GESTIONE DEL SIMPOSIO AFI

Transcript

1 PER LA QUALITA 05 21/01/ GESTIONE DEL SIMPOSIO AFI 1. Scopo 2. Campo d applicazione 3. Attività e Responsabilità 4. Flusso delle attività 5. Valutazione della soddisfazione dei Soci e degli Sponsor 6. Documentazione Rev. Modifiche Apportate 01 Emissione Documento 02 Aggiornamento testo e flusso delle attività 03 Revisione procedura nel punti Revisione per adeguamento alla norma ISO 9001: Revisione generale per scadenza triennale Redazione Verifica Approvazione Gruppo Qualità in AFI Gian Carlo Rugginenti Alessandro Rigamonti

2 PER LA QUALITA 05 21/01/ Scopo Lo scopo della presente procedura è definire le attività che devono essere svolte al fine di ottenere lo svolgimento ottimale, in termini di efficacia ed efficienza, del Simposio annuale dell AFI. 2. Campo d applicazione La procedura si applica a tutte le attività correlate all organizzazione del Simposio annuale (fase di preparazione, fase operativa, fase logistica e fase di chiusura della manifestazione). 3. Attività e responsabilità Per l attivazione del Simposio, il Presidente, che è il Coordinatore Generale, nomina e presiede il Comitato Guida, costituito con la partecipazione di associati e personaggi competenti da lui scelti. Al Comitato Guida sono demandati i compiti di definire e sottoporre alla approvazione del Consiglio Direttivo quanto segue: argomento e titolo del Simposio; nomina del/i Responsabile/i Comitato Scientifico; nomina del/i Responsabile/i Comitato Organizzativo; nomina del Responsabile Comitato Poster; scelta dell Agenzia (outsourcing); scelta della località e sede; scelta della data; scelta del tema della Sessione plenaria (di competenza del Presidente in accordo con il Comitato Guida ed il Consiglio Direttivo); approvazione di temi e Relatori proposti per le Sessioni tecniche (da definire a cura del Comitato Scientifico); approvazione dei Relatori dell Autorità Sanitaria e di altri Enti per Sessioni tecniche (di competenza sia del Presidente che del Comitato Scientifico); designazione membri Comitato inaugurazione Stand (di competenza sia del Presidente che dei responsabili dei Comitati). Il Presidente ha le seguenti responsabilità, per le quali può avvalersi delle necessarie collaborazioni: scegliere il Moderatore e i Relatori per la Sessione Plenaria; approvare i temi delle Sessioni tecnico-scientifiche; approvare i nominativi dei Moderatori e Relatori delle sessioni tecnico-scientifiche; inviare lettere per gli invitati (Moderatori e Relatori); approvare il Programma del Simposio e dei Workshop; definire gli aspetti economici e le quote d iscrizione, in collaborazione con l Agenzia; predisporre il materiale da consegnare ai congressisti;

3 PER LA QUALITA 05 21/01/ definire i premi da assegnare e le personalità da premiare; scegliere formato e grafica della locandina; preparare la relazione introduttiva all apertura del Simposio e della Sessione Plenaria definire modalità di premiazione; predisporre ed inviare le lettere di invito e di ringraziamento ai Moderatori e Relatori, dopo l effettuazione del Simposio; far eseguire le statistiche sui risultati della manifestazione; sottoporre per approvazione al Consiglio Direttivo il programma definitivo del Simposio. Su proposta del Presidente, il Coordinatore del Comitato Scientifico e i Responsabili delle Sessioni, come referenti di tutte le attività, hanno la responsabilità di: scelta dei temi delle Sessioni tecnico-scientifiche (con approvazione del Coordinatore Generale); formulazione calendario Sessioni tecnico-scientifiche (in collaborazione con Comitato Organizzatore e Coordinatore Generale); scelta delle Aziende e dei calendari di Workshop; scelta dei Moderatori e dei Relatori delle sessioni (approvato da Coordinatore Generale); stesura programma finale Simposio (approvato da Coordinatore Generale); indicazione al Coordinatore Generale dei Relatori dell Autorità Sanitaria e di altri Enti per Sessioni tecniche (in collaborazione con Delegati per rapporti con Enti); gestione della riunione di presentazione ai Soci straordinari (in collaborazione con Comitato Organizzatore e Agenzia); collaborazione con il Coordinatore Generale per la istituzione Premi e designazione premiati e consegna premi; preparazione e invio lettere di invito e di ringraziamento ai Moderatori e trasmissione di copia al Coordinatore Generale; verifica completezza dei testi e programmi preparati per la pubblicazione della Locandina, AFINFORMA e delle relazioni o resoconti sul Simposio; sostegno ai Moderatori nella fase operativa sia di preparazione che di svolgimento delle sessioni; collaborazione e trasferimento di informazioni al responsabile Commissione Comunicazione e Stampa; collaborazione con il responsabile sessione Poster per la raccolta dei riassunti e testi integrali; collaborazione con il Comitato Organizzatore; comunicazione dei nominativi e degli indirizzi completi dei Moderatori e Relatori all Agenzia; collaborazione con il Comitato Organizzatore per il buon esito dell inaugurazione dei Punti d Incontro e per la soddisfazione degli Standisti/Sponsor; definizione delle Sessioni per le quali si istituisce la pratica per ottenere i crediti per l ECM. Il Coordinatore Generale, su proposta del/i Coordinatore/i del Comitato Scientifico, nomina i Moderatori delle Sessioni, i quali, hanno la responsabilità di:

