L organizzazione di un congresso. preliminare, la scelta. grado di esposizione al rischio. Prof.ssa Claudia Maria Golinelli

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1 L organizzazione di un congresso internazionale: il progetto preliminare, la scelta dell impostazione i negoziale ed il grado di esposizione al rischio

2 L organizzazione di un CI Il prodotto congressuale Complesso di beni e di servizi prodotti e/o erogati dai diversi partecipanti alla filiera coordinata da un nodo strategico (PCO) le fasi fase di concezione fase di definizione o di candidatura (bidding) fase di impostazione fase di sviluppo fase di realizzazione dell evento fase post congressuale

3 LE FASI DEL PROGETTO CONGRESSUALE Concezione Definizione Impostazione Sviluppo Realizzazione Post-evento Identificazione del bisogno Creazione del LOC Proposta di una location Definizione del format WBS dell evento Piano dei tempi (GANTT o PERT) Piano dei costi e BEP Erogazione servizi di back end Erogazione servizi di front office Studio di fattibilità tecnica Definizione di un budget sintetico Candidatura Affidamento al PCO Definizione contratti Acquisizione forniture esterne Strutturazione impianto organizzativo Gestione flussi finanziari Acquisizione feed back Valutazione risultati Attivazione di strumenti virtuali a supporto della community of practice

4 Fase 1: concezione Il CI è un evento ripetitivo (tempo) e itinerante (spazio) cadenza annuale sedi diverse La scelta della sede in cui si terrà l evento avviene con il supporto del comitato nazionale locale ovvero del Local Organising Committee (LOC)

5 Fase 2: definizione o candidatura (bidding) Soggetto promotore (LOC) PCO collaborano Elaborazione di un progetto preliminare i analisi economico-tecnica (condizioni di fattibilità) determinazione del budget (condizioni di realizzabilità) Esito positivo LOC affida al PCO organizzazione e sfruttamento economico dell evento (appalto o cessione)

6 Fase 3: impostazione Determinazione dei contenuti e delle modalità del prodotto congressuale format del prodotto/servizio progetto sottoprogetti comunicazione press infrastrutture mostra conferenza attività operative coinvolgimento i di soggetti terzi

7 Fase 4: sviluppo sottoprogetti comunicazione press infrastrutture mostra conferenza attività operative Dettaglio tecnico delle attività operative acquisizione forniture esterne perfezionamento dei contratti Controllo tempi costi

8 Fase 5: realizzazione dell evento Momento della verità Attività di front office Coinvolgimento e interazione tra tutti i soggetti organizzatori e fruitori Successo dell evento

9 Fase 6: post congressuale Conclusione dell evento Grado di soddisfazione Risultati economici Risultati tecnico-scientifici qualità percepita = qualità ricercata

10 Il progetto preliminare L organizzazione congressuale presuppone una serie di verifiche preliminari i i di fattibilità mercatistiche tecniche Valutazione dei segmenti potenziali di utenza (numerosità dei partecipanti) Verifica delle capacità strutturali e della disponibilità di fruizione Incidenza sul flusso di cash-flow Adeguatezza del format alla manifestazione i

11 .. della fattibilità tecnica L adeguatezza del format dell evento va letta in ottica di sistema prodotto/servizio generico sede dell evento servizi alla sede servizi ai partecipanti. ampliato programmi collaterali spettacoli.

12 FORMATO EVENTO LOCATION - SITE DOVE? VENUE - FACILITY ACCOMMODATION

13 Cosa tenere presente? Eventi di persone media durata Eventi oltre le 2000 persone lunga durata Sedi congressuali alberghiere Palacongressi Dimore storiche Centri congressuali fieristici

14 Palacongressi CONVENTION CENTRE Si caratterizzano per: Ampi spazi espositivi Ampi spazi multifunzione con pareti modulari e senza posti fissi per avere la massima flessibilità

15 Sede congressuale alberghiera CONVENTION HOTEL Offrono spazi congressuali ampi spazi espositivi meno ampi full-service capacità di gestire i last-minutes camere in-house

16 Il budget sintetico di candidatura RICAVI Criterio di definizione in fase di candidatura Ripartizione percentuale costi QUOTE DI PARTECIPAZIONE Stima n. partecipanti per valore quota al valore storico rivalutato VENDITA SPAZIO MOSTRA SPONSORIZZAZIONI COSTI Previsioni mq da commercializzare per valore mq. al valore storico rivalutato Previsioni PROMOZIONE E COMUNICAZIONE Analisi dati storici rivalutati 5% INFRASTRUTTURE ED ALLESTIMENTI Previsioni costo delle alternative presentate 30% STAMPATI Analisi dati storici 10% SERVIZI AI PARTECIPANTI Analisi dati storici 15% COSTO RELATORI Previsione soluzione prevista 8% COMPENSO ASSOCIAZIONE Analisi dati storici 10% INTERNAZIONALE COMPENSO LOC COSTO PCO Offerta PCO 10% MANIFESTAZIONI SOCIALI Preventivi soluzioni proposte 12%

