NORME AMMINISTRATIVE STANDARD. LIFE-Natura

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1 NORME AMMINISTRATIVE STANDARD LIFE-Natura INTRODUZIONE 1. Questo documento riassume le norme amministrative applicabili a tutti i progetti LIFE- Natura cofinanziati dalla Commissione delle Comunità Europee a partire dal Esso comprende 27 articoli e 3 allegati: Allegato 1 - modello della garanzia bancaria Allegato 2 - schede standard per la rendicontazione delle spese Allegato 3 - logo LIFE Ogni beneficiario deve rispettare queste disposizioni. 2. Tutti i progetti LIFE-Natura devono essere realizzati conformemente a: - il regolamento (CEE) n. 1973/92 del Consiglio, del 21 maggio 1992, modificato dal regolamento (CE) n. 1404/96, - La Decisione della Commissione, notificata al beneficiario, con cui viene assegnato il contributo finanziario, - la candidatura del beneficiario (qui di seguito nominato "il progetto"), se necessario, riveduta in accordo con la Commissione, - le presenti norme amministrative. 3. Il beneficiario deve informare la Commissione ed ottenere il suo accordo scritto prima di qualsiasi modifica sostanziale delle azioni previste. Nel caso in cui qualsiasi modifica sostanziale che potrebbe influire sugli obiettivi del progetto sia introdotta senza questo accordo, la Commissione si riserva il diritto di agire in conseguenza e, se necessario, di annullare il sostegno comunitario. 4. Tutta la corrispondenza deve essere inviata al seguente indirizzo: Commissione delle Comunità Europee Direzione Generale XI UNITÀ XI.D.2 - TRMF 02/ Rue de la Loi B BRUXELLES RELAZIONI ED INFORMAZIONI Articolo 1 - Rapporti d'attività tecnica 1. Il beneficiario deve obbligatoriamente fornire alla Commissione: - uno o più rapporti d'attività intermedi secondo il calendario previsto dal progetto, - una relazione finale, compresa una serie di diapositive/fotografie a colori che illustrino i risultati principali del progetto (per esempio fotografie della situazione prima e dopo). 1

2 - in qualunque momento, informazioni che possono essere richieste riguardo alla gestione del progetto. 2. Queste relazioni devono contenere una descrizione chiara e concisa di tutte le attività intraprese per raggiungere gli obiettivi ed i risultati finali fissati nel progetto. Essi dovranno includere, in particolare: a) un riassunto dei risultati principali e degli insegnamenti (massimo 5 pagine), b) una valutazione dettagliata riguardo agli obiettivi, azioni e programma di lavoro previsti nel progetto (massimo 50 pagine), c) in allegato, qualsiasi altro documento, mappa, pubblicazione che siano previsti come prodotti identificabili del progetto o utili per valutare il successo del progetto. 3. Queste relazioni dovranno essere inviate alla Commissione in copia singola e, simultaneamente, una copia al gruppo esterno designato dalla Commissione. Articolo 2 - Protezione di biotopi e di specie 1. Il beneficiario s'impegna ad informare la Commissione circa qualsiasi attività condotta da terzi che possa avere un effetto negativo sui siti/specie oggetto d'intervento. 2. Il beneficiario s'impegna ad attuare ogni altra azione di protezione esplicitamente menzionata nel progetto. 3. Il beneficiario s'impegna a rinunciare a qualsiasi azione contraria alla finalità del progetto e, in particolare, alla conservazione degli habitat e delle specie oggetto d'intervento e ad utilizzare, possibilmente, ogni mezzo disponibile per dissuadere terzi da qualsiasi azione incompatibile con queste finalità. Articolo 3 - Pubblicità del sostegno comunitario 1. Il beneficiario s'impegna a menzionare, in modo adeguato, il contributo finanziario comunitario in tutti i documenti prodotti nell'ambito del presente progetto, come ad esempio libri, opuscoli, comunicati stampa, documentari, programmi per elaboratore, ecc. A tale scopo è stato creato un logo LIFE; una copia del logo è fornita nell'allegato Il beneficiario s'impegna ad installare, in punti strategici accessibili al pubblico, dei cartelli che descrivano il progetto e a garantirne la manutenzione. Il logo LIFE dovrà essere sempre presente su questi cartelli. 