Lezione Gli Eventi Culturali a.a. 2010/11

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1 Università degli Studi di Roma Tor Vergata Facoltà di Lettere e Filosofia Lezione Gli Eventi Culturali a.a. 2010/11 Prof.ssa Claudia M. Golinelli

2 Il ruolo degli eventi MARKETING URBANO MARKETING TERRITORIALE EVENTI MARKETING TURISTICO INCREMENTO DEL NUMERO DI TURISTI / VISITATORI MIGLIORAMENTO IMMAGINE DIFFUSIONE NOTORIETA INCREMENTO DEGLI INVESTIMENTI E DEI FINANZIAMENTI EFFETTI ECONOMICI MOLTIPLICATIVI Ferrari, 2006

3 Macro-tipologia di eventi Dimensione bacino di mercato Grande Piccola Ideazione recente Mega-eventi moderni A Mini-eventi moderni B Origine dell evento Tradizioni consolidate C Mega-eventi tradizionali D Mini-eventi tradizionali Ferrari, 2006

4 Convegnistica Arti Architettura Ambito Cinema, video, multimedia Letteratura Ambiente Marketing territoriale e turistico Religione Sport Storia e politica Marketing e comunicazione Moda Terzo settore Formazione e didattica Tipologie di eventi Esempi di eventi Conferenze, congressi, seminari, incontri, panels, meeting, convention Mostre ed esposizioni, installazioni, anteprime, Inaugurazioni Trasmissioni speciali, eurovisioni, premi e media events Reading Apertura di siti, feste inaugurali e stagionali Sagre, feste popolari e civili, carnevali, capodanni, celebrazioni, inaugurazioni, festival, pirotecnia, rivisitazioni storiche, feste contemporanee, commemorazioni Feste religiose e patronali, processioni, beatificazioni Gare e competizioni, gare amichevoli Firme di accordi, incontri, visite di autorità, investiture Promozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere campionarie, eventi speciali Sfilate, anteprime, presentazioni Campagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste ed incontri Lezioni, seminari, incontri, workshop

5 Variabili di classificazione RIPETITIVITA UNICITA CADENZA TEMPORALE TIPO DI PUBBLICO FINALITA (PUBBLICA O PRIVATA) IMPATTO SUL TERRITORIO Ferrari, 2006

6 Fonti di finanziamento PUBBLICHE -Patrocini -Finanziamenti ad hoc -sovvenzioni PRIVATE -sponsorizzazioni -cessione marchi -diritti d immagine FONTI DI FINANZIAMENTO BIGLIETTAZIONE -per singola attrazione -per l intero evento MECENATISMO -donazioni -sovvenzioni Ferrari, 2006

7 Fase 0: Percorso Ideativo 1. Ricerca dei materiali 2. Catalogo e Agenda 3. Primo Scenario (simboli e nodi in forma di appunti) 4. Drammaturgia dell evento: - tempo: unicum / ricorrenza tradizionale o nuova / appuntamento singolo in una stagione / continuum - spazio: luoghi culturali/non culturali; scena frontale/circolare/itinerante 5. Memo Finale (che cosa/con chi/perché/per chi/come/dove/quando) 6. Idea-Progetto 7. Link con Altre Componenti (progettazione/mktg/comunicaz.)

8 Ciclo di Vita Evento Culturale Fase 1 Ideazione Fase 2 Attivazione Fase 3 Pianificazione Fase 4 Attuazione Fase 6 Valutazione Fase 5 Completamento

9 Soggetti coinvolti nel project management di un evento culturale Altri eventi Sponsor locali Sponsor nazionali Interesse nazionale Governo locale Proprietari delle strutture Promotore Governo nazionale Interesse locale Media locali Media nazionali Altre strutture

10 Fase 1 Ideazione 1. Definizione ruolo strategico evento Origini, premesse, esigenze di partenza Missione Traguardo finale / Vision Obiettivi (SMART) principali e collaterali Risultati attesi Stakeholders Target Contesto di riferimento Coerenza con il profilo strategico del committente

11 Fase 1 Ideazione 2. Analisi del contesto e dell arena competitiva 3. Palinsesto delle attività Evento X Roma, 15 giu Protomoteca del Campidoglio Pax: 200 seduti Quando Cosa Dove Ore 9.00 Saluto del Sindaco Protomoteca Ore 9.30 Inizio lavori Ore Coffee Break Spazio antistante la Protomoteca Ore Ripresa lavori Protomoteca Ore Chiusura lavori Ore Lunch Terrazza Caffarelli

12 Fase 2 Attivazione 2. Analisi di fattibilità Organizzativa Idee creative realizzabili? Risorse (quantità e skills) coerenti con le idee creative Forniture disponibili? Timing Tecnico-logistica Economico-finanziaria Disponibilità location Set-up location Impatto ambientale Sicurezza Logistica evento (ricettività, trasporti, ecc.) Costi/ricavi/BEA Struttura finanziaria Tipologia di ricavi/costi Marketing Comunicazione Target Prodotto/Prezzo Stakeholders Politiche/strumenti

