MANUALE ESSE3 Gestione Registro delle lezioni

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1 MANUALE ESSE3 Gestione Registro delle lezioni DOCENTI 1

2 INDICE 1. INTRODUZIONE E ACCESSO GESTIONE DEL REGISTRO Informazioni generali Stato del Registro Transizioni di stato Gestione gruppi studenti Inserimento e gestione di un attività Compilazione registro mediante file Excel Firma e Stampa del registro Stampa di controllo Firma digitale Stampa ufficiale

3 1. INTRODUZIONE E ACCESSO Esse3 fra le sue funzionalità, permette al docente di inserire, mantenere e gestire informazioni relative all attività didattica svolta durante l anno accademico per le proprie attività didattiche, mettendo a disposizione la funzionalità di Registro delle attività didattiche, che permette di gestire informazioni relative alle attività di didattica frontale svolte dal docente ai fini di uno specifico insegnamento. Per accedere a queste funzionalità, dopo avere eseguito l accesso ad Esse3, e necessario selezionare la voce Registro nel menù laterale delle funzionalità. 3

4 2. GESTIONE DEL REGISTRO Selezionando, come, descritto, la voce Registro dal menù laterale, è possibile accedere direttamente alla funzionalità per la gestione del Registro delle attività didattiche, raggiungibile anche dalla voce Lezioni, presente nel menù di secondo livello che compare in questo modo. Il sistema mostra, per prima cosa, un elenco dei registri che il docente può gestire, ciascuno relativo ad una singola attività didattica, di cui il docente può essere titolare o meno. 4

5 In tale elenco, è possibile notare due icone, ossia: l icona che rappresenta lo stato del registro, che può essere (stato di bozza) o (stato definitivo); l icona che consente di visualizzare e, eventualmente (se non in stato definitivo) modificare le informazioni del registro. Selezionando, appunto, l icona, è possibile accedere alla gestione del registro dell attività didattica corrispondente. La seguente schermata, durante la trattazione successiva, verrà indicata con l espressione schermata principale. 5

6 2.1. Informazioni generali Il sistema permette, per prima cosa, di visualizzare e, in alcuni casi, gestire alcune informazioni generali relative al corso. Tali informazioni sono le seguenti. Informazioni generali relative all Attività Didattica corrente ed allo stato del registro, rappresentate dai menù a tendina relativi a: o il docente; il valore di questo campo non può essere modificato se il docente del corso è unico; in caso di più docenti, ogni singolo docente può inserire e gestire le proprie informazioni, anche se il docente titolare del corso può vedere i registri degli altri docenti e inserire loro delle note; se queste note non vengono cancellate dal titolare esse risulteranno nel verbale finale; o lo stato della didattica frontale, che può essere in corso di svolgimento o terminata; o lo stato del Registro. 6

7 il docente può modificare il valore di questi campi, ricordandosi di premere il pulsante Salva per non perdere le modifiche apportate cambiando schermata. Informazioni relative al numero di ore previste per il corso, alle ore già inserite nel registro e a quelle che mancano per potere terminare la didattica del corso; questi ultimi due contatori vengono aggiornati man mano che il docente inserisce nuove attività all interno del registro Stato del Registro È importante soffermarsi brevemente sul cosiddetto Stato del Registro, piuttosto importante ai fini della modificabilità del Registro stesso. Il Registro di una specifica attività didattica, infatti, può trovarsi in tre stati specifici: lo stato di Bozza, in cui è possibile aggiungere nuove attività al registro stesso, aggiornando il conteggio delle ore, o modificare attività già inserite; lo stato Verificato, in cui, assumendo di avere terminato la compilazione del registro, NON è più possibile aggiungere o modificare attività; dallo stato Verificato è possibile ritornare allo stato di Bozza, per potere modificare le attività, o passare allo stato Stampato; 7

8 lo stato Stampato, nel quale, dopo avere ottenuto una stampa ufficiale del registro inserito, NON è più possibile modificare attività né tornare in stato di Bozza; il Registro in stato Stampato è, pertanto, considerato definitivo; lo stato Approvato, in cui viene posto il registro a seguito dell'approvazione del direttore di dipartimento; Inoltre, nel caso di attività gestite da più docenti, è previsto uno stato Confermato. I docenti NON titolari dell attività possono gestire autonomamente il proprio registro, portandolo, dopo avere completato e verificato l inserimento dei dati, in questo stato Confermato. Sarà il docente titolare, che dovrà portare in stato Verificato anche i registri dei docenti non titolari della stessa attività didattica, oltre al proprio. Una volta che il proprio registro è in stato Verificato, i docenti non titolari possono generare la stampa ufficiale del registro. Il docente titolare, inoltre, può generare la stampa ufficiale del proprio registro e, quando tutti i registri dei docenti dell attività didattica sono stati verificati, può generare una stampa di riepilogo ufficiale per l AD Transizioni di stato Le transizioni da uno stato del Registro all altro avvengono attraverso specifiche operazioni: si passa dallo stato Bozza allo stato Verificato e viceversa, quando il docente modifica, esplicitamente, il valore del corrispondente menù a tendina, salvando le proprie modifiche; 8

