2. OBBLIGO DI CONSEGNA DEL PROSPETTO PAGA AL LAVORATORE RISPOSTA AD INTERPELLO N. 13 DEL 30 MAGGIO 2012

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1 Prot. n. L78/RNS Bologna, 11 giugno 2012 OGGETTO: 1. ULTIMI AGGIORNAMENTI IN MATERIA DI COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE: 1.1 Aggiornamento a seguito dell entrata in vigore del nuovo T.U Apprendistato D.Lgs. 167/ Rettifica delle informazioni 1.3. eventi eccezionali - Sisma Regione Emilia Romagna 2. OBBLIGO DI CONSEGNA DEL PROSPETTO PAGA AL LAVORATORE RISPOSTA AD INTERPELLO N. 13 DEL 30 MAGGIO 2012 Recentemente, il Ministero del Lavoro è intervenuto più volte in merito alle comunicazioni obbligatorie; di seguito, pertanto, si evidenziano e commentano i provvedimenti adottati. 1. ULTIMI AGGIORNAMENTI IN MATERIA DI COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE Il Ministero del Lavoro, con il Decreto Direttoriale n. 59 del 20 aprile 2012, in vigore dallo scorso 26 aprile 2012, ha aggiornato la modulistica relativa alle comunicazioni obbligatorie on line, adeguando altresì il documento Modelli e Regole revisione Aprile Si precisa che tale documento è stato poi di nuovo modificato, come si dirà nel prosieguo, in ragione di alcuni chiarimenti forniti con riferimento alla rettifica delle medesime comunicazioni obbligatorie. 1.1 Aggiornamento degli standard tecnici del sistema delle comunicazioni obbligatorie a seguito dell entrata in vigore del nuovo T.U Apprendistato - D.Lgs. 167/2011 Il citato aggiornamento si è reso necessario in seguito dell entrata in vigore del nuovo Testo Unico in materia di apprendistato D.Lgs. 167/2011( 1 ), tenuto conto altresì del fatto che il 25 aprile 2012 è terminato il periodo transitorio di sei mesi, nel corso del quale era comunque possibile stipulare il contratto di apprendistato applicando la normativa previgente, nell attesa che le regioni e la contrattazione collettiva si allineassero con il menzionato decreto. In particolare, con il sopra citato decreto, oltre ad apportare alcune modifiche terminologiche, è stato aggiornato lo standard del modello Unimare, sono state aggiornate le comunicazioni obbligatorie rese dai datori di lavoro per il caso di instaurazione, proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro, allo scopo, come detto, di adeguare tali comunicazioni alle modifiche normative intervenute in materia di apprendistato. Tutta la documentazione sopra indicata, in ordine cronologico di aggiornamento, è reperibile nel sito del Ministero del Lavoro: 1 Vedi nostra circolare prot. L106/RNS del 25 ottobre 2011.

2 2 Di seguito sono indicate le modifiche di maggior rilievo apportate alle procedure ed ai modelli di comunicazione, contenute nel documento Modelli e Regole Aprile 2012, allegato alla presente per ogni opportunità: a) Unificato Lav: 1.nel quadro Inizio campo: Data fine Rapporto, le istruzioni precisano che per i rapporti di apprendistato instaurati dal 25 ottobre 2011, l indicazione della data fine rapporto resta comunque obbligatoria, ma deve essere intesa come data fine periodo formativo. Qualora l apprendistato sia stato stipulato con lavoratori stagionali, la data fine rapporto deve intendersi come data effettiva di cessazione del rapporto stesso e non come termine del periodo formativo; 2. campo: qualifica professionale ISTAT, deve essere indicata la qualifica professionale che l apprendista conseguirà al termine del periodo di formazione; 3. campo: livello di inquadramento, deve essere indicato il livello di quadramento assegnato al momento dell assunzione; 4. campo: Retribuzione/compenso, viene data la possibilità di indicare la retribuzione relativa al primo anno di contratto di apprendistato, in ragione del fatto che taluni CCNL, in luogo del sotto inquadramento (non più di due livelli), hanno optato per una determinazione della retribuzione in misura percentuale. b) Quadro Proroga: tale quadro deve essere compilato quando si verifica un evento che determina la sospensione del periodo di apprendistato. Il D.Lgs. 167/2011 stabilisce, infatti, che il periodo di apprendistato può essere prolungato in caso di malattia, infortunio, o altra causa di sospensione involontaria del rapporto, qualora tali eventi abbiano una durata superiore a 30 giorni, ferme restando le disposizioni contenute nei CCNL applicati. In tali evenienze deve essere comunicata la prosecuzione del periodo formativo, utilizzando il presente quadro, con la precisazione che la data fine proroga deve essere intesa come nuovo termine di scadenza del periodo formativo. Per quanto riguarda il nuovo significato da attribuire ai campi Qualifica Professionale ISTAT, Livello di inquadramento e Retribuzione/Compenso, si rinvia a quanto esplicitato in relazione al quadro Inizio. c) Quadro Trasformazione: Tale adempimento deve essere effettuato solo nel caso in cui giunga a scadenza un contratto di apprendistato stipulato prima dell entrata in vigore del D.Lgs. 167/2011 (25 ottobre 2011). I contratti stipulati successivamente non sono soggetti alla comunicazione di trasformazione, in quanto, come detto, la data fine rapporto deve essere intesa come data in cui termina il periodo formativo. Per quanto riguarda il nuovo significato da attribuire ai campi Qualifica Professionale ISTAT, Livello di inquadramento e Retribuzione/Compenso, si rinvia a quanto esplicitato in relazione al quadro Inizio. d) Quadro Cessazione del Rapporto: 1. Campo: Codice Causa : sono stati istituiti nuovi codici per motivare la cessazione del nuovo contratto di apprendistato, da selezionale dalla tabella CO_Cessazioni. Tali codici possono essere utilizzati solo per comunicare la cessazione del contratto di apprendistato. Si tratta dei codici: AC licenziamento per giusta causa durante il periodo di formazione; AM licenziamento per giustificato motivo durante il periodo di formazione;

