VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE

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1 COMUNE DI PESCARA CITTA' DI PESCARA Mt:dal!li'lja d'oro.al Merito Cbiilri!! COPIA VERBALE DI DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE Numero 584 Del 01/10/2015 Oggetto: NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI (ART. 61 DEL T.U. 445/2000) E DEL RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO (ART.6 COMMA 7 DPCM 3/12/2013 E S.M.I.) L'anno duemilaquindici il giorno uno del mese di Ottobre in prosieguo di seduta iniziata alle ore in Pescara, nella sala delle adunanze della sede Municipale, previo invito si è riunita la Giunta Comunale. Presiede l'adunanza Avv. Alessandrini Marco nella sua qualità di SINDACO e sono rispettivamente presenti ed assenti i seguenti signori: Avv. Alessandrini Marco SINDACO P Del Vecchio Enzo VICE SINDACO P Marchegiani Paola ASSESSORE P Diodati Giuliano ASSESSORE A Santavenere Sandra ASSESSORE P Sulpizio Adelchi ASSESSORE P Di lacovo Giovanni ASSESSORE P Cuzzi Giacomo ASSESSORE P Di Pietro Laura ASSESSORE P Teodoro Veronica ASSESSORE P ne risultano presenti n. 9 e assenti n. 1. Partecipa alla seduta il Segretario Generale Dott.ssa Monaco Carla Assiste il SEGRETARIO VERBALIZZANTE Prof. Addano Luigi designato per la redazione del verbale. Il Presidente, accertato che il numero dei presenti è sufficiente per dichiarare valida la seduta, invita gli intervenuti a deliberare sull'oggetto sopraindicato. Atto di Giunta Comunale n. 584 Del 01/10/ Pag.1 - COMUNE DI PESCARA

2 LA GIUNTA COMUNALE Vista la relazione allegata che costituisce parte integrante del presente provvedimento; Visti i pareri espressi, ai sensi dell'art.49 del D.Lgs. 18 agosto 2000 n. 267, dal Dirigente del servizio interessato e dal Dirigente della Ragioneria, come da scheda allegata; VISTO il Nuovo Codice dell'amministrazione Digitale, approvato con D.Lgs , n. 82, così come modificato ed integrato con il D.Lgs , n. 235 e con il D.L , n. 5, convertito in Legge , n. 35; VISTO il D.Lgs. n. 82/2005 e s.m.i. ed in particolare l'art. 42 che prevede la possibilità di avviare un processo di dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni al fine di semplificare i procedimenti amministrativi evitando di produrre nuovi documenti cartacei e di trasformare i documenti già generati in cartaceo in archi digitali; CONSIDERATO che l'amministrazione Comunale, ai sensi delle sopra menzionate disposizioni normative, produce documenti digitali ed ha attivato un processo di dematerializzazione dei documenti cartacei attraverso l'acquisizione digitale dei documenti cartacei da parte del Protocollo ed il successivo smistamento degli stessi agli Uffici destinatari della posta; CONSIDERATO, che a seguito dell'entrata in vigore dell'atto pubblico amministrativo stipulato in forma elettronica, introdotto dal legislatore con il "Decreto Crescita" - D.L. n. 179/2012, l'amministrazione è tenuta, a partire dal 1 luglio 2014, a stipulare i contratti in forma digitale; CONSIDERATO, che dal è stata introdotta la nuova procedura per la fatturazione elettronica; PRESO ATTO che il processo di dematerializzazione dei documenti cartacei e la creazione di archivi generati digitalmente, pone il problema della conservazione degli stessi in modo che ne sia garantita la piena validità legale nel tempo, nonché la completezza, l'immodificabilità e l'accessibilità da parte degli aventi diritto; VISTO l'art. 5 comma 3 del DPCM 3 dicembre 2013 che testualmente recita "Le pubbliche amministrazioni realizzano j processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all'art. 44-bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 e s.m."; CONSIDERATO quindi che, in base al suddetto articolo la conservazione digitale può essere affidata all'esterno a soggetti pubblici o privati, regolarmente accreditati presso l'agenzia per l'italia Digitale, attraverso un contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione dove sono esplicitate le attività di competenza del produttore e del conservatore nonché le modalità di trasferimento delle informazioni tra i due soggetti; Atto di Giunta Comunale n. S84 Del 01 J lo J20IS-COMUNE DJ PESCARA Pag.2

