Guida alla compilazione della domanda di iscrizione scolastica online

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1 Guida alla compilazione della domanda di iscrizione scolastica online Introduzione... 2 Assistenza...2 Prerequisiti... 2 Accesso al servizio Iscrizioni scolastiche online... 3 La home page del Servizio Iscrizione Scolastica Online...5 Nuova domanda di iscrizione...6 Scelta dello studente...7 Dati studente...8 Dati istituto... 9 Dati di iscrizione...10 Dati primo responsabile Dati secondo responsabile Dati aggiuntivi Informativa e trasmissione alla Scuola Visualizzazione/modifica domanda di iscrizione

2 Introduzione Il servizio di iscrizione scolastica online è disponibile dal 15 gennaio 2015 al 16 febbraio 2015, e ti consente di compilare la domanda ed inviarla alle scuole direttamente da casa. Il modello di domanda d iscrizione online è composto di 6 sezioni. Una volta indicato lo studente da iscrivere ed i suoi dati anagrafici e dopo aver scelto la scuola, attraverso una procedura guidata, vengono richieste tutte le informazioni necessarie per la compilazione della domanda: dati anagrafici dei responsabili, informazioni e preferenze circa l utilizzo dei mezzi di trasporto, del servizio mensa, ecc. Nella sezione Informazioni aggiuntive il sistema propone le informazioni e le domande che ciascuna scuola fornisce o richiede al responsabile, in fase di iscrizione. Al termine della compilazione, viene richiesta la conferma per l invio della domanda alla scuola che riceverà immediatamente una notifica via . Una analoga verrà inviata in automatico anche all indirizzo di posta del richiedente (specificato nella domanda stessa) con allegato il documento in formato pdf. In qualunque momento è sempre possibile consultare lo stato della propria domanda mediante l apposita funzionalità di Ricerca domanda. Una domanda è visibile e gestibile unicamente dal richiedente. Se salvata come bozza, può essere successivamente modificata, cancellata oppure trasmessa alla scuola. La domanda accettata dalla scuola apparirà con la dicitura validata. Alcuni dati richiesti dal modulo di iscrizione (ad esempio la nazione, il comune, gli indirizzi di residenza in provincia di Trento e le istituzioni/scuole) devono sempre essere selezionati dall'elenco che compare digitando parte del nome oppure premendo la barra spaziatrice per ottenere la lista completa. Assistenza Per qualsiasi problema inerente l accesso con la CPS si prega di rivolgersi al numero verde (dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 17) oppure spedire una all indirizzo: servizionline@provincia.tn.it. Per informazioni specifiche sulle scelte da effettuare o per altre problematiche inerenti la compilazione della domanda, si prega di contattare direttamente la scuola presso la quale si desidera iscrivere lo studente. Prerequisiti E necessario avere attivato la propria (genitore/tutore) Carta Provinciale dei Servizi presso uno sportello abilitato e configurato il computer che si sta utilizzando. (/portale/la_tua_cps) 2

3 Accesso al servizio Iscrizioni scolastiche online Dal portale dei servizi al cittadino, accedere all'area Scuola e Formazione e scegliere il servizio Iscrizioni scolastiche online. 3

4 Cliccare sul link Accedi (presente sulla destra, nel rettangolo azzurro) e inserire nel lettore la Carta provinciale dei Servizi, precedentemente attivata, di un responsabile maggiorenne. Successivamente inserire il PIN della CPS che si sta utilizzando per iniziare la procedura di Iscrizione scolastica online. 4

5 La home page del Servizio Iscrizione Scolastica Online Entrati nel sistema, si trovano quattro pulsanti che permettono di inserire una domanda per il prossimo anno scolastico, consultare le domande già presenti in archivio (anche degli anni scolastici precedenti), consultare i quesiti più frequenti oppure scaricare la presente guida. Nella Home page è presente anche il menù a tendina (su sfondo rosso) che presenta le medesime funzionalità proposte dai quattro pulsanti e che costituisce il menù del programma, sempre attivo e utilizzabile su tutte le schermate. NOME COGNOME 5

