Documento: Doc. 4 Ragione Sociale: Tortora Vittorio S.r.l. Titolo: Codice Etico. Doc.di Rif.: MGQA ED 1 REV. 0 del

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1 Documento: Doc. 4 Ragione Sociale: Tortora Vittorio S.r.l. Titolo: Codice Etico Doc.di Rif.: MGQA ED 1 REV. 0 del AUTORIZZAZIONI REV DATA Redatto/Controllato Approvato RAQ AU I valori contenuti in questo Codice Etico sono gli stessi che da sempre ispirano il comportamento di tutti noi. Di seguito li troverete organizzati in modo semplice, evidenziati con chiarezza e trasparenza in un documento cui fare facilmente riferimento, che fissa nel contempo anche i principi di comportamento che ne conseguono. Tale codifica, nella nostre intenzioni, dovrebbe favorire il raggiungimento di due obiettivi in particolare: quello di stimolare e rafforzare il senso di serena convivenza, sintonizzando i comportamenti di tutti; quello di migliorare l immagine di un azienda autorevole ed affidabile, garantendo la corretta impostazione dei rapporti con coloro che entrano in contatto, a qualunque titolo, con la nostra azienda. Questo è lo spirito con cui è stata affrontata la stesura del documento e questo, ne siamo certi e fiduciosi, è lo spirito con cui verrà da tutti voi recepito. Dott.ssa Enza Rosaria Tortora

2 Pagina 2 di 11 Indice Premessa 1. Ambito di applicazione e obblighi generali 2. Rispetto e valorizzazione delle risorse umane 3. Gestione degli affari 4. Trattamento delle informazioni 5. Gestione e trasparenza nella contabilità 6. Tutela della salute, della sicurezza e dell ambiente 7. Sanzioni 2

3 Pagina 3 di 11 Premessa La società Tortora Vittorio s.r.l. nello svolgimento della propria attività d impresa fa riferimento a principi etici ricavabili da un patrimonio, consolidato nel tempo, di valori individuali e societari. Tali valori, cui deve essere improntata la condotta di tutti coloro che, ai vari livelli di responsabilità, concorrono con i propri atti allo svolgimento della complessiva attività, compresi i Consulenti e gli altri Collaboratori esterni comunque denominati, sono principalmente: L integrità morale, l onestà personale e la correttezza nei rapporti interni ed esterni; Il rispetto dei dipendenti e l impegno a valorizzarne le capacità professionali; L impegno sociale; La tutela della salute, della sicurezza e dell ambiente; Il rispetto della legge e di tutte le norme volontarie alle quali l azienda ha scelto di aderire; e, più in generale, il rifiuto di ogni condotta che, pur finalizzata al raggiungimento di un risultato coerente con l interesse dell azienda, presenti aspetti non compatibili con un modello organizzativo e gestionale improntato sull assoluto rispetto delle norme di legge e delle regole comportamentali. La necessità di condividere in modo più ampio possibili i valori summenzionati richiede quindi che essi vengano definiti ed esplicitati in un documento ufficiale, il Codice Etico, che ne consenta la diffusione capillare, in modo che tutti coloro che coadiuvano in azienda possano comportarsi coerentemente con essi nelle loro quotidiane attività. La società Tortora Vittorio si impegna a vigilare l osservanza del Codice etico, predisponendo gli strumenti adeguati di informazione, prevenzione e controllo ed intervenendo, ove necessario, con adeguate azioni correttiva. 3