3 PRESO ATTO che la normativa vigente impone l'obbligo per le Pubbliche Amministrazioni, sin dal prossimo 12/10/2015, di versare quotidianamente in conservazione digitale a norma il registro di protocollo giornaliero; CONSIDERATO che nel caso di scelta della conservazione gestito all'interno dell'ente tale processo implica investimenti cospicui e continui che non possono non essere affrontati; la conservazione implica infatti il possesso di requisiti plurimi sotto l'aspetto organizzativo, giuridico/legale, tecnologico e di sicurezza certificata che consentano la certezza di avere un dato statico e durevole nel tempo nel rispetto della norma e degli standard nazionali ed internazionali; CHE, per le motivazioni sopra descritti il Servizio Contratti ha attivato una ricerca di mercato tra i possibili soggetti pubblici o privati accreditati presso L'AGIO, al fine di individuare un percorso che consenta all'ente di perseguire economie di bilancio, ed in questo senso è stata intercettata la disponibilità della Ditta AP Systems, già affidataria del contratto di assistenza e manutenzione del pacchetto applicativo Hypersic attualmente in uso dall'ente; VISTA la proposta inoltrata dalla ditta AP Sytems, Conservatore accreditato presso l'agenzia Digitale che prevede, per i soli clienti che hanno in essere un contratto di assistenza e manutenzione un modulo Hypersic, il servizio gratuito di conservazione del Registro Protocollo Giornaliero fino al 31/12/2016; RICHIAMATA la deliberazione CNIPA n. 11 del , come integrata e sostituita dal DPCM del pubblicato sulla GU n. 59 del , Supp. Ordinario n. 20, che ha definito le Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1t del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; RILEVATO, altresi, che l'art. 6 del DPCM sopra richiamato (come la deliberazione CNIPA n. 11/2004) prevede, ai fini dell'attivazione di un sistema di conservazione, la nomina di un Responsabile della Conservazione e di un vicario; DATO ATTO, pertanto, che occorre procedere alla nomina del Responsabile della Conservazione dei documenti informatici e considerato che il profilo presuppone il possesso di specifiche competenze tecnico-informatiche; VALUTATO che l'amministrazione Comunale non dispone di risorse umane e strumentali adeguate per implementare un sistema di conservazione interno dei documenti informatici che rispetti le regole tecniche vigenti ed è pertanto necessario l'affidamento del sistema di conservazione ad un conservatore esterno, così come previsto dall'art. 5 del DPCM del e dalla deliberazione CNIPA n. 11 del ; RITENUTO, pertanto: di individuare, in questa prìma fase di avvio del processo di conservazione, quale Responsabile della Conservazione dei documenti informatici dell'ente, ai sensi dell'art. 61 del T.U. 445/2000 il funzionarìo Atto di Giunta Comunale n. 584 Del O l / lo /20 l 5-COMUNE DI PESCARA Pago 3

