Relazione annuale sul funzionamento del Sistema di valutazione,trasparenza e Integrità dei controlli interni Anno 2014

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1 Regione Calabria Organismo Indipendente di Valutazione (OIV) Giunta Regionale Relazione annuale sul funzionamento del Sistema di valutazione,trasparenza e Integrità dei controlli interni Anno 2014 (Approvata della seduta del 22 maggio 2015) Incontro con i dirigenti generali Catanzaro 17 Giugno

2 Argomenti 1. Finalità della relazione 2. Aspetti esaminati 3. Punti di forza e di debolezza 4. Azioni di miglioramento 5. Aspetti sanzionatori e rilevanza dei comportamenti ai fini della valutazione individuale 2

3 1. Finalità UNA PREMESSA Non sarà l introduzione di innovazioni tecniche a determinare il miglioramento: esse servono ma non sono decisive Il Ciclo di gestione della performance e della trasparenza, la prevenzione della corruzione servono se sono in grado di promuovere conoscenze e comportamenti professionali, organizzativi e individuali consapevoli e responsabili 3

4 1. Finalità QUADRO NORMATIVO E METODOLOGICO RIFERIMENTI LEGISLATIVI D. lgs. n. 150/2009, art. 14, comma 4, lettera a): l OIV «monitora il funzionamento complessivo del sistema della valutazione, della trasparenza e integrità dei controlli interni ed elabora una relazione annuale sullo stato dello stesso») L. R. n. 3/2012, art. 11, comma 3, lettere b) e h) RIFERIMENTI ANAC Delibera CIVIT/ANAC n. 4/2012 Delibera CIVIT/ANAC n. 23/2013 RIFERIMENTI INTERNI Documento metodologico dell OIV (approvato nella seduta del ) 4

5 1. Finalità ATTIVITÀ DI PRESIDIO DEL SISTEMA Relazione Data di approvazione Relazione finale sull avvio ciclo della performance /10/2013 Relazione finale sull avvio ciclo della trasparenza /10/2013 Relazione annuale sul funzionamento del Sistema di Valutazione, Trasparenza e Integrità dei controlli interni anno /05/2014 Relazione finale sull avvio ciclo della performance /10/2014 Monitoraggio sull assegnazione degli obiettivi individuali /12/2013 Monitoraggio sull assegnazione degli obiettivi individuali /11/2014 Parere sul codice di comportamento del personale dipendente 28/02/2014 Validazione Relazione sulla performance: Anno 2011 Anno 2012 Anno /06/ /08/ /04/2015 Proposte di valutazione dirigenti generali per l anno 2011 Febbraio 2015 Pareri,rilievi,note metodologiche,attestazione sugli obblighi di trasparenza Attività continua 5

6 2. Aspetti esaminati ATTIVITÀ DELL OIV Performance organizzativa Performance individuale Attuazione del ciclo della performance e utilizzo dei risultati Infrastruttura di supporto: sistemi informatici, sistemi contabili, livelli di integrazione Definizione standard di qualità Controlli di regolarità amministrativa Controlli di regolarità contabile Trasparenza e prevenzione della corruzione 6

7 3. Punti di forza CICLO DELLA PERFORMANCE Nel 2014 in assenza di un monitoraggio infrannuale non si è proceduto alla rimodulazione del Piano Sono stati attivati strumenti e metodologie sistematiche di verifica degli obiettivi al fine di accertare la corrispondenza con i requisiti previsti dall art. 5 del d. lgs. n. 150/2009 Gli indicatori di risultato presentano tutti caratteristiche di tipo non binario (delibera ANAC n 89/2010, paragrafo 4.1) 7

8 3. Punti di forza CICLO DELLA PERFORMANCE Nella parte generale del Piano della performance è descritto: il processo di elaborazione, il ruolo e le responsabilità dei diversi soggetti coinvolti nel rispetto della citata delibera CIVIT Il processo di revisione del piano Coinvolgimento delle direzioni generali Analisi di contesto e motivazione Linee guida metodologiche Struttura modulare del Piano e della relazione Misurazione della performance organizzativa di tutte le articolazioni di primo e secondo livello Effetti diretti sulla valutazione individuale della performance organizzativa e della performance generale di Ente 8