6 Nuova domanda di iscrizione Selezionando il pulsante Inserimento domanda o la voce di menù corrispondente, viene proposto il testo con le condizioni di utilizzo. Per iniziare la compilazione della domanda, premere il pulsante Ho letto e accetto le condizioni. 6

7 Scelta dello studente La domanda di iscrizione viene effettuata e sottoscritta dal genitore/tutore che ha effettuato l accesso al sistema. Partendo dal codice fiscale del responsabile che ha effettuato l'accesso al servizio con la propria CPS, viene presentata la lista degli studenti a lui associati e presenti nell Anagrafe Unica degli Studenti della Provincia autonoma di Trento. Il responsabile seleziona lo studente che desidera iscrivere premendo il pulsante azzurro Seleziona, a destra del nome. E' comunque possibile inserire un nuovo studente utilizzando il pulsante Inserisci nuovo studente. Il sistema propone le informazioni anagrafiche, di residenza/domicilio e ulteriori dati dello studente. Alcuni dati richiesti dal modulo di iscrizione (ad esempio la nazione, il comune, gli indirizzi di residenza in provincia di Trento e le istituzioni/scuole) devono sempre essere selezionati dall'elenco che compare digitando parte del nome oppure premendo la barra spaziatrice per ottenere la lista completa. 7

8 Dati studente Se lo studente è presente in Anagrafe, il sistema propone i campi precompilati, da verificare, confermare o eventualmente correggere. Se viene inserito un nuovo studente, i campi vanno compilati a cura del responsabile. Dopo aver inserito/modificato i dati richiesti, premere il pulsante Conferma correttezza dati e Procedi per proseguire salvando i dati. 8

9 Dati istituto Questa sezione è dedicata alla scelta della scuola. Le voci contrassegnate da un asterisco * individuano i dati obbligatori. Attualmente NON è previsto l inserimento di domande a scuole paritarie non di formazione professionale (l unica eccezione è rappresentata dalla Scuola secondaria di Secondo Grado paritaria che fa riferimento all Istituzione Scolastica FONDAZIONE EDMUND MACH - ISTITUTO AGRARIO SAN MICHELE ALL'ADIGE). La scelta del comune, seppur non obbligatoria, permette di visualizzare l elenco delle scuole che hanno la sede principale in quel comune. Alcuni dati richiesti dal modulo di iscrizione (ad esempio la nazione, il comune, gli indirizzi di residenza in provincia di Trento e le istituzioni/scuole) devono sempre essere selezionati dall'elenco che compare digitando parte del nome oppure premendo la barra spaziatrice per ottenere la lista completa. 9

10 SOLO per le scuole secondarie di secondo grado e per la formazione professionale è necessario scegliere anche il corso di studi come visibile nell esempio che segue: A conferma avvenuta, se le informazioni inserite sono complete e non discordanti, la domanda viene salvata in stato bozza e si può proseguire con la compilazione. E' comunuqe possibile in qualsiasi momento interrompere la compilazione e riprendere successivamente la domanda per completare l'iscrizione. Dati di iscrizione La compilazione della domanda prosegue con l inserimento dei dati di iscrizione relativi alla scelta dell Insegnamento della Religione Cattolica. Nel caso in cui venga indicato il NO, è obbligatorio scegliere una tra le opzioni proposte relativamente alle attività alternative: attività didattiche e formative attività di studio e/o ricerca individuali con assistenza di personale docente non frequenza della scuola nelle ore di insegnamento della religione cattolica 10

11 SOLO per le scuole secondarie di secondo grado e per la formazione professionale il sistema presenta in automatico una quarta opzione: attività di studio e/o ricerca individuale senza assistenza di personale docente Le Informazioni sulla scelta della religione cattolica permettono di visualizzare il seguente testo normativo: Si prosegue quindi sulla medesima schermata inserendo altri dati: l indicazione circa l utilizzo del servizio mensa. SOLO per le scuole secondarie di secondo grado e per la formazione professionale si aggiunge anche la scelta sull utilizzo del convitto. SOLO per la scuola primaria viene chiesto obbligatoriamente di dichiarare se esiste già un iscrizione alla scuola dell infanzia, in quanto non è permesso presentare due domande di iscrizione per lo stesso studente. 11

