COMUNE DI FOGLIZZO DETERMINAZIONE : UFFICIO RAGIONERIA REGISTRO GENERALE N. : 201. Responsabile del Servizio : DOTT.SSA CLELIA PAOLA VIGORITO

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1 ESTRATTO Provincia di Torino COMUNE DI FOGLIZZO DETERMINAZIONE : UFFICIO RAGIONERIA REGISTRO GENERALE N. : 201 Responsabile del Servizio : DOTT.SSA CLELIA PAOLA VIGORITO N. 124 OGGETTO : AFFIDAMENTO SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ALLA DITTA DEDAGROUP SPA FINO AL 31/12/2015 L anno duemilaquindici addì quindici del mese di ottobre, nel proprio ufficio I L R E S P O N S A B I L E - Vista la deliberazione del Consiglio Comunale n. 32 del , esecutiva ai sensi di Legge, con cui è stato approvato il Bilancio di Previsione per l esercizio finanziario 2015 e pluriennale 2016 e 2017 ; - Visto il D.Lgs. n 267 del ; - Visto l'art. 107 del D. Lgs. n. 267 del ;

2 Richiamato il decreto del Sindaco n. 5 in data 09/06/2014, prot. n con il quale sono state attribuite alla sottoscritta tutte le funzioni di cui all articolo 107 del TUEL del 18/08/2000, n e tra queste anche la responsabilità del servizio economico finanziario; Richiamata la deliberazione della Giunta Comunale n. 94 adottata nella seduta del 12/10/2015 con la quale è stato deliberato l atto di indirizzo per l attivazione del sistema di conservazione dei documenti informatici, ai sensi dell articolo 6, comma 7, del DPCM del 03/12/2013, attraverso l affidamento ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all articolo 5 del suddetto DPCM; Visto il Codice dell Amministrazione Digitale, approvato con D. Lgs. 07/03/2005 n. 82 e s.m.i. ed in particolare: l art. 42 che prevede la possibilità di avviare un processo di dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni al fine di semplificare i procedimenti amministrativi evitando di produrre nuovi documenti cartacei e di trasformare quelli già generati in cartaceo in documenti digitali; l art. 43 che testualmente ai commi 1 e 3 prevede: 1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71. e 3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 ; Visto il D.P.R. 3 Dicembre 2013, (pubblicato in G.U. n. 59 del 12/03/2014) con cui, ai sensi dell art. 71, comma 1 del D.Lgs. n. 82/2005 sono state dettate le regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli art. 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1 del D.Lgs. n. 82/2005; Considerato che l amministrazione comunale, ai sensi della normativa sopra richiamata, produce documenti digitali ed ha iniziato un processo di dematerializzazione mediante acquisizione digitale (pec, scanner) dei documenti cartacei; Dato atto che, sia la creazione di archivi digitali, che quelli derivanti dal processo di dematerializzazione dei documenti cartacei, pone il problema della conservazione degli stessi in modo che ne sia garantita la piena validità legale nel tempo, nonché la completezza, l immodificabilità e l accessibilità da parte degli aventi diritto; Richiamata la deliberazione CNIPA n. 11 del come integrata e sostituita dal DPCM del 03/12/2013 pubblicato sulla GU n 59 del 12/03/2014, Supp. Ordinario n 20, che ha definito le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; Visto il decreto del Ministero dell economia e delle finanze del 17 giugno 2014, pubblicato sulla Gazzetta ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, recante le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005; Considerato che il Comune di FOGLIZZO intende dare seguito all applicazione delle norme relative alla conservazione dei documenti informatici secondo i principi e le regole tecniche attualmente vigenti, di cui al D.Lgs. n. 82/2005 e al succitato D.P.C.M. del 3 dicembre 2013; Atteso che in esecuzione della deliberazione adottata dalla Giunta Comunale, quale atto di indirizzo la ditta Dedagroup spa ha fornito debito preventivo in data 24/09/2015 nostro protocollo n del 07/10/2015 per il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti fino al 31/12/2015 dell importo di. 450,00 + iva 22%; Evidenziato che dal preventivo presentato emerge che :