9 3. Punti di debolezza CICLO DELLA PERFORMANCE Assenza di una alimentazione automatica dei misuratori degli obiettivi con i dati disponibili su altri sistemi Assenza di strumenti di misurazione analitico-economica e di misurazione del grado di soddisfazione dei destinatari dei servizi Obiettivi in alcuni casi che non rispettato i requisiti di cui all art. 5 d.lgs. 150/2009 (tra l altro: «tendere al significativo miglioramento della qualità dei servizi e degli interventi») Indicatori con misurazione incerta Il Ciclo della Performance non è ancora considerato un efficace strumento di guida alla gestione 9

10 3. Punti di debolezza CICLO DELLA PERFORMANCE Conseguenze del ritardo nell adozione del piano della performance: i target associati agli indicatori rischiano di essere l esito di una valutazione più vicina alla consuntivazione che snatura la funzione degli obiettivi; le attività di monitoraggio infra-annuali diventano un esercizio tendenzialmente inidoneo ad indirizzare l azione gestionale attraverso opportuni interventi correttivi; l eventuale rimodulazione del piano, connessa ad eventi oggettivi, imprevedibili e non controllabili, risulta poco significativa. 10

11 3. Punti di debolezza CRITICITA Il Piano della performance e la Relazione presentano le principali criticità: non sono di lettura immediata per gli stakeholder; non sono pienamente considerati strumenti gestionali; non sono utilizzati come strumenti operativi di lavoro; devono essere rafforzati come strumenti di benchmarking 11

12 3. Punti di debolezza OBIETTIVI INDIVIDUALI In merito agli obiettivi individuali sono state osservate le seguenti criticità: Nel 2014 non è stata osservata la prescrizione prevista dall art. 20, del R.R. n. 1/2014 ( la mancata approvazione del Piano della performance non esime i valutatori dall assegnazione degli obiettivi» individuali); Gli indicatori utilizzati per la misurazione gli obiettivi individuali «appaiono non significativi del miglioramento sotteso agli elementi di dettaglio cui sono correlati» e non sono utilizzati in un contesto in cui possano essere considerati sfidanti; le schede contengono un semplice rinvio al Piano della performance e non contengono alcun sforzo di identificazione di comportamenti prioritari e/o di obiettivi individuali caratterizzanti l azione del collaboratori; non sono state seguite le indicazioni metodologiche dell OIV con riguardo alla performance generale di Ente 12

13 3. Punti di debolezza TRASPARENZA In merito al ciclo della trasparenza, si segnalano le seguenti criticità: Assenza di un governo unitario dei processi informatici sottesi alla gestione della trasparenza e in generale del portale regionale Assenza di un sistema per la tracciabilità delle pubblicazioni nella sezione Amministrazione trasparente Assenza di una idonea struttura di supporto per la gestione del complesso sistema della trasparenza e della prevenzione della corruzione Ritardo nell approvazione del Piano di prevenzione della corruzione Obblighi di pubblicazione non adeguatamente monitorati (per esempio, sovvenzioni e contributi, art. 12 l. 241/90, art. 26 d.lgs. 33/2013) 13

14 3. Punti di debolezza CONTROLLI REGOLARITÀ AMMINISTRATIVA E CONTABILE Criticità sui controlli di regolarità amministrativa e contabile: Mancata attuazione dei controlli di regolarità amministrativa successivi a campione (r.r. 4/2006, PTPC ) Necessità di integrare la relazione semestrale (art. 9, l.r. 3/2012), peraltro puntualissima, con l indicazione delle criticità a livello di singolo dipartimento Disciplina delibere fuori sacco In materia di pagamenti: maggiore trasparenza nella pubblicità preventiva dei criteri seguiti, «opportune tempestive segnalazioni agli interessati in ordine a casi di ritardo non fisiologico», anche al fine «di una maggiore prevedibilità dell azione amministrativo-contabile» 14

15 4. Azioni di miglioramento GRADUALITÀ Le azioni di miglioramento devono essere: graduali tangibili La delibera CIVIT/ANAC n. 112/2010, a pag. 9, segnala: «Il livello di maturità della pianificazione della performance concretamente riscontrabile in una data amministrazione può essere anche molto distante rispetto agli indirizzi ed al modello proposto nella presente delibera. Di conseguenza, le amministrazioni adeguano agli indirizzi ivi proposti secondo una logica di gradualità e miglioramento continuo» 15

