Regolamento dell esercizio e dell utilizzazione del Centro media di Palazzo federale

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1 Cancelleria federale CaF Sezione comunicazione Regolamento dell esercizio e dell utilizzazione del Centro media di Palazzo federale La Cancelleria federale svizzera, visto l articolo 23 capoverso 3 dell ordinanza del 25 novembre sull organizzazione del Governo e dell Amministrazione, emana il presente regolamento: Capitolo 1: Scopo e campo d applicazione N. 1 1 Il Centro media di Palazzo federale (Centro media; Bundesgasse 8 12, Berna) funge da luogo di comunicazione tra il Consiglio federale, il Parlamento e l Amministrazione federale da un lato e i giornalisti dall altro. A tale scopo dispone di: a. posti di lavoro per i giornalisti (Unione dei giornalisti di Palazzo federale, Unione dei fotografi di Palazzo federale, SRG SSR, emittenti radio e televisive private); b. una sala di grandi e una di piccole dimensioni per lo svolgimento di conferenze stampa. 2 Il presente regolamento disciplina l esercizio e l utilizzazione del Centro media, segnatamente la sua direzione e organizzazione, le autorizzazioni di accesso, i diritti e gli obblighi degli utenti, l utilizzazione delle sale conferenze e degli studi televisivi e il servizio di portineria. Capitolo 2: Direzione e organizzazione N. 2 Cancelleria federale svizzera 1 La Cancelleria federale svizzera (Cancelleria federale) è responsabile della gestione del Centro media. È competente per: a. designare il capo esercizio e il suo sostituto; b. garantire un esercizio ordinato e conforme alle regole; c. autorizzare le modifiche dell organizzazione e dell esercizio; d. sottoporre ai servizi federali competenti le richieste di finanziamento di modifiche dell organizzazione e dell esercizio. 2 Prima di prendere decisioni su questioni importanti, la Cancelleria federale consulta la Commissione degli utenti (n. 3). 1 RS

2 N. 3 Commissione degli utenti 1 La Commissione degli utenti si compone di un rappresentante rispettivamente: a. della direzione dell esercizio del Centro media (presidenza); b. dell Unione dei giornalisti di Palazzo federale; c. dell Unione dei fotografi di Palazzo federale; d. della SRG SSR; e. delle emittenti radio e televisive private; f. dei Servizi del Parlamento. 2 La Commissione degli utenti è competente in particolare per: a. autorizzare le modifiche dell organizzazione e dell infrastruttura degli utenti; b. sottoporre ai servizi federali competenti le richieste di finanziamento di modifiche dell organizzazione e dell infrastruttura degli utenti; c. proporre modifiche del presente regolamento; d. accettare nuovi utenti ordinari; e. definire i criteri per l accesso al Centro media. N. 4 Competenze 1 La Cancelleria federale assicura il flusso delle informazioni delle autorità nel Centro media. A tale scopo svolge segnatamente le attività seguenti: a. distribuisce ai giornalisti la posta interna ed esterna come anche le documentazioni per i media allestite dai Dipartimenti e Uffici federali; b. gestisce il calendario elettronico degli eventi; c. informa sulla data e ora delle conferenze stampa e di altri eventi nel Centro media, come anche su eventuali modifiche delle stesse (con comunicazioni mediante altoparlanti, tabelloni e schermi). 2 In collaborazione con la direzione dell esercizio del Centro media, i Servizi del Parlamento assicurano la distribuzione delle proprie documentazioni come anche di quelle delle Camere federali (sedute plenarie, commissioni, gruppi parlamentari). 3 L assegnazione degli uffici ai giornalisti accreditati spetta, nei rispettivi campi di competenza, all Unione dei giornalisti di Palazzo federale e all Unione dei fotografi di Palazzo federale; nell ambito organizzativo della SRG SSR, gli uffici sono assegnati da quest ultima. N. 5 Utilizzazione e costi 1 L utilizzazione degli uffici per i giornalisti e delle sale conferenze è gratuita. La Confederazione mette a disposizione degli utenti regolari la mobilia e le istallazioni usuali per i posti di lavoro e si fa carico della loro manutenzione ed esercizio. 2 Qualsiasi impianto e istallazione supplementare e qualsiasi modifica dell infrastruttura degli uffici sottostanno ad autorizzazione preliminare; i relativi costi sono a carico degli utenti interessati. Gli utenti devono inoltre assumersi i costi delle prestazioni di telecomunicazione e pagarli direttamente agli offerenti. N. 6 Manutenzione dell infrastruttura 1 L Ufficio federale delle costruzioni e della logistica (UFCL) assicura la manutenzione edile del Centro media. Questa include segnatamente i lavori di manutenzione e riparazione 2/5