13 Fase 2 Attivazione 3. Analisi opzioni strategiche (SWOT) 4. Determinazione Location e Periodo 5. Determinazione Linee Guida produttive 6. Documentazione di Progetto

14 Documenti di Progetto di un Evento Culturale Destinatari Strumento/Documento Fase progettuale Team Stakeholder (partner, finanziatori) Team Stakeholder Bozza di progetto Documento di progetto Ideazione Attivazione Pianificazione Attuazione Agenzie di comunicazione Brief creativo Attuazione Team Stakeholder (media) Team Stakeholder (partner, finanziatori) Dossier stampa Scheda (rider) tecnica Attuazione Attuazione Stakeholder Web site Attuazione Team Intranet Attuazione Stakeholder Kit pubblicitario, promozionale, edizioni Attuazione Stakeholder (partner, finanziatori) Documenti consuntivi e di rendicontazione Completamento Team Stakeholder (partner, finanziatori) Report di valutazione valutazione

15 Fase 3 Pianificazione Piano dei rischi Piano delle contingenze Documento di progetto Piano di produzione Idea-progetto Palinsesto delle attività Profilo strategico dell evento Attività azioni operative Tempi - GANTT Risorse umane e tecniche RAM Milestones Piano produz. tecnica Piano delle prove Piano delle burocracies Piano della logistica Piano della comunicaz. Piano Mktg Budget Piano di tesoreria Piano Economico Finanziario Piano di fund raising Relazioni finali Indicatori di valutazione Documenti di valutazione

16 Fase 3 Pianificazione 1. Costruzione dell archivio di progetto 2. Piano di produzione generale (project management).

17 Fase 3 Pianificazione Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare? 1 Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili? OBS progetto Uff. Gare Uff. Acquisti Sub-suppliers Uff. Tecnico Ditta X Ditta Y Ditta Z Passo 4 : Network Logica di progetto Passo 3 : RAM Assegnazione responsabilità WBS - Cena di gala Organizzazione Acquisti Preparazione Inviti Scelta sala Scelta menù Personale Cibi Bevande Vettovaglie Fiori Sala Cucina Cottura Servizio Resp. Progetto Dott. Galante Segreteria Sig.a Salvi Ufficio P.R. D.ssa Paoli Squadra Cucina 1 Chef Ufficio Servizi Sig. Ulivi Impresa di Trasporto Passo 5 : Diagr. di Gantt Master Diagr. di Gantt - Dettaglio BASELINE Squadra Camerieri Passo 6 : Piano delle risorse Passo 7 : Piano dei costi Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5

18 Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: WBS attività organizzative e di produzione specifica attività di reperimento e gestione economico-finanziaria attività contrattuali attività amministrative attività logistiche attività tecnico-allestitive attività di comunicazione

19 Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: OBS Event Coordinator G.De Leve MANAGEMENT STRUCTURE FOR THE DG RESEARCH EUROPEAN CONFERENCE PROJECT ASSISTANTS Quality Control Manager M. Liguori Organising Secretariat M. Marguglio Scientific Secretariat G. Roccetti Exhibition Manager M. De Vergottini EXTERNAL WORKFORCE Conference Stewards/Hostess team Intepreters Catering Service Sound and IT Technician

20 Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM La RAM è l ufficializzazione delle responsabilità di progetto. Nasce dall incrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS. Matrice delle responsabilità 1.4 Realizzazione WBS Realizzazione PM-IN Realizzazione altri corsi OBS DIREZIONE PROGETTO Poste Italiane Svil. contenuti PM-IN Sviluppo tecnico PM- IN Svil. contenuti PM-TS Realizzazione PM-TS Svil. tecnico PM-TS x Realizzazione PM-xx Poste Italiane DCRUO Formazione Eureka Service idem E-ducation

21 Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: RAM Attività RU1 RU2 RU3 RU4 RU5 RU6 Analisi R A I C C Definizione I A C R Gestione R A I S Monitoraggio R A I C C S R = responsabile A = approva S = supporta C = consultato I = informato V = verifica

22 Fase 3 Pianificazione 2. Piano di produzione generale: GANTT Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto. Mostra la collocazione temporale delle attività pianificate Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT Attività 5

23 Fase 3 Pianificazione 3. Piano economico-finanziario Piano Economico Piano Finanziario Budget Piano di tesoreria Costi Ricavi Flussi di cassa in uscita Flussi di cassa in entrata Piano di Fund Raising

24 Fase 3 Pianificazione 3. Piano economico-finanziario: business model Costi - idea-progetto, artistici, ideazione e contenuti - tecnico-allestitivi - logistici - organizzativi - comunicazione - funzionamento e spese generali Ricavi -Commerciali - finanziamenti pubblici - finanziamenti privati - finanziamenti internazionali

25 Fase 3 Pianificazione 4. Piano delle burocracies: - cosa/chi (location, svolgimento evento, permessi di lavoro, movimento merci, comunicazioni/informative di rito) - Action Plan 5. Piano della contingenza: piano dei rischi

26 Fase 4 Attuazione Fase 5 Completamen to Fase 6 Valutazione Valutazione verso gli Stakeholder Valutazione verso il Team