4 Dott. Carlo CHIACCHIARETTA e quale vicario, ai sensi dell'art, 3 comma 1 lett. b) DPCM 3 dicembre 2013, il Funzionario Rag. Paolo DI CRESCENZO; - di affidare alla ditta AP Systems il ruolo di Responsabile del Servizio di conservazione, ai sensi dell'art 6, comma 7 del D.P.C,M. 3 dicembre 2013 e s.m.i. limitatamente alla conservazione a norma del registro giornaliero di protocollo evidenziando che la scelta scaturisce in considerazione dal fatto che si tratta di una procedura sperimentale gratuita gestita dallo stesso produttore di software in uso e che chiaramente eliminerà eventuali problematiche di interscambio di dati; - di incaricare il Responsabile/Dirigente del Servizio Conservazione all'attivazione delle procedure di adesione al Servizio gratuito offerto dalla Ditta AP Systems fino al 31 dicembre 2016; VISTO il parere favorevole di regolarità tecnica del Dirigente del Settore Affari Generali ai sensi del combinato disposto degli artt. 49 e 147-bis del D.Lgs. 267/00, attestante la regolarità e la correttezza dell'azione amministrativa; VISTO che il TPO dell'area Finanziaria ha attestato ai sensi dell'art. 49 del D.Lgs. 267/2000 che l'atto non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria e sul patrimonio dell'ente; Visto l'art. 48 del D.Lgs. 267/2000; Sulla base della puntuale istruttoria favorevole degli uffici competenti; Con voto unanime favorevole, espresso nelle forme di legge; DELIBERA 1. di dare atto della necessità di dare esecuzione a quanto previsto dalla normativa dettata dal D.P.C.M del 03/12/2013 per la conservazione dei documenti informaticì e di certificazione dei relativi processi 2. di affidare alla ditta AP Systems il ruolo di Responsabile del Servizio di conservazione, ai sensi dell'art 6, comma 7 del D.P.C,M. 3 dicembre 2013 e s.m.i. limitatamente alla conservazione a norma del registro giomalieri di protocollo a titolo gratuito e per le motivazioni sopra indicate 3. di fare integralmente proprie le premesse alla presente deliberazione e sulla base delle stesse di individuare, in questa prima fase di avvio del processo di conservazione, quale Responsabile della Conservazione dei documenti informatici dell'ente ai sensi dell'art. 61 del T.U. 445/2000 il Funzionario CHIACCHIARETTA Carlo, e quale vicario, ai sensi dell'art, 3 comma 1 lett. b) DPCM 3 dicembre 2013 il Funzionario DI CRESCENZO Paolo; 4. di incaricare il Responsabile/Dirigente del Servizio Conservazione all'attivazione delle procedure di adesione al Servizio gratuito offerto dalla Ditta AP Systems fino al 31 dicembre 2016; Indi, LA GIUNTA COMUNALE Con separata votazione e con voto unanime palesemente espresso, nei modi e forme di legge, dichiara la presente immediatamente eseguibile. Atto dì Giunta Comunale n. 584 Del 01/10 /20 l5-comune DI PESCARA Pag.4

5 RELAZIONE Il Nuovo Codice dell'amministrazione Digitale ha introdotto il processo di dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni al fine di semplificare i procedimenti amministrativi ed evitare la produzione di nuovi documenti cartacei e la trasformazione dei documenti cartacei già generati in archivi digitali. Tale processo pone il problema della conservazione degli stessi al fine di consentire la memorizzazione dei dati giuridicamente rilevanti garantendo la leggibilità, la staticità e l'integrità del documento nel tempo, l'identificazione certa dell'autore, nonché l'ordine cronologico in base alla data in cui i documenti sono stati formati. Figura fondamentale nella conservazione è quella del "Responsabile della Conservazione" che è colui che, apponendo la sottoscrizione elettronica e la marca temporale, garantisce il corretto svolgimento della procedura. In particolare, egli definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato. Tale ruolo deve essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato che per le attività attribuite e le responsabilità assegnate, deve riunire in sè conoscenze archivistiche, informatiche, organizzatìve, giuridico amministrative. Le pubbliche amministrazioni possono realizzare i processi di conservazione all'interno della propria struttura o affidandoli a conservatori accreditati presso AgiO, pubblici o privati, di cui all'art. 44-bis del CAD attraverso un contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione. Considerato che la normativa vigente impone l'obbligo per le Pubbliche Amministrazioni, sin dal prossimo 12/10/2015 di versare quotidianamente in conservazione digitale a norma il registro di protocollo giornaliero, si ritiene necessario di individuare, in questa prima fase di avvio del processo di conservazione, quale Responsabile della Conservazione dei documenti informativi dell'ente, ai sensi dell'art. 61 del T.U. 445/2000 il Funzionario Dott. CHIACCHIARETTA Carlo e quale vicario, ai sensi dell'art. 3 comma 1 lett. b) DPCM 3 dicembre il Funzionario Rag. DI CRESCENZO Paolo Responsabile del Servizio Dematerializzazione Protocollo e Conservazione. Si rende parimenti necessario di affidare in outsourcing, non possedendo l'ente i requisiti plurimi richiesti sotto l'aspetto organizzativo, giuridico legale, tecnologico e di sicurezza certificata richiesta dalla norma, il ruolo di Responsabile del servizio di conservazione,