3 dell edificio, delle istallazioni tecniche e dei sistemi di cablaggio universale, come anche la pulizia dell edificio. 2 L Ufficio federale dell informatica e della telecomunicazione (UFIT) assicura la manutenzione dei sistemi LAN e WLAN e delle istallazioni telefoniche (in collaborazione con il servizio telefonico dell Amministrazione federale). 3 La direzione dell esercizio del Centro media assicura la manutenzione delle istallazioni tecniche delle due sale conferenze. Inoltre regola l utilizzazione dei parcheggi situati nel cortile e, d intesa con la SRG SSR, l utilizzazione del montacarichi da parte di terzi. 4 La manutenzione e la riparazione delle istallazioni supplementari ai posti di lavoro, non incluse nell offerta di base, come pure i relativi costi sono a carico degli utenti (cfr. n. 5). Capitolo 3: Autorizzazione di accesso N. 7 1 Sono autorizzati ad accedere al Centro media: a. i membri del Consiglio federale, delle Camere federali e dei Tribunali della Confederazione; b. i dipendenti dell Amministrazione federale e dei Servizi del Parlamento; c. i giornalisti accreditati conformemente agli articoli 2 12 dell ordinanza del 30 novembre sull accreditamento dei giornalisti (OAGio); d. i rappresentanti dei media esteri (art. 1 cpv. 3 OAGio); e. le persone con un autorizzazione di accesso rilasciata dalla Cancelleria federale, dai Servizi del Parlamento o dalla SRG SSR (personale dei settori amministrativo e tecnico). 2 Tutte le altre persone possono accedere al Centro media soltanto se sono al seguito di una persona autorizzata ad accedere. Per motivi importanti (ad es. problemi di capienza), la Commissione degli utenti (o una persona da essa designata) può negare l accesso alle persone al seguito di una persona autorizzata ad accedere. Capitolo 4: Sale conferenze e studio televisivo N. 8 Autorizzazioni 1 Hanno diritto all utilizzazione delle sale conferenze: a. il Consiglio federale, le Camere federali e i Tribunali della Confederazione; b. le commissioni e i gruppi delle Camere federali; c. i Dipartimenti, gli Uffici federali e i Servizi del Parlamento; d. i partiti rappresentati nel Consiglio nazionale e i comitati interpartitici. 2 La Cancelleria federale attribuisce le sale conferenze. La precedenza è data alle conferenze stampa del Consiglio federale e del Parlamento. Se necessario per lo svolgimento di queste ultime, la direzione dell esercizio del Centro media può modificare o annullare a corto termine le prenotazioni degli altri utenti. 2 RS /5