3 Il sistema di gestione documentale e di protocollazione adottato dall Ente è basato sulla piattaforma della soluzione software DEDAGROUP SPA - SINTECOP PROTOLLO servizio di archiviazione sostitutiva che viene erogato dalla società ENERJ, patner per le soluzioni di Gestione Elettronica Documentale. Nell ambito del contesto normativo indicato, ENERJ svolge attività di outsourcing per la conservazione elettronica sostitutiva dei documenti su supporto magnetico o ottico idoneo, mantenendone inalterato il valore legale, attraveso l utilizzo di procedure software dedicate a questo scopo. ENERJ è in possesso dei requisiti hardware, software, sistemistici ed organizzativi per la presa in carico delle attività relative alla conservazione dei documenti garantendo: la sicurezza dei dati archiviati la leggibilità nel tempo la gestione di copie di sicurezza La suite DEDAGROUP mette a disposizione delle funzionalità di selezione ed esportazione dei documenti da conservare all interno dei propri applicativi di Gestione Protocollo. Le procedure permettono la consultazione dei documenti disponibili all interno delle pratiche o protocolli di riferimento e di selezionare, sia in forma singola, che massiva, quali di questi devono essere conservati in maniera sostitutiva. I file vengono così evidenziati e resi disponibili per l invio al sistema di conservazione elettronica, corredati da un set di metadati che ne consentono da un lato il riconoscimento al di fuori della procedura di provenienza, e dall altro la possibilità di una rapida e corretta indicizzazione che porta ad un reperimento efficace. La procedura di conservazione dei documenti prevede la verifica automatica dell impronta dei file inviati, in modo tale da garantire l'integrità della trasmissione effettuata. Il sistema si occupa inoltre di recuperare le informazioni relative all avvenuta conservazione e permette di effettuare la consultazione dello stato di conservazione di ogni singolo documento e dei dati ad esso correlati, ed in particolare vengono evidenziate le informazioni relative allo stato del documento stesso, all operatore che ne ha richiesto l invio, alla data di conservazione, al responsabile del processo, ecc... I documenti inviati in conservazione vengono corredati, in maniera del tutto automatica, da un set di metadati. Per questo DEDAGROUP ed ENERJ hanno stilato un elenco di informazioni che vengono inviate insieme al documento originale, verso il software JDOC, che si occupa di catalogare e conservare i volumi di documenti ricevuti. La struttura dei metadati è stata organizzata prendendo come riferimento i principali sistemi di catalogazione riconosciuti, ed in particolare il Dublin Core. I metadati così definiti ed esportati dalla procedura sono i seguenti: ID Documento ID Volume Anno Tipo di Documento Categoria del Documento Data di Creazione del Documento Formato File Contesto di Origine Titolo del Documento Classificazione del Documento Informazione di Annullamento Impronta del File Proprietario del Documento Responsabile della Produzione del Documento Data di Richiesta della Conservazione Allo stesso modo è stato stilato un elenco di informazioni che vengono esportate da JDOC verso DEDAGROUP riportanti le informazioni relative all avvenuta conservazione e che vengono elaborate in maniera totalmente automatica rendendole consultabili all interno della procedura interessata. I metadati così definiti sono i seguenti: ID Documento e Volume Jdoc Data di Ricezione Data di Conservazione Responsabile della Conservazione

4 Il servizio è funzionale, oltrechè alla conservazione a norma delle Fatture Elettroniche, per tutte le tipologie di documenti debbano trovare conservazione a norma (Es. Contratti Digitali, Allegati 3D alle Pratiche migratorie Registro giornaliero del Protocollo obbligatorietà dal 12 ottobre 2015 secondo il DPCM 3 dicembre 2013, n. 3,..) Valutato che risulta conveniente la proposta presentata dalla ditta DEDAGROUP spa; Vista la deliberazione di G.C. n. 13 del ad oggetto "Misure organizzative finalizzate al rispetto della tempestività dei pagamenti da parte dell'ente (art. 9 D.L. 78/2009)" Visto il Vigente Regolamento per l acquisto di beni e servizi in economia, approvato con deliberazione del C.C. n. 12 del 20/04/2009; VISTO l art e ss del Codice Civile; DETERMINA 1. Di affidare, per quanto sopra esposto nella premessa narrativa, alla Ditta DEDAGROUP SPA con sede in legale e amministrativa a Trento, località palazzine 120/f Spini di Gardolo il servizio conservazione sostitutiva dei documenti informatici del Comune di Foglizzo fino al 31/12/2015 alle condizioni proposte nell offerta del 24/09/2015, nostro protocollo n del 07/10/2015 per l imposto di. 450,00 + iva 22%; 2. Di impegnare e imputare la spesa suddetta, pari a complessivi euro 549,00- IVA 22% inclusa al Capitolo PEG 210/7 titolo I, intervento del Bilancio di previsione per l anno 2015; 3. Di stipulare con la ditta DEDAGROUP spa l allegato patto di integrità; 4. Di dare atto che si procederà alla liquidazione del servizio in questione, dietro presentazione di regolare fattura con separato atto. 5. Di dare altresì atto che la presente determinazione è soggetta alle disposizioni sulla tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge n. 136/2010 e s.m.i e che il codice identificativo di gara CIG è: ZA C

5 Letto, confermato e sottoscritto In originale firmato IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO Parere tecnico amministrativo : f. to DOTT.SSA CLELIA PAOLA VIGORITO Ai sensi dell articolo 147/bis del D.Lgs. 267/2000, introdotto dall art. 3, comma 5, del Decreto Legge 174 del 10/10/2012, sulla presente determinazione si esprime parere favorevole per la regolarità tecnica e la correttezza dell azione amministrativa. Data 15/10/2015 IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO Parere di regolarità contabile: Ai sensi degli articoli 151 comma 4 e 147/bis del D.Lgs. n. 267/2000, introdotto con il Decreto Legge 174 del 10/10/2012, articolo 3, comma 5, si attesta la regolarità contabile e la copertura finanziaria. IMPEGNO DI SPESA Impegno n. 456 Data 15/10/2015 IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Copia della presente determinazione viene pubblicata mediante affissione all Albo Pretorio del Comune in data odierna per rimanervi quindici giorni consecutivi. Data 19/10/2015 Copia conforme all originale. Foglizzo, 19/10/2015 IL SEGRETARIO COMUNALE