3 3 AD dimissioni per giusta causa durante il periodo di formazione; AR recesso con preavviso al termine del periodo formativo. 2. Campo: data fine rapporto : qualora si tratti di rapporto di apprendistato con lavoratori stagionali, la data di fine rapporto si intende come data effettiva di cessazione e non come termine del periodo di formazione. Per quanto riguarda il nuovo significato da attribuire ai campi Livello di inquadramento e Retribuzione/Compenso, si rinvia a quanto esplicitato in relazione al quadro Inizio. Le argomentazioni svolte in relazioni al modello Unificato Lav, con riferimento al contratto di apprendistato, valgono anche per i modelli Unificato Somm e Var Datori Rettifica delle informazioni Nota n del 21 maggio 2012 del Ministero del Lavoro rettifica informazioni contenute nei modelli delle comunicazioni obbligatorie Il Ministero del Lavoro è intervenuto con la nota in oggetto al fine di chiarire le nuove procedure per rettificare le informazioni contenute nelle comunicazioni obbligatorie; procedure che dovranno essere applicate a partire dal 16 giugno In particolare, il Ministero precisa che la rettifica dei dati essenziali può essere effettuata entro il termine tassativo di 5 giorni dalla comunicazione originaria. Successivamente a tale termine possono essere rettificati solo i dati non essenziali. Con Decreto direttoriale n. 89 del 16 maggio 2012 è stato adottato il nuovo documento Modelli e regole Versione Maggio 2012, nel quale sono state, pertanto, aggiornate le istruzione in materia di rettifiche delle comunicazioni obbligatorie. Tale documento è reperibile all indirizzo: CO_Modelli_e_Regole-Maggio_2012.pdf. Per non incorrere in sanzioni, i dati essenziali, che possono essere modificati esclusivamente entro il termine di 5 giorni, sono riepilogati nell allegata nota ministeriale. Si ricorda che la rettifica può essere effettuata oltre che per iniziativa di colui che l ha eseguita in origine, anche in caso di richiesta da parte dei soggetti istituzionali destinatari della comunicazione obbligatoria. In seguito all invio della comunicazione di rettifica, il sistema informatico rilascia una nuova ricevuta e la comunicazione originaria non ha più alcuna efficacia, ad esclusione della data di invio per l assolvimento dell obbligo temporale Eventi eccezionali - Sisma Regione Emilia Romagna Con nota n del 31 maggio 2012, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha ricordato che in caso di eventi eccezionali, dovuti a forza maggiore e malfunzionamento dei sistemi informatici, i datori di