3. Il beneficiario s'impegna a diffondere i risultati del progetto, in particolare attraverso i mezzi di comunicazione, sempre menzionando il contributo comunitario. Dettagli su quest'attività dovranno essere forniti in ogni rapporto d'attività. 4. Il beneficiario s'impegna ad invitare la Commissione a tutti i seminari e le conferenze pubbliche organizzati nell'ambito del progetto. PAGAMENTI Articolo 4 - Modalità di pagamento Il contributo finanziario della Comunità sarà versato come segue: 2

3 1. Un anticipo equivalente al 40% della contribuzione massima della Commissione entro 60 giorni dal ricevimento della dichiarazione di accettazione del beneficiario a seguito della notifica della decisione di assegnazione del contributo finanziario. Nel caso di un beneficiario privato l'anticipo verrà corrisposto solo dopo che il ricevimento della prova di una garanzia bancaria (vedi modello in allegato 1) equivalente all'importo dell'anticipo e con durata uguale a quella del progetto più 6 mesi. La sua validità dovrà essere estesa in caso di una proroga del progetto. 2. Un versamento intermedio, su richiesta del beneficiario e previa accettazione da parte della Commissione del primo rendiconto delle spese e del corrispondente rapporto di attività. Il totale delle spese effettuate dovrà essere almeno pari al 75% dell'anticipo di cui sopra. Questo versamento sarà limitato al 40% dell'importo massimo della sovvenzione. 3. Il saldo, dopo ricevimento e accettazione da parte della Commissione della relazione finale, e del rendiconto finale delle spese corredato da un riassunto dei contributi finanziari ottenuti, compreso l'importo della sovvenzione della Commissione. Questi documenti devono pervenire alla Commissione entro la data di fine del progetto al più tardi. Il rendiconto finale delle spese riguarderà soltanto le spese che non sono già state incluse nel rendiconto intermedio. 4. I pagamenti della Commissione saranno effettuati in ECU. Con l'esclusione dell'anticipo, la conversione sarà effettuata secondo il tasso mensile utilizzato dalla Commissione nel mese in cui la richiesta di pagamento sarà registrata. L'ammontare del pagamento verrà determinato applicando alle spese sostenute il tasso percentuale di finanziamento fissato nella decisione della Commissione. 5. Tutti i pagamenti veranno effettuati in nome del beneficiario sul conto corrente indicato nel progetto. Qualsiasi cambiamento deve essere immediatamente comunicato alla Commissione. 6. I pagamenti saranno effettuati entro 60 giorni dal ricevimento della richiesta di pagamento e sono considerati effettuati il giorno di addebito del conto della Commissione. 7. Dopo avere avvertito il beneficiario, la Commissione può rinviare il pagamento se le attività relative alla richiesta di pagamento fanno oggetto di contestazione da parte della Commissione o se i documenti forniti a sostegno della richiesta di pagamento sono incompleti o non conformi. Articolo 5 - Rendicontazione delle spese 1. I rendiconti di spesa saranno presentati sui formulari standard (allegato 2) o in conformità agli stessi. Tre copie saranno trasmesse alla Commissione ed una al gruppo esterno designato dalla Commissione. 2. I documenti giustificativi non devono essere allegati al rendiconto spese. l beneficiari forniranno alla Commissione tutti i dettagli di cui essa potrebbe avere bisogno per assicurare la valutazione del rendiconto e del rapporto d'attività corrispondente. 3