12 SOLO per la scuola primaria e secondaria di primo grado vengono richieste informazioni relative al bacino di utenza. ovvero se si sta iscrivendo lo studente ad una scuola diversa da quella di competenza del comune/frazione/circoscrizione di residenza dello studente. In caso di dubbi sul bacino di utenza si consiglia di contattare la segreteria della Scuola di iscrizione per le opportune verifiche. Se viene scelto SI, è obbligatorio indicare la scuola del bacino di utenza (il sistema controlla che sia diversa da quella di iscrizione). Viene inoltre richiesto se si intende usufruire del servizio trasporti. Se viene scelto SI, è obbligatorio indicare la distanza tra casa e scuola scegliendo tra le opzioni proposte. Se ai fini del trasporto si vuole venga fatto riferimento ad un indirizzo diverso dalla residenza, si deve spuntare relativa casella e compilare i dati relativi all' indirizzo, selezionando dagli elenchi proposti il comune, l eventuale frazione e la via. Il sistema propone infine la possibilità di inserire un testo libero per eventuali annotazioni da comunicare alla Segreteria scolastica. SOLO per il primo anno di corso della formazione professionale è obbligatorio indicare una scuola/corso di studi alternativo che verrà considerata nel caso di non attivazione del percorso/classe per mancato raggiungimento del numero minimo di iscrizioni o per eccedenza delle stesse. 12

13 Dati primo responsabile Il primo responsabile presentato è quello che sta usufruendo del servizio Iscrizione scolastica online utilizzando la propria CPS precedentemente attivata. La schermata propone quindi le informazioni legate alla CPS, se il responsabile è collegato allo studente all'interno dell' Anagrafe Unica degli Studenti. Dopo aver inserito o modificato i dati, per proseguire con la compilazione della domanda premere il pulsante Conferma correttezza dati e Procedi mentre, con il pulsante Indietro, è possibile tornare alla schermata precedente. Il sistema segnala sempre i dati obbligatori omessi, evidenziandoli in rosso e segnalando l errore sia ad inizio pagina che direttamente sotto il campo di inserimento. 13

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15 Dati secondo responsabile Se allo studente è associato in Anagrafe un secondo genitore/tutore, il sistema propone i suoi dati anagrafici precompilati; in caso contrario, è necessario procedere con la compilazione manualmente. E responsabilità di chi effettua l iscrizione dichiarare il secondo genitore/tutore, validandone le informazioni oppure procedere evitandone l inserimento attraverso il pulsante Secondo responsabile non presente e confermando successivamente la scelta. Dopo aver inserito o modificato i dati del secondo responsabile (che sono gli stessi richiesti per il primo responsabile), per proseguire con la compilazione della domanda premere il pulsante Conferma correttezza dati e Procedi. Il sistema segnala sempre i dati obbligatori omessi, evidenziandoli in rosso e segnalando l errore sia ad inizio pagina che direttamente sotto il campo di inserimento. Dati aggiuntivi L'ultima sezione del modulo è dedicata ad ulteriori informazioni, richieste dalla scuola selezionata. Se la sezione è contrassegnata da un asterisco (*) il responsabile dovrà indicare obbligatoriamente una scelta o una risposta. Se presente la sezione Comunicazioni della scuola, non prevede alcun inserimento da parte del richiedente, ma contiene solo un testo informativo. Se presente la sezione Tempo scuola (5 o 6 giorni), la scelta da effettuare sarà tra i valori 5 o 6. Se presente la sezione Numero rientri, il responsabile potrà/dovrà selezionare una sola scelta tra i numeri proposti. Se presente la sezione Attività opzionali/facoltative (da 1 a 6 righe al massimo), il responsabile potrà/dovrà indicare alternativamente una scelta per ognuna delle righe proposte (SI/NO). Se presente la sezione Comodato d uso libri di testo, il responsabile potrà/dovrà indicare alternativamente una scelta (SI/NO). Se presente la sezione Progetto CLIL, il responsabile potrà/dovrà indicare alternativamente una scelta (SI/NO). Se presente la sezione Classe bilingue, il responsabile potrà/dovrà indicare alternativamente una scelta (SI/NO). Se presente la sezione Lingue straniere, il responsabile potrà/dovrà indicare al massimo tre scelte tra le lingue proposte. Per effettuare la scelta multipla si deve tenere premuto il tasto CTRL e selezionare con il tasto sinistro del mouse la lingua da scegliere. Se presenti ulteriori sezioni che possono essere fino ad un massimo di cinque, a seconda del numero di quesiti posti dalla Scuola, il richiedente sarà chiamato ad inserire 15