17 Costi e ricavi del budget sintetico costi ricavi dati storici per i costi relativi ai servizi standard dell evento specifiche voci di spesa (preventivi) relative alla particolare destinazione congressuale quote di partecipazione i vendita degli spazi espositivi sponsorizzazioni STRUTTURA gestione caratteristica Quote di partecipazione Promozione e comunicazione, infrastrutture, press, servizi, manifestazioni sociali Vendita spazio mostra Compensi Associazione internazionali e spettanze CO Sponsorizzazioni Spettanze PCO

18 La cessione del congresso RICAVI Quote di partecipazione COSTI Costi esterni di fornitura Costi interni del progetto e del servizio Vendita spazio mostra Commissioni alberghiere Diritti di agenzia Spettanze CO Eventuale addizionale di costi invenduto alberghiero Servizi self-supporting Spese per servizi self-supporting Il PCO affronta il cosiddetto rischio di esercizio del tipo produzione su commessa

19 L appalto del congresso RICAVI Compenso PCO: fisso o variabile Ricavi di vendita servizi interni COSTI Costi acquisto servizi esterni Costi di realizzazione servizi interni Ricavi di vendita servizi esterni Servizi self-supportingsupporting Spese per servizi self-supportingsupporting Il PCO affronta un duplice rischio : di esercizio di mercato

20 Le situazioni contrattuali intermedie Tali soluzioni contrattuali sono caratterizzate da: cessione parziale dello sfruttamento economico dell evento clausole di garanzia pro PCO Tipologie di garanzia al PCO numero minimo partecipanti compenso minimo rimborso di numero stabilito di depositi alberghieri nel caso di invenduto ricettivo

21 Contratti intermedi: struttura dei costi e dei ricavi RICAVI Quote di partecipazione con minimo garantito Eventuale compenso minimo pro PCO (forfettario) Sponsorizzazioni, vendita spazi espositivi Commissioni alberghiere e diritti di agenzia Servizi self-supporting COSTI Costi esterni di fornitura + Costi interni di realizzazione servizio Spettanze CO: Compenso forfettario + eventuale partecipazione agli utili Eventuale addizionale di costo per invenduto alberghiero Spese per servizi self-supporting

22 Il budget da allegare al contratto RICAVI DETTAGLIO Variabilità dei costi in funzione dei partecipanti PARTECIPANTI ESPOSIZIONE SPONSORIZZAZIONI Quote di partecipazione Vendita stand Sponsorizzazioni COSTI PROMOZIONE E COMUNICAZIONE Presenza ad altre manifestazioni Locandine e manifesti Pubblicità sui media Elaborazione mailing Copertura stampa.

23 continua.. Il budget da allegare al contratto INFRASTRUTTURE ED ALLESTIMENTI Sale congressuali Centro diapositive Uffici Spazio espositivo Area registrazione Fisso e/o variabile Area catering Variabile Area poster Allestimenti Variabile Fisso e variabile STAMPATI Linea grafica I annuncio Programma preliminare Programma finale Vari Variabile Variabile Variabile

24 continua.. Il budget da allegare al contratto SERVIZI AI PARTECIPANTI COSTO RELATORI COSTI DI ORGANIZZAZIONE MANIFESTAZIONI SOCIALI Programma scientifico Registrazioni ed iscrizioni Materiale congressuale Traduzioni Pausa caffè Colazione di lavoro Trasporti Sicurezza Assicurazione Ospitalità Viaggi e trasferimenti Assicurazione Variabile Variabile Variabile Variabile Variabile Variabile Variabile Fisso e variabile Variabile Variabile Variabile Variabile Costo LOC e Associazione Internazionale Fisso e/o variabile Costo PCO Fisso e/o variabile Staff durante l evento Cena del presidente Variabile Variabile Cena di gala Prof.ssa Claudia Altre Maria Golinelli Variabile Variabile

25 La valutazione del BEA: appalto R,C Ipotesi: compenso forfettario fisso e i e+i MC Mse Msi Cff Cff = Mse = Msi = MC = compenso forfettario fisso al PCO N mark-up o commissione sui servizi acquistati dal PCO presso terzi margine sui servizi realizzati internamente margine di contribuzione del progetto alla copertura dei costi di struttura

26 La valutazione del BEA: appalto RC Ipotesi: compenso variabile in relazione al numero partecipanti ti MC vp i + e + vp e i N Mse Cvp Msi Cvp = compenso variabile al PCO Mse = mark-up o commissione sui servizi acquistati dal PCO presso terzi Msi = MC = margine sui servizi realizzati internamente margine di contribuzione del progetto alla copertura dei costi di struttura