4 3. Nel caso in cui il rendiconto finale non venga presentato dal beneficiario entro il termine stabilito e la Commissione ne abbia confermato il mancato ricevimento, tramite lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, la Commissione si riserva il diritto, dopo il termine di un mese dalla data della sua richiesta e senza ulteriori comunicazioni, di non effettuare più alcun pagamento. 4. Soltanto la valuta di riferimento del progetto potrà essere utilizzata nei rendiconti. Qualsiasi spesa fatta in valute diverse sarà convertita dal beneficiario, utilizzando il tasso di cambio del giorno della redazione del rendiconto. 5. La Commissione incoraggia i beneficiari ad avere i rendiconti spese certificati da un revisore dei conti indipendente. I costi corrispondenti verranno considerati come eleggibili nell'ambito delle spese generali. Questa certificazione permetterà un trattamento rapido delle richieste di pagamento da parte della Commissione. Articolo 6 - Giustificativi delle spese Conformemente alle regole ed ai principi contabili ad essi imposti dalle leggi e regolamenti esistenti, i beneficiari dovranno mantenere dei libri contabili aggiornati. Essi dovranno conservare tutti i documenti giustificativi delle spese rendicontate alla Commissione quali fatture, registri presenze, e i documenti utilizzati per il calcolo delle spese generali. SPESE RIMBORSABILI Articolo 7 - Eleggibilità 1. I costi eleggibili sono tutti quelli previsti nel bilancio previsionale del progetto. 2. Come specificato nella decisione, solo le spese sostenute durante il periodo di realizzazione del progetto previsto nella decisione, saranno considerate come eleggibili, salvo casi particolari (vedi l'articolo 14). 3. Il sostegno finanziario della Commissione non potrà mai dare luogo ad un profitto. Articolo 8 - Modifiche dei costi Le modifiche alla ripartizione dei costi sono possibili soltanto con l'accordo scritto della Commissione, con l'eccezione delle modifiche inferiori a ECU o al 10% dei subtotali relativi a ciascuna categoria del bilancio previsionale (A, B,C,D, ecc.). Queste modifiche non devono incidere in maniera determinante sull'obiettivo o sul contenuto del lavoro da effettuare. Articolo 9 - Personale Le spese di personale saranno imputate in relazione al tempo effettivamente dedicato al progetto. Esse saranno calcolate sulla base dei salari o stipendi effettivi lordi, aumentati degli oneri sociali e degli altri costi direttamente collegati, esclusa ogni forma di partecipazione ai profitti. 4

5 Articolo 10 - Lavoro volontario 1. Il lavoro volontario è l'unica attività per la quale, nel quadro dei progetti LIFE-Natura, la Commissione accetta l'imputazione di un contro-valore virtuale come eleggibile e dunque rimborsabile. Il beneficiario dovrà essere in grado di provare il lavoro effettuato attraverso documenti giustificativi (per esempio registro presenze). 2. Il valore totale stimato del lavoro volontario non può superare il 10% del costo totale del progetto. Il costo orario non può superare il salario minimo legale o, per gli Stati Membri nei quali non c'è un salario minimo legale, lo stipendio base del grado di base della funzione pubblica. Articolo 11 - Trasferte 1. Le spese di trasferta saranno imputate in conformità alle regole interne del beneficiario. 2. Per i viaggi al di fuori del territorio degli Stati Membri dell'unione è necessaria l'autorizzazione preventiva della Commissione, fatti salvi quegli Stati per cui questo è chiaramente previsto nel progetto. Articolo 12 -Materiale durevole 1. Le spese per materiale durevole riguardano l'acquisto o la fabbricazione di beni o di apparecchiature che : (a) (b) rientrano nell'inventario del materiale durevole del beneficiaro o dei partner del progetto, sono considerati come immobilizzazioni secondo i principi, le regole ed i metodi contabili in vigore nei Paesi del beneficiario o dei partner. 2. Le spese per materiale durevole intrinsecamente legate all'esecuzione del progetto ed esplicitamente previste saranno considerate come completamente rimborsabili qualora il beneficiario ed i partner s'impegnino ad utilizzare queste apparecchiature nelle attività di conservazione della natura, al di là della fine del progetto cofinanziato nell'ambito di LIFE-Natura. In mancanza di ciò, per il calcolo dei pagamenti, la Commissione applicherà un tasso di ammortamento lineare di dieci anni nel caso della costruzione di infrastrutture e di 5 anni nel caso di apparecchiature e di macchinari. Articolo 13 - Acquisto di terreni 1. Per i terreni acquistati con il contributo finanziario della Commissione, il beneficiario deve assicurarsi che il contratto di vendita e/o la sua registrazione nel catasto, comprenda un vincolo di destinazione d'uso dei terreni ai fini della conservazione della natura. 