4 4 lavoro possono ottemperare agli obblighi di comunicazione con modalità semplificate utilizzando il modello Unificato URG, allegato alla presente per ogni opportunità, senza incorrere in alcuna sanzione. Più precisamente, afferma il Ministero che dall obbligo di comunicazione entro il giorno antecedente alla data di assunzione restano escluse le assunzioni effettuate a causa di forza maggiore, ovvero di avvenimenti di carattere straordinario che il datore di lavoro non avrebbe potuto prevedere con l esercizio dell ordinaria diligenza e che sono tali da imporre un assunzione immediata. In tali ipotesi vi rientra il sisma che ha colpito i territori di talune Province della Regione Emilia Romagna. Il sistema ammette, per tali evenienze, comunicazioni tardive, precisando il motivo integra la forza maggiore. Al datore di lavoro non sarà, conseguentemente, comminata alcuna sanzione. A ciò si aggiunga che, ai sensi dell art. 4, commi 3, 5 e 6 del Decreto Interministeriale 30 ottobre 2007( 2 ), in caso di malfuzionamento dei servizi informatici, che non consenta di ottemperare agli obblighi entro il giorno antecedente l assunzione, i soggetti interessati possono adempiere agli obblighi di comunicazioni in forma semplificata, ossia inviando il modello Unificato Urg al fax server nazionale , entro il giorno precedente l assunzione, fermo restando l obbligo di effettuare la comunicazione completa in via telematica entro il primo giorno utile rispetto al ripristino delle funzionalità telematiche. Tale adempimento ha lo scopo di evidenziare che l inosservanza dei termini è dipesa da un oggettivo impedimento, quale è il sisma verificatosi nel mese di maggio nella Regione Emilia Romagna. La fattispecie del malfunzionamento si integra non solo quando non sono funzionanti ed operativi i diversi sistemi regionali deputati al ricevimento delle comunicazioni, ma anche qualora non funzioni il sistema informatico del datore di lavoro, o del soggetto che per suo Conto effettua le comunicazioni obbligatorie a causa, come nel caso di specie, del verificarsi di eventi eccezionali ed oggettivamente non prevedibili. 2. RISPOSTA AD INTERPELLO N. 12 DEL 30 MAGGIO ASSOLVIMENTO DEGLI OBBLIGHI RELATIVI AL PROSPETTO PAGA TRAMITE SITO WEB. Il Ministero del lavoro, rispondendo ad un istanza di interpello, afferma che l assolvimento dell obbligo di consegna del prospetto paga al lavoratore, ai sensi degli artt. 1( 3 ) e 3( 4 ) della L. n. 4/53, può essere 2 D.I. 30 ottobre Art.4: Comma 3. La trasmissione del modulo «Unificato Urg», di cui all'art. 3, comma 2 è consentita anche con la modalità di cui al successivo comma 6. Comma 5. In caso di mancato funzionamento dei servizi informatici, che non consenta di adempiere nei termini previsti dalla legge, i servizi competenti rilasciano su richiesta degli interessati idonea documentazione attestante l'adempimento. Comma 6. Nell'ipotesi di cui al comma precedente, i soggetti obbligati sono comunque tenuti ad effettuare una comunicazione sintetica d'urgenza, utilizzando il modulo «Unificato Urg» ad un fax service messo a disposizione dal Ministero del lavoro e della previdenza sociale o dalle regioni; resta fermo l'obbligo di invio della comunicazione ordinaria al servizio competente nel primo giorno utile successivo È fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare, all'atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. 2. Tale prospetto paga deve portare la firma, sigla o timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci.

5 5 ottemperato non solo mediante posta elettronica certificata( 5 ), ma anche con posta elettronica non certificata, in quanto le citate disposizioni normative contemplano solo un obbligo di consegna, senza riferimento alcuno alla modalità con cui tale consegna deve essere effettuata. Prosegue poi il Ministero affermando che il ricordato obbligo di consegna, posto in capo al datore di lavoro, può essere adempiuto anche mediante l inserimento dei prospetti paga sul sito web dotato di area riservata, con accesso consentito al solo lavoratore interessato, al quale sarà messa a disposizione una postazione internet ed una stampante per materializzare il documento. Al lavoratore sarà assegnata una specifica password o codice segreto personale. Nell ipotesi indicata è comunque necessario che nel medesimo sito permanga traccia della collocazione mensile dei prospetti paga, al fine di consentire al lavoratore una verifica immediata del prospetto stesso, nonché per il caso in cui il datore di lavoro sia chiamato a provare la consegna dello stesso. Cordiali saluti. Allegati: - Decreto Direttoriale n. 59 del 20 aprile 2012; - Nota n del 21 maggio 2012 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali; - Decreto Direttoriale n. 89 del 16 maggio 2012; - Nota n del 31 maggio 2012 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali; - Modello Unificato URG; - Interpello n. 13 del 30 maggio Le società cooperative sono tenute alla compilazione del prospetto di paga sia per gli operai ausiliari che per i propri soci dipendenti. 4 Il prospetto di paga deve essere consegnato al lavoratore nel momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione. 5 Vedi risposta ad interpello n. 1/2008.