LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI PROCESSI DI GESTIONE DOCUMENTALE

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1 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI PROCESSI DI GESTIONE DOCUMENTALE 5/17/2017 a cura di dott. Paolo Tiberi (paolo.tiberi@sinetinformatica.it) 1

2 La dematerializzazione Con dematerializzazione si indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata - all interno delle strutture amministrative pubbliche e private - e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. Evitare la produzione di nuova documentazione cartacea Instradare le comunicazioni verso l esterno su canali digitali Implementare una gestione dei procedimenti ad istanza di parte digitale Informatizzare i procedimenti ad istanza di parte 5/17/2017 2

3 verso la dematerializzazione Codice dell amministrazione digitale - d.lgs 82/2005 e smi Marzo 2015 l.244/2007 Fatture elettroniche Agosto 2016 DPCM 13/11/2014 Documentazione digitale d.l. 90/2014 Piano di informatizzazione Febbraio 2015 DPCM 3/12/2013 Regole tecniche Ottobre 2015 DPCM 3/12/2013 Conservazione digitale Aprile /17/2017 3

4 Regolamento eidas Regolamento n.910/ luglio 2016 Neutralità tecnologica Fornisce standard normativi indipendenti dalla tecnologia che li svilupperà I temi: Identità Firme Sigilli Validazioni temporali Documenti elettronici Servizi digitali «Esigenza di avere garanzie chiare sull identificazione dei cittadini e delle imprese, sul valore legale dei documenti e della relativa trasmissione e sui servizi digitali» 5/17/2017 4

5 Regolamento eidas: Le novità introdotte Identità Digitale Regolamento eidas Processo per cui si fa uso di dati di identificazione personale in forma elettronica che rappresentano un unica persona fisica o giuridica Mezzo di identificazione: unità materiale o immateriale contenente dati di identificazione personale e utilizzata per l autenticazione per un servizio online (Carta di Identità Elettronica) Decreto del fare (L.98/2013) SPID l insieme degli attributi che descrive in maniera unica un soggetto 5/17/2017 5

6 Identità digitale e SPID Il Cad definisce l identità digitale quale rappresentazione informatica della corrispondenza tra un utente e i suoi attributi identificativi verificata attraverso l insieme dei dati raccolti e registrati in forma digitale. SPID ha dunque un ruolo centrale 3 livelli SPID: LIVELLO 1: USERNAME E PASSWORD LIVELLO 2: USERNAME E PASSWORD + ONE TIME PASSWORD LIVELLO 3: USERNAME E PASSWORD + CERTIFICATI E DISPOSITIVI DI CRIPTAZIONE A DOPPIA CHIAVE 5/17/2017 6

7 SPID: Obblighi per la PA Adesione delle PA (durata quinquennale) Le amministrazioni devono obbligatoriamente aderire al Sistema Pubblico di Identità Digitale entro il L adesione al sistema comporta l interfacciamento dei propri servizi online a SPID e la sottoscrizione di una Convenzione con AgID secondo un modello prestabilito. Comunicare ad AgID: 1. l elenco dei servizi qualificati erogati in rete attivi; 2. la lista degli attributi SPID necessari alla fruizione ( motivando le indicazioni); 3. eventuali malfunzionamenti. 5/17/2017 7

8 eidas: Le novità introdotte La firma elettronica La firma elettronica rappresenta un insieme di dati che sono allegati o connessi, mediante una associazione logica, ad altri dati elettronici e sono utilizzati da una persona fisica per sottoscrivere elettronicamente un documento: 1- Firma elettronica avanzata: è connessa unicamente al firmatario, è idonea ad identificare il firmatario, è creata mediante dati che il firmatario può utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo 2- Firma elettronica Qualificata: oltre alle caratteristiche della firma elettronica avanzata è creata da un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica, è basata su un certificato elettronico qualificato 3- Sigillo elettronico (sia avanzato che qualificato) è lo strumento che permette di garantire l origine e l integrità dei dati ad esso associati. 5/17/2017 8