4 PER LA QUALITA 05 21/01/ collaborare con il Coordinatore Scientifico per la scelta degli argomenti da sviluppare nelle sessioni tecnico-scientifiche; ricercare i Relatori idonei; definire il piano della sessione assegnata; partecipare alle riunioni indette dal coordinatore del Comitato Scientifico; raccogliere di ogni Relatore: curriculum vitae, titolo della relazione, sede di lavoro, riassunti e testi integrali da trasmettere sia al coordinatore che alla Segreteria AFI; inviare lettera di invito ad ogni Relatore; comunicare i nominativi e gli indirizzi dei Relatori all Agenzia; gestire le riunioni per la preparazione e chiusura della fase preparatoria della sessione collaborare alla verifica dell esattezza della bozza di locandina (vedi Procedura n. 18 Gestione delle locandine per attività culturali e di formazione AFI ); gestire la sessione operativamente durante il Simposio. Il Comitato Organizzatore ha la responsabilità di: definire strategie per la divulgazione delle iniziative AFI; preparare le lettere da inviare ai Soci Straordinari e potenziali Sponsor per la prenotazione sia degli Stand che per le offerte di servizio; organizzare e gestire le riunioni di presentazione ai Soci straordinari (in collaborazione con il Comitato Scientifico e l Agenzia); realizzare il materiale promozionale per gli Sponsor ( CD-R in collaborazione con Agenzia); collaborare a redigere, tradurre, correggere le bozze e stampare i programmi (I e II) in collaborazione con Comitato Scientifico ed il Coordinatore Generale; collaborare a redigere, correggere e stampare le schede per l iscrizione congressisti, prenotazione alberghiera e partecipazione ECM (in collaborazione con Agenzia) (vedi Procedura n. 11 Accreditamento eventi formativi AFI ai programmi ECM ); collaborare con il responsabile Poster per allestimento del Modello per riassunti e Poster e schede presentazione poster. Il Comitato Organizzatore ha inoltre la responsabilità di: collaborare all allestimento delle borse con la documentazione per gli iscritti; supervisionare l allestimento e la funzionalità della sede del Simposio e degli Stand, in collaborazione con l Agenzia; verificare la presenza e la funzionalità delle apparecchiature necessarie nelle sale (es. computer, proiettori, microfoni, ecc.), in collaborazione con l Agenzia; verificare lo stato di pulizia degli ambienti (es. area stand, sale riunione, servizi, ecc.) in collaborazione con l Agenzia; organizzare la visita di inaugurazione dei Punti di incontro anche con il fotografo; provvedere a divulgare le necessarie informazioni logistiche (es. variazioni di orari, ecc.); inviare lettere di ringraziamento agli Sponsor; prendere visione dei risultati statistici, derivanti dai moduli di soddisfazione Sponsor e Congressisti elaborati dal Gruppo Qualità in AFI;

5 PER LA QUALITA 05 21/01/ vigilare sulle attività demandate all Agenzia. La Commissione Comunicazione e Stampa dell AFI ha la responsabilità di: collaborare nella fase di pubblicazione delle informazioni sul Simposio; redigere l AFINFORMA inserendo le notizie sul tema ed eventuali altri articoli; diffondere le notizie attraverso la stampa ed il sito AFI; attivare il rapporto con l editore per la stampa e diffusione del volume AFI sulle BPF (quando previsto); attivare i contatti con giornalisti e reti informative prima e durante lo svolgimento del Simposio; far pubblicazione di resoconti e relazioni dopo il Simposio (con approvazione del Comitato Scientifico e del Coordinatore Generale ). Il Coordinatore Sessioni Poster ha la responsabilità di: nominare i Moderatori delle Sessioni Poster unitamente al Comitato Scientifico; raccogliere e valutare i Poster; raccogliere e valutare i riassunti ed i testi integrali delle relazioni con la collaborazione del Comitato Scientifico; collaborare nella fase di allestimento della Locandina, degli Atti per l inserimento dei riassunti; collaborare nella fase di allestimento spazio dedicato ai Poster (in collaborazione con Agenzia e Azienda montaggio Stand); costituire un nucleo di valutazione per l assegnazione dei Premi riservati ai migliori Poste; sulla base delle indicazioni del nucleo di valutazione, designare i poster da premiare; collaborare nella fase di consegna premi; inviare le lettere agli espositori dei Poster. I Delegati dell AFI per rapporti esterni con le Associazioni devono: mantenere i contatti organizzativi con le Associazioni partecipanti alla realizzazione del Simposio. I Delegati per i rapporti esterni con Enti Istituzionali e privati devono: mantenere contatti organizzativi con gli stessi quando inviano loro dirigenti o funzionari come Relatori. I Coordinatori per l accreditamento ECM hanno la responsabilità di: attivare le azioni necessarie per la raccolta dei documenti da produrre al Ministero con la collaborazione del Comitato Scientifico ( programma delle sessioni, curriculum vitae, rias-