2. I terreni acquistati al fine di essere scambiati ulteriormente nell'ambito del progetto sono dispensati dal vincolo di destinazione d'uso. Lo scambio dovrà essere effettuato al più tardi prima della fine del progetto, salvo accordo esplicito approvato dalla Commissione. 5

6 Articolo 14 - Affitto di terreni e contratti di gestione 1. Per tutti i contratti o convenzioni di affitto o di gestione dei terreni che coprono un periodo superiore a quello del progetto, la Commissione potrà accettare l'impegno della somma totale come eleggibile e dunque rimborsabile con il pagamento finale. Quest'eccezione è l'unico caso in cui la Commissione rimborserà un importo impegnato ma non completamente pagato. 2. Per essere eleggibili, tali contratti o convenzioni devono: (a) (b) contenere una clausola che menzioni chiaramente che qualunque importo non utilizzato sarà rimborsato alla Commissione dal beneficiario e che qualsiasi problema che sopravvenga durante l'esecuzione del contratto/convenzione sarà immediatamente riferito alla Commissione; essere accompagnati, quando il beneficiario è un'organismo privato, da una nota ufficiale di un ente pubblico nella quale quest'ultimo s'impegna a sorvegliare l'esecuzione del contratto/convenzione ed assicura alla Commissione che farà tutto il possibile per garantire la sua esecuzione completa. Articolo 15 - Materiale di consumo 1. Le spese per materiale di consumo riguardano l'acquisto, la fabbricazione, la riparazione o l'uso di materiali, beni o apparecchiature che : (a) (b) non risultano dall'inventario del materiale durevole del beneficiario o dei partner del progetto, oppure non siano considerati come beni d'investimento nella prassi contabile dello Stato Membro del beneficiario o dei partner del progetto. 2. Dette spese non saranno considerate come costi diretti qualora siano incluse nelle spese generali del beneficiario. Articolo 16 - Spese generali 1. Le spese generali possono essere imputate esclusivamente in conformità ai principi contabili e pratiche amministrative accettati dalla Commissione, e soltanto qualora : (a) (b) sia possibile verificarne l'entità e, per ciascun esercizio finanziario del beneficiario, esse non eccedano i costi effettivi; non comprendano voci di spesa che siano specificamente imputate al progetto sotto altre denominazioni, o che siano specificamente imputate dal beneficiario a terzi o ad altri progetti. 2. L'importo totale delle spese generali non deve rappresentare più del 10% del bilancio totale. Questo importo dovrà essere giustificabile in caso di controllo finanziario. 3. Nelle spese generali possono essere inclusi costi di carattere generale ed indiretto tale quali spese amministrative e di gestione, ammortamento di immobili e di apparecchiature, affitto, manutenzione, spese telefoniche, di riscaldamento, di illuminazione, di elettricità, articoli per ufficio, spese postali ed assicurazioni. Questi costi di carattere indiretto saranno calcolati in conformità ai principi contabili e pratiche amministrative in vigore presso il beneficiario. 6

7 Articolo 17 - Subappalti 1 Allorchè un beneficiario dà in subappalto una parte del progetto o decide ordinazioni ai fini dell'esecuzione del contratto, egli esigerà dai subappaltatori e fornitori la concessione di tutti i vantaggi commerciali in uso (in particolare sconti, prezzi particolari, ribassi e riduzioni). Egli farà beneficiare la Commissione di tutti i vantaggi effettivamente ottenuti. 