9 La firma digitale Italiana Il CAD (d.lgs 179/2016) conferma la valenza della firma digitale quale particolare tipologia di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche una pubblica e una provata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici 5/17/2017 9

10 eidas e CAD: cosa cambierà? 1- Il CAD prevede che la sottoscrizione di un documento informatico con qualsiasi tipo di firma elettronica sarà sufficiente a soddisfare il requisito della forma scritta e farà piena prova fino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione. (Una firma autografa apposta su un documento poi scansionato ne è già un esempio). sigilli elettronici (elettronico, avanzato e qualificato): Il certificato qualificato di sigillo elettronico dovrà possedere gli stessi requisiti del certificato di firma elettronica qualificata, ma anziché ad una persona fisica sarà riferito ad una persona giuridica. Possiamo quindi pensare al sigillo elettronico come a un timbro virtuale utile ad assicurare l integrità e la correttezza dell origine dei dati del documento informatico su cui è apposto. 5/17/

11 eidas: Le novità introdotte Fornitori di Servizi Fiduciari qualificati Fornisce un servizio elettronico attraverso il quale sarà possibile: - creare, verificare e convalidare firme elettroniche qualificate, sigilli elettronici qualificati, validazioni temporali elettroniche, recapiti qualificati, certificati relativi a tali servizi, conservazione di firme, sigilli o certificati elettronici ecc.. - Ricomprende tutti i certificatori accreditati, i conservatori e gestori PEC Tutti i fornitori di servizi fiduciari saranno sottoposti ad una duplice vigilanza: 1- valutazione di conformità rilasciata da ente terzo 2- AgID che potrà o meno confermare la qualificazione 5/17/

12 C.A.D. 3.0 Decreto legislativo 179/2016 Documento Digitale Le pubbliche amministrazioni sono obbligate a produrre e trasmettere i propri documenti in formati digitali. Domicilio Digitale È l indirizzo di posta elettronica certificata indicato quale mezzo esclusivo per ricevere (ma anche inviare) comunicazioni e documenti da parte della PA Identità digitale e SPID SPID fornisce ai cittadini un unico sistema di credenziali attraverso cui autenticarsi presso i portali della PA Pagamenti elettronici La PA è obbligata ad aderire al sistema PagoPA e ad accettare pagamenti spettanti a qualsiasi titolo attraverso sistemi elettronici 5/17/

13 C.A.D. 3.0 / Organizzazione P.A. Le PA sono chiamate a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadine e delle imprese, assicurando l utilizzo delle tecnologie ICT. Ogni PA individua un unico ufficio dirigenziale cui compete la transizione al digitale (e conseguenti processi di riorganizzazione) 5/17/

14 DPCM 14/11/2014 Documento Informatico La PA forma gli originali dei propri documenti tramite strumenti informatici - La normativa vigente riconosce pieno valore giuridico al documento informatico - La dematerializzazione assume un ruolo centrale nei temi principali del Codice dell Amministrazione Digitale. -Se un documento informatico è conservato per legge da una PA il cittadino non deve più conservarlo e la PA deve renderglielo accessibile ogni momento 5/17/

15 C.A.D. 3.0 Domicilio Digitale Il domicilio digitale è indicato nell ANPR e reso disponibile a tutte le PA e ai gestori di pubblici servizi al fine di essere usato quale mezzo esclusivo di comunicazione. È obbligatorio per tutti i cittadini ed è obbligatorio per la PA utilizzarlo. Per tutti gli iscritti all ANPR che non abbiano provveduto ad indicarne uno è messo a disposizione un domicilio digitale Ricapitolando, la PA comunica: - Con le altre PA attraverso l indirizzo PEC comunicato all indice delle PA - Con le imprese attraverso l indirizzo INI PEC - Con i cittadini con domicilio digitale 5/17/