6 PER LA QUALITA 05 21/01/ sunti, questionari, test di apprendimento) (vedi Procedura n. 11 Accreditamento eventi formativi AFI ai programmi ECM ); eseguire le azioni previste per la richiesta di accreditamento delle sessioni interessate; trasmettere in sede AFI i punteggi ottenuti; verificare ed accettare le iscrizioni; valutare l apprendimento; compilare la pratica di chiusura per ottenere il riconoscimento e la certificazione; far inviare le lettere agli iscritti con gli esiti. L Agenzia ha la responsabilità di: proporre alla Presidenza le sedi di attività congressuali, gli alberghi, i ristoranti, ecc.; allestire incontro con gli Sponsor e Soci Straordinari; raccogliere le iscrizioni dei partecipanti al Simposio; raccogliere le adesioni e prenotazioni Stand; realizzare la scheda di iscrizione, di prenotazione alberghiera, Poster e partecipazione ECM (in collaborazione con Comitato organizzatore e Scientifico); raccogliere iscrizioni al Simposio; raccogliere iscrizione per accreditamento ECM e la documentazione necessaria per istituire la pratica (vedi Procedura n. 11 Accreditamento eventi formativi AFI ai programmi ECM ); preparare in PDF la locandina dal programma pervenuto dal Comitato Scientifico (vedi Procedura n. 18 Gestione delle locandine per attività culturali e di formazione AFI ); spedire la documentazione; collaborare all allestimento degli Atti; collaborare alla raccolta del materiale e strumenti necessari in sede congressuale; raccogliere le iscrizioni dei Soci straordinari (in collaborazione con Agenzia); assegnare gli Stand agli Sponsor; verificare la presenza e la funzionalità delle apparecchiature necessarie nelle sale (es. computer, proiettori, microfoni, ecc.), in collaborazione con il Comitato organizzatore); contattare i responsabili dell Ente fieristico per definire le azioni di competenza e dei servizi da prevedere; contattare le Aziende per il montaggio/allestimento degli Stand; reperire eventuali traduttori simultanei; reperire l Agenzia fotografica; organizzare l accoglienza degli iscritti negli alberghi; organizzare i servizi di trasporto necessari; supervisionare allestimento e funzionamento sede del Simposio, degli Stand e dei ristoranti; gestire la Segreteria congressuale; provvedere all accoglienza degli ospiti per quanto necessario e richiesto; gestire nel migliore dei modi i contatti con alberghi, ristoranti e sede del Simposio; preparare i moduli per la valutazione sulla soddisfazione degli Sponsor e dei Congressisti; sollecitarne la restituzione con avvisi puntuali; raccogliere i moduli distribuiti per conoscere la soddisfazione degli Sponsor e dei Congressisti;

7 PER LA QUALITA 05 21/01/ riportare in sede AFI quanto necessario per le attività post-congressuali. 4 Flusso delle attività Presidente AFI Coordinatore Generale Nomina Comitato Guida Nomina Coordinatori di: Comitato Scientifico, Organizzativo e Poster Consiglio Direttivo Nomina Membri di: Comitato Scientifico, Organizzativo e Poster Agenzia (outsourcing) Organizzazione Simposio Attuazione Simposio

8 PER LA QUALITA 05 21/01/ Valutazione della soddisfazione dei Soci e degli Sponsor Viene effettuata la valutazione della soddisfazione dei Soci e degli Sponsor partecipanti al Simposio attraverso la compilazione di un questionario preparato ad hoc che, in funzione dei risultati (es. osservazioni, ecc,), vengono intraprese le opportune azioni di miglioramento. 6 Documentazione Tutta la documentazione citata nella presente Procedura viene conservata a cura della Segreteria AFI per un periodo di almeno 3 anni.