16 4. Azioni di miglioramento DEFINIZIONE E GESTIONE DEGLI STANDARD DI QUALITÀ Significato: è un importante ambito di misurazione della performance organizzativa. Base normativa: art. 32, comma 1, del d.lgs. 33/2013 (le pubbliche amministrazioni pubblicano la carta dei servizi o il documento contenente gli standard di qualità dei servizi pubblici ) Sanzioni: l art. 46 stabilisce che l inosservanza di tale obbligo ascrivibile a ciascun dirigente per l articolazione di propria competenza costituisce elemento di valutazione della responsabilità dirigenziale, eventuale causa di responsabilità per danno all'immagine dell'amministrazione ed è comunque valutato ai fini della corresponsione della retribuzione di risultato 16

17 4. Azioni di miglioramento ULTERIORI INDAGINI E necessario attivare modo sistematico e continuo le indagini su: benessere organizzativo condivisione del sistema di valutazione valutazione del superiore gerarchico Quanto sopra anche al fine di consentire alle strutture preposte (CUG) la elaborazione di piani per il superamento delle criticità che da tali indagini dovessero emergere 17

18 4. Azioni di miglioramento IL CICLO DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE: UN ADEMPIMENTO O UNA NECESSITÀ? A chi e per cosa serve il ciclo della performance? Agli organi di indirizzo politico per orientare le politiche Ai dirigenti per orientare la gestione in modo efficiente ed efficace Ai cittadini e ai portatori di interesse: per aver contezza dei risultati e delle criticità (controllo democratico del cittadino sull amministrazione). 18

19 4. Azioni di miglioramento PER UNA CORRETTA IMPOSTAZIONE DEL SISTEMA Il ruolo del dirigente e il potere valutativo Quanto tempo viene dedicato dal dirigente: alla definizione degli obiettivi di performance organizzativa e degli obiettivi individuali dei collaboratori? al monitoraggio infrannuale e alla rimodulazione degli obiettivi? alla valutazione annuale? Il miglior assetto normativo e metodologico non può sostituirsi al tempo dedicato all assegnazione degli obiettivi, al monitoraggio e alla valutazione. Il dirigente che non fa questo non orienta l azione dei collaboratori e, quindi, non fa appieno il dirigente. 19

20 4. Azioni di miglioramento PER UNA CORRETTA IMPOSTAZIONE DEL SISTEMA L art. 5, comma 2, lettera c) del d. lgs. 150/2009 precisa che gli obiettivi devono essere:... tali da determinare un significativo miglioramento della qualità dei servizi erogati e degli interventi... ; Gli obiettivi dunque devono essere: Specifici: dovrà essere chiaro cosa, dove, quando e come la situazione verrà cambiata Misurabili: dovrà essere possibile quantificare gli oggetti e i benefici Accessibili: dovrà essere possibile raggiungere gli obiettivi Realistici: dovrà essere possibile ottenere il livello di cambiamento riflesso dall'obiettivo; Legati al tempo: determinando il periodo di tempo in cui ogni obiettivo verrà raggiunto; 20

21 4. Azioni di miglioramento PER UNA CORRETTA IMPOSTAZIONE DEL SISTEMA Per una corretta impostazione del sistema è necessario pervenire a: rafforzare le strutture di supporto; misurare l efficienza nell impiego delle risorse, con particolare riferimento al contenimento e alla riduzione ei costi, nonché all ottimizzazione dei tempi dei procedimenti amministrativi (art. 8, comma 1, lettera f d.lgs. 150/2009); evitare l uso eccessivo di indicatori binari (del tipo raggiunto/non raggiunto); evitare l utilizzo di indicatori con target pari al 100%; 21

22 4. Azioni di miglioramento PER UNA CORRETTA IMPOSTAZIONE DEL SISTEMA E necessario, altresì, garantire l integrazione tra ciclo di programmazione finanziaria e ciclo della performance non basta una semplice trasposizione di contenuti da un documento all altro è necessario un lavoro multidisciplinare e intersettoriale che renda reciprocamente funzionali i contenuti dei documenti elaborati, nell ambito dei rispettivi cicli di pianificazione/programmazione l integrazione deve essere di processo di interdipendenza metodologica, di gruppi di lavoro congiunti, di integrazione dei sistemi informativi e informatici 22