9 il passaggio allo stato Stampato è possibile SOLO dallo stato Verificato, generando una stampa ufficiale del registro, secondo modalità presentate in seguito. In caso di più docenti su una stessa attività didattica, il titolare può gestire nel modo descritto il proprio registro. Per i docenti non titolari la situazione è la seguente: si può passare dallo stato Bozza allo stato Confermato e viceversa, modificando, esplicitamente, il valore del corrispondente menù a tendina, salvando le proprie modifiche; per passare dallo stato Confermato allo stato Verificato, è necessario l intervento del docente titolare, che può impostare a Verificato lo stato del registro del docente non titolare; il docente non titolare può riportare in Bozza il proprio registro Verificato dal titolare, agendo sulla tendina Stato registro e salvando; in questo caso, il docente non titolare dovrà portare il proprio registro in stato Confermato e attendere di nuovo che il docente titolare lo ponga in stato Verificato; anche il registro dei docenti non titolari può passare allo stato Stampato, a partire SOLO dallo stato Verificato. Le transizioni possibili sono rappresentate dai seguenti diagrammi. 9

10 Per i registri dei docenti titolari dell attività didattica. Per i registri dei docenti NON titolari dell attività didattica. Come si potrà vedere in seguito, inoltre, il sistema permette, ai docenti titolari di firma digitale, di apporre la propria firma senza effetturare la stampa cartacea (operazione, invece, necessaria per coloro che non sono titolari di firma digitale). L operazione di firma digitale rende, in ogni caso, il Registro definitivo e immodificabile. 10

11 2.3. Gestione gruppi studenti Il sistema, permette di inserire dati relativi a diversi gruppi di studenti, offrendo la possibilità di gestire in maniera separata attività didattiche offerte a gruppi di studenti diversi (ad esempio, esercitazioni/laboratori per diversi gruppi di studenti). L accesso a tale funzionalità avviene selezionando l icona schermata principale relativa all attività didattica. dalla All interno della schermata che viene così visualizzata, è possibile inserire gruppi di studenti introducendo una specifica descrizione e salvando le proprie modifiche. Dopo avere salvato il gruppo, è possibile: aggiungere un nuovo gruppo selezionando Aggiungi; tornare alla schermata precedente selezionando Esci. Attenzione I gruppi possono essere eliminati solo quando NON sono coinvolti in nessuna attività del registro. 11

12 Il docente può gestire i gruppi in qualsiasi momento della gestione del registro, purché in stato Bozza: non è necessario inserire i gruppi prima di iniziare l inserimento delle attività a registro. 12

13 2.4. Inserimento e gestione di un attività Per inserire una nuova attività nel Registro, è necessario selezionare l icona dalla schermata principale. Questa selezione permette di accedere alla schermata di inserimento dell attività, rappresentata nella seguente figura. Per inserire un attività, è necessario completare i seguenti campi: Data dell attività, che può essere inserita secondo uno specifico formato, oppure selezionata da un calendario pop-up; Ora d inizio e di fine dell attività, selezionabili attraverso specifici menù a tendina; il numero di Ore accademiche dell attività, che possono essere inserite attraverso un campo di testo; il Tipo di attività, selezionabile da un menù a tendina che riporta i valori o lezione, o laboratorio, 13

14 o esercitazione, o seminario; un Titolo per l attività; una specifica Descrizione dell attività, che può essere inserita attraverso una specifica area di testo; Lezione svolta da, per inserire il nominativo del docente che ha tenuto l attività, se diverso dal titolare del registro. Il sistema, inoltre, mostra i gruppi di studenti che il docente ha, finora, introdotto per quell attività, ciascuno corredato da uno specifico flag, da selezionare quando il corrispondente gruppo è coinvolto nell attività che si sta inserendo. Qualora i docenti del corso siano più di uno, sono disponibili altri flag, uno per ciascun docente, che permettono di indicare se l attività è stata svolta in compresenza e quali docenti siano stati coinvolti. Attenzione! Quando un attività è in compresenza, tutti i docenti devono compilare il proprio registro riportando gli stessi dati. È possibile completare l inserimento dell attività premendo Salva (il pulsante Salva e aggiungi nuovo permette di salvare i dati inseriti ed accedere di nuovo alla stessa schermata di inserimento per inserire una nuova attività). Dopo avere completato l inserimento di un attività, questa viene visualizzata in un elenco nella schermata principale del registro, dal quale sarà possibile modificare o eliminare l attività stessa. I contatori delle ore dell Attività Didattica vengono aggiornati. 14