4 Pagina 4 di Ambito di applicazione e obblighi generali. Il Codice Etico si applica sia ai dipendenti, sia per gli aspetti compatibili, a tutti coloro che, a qualsiasi titolo, forniscono il proprio contributo nello svolgimento delle attività d impresa. Tutti i dipendenti hanno l obbligo di conoscerlo, applicarlo, richiedere spiegazioni in caso di dubbi, e segnalare eventuali lacune riscontrate ovvero la necessità di procedere ad un suo aggiornamento. In particolare il Management della Società Tortora Vittorio s.r.l. è tenuto ad applicare il Codice Etico in tutte la sue attività, progetti proposti e realizzati, ispirandosi ad esso anche nel fissare gli obiettivi d impresa ed attuando tutte le necessarie e possibili attività di informazione ai propri collaboratori. Il Codice Etico viene adottato dal tim direzionale e viene diffuso tra tutti i soggetti terzi con i quali la Società Tortora Vittorio s.r.l. intrattiene contatti nel corso della propria attività d impresa. I dipendenti devono, in relazione alle loro specifiche competenze: Tenere, nell esplicazione della propria attività di lavoro, una condotta costantemente ispirata ai principi di dignità, disciplina, lealtà, e moralità; Tenere contegno corretto nei rapporti di servizio e negli eventuali contatti con il pubblico; Osservare le norme contrattuali nonché le disposizioni e gli ordini di servizio impartiti ed assolvere con senso di responsabilità e con spirito di collaborazione i compiti affidati; Mantenere assoluto segreto in ordine agli affari della Società ed in ordine a notizie riservate che abbiano appreso per ragioni di ufficio; Segnalare alla Direzione i fatti illeciti di cui vengano a conoscenza nell esercizio delle proprie mansioni, nonché ogni fatto pregiudizievole per la Società di cui abbiano comunque notizia; Dare comunicazione scritta alla Direzione del proprio domicilio e recapito e delle successive variazioni, anche provvisorie, di esso; a tale adempimento sono tenuti anche i dipendenti, in ferie o in permesso di qualsiasi specie. In caso di inosservanza di tale obbligo tutte le comunicazioni al dipendente sono validamente effettuate dalla Società all ultimo recapito o domicilio dichiarato. 4

5 Pagina 5 di 11 La società Tortora Vittorio s.r.l. da parte sua si impegna a : Favorire la massima diffusione del Codice Etico, provvedendo al suo approfondimento ed aggiornamento, anche mettendo a disposizione di tutti i dipendenti le politiche e linee guida di gestione definite per ogni ambito di attività; Assicurare un programma di formazione differenziato e sensibilizzazione continua circa le problematiche attinenti al Codice Etico; Svolgere tutte le necessarie verifiche in ordine ad ogni notizia inerente a possibili violazioni, applicando, in caso di accertamento delle stesse, adeguate sanzioni; Assicurare che nessuno possa subire ritorsioni di qualunque genere per aver fornito, in buona fede, notizie di possibili violazioni del Codice Etico, garantendo, comunque, il diritto alla riservatezza dell identità del segnalante. 2.Rispetto e valorizzazione delle risorse umane. Le risorse umane sono uno degli elementi indispensabili per l esistenza, lo sviluppo e il successo di ogni impresa. La Società Tortora Vittorio s.r.l., pertanto, pone da sempre la sua attenzione alla valorizzazione, alla protezione e alla tutela delle capacità e delle competenze di tutti i propri dipendenti, affinché essi possano esprimere al meglio il proprio potenziale e la propria professionalità. La Società Tortora Vittorio s.r.l. offre a tutti i propri dipendenti pari opportunità di lavoro, in funzione delle rispettive caratteristiche professionali e delle loro attitudini naturali, senza alcuna discriminazione. A tale scopo la Società Tortora Vittorio s.r.l., nel rispetto di tutte le leggi, regolamenti e politiche aziendali vigenti e attraverso le funzioni competente, si impegna a : Selezionare, assumere, retribuire, formare e valutare i dipendenti in base ai criteri di merito, di competenza e professionalità, senza alcuna discriminazione politica, sindacale, religiosa, razziale, di lingua e/o di sesso. Offrire condizioni di lavoro adeguate dal punto di vista della sicurezza ed offrire compatibilmente alle esigenze di lavoro un ambiente salubro, nonché favorire condizioni di lavoro rispettose della personalità morale di tutti, in modo tale da favorire rapporti interpersonali liberi da pregiudizi; Intervenire in caso di atteggiamenti non conformi ai principi summenzionati; Combattere, con accurata e adeguata delicatezza, qualsiasi forma di intimidazione, ostilità, isolamento, indebita interferenza o condizionamento, molestia sessuale. Ai fini dell attuazione di quanto sopra esposto La Società Tortora Vittorio s.r.l. si impegna a rendere disponibili, attraverso i canali della comunicazione interna, le politiche di gestione delle Risorse Umane(Pg.4). 5