6 limitatamente al Registro giornaliero di protocollo, alla Ditta AP Systems, Conservatore accreditato, la quale ha inoltrato formale proposta del servizio gratuito fino al 31/12/2016 in considerazione che L'Ente è già utilizzatore del software Hypersic attualmente in uso e nella considerazione della piena compatibilità nella gestione e trasferimento dei dati.

7 ALLEGATO ALLA DELIBERA DI GtLii\~r";.~..~~r~.::r;I-~ t~r ~ "'-/i '.,.,.,'-.~.".,.", N ~...,,'!d..",~,(,.1~/o- /I\ ()... ~~ '/ Al.LJJ ~,'-' t. ~ \..". "' I Città di Pescara Medaf!lia d'oro al Merito Civile SETTORE PROPONENTE: Oggetto: tjohi\va ~~L ~SfCr-JSA&i~ b8u.a CONG~rOJ'A~().JE hel bocu\1.e.nt1 'l'tmr\1.at1g\ (Ai0r.6i.hELTlL LI4~) ~ hoel ~~P..oN~e,iLE" be.l SE:Q\I\bO ~1 corjse(2.vaèrone bel Re6:\S\iè.O G1ce rvauef-...o b\ feotoc"ol.t.o (A--t~~ p COytHA ~ 'ìjç>c 'r1?/)'z/20l~ e S..M.l') Parere di regolarità tecnica: sulla presente proposta di deliberazione si esprime, ai sensi degli artt. 49 com ma 1 e 147 bis comma l, D. Lgs. 267/2000, il seguente parere "di regolarità tecnica, attestante la regolarità e la correttezza dell'azione amministrativa": 04. /,.. 1/ ~".\'~~~~~,,,,. 'j Li " I.li!A I.,.t;! r.? / 1:;{J i, (, Parere di regolarità contabile: ~ la presente proposta non necessita di parere di regolarità contabile in quanto non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico - finanziaria o sul patrimonio dell'ente. D sulla presente proposta di deliberazione si esprime, ai sensi degli artt. 49 comma I e 147 bis comma ], D. Lgs. 267/2000, il seguente parere "di regolarità contabile":

8 Del che si è redatto il presente verbale, che, prevla lettura e conferma, viene sottoscritto come appresso. IL SEGRETARIO VERBALIZZANTE F.to Praf. Addario Luigi F.to IL SINDACO Avv. Alessandrini Marco IL SEGRETARIO GENERALE F.to Dott.ssa Monaco Carla Per copia conforme all'originale. Pescara, Iì~ A seguito di conforme attestazione dell'addetto alle pubblicazioni, si certifica che copia della presente deliberazione è stata pubblicata all'albo Pretorio dal - 2 OTTI 2015 al 1 l OTT, 2Ul~ e che contro di essa non sono state prodotte opposizioni. IL FUNZIONARIO RESPONSABILE Pescara, Iì SI DICHIARA LA PRESENTE ESECUTIVA a seguito di pubblicazione all'albo Pretorio per 10 giorni consecutivi dal senza opposizioni ai sensi e per gli effetti dell'art ~comma - D. Legislativo del 18 agosto 2000 N.267. IL FUNZIONARIO RESPONSABILE Pescara, Iì COMUNE DI PESCARA N. di prot. Pescara, lì FASCICOLO UFFICIO All'Ufficio All'Ufficio...per i provvedimenti di competenza. Il FUNZIONARIO RESPONSABilE