16 C.A.D. 3.0: Digitalizzazione e riorganizzazione Procedimenti digitali (art. 15 CAD) La PA deve ridefinire e semplificare i procedimenti amministrativi, in relazione alle esigenze di celerità, certezza dei tempi e trasparenza nei confronti dei cittadini e delle imprese, mediante una disciplina basata sulla loro digitalizzazione e per la piena realizzazione del principio «innanzitutto digitale» (digital first), nonche l organizzazione e le procedure interne a ciascuna amministrazione (non è più indicato che vadano protocollati i documenti ricevuti via servizi telematici art.40) Fascicolazione: la PA titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti, i dati del procedimento medesimo da chiunque siano formati all atto della comunicazione dell avvio del procedimento 5/17/

17 C.A.D. 3.0: La presentazione delle istanze da parte del cittadino Procedimenti digitali (art. 15 CAD) Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica sono valide se: 1- sottoscritte con firma digitale o firma elettronica qualificata 2- l autore è identificato tramite SPID 3- sono sottoscritte e presentate unitamente ad un documento di identità 4- trasmesse tramite posta elettronica certificata 5/17/

18 C.A.D. 3.0 Effettuazione di pagamenti in modalità informatiche (art. 15 CAD) Le PA sono tenute ad accettare tutti i pagamenti tramite piattaforma «PAGOPA», includendo anche i micro-pagamenti tramite credito telefonico Formazione e promozione dell afabetizzazione informatica Diviene fondamentale: 1- promuovere iniziative finalizzate all alfabetizzazione informatica dei cittadini 2- promuovere iniziative di formazione informatica per i dipendenti pubblici 3- laddove possibile favorire connettività 5/17/

19 Dematerializzazione? Quando? Come? Tema 1: il documento informatico Al documento informatico devono essere garantite le caratteristiche di: Integrità (completo ed inalterato - cioè che il documento sia originale) Immodificabilità (non alterabile nella forma e nel contenuto durante l intero ciclo di gestione e nella conservazione) Paternità certa (sia chiaro chi si assume la responsabilità del contenuto del documento) 5/17/

20 Il documento informatico Analisi dei casi particolari: Work flow documentali (atti amministrativi delibere determine ecc..) Invii telematici (agenzia delle entrate, anagrafe tributaria ecc..) Documentazione non protocollata (registri particolari) Documentazione relativa a gare d appalto Produzione di documentazione in serie (es. accertamenti tributi, note spese ecc..).. 5/17/

21 Dematerializzazione? Quando? Come? Tema 2: il manuale di gestione del protocollo Il Manuale di gestione del protocollo è lo strumento che fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del sistema di gestione documentale: Formazione Registrazione Classificazione Fascicolazione Archiviazione dei documenti conservazione documentale 5/17/

22 Dematerializzazione? Quando? Come? Tema 3: La fascicolazione La fascicolazione è un attività fondamentale per l archiviazione dei documenti dell ente. Permette di raggruppare i singoli file mantenendone una relazione riconoscibile. Le operazioni di fascicolazione presuppongono la redazione di un piano che permette di organizzare la documentazione in unità ordinate senza le quali non sarà possibile riuscire a ricostruire alcun iter procedurale. 5/17/

23 Dematerializzazione? Quando? Come? Tema 4: La conservazione Stesura del Manuale di Conservazione dei documenti digitali e attivazione della conservazione sostitutiva. Definizione dei criteri di conservazione per ogni documento prodotto. Individuazione dei ruoli, dei processi e delle regole per governare la fase di conservazione dell Ente 5/17/

24 Dematerializzazione? Quando? Come? Le altre azioni Adeguamento del sistema informatico Creazione di automatismi e di workflow specifici per la redazione e protocollazione di soli documenti informatici La formazione al personale Operazioni di sensibilizzazione verso il progetto di dematerializzazione Formazione organizzativa Formazione tecnica L informazione all utenza (cittadini e professionisti) 5/17/

25 GRAZIE PER L ATTENZIONE /17/