6 Pagina 6 di 11 Ogni responsabile è tenuto a coinvolgere i propri collaboratori nello svolgimento del lavoro e nel raggiungimento degli obiettivi assegnati; a loro volta questi ultimi dovranno partecipare con spirito di collaborazione e di iniziativa, concorrendo attivamente all attuazione delle attività stabilite. La formazione è lo strumento con cui la Società Tortora Vittorio S.r.l. ha da sempre provveduto a valorizzare le professionalità presenti in azienda, attraverso programmi di crescita e di sviluppo. Ogni dipendente ha infatti una scheda di formazione nella quale vengono annotate tutte le attività formative svolte e fatte svolgere per migliorare di continuo le proprie competenze e la propria professionalità (Mod.4.2) 3. Gestione degli affari Il comportamento di ogni dipendente nel perseguimento degli obiettivi e nello svolgimento di ogni mansione affidata deve essere ispirato ai principi di onestà, trasparenza, lealtà, collaborazione e buon senso, nel rispetto delle politiche aziendali, nonché dalle leggi e dei regolamenti vigenti nel territorio in cui la Società Tortora Vittorio S.r.l. opera. Il voler agire a vantaggio della Società non può, in nessun modo, giustificare la tenuta di comportamenti in contrasto con i principi dettati dal presente Codice Etico, la cui inderogabile osservanza è di importanza fondamentale per il buon andamento ed il prestigio della Società Tortora Vittorio s.r.l. Tale impegno deve essere assunto anche dai consulenti, i tecnici, i gestori e per chiunque operi in nome e per conto della Società. La Società Tortora Vittorio s.r.l. ogni anno individua e fissa modalità di erogazione nonché di ricevimento di omaggi e regalie e non è ammessa altra forma di regalia eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore in contropartita. Omaggi ed atti di cortesia sono consentiti quando siano di modico valore e comunque tali da non compromettere l integrità e la reputazione di una delle parti, da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio, ed infine, tali da non influenzare l autonomia decisionale, l indipendenza di giudizio e l imparzialità della controparte. Coloro che ricevono regalie ed omaggi consentiti, sono tenuti a darne comunicazione al RAQ, che vigila sul rispetto delle regole aziendali e che ne valuterà l appropriatezza. Le norme del Codice Etico in oggetto si intendono applicate anche agli Amministratori, ai Dirigenti ed a tutti coloro che cooperano per il conseguimento degli obiettivi della Società Tortora Vittorio s.r.l. Gli Azionisti, i Clienti, i Fornitori e tutti coloro che entrano in contatto a qualunque titolo con la Società, siamo sicuri che, avendo ben presente gran parte di queste semplici prescrizioni, contribuiranno, quindi, al consolidamento di un immagine aziendale fedele ai valori della trasparenza, correttezza e probità. 3.1 Rapporti con i clienti Nei rapporti con i clienti, i dipendenti devono: 6

7 Pagina 7 di 11 Seguire scrupolosamente le procedure interne previste e descritte nel n.stro sistema di gestione qualità e ambiente; Operare con cortesia, efficienza, nel rispetto di quanto previsto nei contratti ed offrendo esclusivamente servizi del migliore standard qualitativo previsto; Fornire ai clienti informazioni accurate, complete, chiare e veritiere circa i servizi offerti, tali da permettere alla controparte una scelta consapevole; Non comunicare, informazioni che in qualunque modo possano raggirare o creare condizioni ingannevoli. Il comportamento della Società Tortora Vittorio s.r.l. nei confronti della clientela è improntato sui principi della disponibilità, professionalità, e cortesia; obiettivo della Società è la completa soddisfazione dei clienti ed è aperto lo spazio per suggerimenti e reclami, dai quali poter attingere ogni tipo di idea al fine di migliorare il servizio e la qualità. 3.2 Rapporti con i fornitori Nei rapporti con i fornitori, i dipendenti devono: Seguire scrupolosamente le procedure interne previste per la selezione, valutazione, qualificazione, scelta ed aggiudicazione delle forniture ed accettazione dei prodotti o delle prestazioni, documentando in modo chiaro e comprensibile i criteri di valutazione, in modo da assicurare il massimo vantaggio competitivo della Società(PG.5 SGQA); Non escludere in modo arbitrario richieste proposte da potenziali fornitori ma valutarle e se del caso qualificarli seguendo i criteri indicati in PG.5; Pretendere il rispetto e rispettare le condizioni contrattualmente previste; Eludere la possibilità di ricorrere a fornitori che non siano a loro volta ispirati ai principi etici della società Tortora Vittorio s.r.l. Premesso ciò, la società Tortora Vittorio s.r.l. sottopone periodicamente a revisione il proprio elenco fornitori allo scopo di razionalizzarlo e di aumentare economicità ed efficienza. 3.3 Uso e tutela dei beni aziendali Tutti i dipendenti ed i collaboratori devono ricordare che i beni aziendali materiali ed immateriali messi a loro disposizione sono da utilizzare: Con il massimo riguardo ed in modo parsimonioso, al fine di evitare danni a cose e/o persone; Evitando, per quanto possibile, sprechi, manomissioni od usi che possano compromettere lo stato di efficienza o accelerarne il normale deterioramento; In modo esclusivo per scopi annessi all esercizio dell attività lavorativa ed in base alle mansioni svolte; 7

