is never communicated or disseminated to third parties in any form or in any way. 6. Rights of persons concerned According to art. 7 of Leg. Decree 196/2003 persons concerned have: - The right to be informed: a) of the source of the personal data;

3 b) of the purposes and methods of the processing; c) of the logic applied to the processing, if the latter is carried out with the help of electronic means; d) of the identification data concerning data controller, data processors and categories of subjects to whom or to which the personal data may be communicated and who or which may get to know said data; - the right to obtain, without delay, the following information from the data controller or data processors: a) updating, rectification or, where interested therein, integration of the data; b) erasure, anonymization or blocking of data that has been processed unlawfully, including data retention of which is unnecessary for the purposes for which it was collected or subsequently processed; c) certification to the effect that the operations as per letters a and b have been notified, as also related to their contents, to those to whom or which the data was communicated or disseminated, unless this requirement proves impossible or involves a manifestly disproportionate effort compared with the right that is to be protected. - the right to object, in whole or in part: a) on legitimate grounds, to the processing of personal data concerning themselves, even though the data is relevant to the purpose of the collection; b) to the processing of personal data concerning themselves, where it is carried out for the purpose of sending advertising materials or direct selling or else for the performance of market or commercial communication surveys. These rights can be exercised by application to the chief data processor, namely the Head of the Student Administration Office. THE RECTOR (signed Gianluca Vago)

4 ITALIAN INFORMATIVA AGLI UTENTI DELLA DIVISIONE SEGRETERIE STUDENTI per il trattamento dei dati personali (ai sensi del D. Lgs. N. 196/2003) 1. Premessa Ai sensi dell art D. Lgs. n. 196/2003 e dell art. 7 del Regolamento d Ateneo in materia di protezione dei dati personali, l informa gli utenti della Divisione Segreterie Studenti (aspiranti studenti, iscritti a tutti i corsi di laurea, post laurea e laureati) in merito all utilizzo dei dati personali che li riguardano. Resta ferma l osservanza da parte dell della vigente normativa in materia di trasparenza e di pubblicazione obbligatoria di dati e documenti. 2. Finalità del trattamento I dati personali raccolti e trattati dalla Divisione Segreterie Studenti sono: a) quelli forniti direttamente dagli utenti all atto dell iscrizione ai test di ammissione ai corsi di studio a numero programmato, al momento dell immatricolazione, in sede di presentazione della domanda di laurea o di ammissione a dottorati di ricerca, scuole di specializzazione, master, corsi di perfezionamento, bandi; b) i dati fiscali e retributivi inseriti tramite terminale SIFA o forniti tramite autocertificazione per le esigenze connesse al pagamento delle tasse universitarie; c) i dati forniti di volta in volta dagli utenti in relazione allo specifico servizio richiesto; d) i dati relativi alla carriera universitaria; e) i dati forniti all atto dell iscrizione agli esami di stato che si svolgono presso l. Tali dati vengono trattati esclusivamente per il perseguimento delle finalità istituzionali dell Ateneo, in particolare per gli adempimenti richiesti dalla legge ai fini della gestione del rapporto didattico e amministrativo tra Università e studenti, nonché per l erogazione degli specifici servizi richiesti dagli utenti. 3. Modalità del trattamento La raccolta dei dati avviene nel rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza in relazione ai fini per i quali sono trattati. Il mancato conferimento dei dati di cui al precedente punto 2, lett. a), b), d) ed e) preclude l instaurazione e la prosecuzione del rapporto con

5 l Università. L omessa fornitura dei dati indicati al punto 2, lett. c), comporta l impossibilità di accedere ai servizi richiesti. I dati personali conferiti sono trattati in osservanza dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, previsti dalla legge, anche con l ausilio di strumenti informatici e telematici atti a memorizzare e gestire i dati stessi, e comunque in modo tale da garantirne la sicurezza e tutelare la massima riservatezza dell interessato. I dati possono essere oggetto di trattamento in forma anonima per lo svolgimento di attività statistiche finalizzate al miglioramento dei servizi offerti. 4. Titolare, Responsabili e Incaricati Titolare del trattamento dei dati è l nella persona del Rettore pro tempore. Responsabile del trattamento è il Capo Divisione Segreterie Studenti. Incaricati del trattamento sono i dipendenti universitari che trattano i dati nel rispetto della vigente normativa in materia, per le finalità istituzionali dell Ateneo e in osservanza di obblighi legislativi. 5. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati I dati personali degli utenti potranno essere comunicati: a) A soggetti pubblici non economici o consorzi partecipati dall ateneo quando la comunicazione è necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali dell ente richiedente; b) Ad alcuni soggetti esterni, individuati come responsabili esterni del trattamento (società che gestiscono i test di ammissione ai corsi di studio a numero programmato); c) A soggetti pubblici e privati qualora tali soggetti ne facciano richiesta al fine di agevolare l orientamento, la formazione e l inserimento professionale degli studenti e dei laureati dell ateneo; d) All istituto bancario che gestisce i servizi bancari abbinabili alla carta-badge rilasciata in sede di immatricolazione, che tratterà i dati in qualità di titolare autonomo e fornirà all interessato l informativa sul trattamento dei dati di propria competenza. I dati sensibili e giudiziari potranno essere comunicati, nell ambito del perseguimento delle finalità indicate al punto 2, solo ove previsto da norme di legge o di regolamento. E fatta salva, in ogni caso, la comunicazione o diffusione di dati richiesti, in conformità alla legge, dall autorità di pubblica sicurezza, dall autorità giudiziaria o da altri soggetti pubblici per finalità di difesa, sicurezza dello stato ed accertamento dei reati, nonché la comunicazione all autorità giudiziaria in ottemperanza ad obblighi di legge, laddove si ravvisino ipotesi di reato.

6 Al di fuori dei predetti casi, i dati personali non vengono in nessun modo e per alcun motivo comunicati o diffusi a terzi. 6. Diritti dell'interessato Ai sensi dell art. 7 del D.Lgs. 196/2003 l interessato può esercitare: Il diritto di conoscere: a) l origine dei dati personali, b) le finalità e modalità del trattamento, c) la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l ausilio di strumenti elettronici, d) gli estremi identificativi del titolare, dei responsabili dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza. Il diritto di ottenere a cura del titolare o del responsabile senza ritardo: a) l aggiornamento, la rettificazione, ovvero quando vi ha interesse, l integrazione dei dati, b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati, c) l attestazione che le operazioni di cui alle precedenti lettere a-b sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. Il diritto di opporsi in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta, b) al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai fini dell invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. I diritti possono essere esercitati con richiesta al responsabile del trattamento, individuato nella persona del Capo Divisione della Segreteria Studenti. IL RETTORE (F.to Gianluca Vago)