4 3 Di regola le conferenze stampa durano al massimo 60 minuti. Per le manifestazioni collaterali sono a disposizione i foyer al secondo e terzo piano sotterraneo. Durante la conferenza stampa possono porre domande soltanto i giornalisti, non i rappresentanti di gruppi d interesse o altre persone. 4 Per le organizzazioni di cui al numero 8 capoverso 1 lettera d si applicano inoltre le disposizioni supplementari indicate qui di seguito. 5 La configurazione del podio dei relatori nella sala conferenze grande non può essere modificata per lo svolgimento di una conferenza stampa. L utilizzazione della bandiera svizzera sulla parte frontale del podio è riservata alle manifestazioni alle quali partecipano membri del Consiglio federale; è vietato appendere sulla parte frontale del podio, a complemento o sostituzione della bandiera svizzera, emblemi dei partiti o di altri gruppi d interesse. Sono parimenti vietate modifiche della parete retrostante il podio. Sono ammesse unicamente la proiezione di immagini sui due schermi a sinistra e destra del podio e la posa di manifesti su supporto mobile nel foyer della sala conferenze grande (2 piano sotterraneo). 6 Con la prenotazione della sala gli utenti accettano le condizioni d uso stabilite dal presente regolamento. La direzione dell esercizio del Centro media può esigere che siano tolte istallazioni supplementari. In caso di infrazioni, l utilizzazione della sala può essere rifiutata. N. 9 Costi delle sale conferenze 1 L utilizzazione delle sale conferenze e della relativa infrastruttura come anche l assistenza tecnica preliminare sono gratuite per gli utenti aventi diritto. 2 I costi delle istallazioni tecniche supplementari, del personale supplementare necessario per il loro impiego e di altre prestazioni sono a carico degli utenti, previa consultazione della direzione dell esercizio del Centro media. N. 10 Studio televisivo 1 Eccezionalmente e se necessario per soddisfare la domanda, lo studio televisivo della SRG SSR al 3 o piano sotterraneo può essere utilizzato anche per altre manifestazioni, ad esempio per la trasmissione di conferenze stampa. L utilizzazione è decisa dalla SRG SSR. La Cancelleria federale e i Servizi del Parlamento hanno il diritto di chiedere l utilizzazione dello studio. 2 La SRG SSR disciplina i costi per l utilizzazione del suo studio televisivo da parte di terzi. N. 11 Sanzioni 1 In caso di infrazioni al presente regolamento la Cancelleria federale può prendere provvedimenti amministrativi. 2 La procedura è disciplinata dagli articoli OAGio 3. Prima di prendere un provvedimento amministrativo, la Cancelleria federale chiede il parere della Commissione degli utenti e del Comitato dell Unione dei giornalisti di Palazzo federale (art. 14 cpv. 2 OAGio). Capitolo 5: Servizio di portineria N. 12 Principio La portineria è operata dal Servizio federale di sicurezza (SFS). 3 RS /5

5 N. 13 Orari di apertura della portineria 1 Lunedì venerdì (giorni lavorativi normali) 07:00 19:00 Domeniche in cui si svolgono elezioni o votazioni 12:00 20:00 Durante le sessioni delle Camere federali 07:00 20:00 (venerdì 19:00) Durante la trasmissione della SRG "Classe Politique" 07:00 21:30 2 Fuori da questi orari come anche nei giorni festivi la portineria non è in servizio. In questi casi, gli utenti accedono al Centro media mediante la carta elettronica di accesso (badge). N. 14 Controllo dell accesso 1 Durante gli orari di apertura della portineria, il personale del SFS è responsabile del controllo dell accesso. 2 I visitatori devono annunciarsi in portineria. Il personale della portineria informa l utente destinatario della visita affinché possa recarsi in portineria per accogliere il visitatore. Se l utente non è raggiungibile, la portineria informa il servizio di coordinamento della SRG SSR oppure il servizio informazioni della direzione dell esercizio del Centro media. 3 La direzione dell esercizio del Centro media e la SRG SSR possono fornire badge temporanei al personale tecnico e alle altre persone che lo necessitano. N. 15 Sicurezza La Cancelleria federale informa gli utenti sulle misure e sul comportamento in caso di allarme antincendio e di altri eventi straordinari come pure in situazioni di emergenza. L informazione comprende segnatamente l indicazione delle persone da contattare e delle vie di fuga. La Cancelleria federale è inoltre responsabile della formazione degli utenti in materia di sicurezza. In collaborazione con la direzione dell esercizio del Centro media, la Cancelleria federale svolge periodicamente esercitazioni di sicurezza. Un opuscolo con informazioni sulla sicurezza è consegnato a tutte le persone che lavorano abitualmente nel Centro media. Capitolo 6: Entrata in vigore La versione riveduta del presente regolamento entra in vigore il 1 giugno /5