8 Pagina 8 di 11 Evitando, in maniera assoluta,salvo quanto previsto da normative specifiche, l utilizzo o la cessione dei beni stessi da parte di terzo o a terzi, anche solo temporaneamente; nel rispetto assoluto delle leggi vigenti e delle regole per il rispetto dell ambiente recepite dall Azienda. Consegue che tutti i dipendenti e i collaboratori sono responsabili dell utilizzo e della custodia seppure momentanea dei beni aziendali. Ben vero, è da precisare, tutte le dotazioni informatiche, le attrezzature tecniche, gli strumenti mobili di laboratorio, e le apparecchiature digitali devono essere utilizzate nel rispetto di quanto sopra ed in particolare: Osservando attentamente le politiche di sicurezza e riservatezza aziendali; Non alterando le configurazioni hardware e software fornite dall azienda; Eludendo l acquisizione, l uso o il trasferimento di informazioni e contenuti attinenti all attività d impresa. Tutti i dipendenti e i collaboratori devono operare anche al fine di ridurre il rischio di furti, danneggiamenti od altre minacce esterne alle risorse assegnate o presenti in azienda, informando, tempestivamente gli organi preposti. 4. Trattamento delle informazioni La società Tortora Vittorio s.r.l. ritiene le diffusione di informazioni corrette, complete e veritiere su tutto l operato aziendale come presupposto per creare, tutelare e difendere un rapporto di trasparenza e di fiducia con i propri clienti e potenziali clienti sul mercato. Ovviamente la società si avvale della facoltà di mantenere il segreto su alcuni fatti aziendali quando lo ritenga necessario e agendo sempre e in qualunque circostanza nel rispetto del D.Lgs.196/2003 (Tutela della Privacy). Consegue a ciò che nella gestione delle informazioni i dipendenti devono: Conservare con il massimo riserbo tutte le notizie aziendali di qualunque tipologia apprese nell esercizio delle proprie mansioni, quali dati personali dei dipendenti, dati di natura organizzativa, know-how, piani o strategie di mercato, ecc.. Evitare un uso inopportuno, né utilizzarle a proprio vantaggio e/o di quello dei familiari, conoscenti e dei terzi in genere; Proteggerle dall accesso di terzi non autorizzati; Ordinarle ed organizzarle in modo che sia possibile, per i soggetti ad acta, accedervi senza alcuna difficoltà per poterne trarre un quadro completo e chiaro. 8

9 Pagina 9 di Gestione e trasparenza nella contabilità La documentazione contabile deve essere ispirata al principio della verità, chiarezza, correttezza e completezza dell informazione. Per questo motivo i dipendenti interessati devono: Ordinare i dati gestionali in modo comprensibile, esatto, accurato e veritiero; Registrare ogni operazione economica e transazione finanziaria con il massimo dell attenzione; Devono conservare in modo ordinato, in un luogo adeguato e logicamente organizzato tale da permetterne la facile consultazione di tutta la documentazione commerciale necessaria, come da richiesto dalle normative vigenti; Devono riferire repentinamente qualora ne venissero a conoscenza di qualunque omissione, falsificazione o negligenza riguardanti le scritture contabili o altro tipo di documentazione rilevante per l attività aziendale, alla Direzione o al Responsabile preposto. 6. Tutela della salute, della sicurezza e dell ambiente. La società Tortora Vittorio S.r.l. è da trent anni consapevole che la piena compatibilità delle proprie attività con il territorio e con l ambiente circostante è condizione primaria sia per l accettabilità dei suoi impianti e del suo impegno operativo sia per il raggiungimento dei suoi obiettivi di sviluppo, essa infatti vanta di essere tra le prime aziende del settore ad aver ottenuto e mantenere migliorandolo di continuo, la certificazione del Sistema di Gestione Ambientale (norma UNI EN ISO 14001). La società è costantemente impegnata affinché l operatività delle diverse realtà aziendali si svolga nel totale rispetto della salute, della sicurezza dei dipendenti e dei terzi, nonché dell ambiente, inteso nella sua accezione più ampia. 9