23 4. Azioni di miglioramento PER UNA CORRETTA IMPOSTAZIONE DEL SISTEMA Attivazione di specifiche iniziative per diffondere agli stakeholder interni ed esterni i contenuti del Piano della performance Rielaborazione del piano, da un punto di vista grafico ed espositivo, nell ambito di forme di comunicazione specializzate per tipologie di portatori di interessi (cittadini e associazioni, imprese, enti locali, Corte dei conti) Trasparenza del processo di elaborazione del piano anche allo scopo di individuare le cause dei rallentamenti e dei ritardi nell approvazione finale 23

24 4. Aspetti sanzionatori e rilevanza dei comportamenti ai fini della valutazione individuale RILEVANZA DI TALUNI COMPORTAMENTI Numerose norme di legge (anche regionali) sanciscono la rilevanza di taluni comportamenti o adempimenti ai fini della valutazione individuale ovvero direttamente ai fini dell erogazione della retribuzione di risultato. art. 18, comma 3, del Regolamento 1/2014 ( In sede di valutazione, il valutatore deve effettuare una ricognizione dei comportamenti che la normativa nazionale e regionale considera rilevanti ai fini della misurazione e valutazione della performance individuale ) art. 41, comma 1, del Regolamento 1/2014 ( è fatto obbligo ai dirigenti delle strutture in cui si articolano i dipartimenti di provvedere alla costante, completa, tempestiva e puntuale collaborazione con l OIV e le strutture preposte al controllo strategico e di gestione e alla valutazione del personale ) 24

25 4. Aspetti sanzionatori e rilevanza dei comportamenti ai fini della valutazione individuale RILEVANZA DI TALUNI COMPORTAMENTI Conseguenze Per i comportamenti che sono rilevanti per la valutazione individuale il regolamento 1/2014 stabilisce effetti diretti sulla retribuzione di risultato A ciò si aggiungono quei casi in cui è la norma ad attribuire gli effetti sulla retribuzione di risultato 25

26 4. Aspetti sanzionatori e rilevanza dei comportamenti ai fini della valutazione individuale TRASPARENZA Conseguenze d.lgs. 33/2013 Art. 46: «L'inadempimento degli obblighi di pubblicazione previsti dalla normativa vigente sono comunque valutati ai fini della corresponsione della retribuzione di risultato e del trattamento accessorio collegato alla performance individuale dei responsabili» Art. 47: «La mancata o incompleta comunicazione delle informazioni concernenti la situazione patrimoniale complessiva del titolare dell'incarico al momento dell'assunzione in carica, la titolarità di imprese, le partecipazioni azionarie proprie, del coniuge e dei parenti entro il secondo grado, nonchè tutti i compensi cui da diritto l'assunzione della carica, dà luogo a una sanzione amministrativa pecuniaria da 500 a euro» 26

27 4. Aspetti sanzionatori e rilevanza dei comportamenti ai fini della valutazione individuale RILEVANZA DI TALUNI COMPORTAMENTI ALCUNI ESEMPI Legge 241/90, art. 2, comma 9 Legge 241/90, art. 14ter, comma 6 bis d.lgs. 165/2001, art. 36, comma 5-quater d.l. 82/2005, art. 57, comma 2 27 La mancata o tardiva emanazione del provvedimento costituisce elemento di valutazione della performance individuale La mancata partecipazione alla conferenza di servizi ovvero la ritardata o mancata adozione della determinazione motivata di conclusione del procedimento sono valutate ai fini dell attribuzione della retribuzione di risultato Al dirigente responsabile di irregolarità nell utilizzo del lavoro flessibile non può essere erogata la retribuzione di risultato Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati; ( ). La mancata pubblicazione è rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili

28 PROSSIME SCADENZE Monitoraggio straordinario degli adempimenti degli obblighi di trasparenza (dal 1 luglio 2015) Monitoraggio obiettivi individuali con il coinvolgimento di tuti i dipartimenti regionali con la verifica a campione delle schede di assegnazione degli obiettivi Monitoraggio di avvio ciclo 2015 Completamento valutazione individuale dei dirigenti generali per l anno 2012 Metodologia di valutazione per l anno 2013 dei dirigenti generali e dei dirigenti di settore che sono nelle condizioni previste dal novellato art. 15, comma 11, del regolamento 1/