27 La valutazione del BEA: cessione R RC MC CV Q CV Q - CV -CF+RM+RS N -CF+RM+RS = Q = cv = Intercetta tra MC e asse delle ordinate Quota di partecipazione Costi variabili interni e di acquisto servizi esterni

28 Valutazione comparativa con il BEA RC Punto di indifferenza tra i contratti MC cessione MC appalto -CE+RS+RA NE N La problematica rimane aperta relativamente alla stima del numero di partecipanti

29 GESTIONE DEL RISCHIO NELL IMPRESA CONGRESSUALE (1/2) R,C R,C Q Q,T Da gestione statica ti a Gestione dinamica i del prezzo

30 GESTIONE DEL RISCHIO NELL IMPRESA CONGRESSUALE (2/2) R,C R,C Q Q,T Da gestione statica ti a Gestione dinamica i dei costi

31 FASI DI IMPOSTAZIONE E SVILUPPO DEL PROGETTO CONGRESSUALE

32 L APPROCCIO PER PROGETTI DELL IMPRESA CONGRESSUALE Capacità dinamiche ROUTINE A B C D E PROGE ETTI / CO ONGRES SSI

33 Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare? 1 Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili? OBS progetto Uff. Gare Uff. Acquisti Sub-suppliers Uff. Tecnico Ditta X Ditta Y Ditta Z Passo 4 : Network Logica di progetto Passo 3 : RAM Assegnazione responsabilità WBS - Cena di gala Organizzazione Acquisti Preparazione Inviti Scelta sala Scelta menù Personale Cibi Bevande Vettovaglie Fiori Sala Cucina Cottura Servizio Resp. Progetto Dott. Galante Segreteria Sig.a Salvi Ufficio P.R. D.ssa Paoli Squadra Cucina 1 Chef Ufficio Servizi Sig. Ulivi Impresa di Trasporto Squadra Camerieri Passo 5 : Diagr. di Gantt Master Diagr. di Gantt - Dettaglio Passo 6 : Piano delle risorse Passo 7 : Piano dei costi Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 Attività 5

34 L IMPOSTAZIONE DEL CONGRESSO: WBS (1/2) Congresso Comunicazione Press Allestimento Mostra Conferenza

35 L IMPOSTAZIONE DEL CONGRESSO: WBS (2/2) Comunicazione Press Allestimenti Mostra Conferenza Campagna pubblicitaria di informazione Messaggistica promozionale Sede conferenza Spazio Servizi a partecipanti Produzioni editoriali Copertura stampa Sede spettacolo Allestimenti Alberghi Produzioni audio -video Conferenze stampa Sede cena gala Promozione commerciale Eventi sociali Atti Presenza stampa Altre sedi Trasporti

36 RUOLI CHIAVE NELLA GESTIONE DEL PROGETTO DIRETTORE DI PROGETTO RESPONSABILE DEL CLIENTE Analisi dell architettura del progetto Definizione dell impianto organizzativo Individuazione e attivazione delle risorse interne Individuazione e acquisizione delle risorse esterne Gestione in itinere del singolo congresso Analisi della commessa Valutazione della commessa rispetto al portafoglio Analisi delle esigenze del cliente Gestione della relazione ordinarie con il cliente Gestione delle eccezioni i

37 Organization breakdown structure Event Coordinator G.De Leve MANAGEMENT STRUCTURE FOR THE DG RESEARCH EUROPEAN CONFERENCE PROJECT ASSISTANTS Quality Control Manager M. Liguori Organising Secretariat M. Marguglio Scientific Secretariat G. Roccetti Exhibition Manager M. De Vergottini EXTERNAL WORKFORCE Conference Stewards/Hostess team Intepreters Catering Service Sound and IT Technician

38 Responsability Assignment Matrix La RAM è l ufficializzazione i li i delle responsabilità di progetto. Nasce dall incrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS. Matrice delle responsabilità 1.4 Realizzazione WBS Realizzazione PM-IN Realizzazione altri corsi OBS DIREZIONE PROGETTO Poste Italiane Svil. contenuti PM-IN Sviluppo tecnico PM- IN Svil. contenuti PM-TS x x Realizzazione PM-TS Realizzazione PM-xx Svil. tecnico PM-TS Poste Italiane DCRUO Formazione Eureka Service idem E-ducation

39 Responsability Assignment Matrix Attività RU1 RU2 RU3 RU4 RU5 RU6 Analisi R A I C C Definizione I A C R Gestione R A I S Monitoraggio R A I C C S R = responsabile A = approva S = supporta C = consultato I = informato V = verifica

40 Cronoprogramma (GANTT) Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto. Mostra la collocazione temporale delle attività pianificate Attività 1 Attività 2 Attività 3 Attività 4 GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT Attività 5