2. Salvo diversa autorizzazione espressamente approvata dalla Commissione, il beneficiario è tenuto ad includere nei subappalti tutte le stipule che consentano alla Comunità di esercitare nei confronti dei subappaltati gli stessi diritti da essa esercitati sul beneficiario e di avere le stesse garanzie concesse da quest'ultimo. Questa regola si applica inoltre a qualsiasi accordo firmato con i partner del progetto. 3. Le spese dei partner previsti nel progetto sono eleggibili alle stesse condizioni di quelle del beneficiario. Tuttavia, soltanto il beneficiario è interamente responsabile della totalità delle operazioni nei confronti della Commissione. Articolo 18 - Altre spese Qualsivoglia altra spesa supplementare o imprevista non considerata tra le voci precedenti potrà essere imputata al progetto con il consenso della Commissione, a condizione che la spesa in questione sia necessaria per l'esecuzione dei lavori oggetto del progetto e non incida in misura determinante sulla portata o sul contenuto dei predetti lavori. Articolo 19 - Imposta sul valore aggiunto Se il beneficiario non è in grado di recuperare l'iva pagata nell'ambito del progetto, questo ammontare verrà considerato come un costo eleggibile. Per ottenerne il rimborso, il beneficiario dovrà fornire alla Commissione la prova che non è esente dal pagamento dell'iva sui beni ed i servizi necessari per realizzare il progetto e che l'iva pagata non è recuperabile. VOCI DI SPESA NON RIMBORSABILI Articolo 20 - Spese non rimborsabili Non saranno considerate come rimborsabili le seguenti voci di spesa : - tutti i costi sostenuti per azioni che beneficiano di fondi sotto altri strumenti finanziari Comunitari - i profitti del beneficiario o dei partner del progetto; - e spese inutili o ingiustificate; - i costi di distribuzione, nonchè le spese di commercializzazione e di pubblicità sostenute per diffondere prodotti ed attività commerciali, salvo menzioni specifiche nel progetto; - gli accantonamenti per perdite o passività future; - gli interessi passivi in genere e gli interessi sui prestiti ricevuti; - i crediti di dubbia esigibilità; - le spese di rappresentanza, ad eccezione tuttavia di quelle spese ragionevoli accettate dalla Commissione come necessarie all'esecuzione dei lavori definiti nel progetto; - le spese relative ad altri progetti finanziati da terzi; - i beni ed i servizi donati tranne il lavoro volontario. 7

8 ALTRE DISPOSIZIONI Articolo 21 - Interessi attivi maturati Gli interessi attivi maturati sugli importi ricevuti (per esempio l'anticipo) devono essere dichiarati. Essi possono essere aggiunti al contributo comunitario su richiesta del beneficiario dopo il consenso della Commissione, al fine di promuovere ulteriormente gli obiettivi del progetto. Tale importo addizionale non ridurra nè il contributo dato dal beneficiario nè quello di altre fonti finanziarie. La Commissione si riserva il diritto di dedurre l'ammontare degli interessi maturati dal pagamento finale, se le condizioni di cui sopra non sono state soddisfatte. Articolo 22 - Mancata esecuzione o ritardo 1. I beneficiari comunicano senza indugio alla Commissione, fornendole tutte le precisazioni utili, qualsiasi evento che possa pregiudicare o ritardare l'esecuzione del presente progetto. Le parti fissano di comune accordo i provvedimenti da adottare. 2. Qualora non venisse raggiunto alcun accordo in merito al ritardo e/o al mancato adempimento da parte dei beneficiari ad uno degli obblighi derivanti dal presente progetto, la Commissione può di pieno diritto rescindere, ridurre o annullare il suo contributo senza che sia necessario procedere ad alcuna formalità giudiziaria, previa intimazione notificata ai beneficiari con lettera raccomandata e qualora a questa non segua l'esecuzione di quanto intimato entro il termine di un mese. 3. Senza pregiudizio di tale rescissione o risoluzione, la Commissione può inoltre esigere il rimborso, in tutto o in parte, del proprio contributo finanziario, in funzione della natura e dell'entità dei lavori effettuati prima della data di scadenza del progetto, nonchè il versamento di interessi di mora a decorrere dal giorno in cui le somme da rimborsare sono state riscosse e al