15 È possibile modificare l attività selezionando la corrispondente icona l attività può essere eliminata. ; selezionando Compilazione registro mediante file Excel Parimenti a quanto possibile con altre funzionalità di Esse3, anche nel caso del registro delle lezioni è possibile inserire le proprie informazioni in un apposito documento Excel, opportunamente formattato; importandolo le informazioni relative alle attività verranno inserite automaticamente. Per ottenere un file Excel opportunamente formattato, è in ogni caso necessario inserire almeno un attività attraverso la procedura appena descritta. Dopo avere inserito la prima attività, accanto al pulsante visualizzati i pulsanti e., vengono Selezionando è possibile generare un file Excel opportunamente formattato, che è possibile completare con le informazioni sulle lezioni. Per inserire in Esse3 le informazioni inserite nel file Excel, è necessario importare quest ultimo selezionando. 15

16 Attenzione! È stato segnalato che alcune specifiche versioni di software per la gestione dei fogli di lavoro (OpenOffice, LibreOffice e altri) corrompono il file generato da ESSE3, impedendone il successivo caricamento. Si suggerisce quindi di utilizzare sempre l'ultima versione disponibile o, in alternativa, di utilizzare Microsoft Excel Firma e Stampa del registro Il sistema permette, ai docenti titolari di firma digitale, di apporre la propria firma senza effetturare la stampa cartacea. I docenti sprovvisti di firma digitale dovranno invece procedere alla stampa cartacea, da consegnare firmata all'amministrazione secondo le modalità previste dal proprio dipartimento Stampa di controllo In qualsiasi momento, ed in qualsiasi stato, il docente può generare (anche se dotato di firma digitale) una stampa, non ufficiale, del Registro, denominata, genericamente, Stampa di controllo, utile, ad esempio, per verificare i dati che sono stati inseriti. Per accedere alla generazione di tale stampa, è necessario selezionare, dalla schermata principale, l icona. Questa selezione, consente di accedere alla seguente schermata. 16

17 Selezionando viene visualizzato un pdf contenente le informazioni sul registro inserite finora e che può essere stampato Firma digitale I docenti dotati di firma digitale potranno accedere alla procedura di firma selezionando l'icona. Tale selezione permette di visualizzare la seguente schermata: Selezionando l icona dal box Firma digitale (l unico visualizzato qualora il registro non sia in stato Verificato), si accede ad una paina riassuntiva da cui è possibile consultare il preview (in formato HTML e XML) del registro digitale che si sta per firmare: 17

18 Selezionando il pulsante Firma è possibile accedere alle operazioni che permetteranno di completare la firma. Questa selezione, inoltre, determina la generazione di un codice OTP, necessario per portare a termine l operazione di firma, e l invio dell OTP al docente, secondo le modalità previste. Viene, nel frattempo, visualizzata la seguente schermata: 18

19 In questa pagina viene richiesto l inserimento dei codici necessari per la firma digitale del registro. In particolare: nella parte alta della maschera, viene visualizzato il dettaglio del registro che si sta per firmare; nella parte bassa della maschera, vengono visualizzate le istruzioni per eseguire la firma da remoto, ossia: o inserimento del codice PIN segreto, scelto in fase di attivazione della firma; o inserimento del codice OTP, generato ed inviato al docente secondo le modalità previste. Una volta inseriti entrambi i codici, selezionando il pulsante Prosegui il sistema effettua l'operazione di firma. Questa operazione è IRREVERSIBILE e rende il Registro definitivo e immodificabile. Verrà contestualmente inviata una mail che avvisa la segreteria didattica del dipartimento di afferenza che la firma è stata effettuata; il registro verrà quindi sottoposto all'approvazione da parte del direttore del dipartimento Stampa ufficiale Il docente può generare la stampa ufficiale del Registro, che renderà quest ultimo definitivo. Infatti, come affermato in precedenza: questa stampa ufficiale può essere generata solo per un Registro in stato Verificato; la generazione di questa stampa fa sì che il Registro NON possa più essere modificato. Dopo avere portato il Registro in stato Verificato, per accedere alla generazione della stampa ufficiale del registro è necessario selezionare l icona. Tale selezione permette di visualizzare la seguente schermata. 19

20 Selezionando l icona dal box Stampa di controllo (l unico visualizzato qualora il registro non sia in stato Verificato), è possibile generare una stampa di controllo del Registro, che, in maniera analoga a quanto visto in precedenza, NON è ufficiale e NON rende definitivo il Registro. Per generare la cosiddetta stampa ufficiale, è necessario selezionare all interno del box Stampa ufficiale. Questa operazione è IRREVERSIBILE e rende il Registro definitivo e immodificabile. 20