16 del testo (fino ad una massimo di 150 caratteri) oppure a selezionare una singola opzione tra quelle proposte in un elenco a tendina. Inserire i dati richiesti e premere il pulsante Conferma correttezza dati e Procedi. Selezionando il link Allegare fotografia dello studente è possibile, se lo si desidera, allegare una fotografia dello studente (dimensione massima accettata 250 KB) nei formati: JPG, JPEG, PNG, GIF, TIF, BMP. 16

17 Al termine dell inserimento della fotografia, il sistema propone una schermata con la visualizzazione dell immagine caricata. E' possibile cancellare l'immagine cliccando su Cancella immagine. Premere quindi il pulsante Conferma correttezza dati e Procedi per completare la procedure. Puoi anche salvare in bozza la domanda e completare la compilazione in un secondo momento, ricaricandola in fase di modifica. 17

18 Informativa e trasmissione alla Scuola Se confermato l inserimento dei dati, viene proposta l informativa ai sensi del decreto legislativo 30 giugno 2003 n

19 . Il responsabile autocertifica le informazioni indicate nella domanda di iscrizione e obbligatoriamente deve indicare una delle tre opzioni relative alla responsabilità genitoriale o alla maggiore età ; SOLO dopo la selezione, si attiva il pulsante Ho letto l informativa e trasmetto alla scuola che permette l invio della domanda. 19

20 Inviata la domanda alla scuola, compare il messaggio di avvenuta trasmissione e vengono presentati i dati riassuntivi. E' possibile scaricare e stampare la domanda in formato pdf utilizzando il pulsante Visualizza. Il sistema notifica inoltre l avvenuta trasmissione del modulo di iscrizione scolastica online inviando al richiedente una (all indirizzo indicato nella domanda) con il documento presente in allegato. Visualizzazione/modifica domanda di iscrizione Dalla homepage del servizio Iscrizione scolastica online, accessibile dalla sezione Scuola e Formazione del portale servizionline.trentino.it, è possibile visualizzare le domande di iscrizione inserite dall utente cliccando su Ricerca domande. Questa funzionalità permette di controllare, per ogni domanda inserita, l anno scolastico cui si riferisce, lo studente, la scuola scelta, lo stato della domanda e la data di inserimento. Per ogni domanda di iscrizione è possibile accedere alle funzionalità di gestione della stessa. 20

21 Se la domanda è in uno stato diverso da bozza l utente potrà soltanto visualizzare/stampare il documento in formato.pdf (pulsante VISUALIZZA). Se la domanda è in stato bozza è possibile: riaprire il modulo di iscrizione, modificarlo (pulsante MODIFICA) e trasmetterlo alla scuola cancellarlo (pulsante ELIMINA) per inserirne uno nuovo, nel caso in cui si desideri cambiare qualche scelta che non è più modificabile (come ad esempio l ordine scuola o la scuola stessa). In generale: una domanda in stato bozza può essere cancellata o modificata in qualsiasi momento dall utente stesso una domanda in stato validata è stata accettata dalla scuola, memorizzata negli archivi dell Anagrafe unica degli studenti per cui non può più, in alcun modo, essere modificata una domanda in stato sospesa è oggetto di accertamenti da parte della scuola se un utente ha presentato una domanda che si trova al momento in stato rifiutata, potrà inserirne una nuova, per lo stesso studente, purché effettui le operazioni online entro e non oltre il 4 marzo I cambiamenti di stato di ogni domanda che comportano una chiusura dell iter della domanda stessa (quali la validazione e il rifiuto, derivanti dalle operazioni effettuate dalla scuola,) vengono in automatico notificati via al richiedente. Non viene notificata la sospensione, trattandosi di uno stato temporaneo che presuppone l obbligo di una elaborazione successiva da parte della scuola. 21