tasso praticato dal Fondo Europeo per la Cooperazione Monetaria alle sue operazioni in ECU (pubblicato nella GU. - C). L'importo dovuto verrà notificato al beneficiario con lettera raccomandata, e verrà rimborsato alla Commissione entro due mesi dalla notifica. Scaduto questo termine, il tasso di interesse sulle somme da rimborsare è maggirorato di due punti percentuali. Articolo 23 - Fallimento o costituzione in mora 1. Nel caso in cui il beneficiario sia sottoposto alla procedura di fallimento o sia costituito in mora ad opera dei creditori, la Commissione può risolvere la presente convenzione secondo le modalità definite al paragrafo 3 del presente articolo. 2. In caso di fallimento, la Commissione può accettare le offerte fatte dai curatori fallimentari o dai creditori del beneficiario, al fine di eseguire gli obblighi derivanti dal presente progetto. 3. Nel caso in cui la Commissione annulli il suo contributo in conformità del primo paragrafo del presente articolo, essa ha il diritto di consultare il beneficiario e di esigere la comunicazione di qualsiasi informazione o documentazione pertinenti disponibili alla data dell'annullamento, purchè il beneficiario riceva un compenso in funzione del lavoro compiuto e delle spese sostenute alla data dell'annullamento. Nel caso in cui l'importo già versato sia superiore al compenso dovuto al beneficiario questo deve rimborsare senza indugio l'importo eccedente. 8

9 Articolo 24 - Responsabilità civile Il beneficiario esonera la Commissione dalla responsabilità civile derivante dall'esecuzione del presente progetto. Il beneficiario garantirà la Commissione e il suo personale contro ogni azione di risarcimento per danni incorsi a terzi, compreso il suo personale, in seguito all'esecuzione del presente progetto, sempre che tali danni non siano dovuti a colpa grave a dolo della Commissione o dei suoi dipendenti. Articolo 25 - Controlli ed ispezioni Il beneficiario adotterà le disposizioni necessarie per consentire sia alla Commissione che alla Corte dei Conti delle Comunità Europee di procedere in qualsiasi momento ad atti ispettivi a norma del regolamento finanziario del 21 dicembre 1997 (GUCE n 356, del ). I controlli potranno essere effettuati in loco e consistere in un esame della contabilità e dei documenti giustificativi (fascicoli, documenti contabili, documenti tecnici) relativi al presente progetto. A tal fine, i documenti in questione dovranno essere conservati per cinque anni dal pagamento finale effettuato in occasione dell'ultimazione del progetto. Articolo 26 - Disposizioni sulla proprietà e sullo sfruttamento dei risultati Il beneficiario e/o i suoi partner hanno la proprietà dei documenti, delle invenzioni eventualmente brevettabili o brevettate, e delle conoscenze ottenute in esecuzione del progetto. Tuttavia, al fine di promuovere l'utilizzo di tecniche o di metodi favorevoli all'ambiente, la Commissione considera di grande importanza che il beneficiario renda disponibile nella Comunità, questi documenti, brevetti e conoscenze, a condizioni commerciali non discriminatorie e rispettose di ciò che è stato stabilito nell'articolo 7.3. D' altra parte, quando il beneficiario, senza ragione legittima, rifiuta di dare l'accesso a questi prodotti o di concedere le licenze secondo queste condizioni, la Commissione si riserva il diritto di applicare le regole stabilite nell'articolo 22.2 e La Commissione si riserva il diritto d utilizzare, a fini non commerciali e in particolare in occasione di manifestazioni pubbliche, l insieme o parte dei programmi audiovisivi prodotti nel quadro del progetto. A questo fine, il responsabile del progetto garantirà l accesso dei servizi della Commissione al master (nastro originale) del programma. Articolo 27 - Clausola attributiva di giurisdizione In mancanza di un accordo extragiudiziale, la Corte di Giustizia Europea è l'unica competente a decidere su qualsiasi controversia che insorga tra la Commissione ed il beneficiario in merito al presente progetto. 9