10 Pagina 10 di 11 In particolare, anche grazie al contributo dei dipendenti, la società: Si impegna in ogni iniziativa operativa a minimizzare i rischi e a rimuovere le cause che possano mettere a repentaglio la sicurezza e la salute degli addetti, nonché di coloro che sono presenti nel territorio ove sono localizzate le proprie realtà operative; Assicura un impegno costante per migliorare la propria performance in campo ambientale attraverso la riduzione delle emissioni in atmosfera, immissioni nel suolo o nell acqua e assicura un attenzione particolare e consapevole all utilizzo di risorse naturali; Valuta in anticipo, grazie al suo staff di tecnici esperti, gli impatti ambientali della sua attività e dei suoi processi; Sviluppa un rapporto, sia interno che con la collettività esterna, di costruttiva collaborazione improntata sulla massima trasparenza nella gestione delle problematiche della Salute, della Sicurezza e dell Ambiente. È sempre attenta ad implementare sistemi efficaci di gestione e di prevenzione per contenere indici elevati di sicurezza e di tutela dell ambiente; È dedita ad una continua opera di informazione, sensibilizzazione e formazione mirata, nella consapevolezza che per il raggiungimento degli obiettivi prefissati sia determinante il contributo attivo di tutti i propri dipendenti. Inoltre annualmente la società svolge una riunione con i propri dipendenti nella quale si illustrano i risultati di prevenzione ottenuti e la nuova programmazione. Dal 2000 la Società Tortora Vittorio s.r.l. ha conseguito le certificazioni del proprio sistema di gestione ambientale secondo regolamenti riconosciuti a livello internazionale, quale ISO , ISO 9001 e Certificazione SOA. Sempre in coerenza con i principi sopraesposti la Società ha imposto il divieto del fumo in tutti i luoghi di lavoro al chiuso. A conferma della grande importanza che la società riconosce ai valori della tutela della salute, della sicurezza e dell ambiente, tiene conto e valuta i comportamenti tenuti dai dipendenti, affinché siano sempre coerenti con le linee politiche aziendali. 7. Sanzioni Già dalle premesse del presente Codice Etico è chiaro il forte richiamo al rispetto preciso e puntuale di tutte le norme di legge da parte di ogni dipendente nello svolgimento della propria attività lavorativa. L inottemperanza alle stesse non può che comportare l applicazione nei confronti del dipendente delle procedure sanzionatorie previste dalle norme ad hoc. Il rispetto del codice deve nascere più che da un obbligo imposto dalla società nei confronti dei propri dipendenti, dalla condivisione da parte degli stessi dei valori fondamentali che in esso sono enunciati. Ovviamente ciò non esclude, peraltro, il diritto/dovere della Società di vigilare sull osservanza del Codice Etico, ponendo in essere tutte le azioni, sia di prevenzione che di controllo, ritenute al suddetto fine necessarie od opportune. 10

11 Pagina 11 di 11 La violazione delle norme del Codice Etico costituisce inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza contrattuale e di legge, anche in ordine alla rilevanza dell infrazione commessa. Inoltre l osservanza del Codice da parte dei suoi Destinatari, si aggiunge all obbligo di adempiere ai doveri generali di lealtà, di correttezza, di esecuzione del contratto di lavoro0 secondo buona fede e buon senso. Pertanto in caso di accertate violazioni, la società interviene applicando le misure previste dal sistema sanzionatorio. Tali misure, proporzionate alla gravità della violazione commessa, sono applicate nel rispetto della procedura a tal fine predisposta, sempreché le infrazioni da cui discendono non costituiscano violazioni, oltre che delle norme del Codice Etico, anche di norme contrattuali generali e di legge. In tal caso si applicano le sanzioni previste dalla normativa di riferimento. 11