Workshop. Servizi compresi nella quota di partecipazione. Gran festival del workshop

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1 PIANO DI MARKETING

2 L obiettivo di questi spunti è favorire la visibilità attraverso la partecipazione ad ExpoTraining. In qualità di organizzatori, sentiamo il dovere di facilitare il contatto con il mercato di rifermento dei nostri espositori. Per questo, abbiamo sviluppato una serie di strumenti, oltre l area espositiva, volti a favorire il contatto con gli attori decisionali che acquistano la formazione. Marketing

3 Servizi compresi nella quota di partecipazione Gran festival del workshop L organizzatore, al fine di garantire ai visitatori un opportunità di aggiornamento, ha deciso di dedicare uno spazio apposito di sale per organizzare delle pillole formative. Questo strumento consente all espositore di far toccare con mano la materia oggetto della formazione ai potenziali utilizzatori. Durante la manifestazione verranno organizzati circa 40 momenti della durata di 2 ore. I temi in oggetto sono riportati nell allegato area workshop. Chi si può candidare come relatore? Si possono candidare i formatori degli espositori, proponendo all organizzatore il tema del workshop. A sua volta l organizzatore si riserva la facoltà di accettare la proposta. Come candidarsi? Compilando l allegato area workshop entro il 10 ottobre e inviarlo a segreteria@expotraining.it, indicando nell oggetto la parola workshop. Workshop

4 Spunti idee e stimoli per il piano di marketing della partecipazione alla fiera Come deve essere tenuta la lezione? Essendo un momento formativo, le aspettative dei partecipanti, non sono quelle di vivere una mera presentazione di un corso, ma di portare a casa un aggiornamento o una maggior conoscenza di una materia, pertanto verranno esclusi dalla partecipazione coloro i quali proporranno esclusivamente una mera presentazione. Il portale di ExpoTraining nella sessione cerca corsi Abbiamo creato un apposita area finalizzata a pubblicare i corsi o i servizi dei nostri espositori. Per inserire il logo e la descrizione compilare l apposito modello cerca corsi. Workshop Il piano di marketing della partecipazione ad una fiera si articola nelle fasi principali: La fase esecutiva ( i 2 mesi prima) 1. Selezionare la squadra che formerà lo staff 2. Stabilire una riunione per definire puntualmente gli obiettivi della partecipazione alla fiera e definire lo spazio necessario per conseguire gli obiettivi stabiliti 3. Stabilire se è necessario organizzare un evento speciale all interno della manifestazione 4. Pianificare dimostrazioni, presentazioni, giochi. Inoltre, ricordate che per l utilizzo della musica è necessario pagare i diritti SIAE 5. Definire il piano pubblicitario e di comunicazione a supporto della partecipazione 6. Selezionare i fornitori: allestitore, studio di grafica, ecc 7. Stabilire il programma di follow-up post evento in modo da far fruttare al meglio i contatti ottenuti durante l evento (pubbliche relazioni e cross selling con i già clienti, visite commerciali con i prospect) 8. Confermare all ente organizzatore lo spazio necessario e segnalare eventuali interessi a vicinanze o lontananze da altre società espositrici presenti 9. Fare il briefing (passare le consegne) all allestitore e a chi farà la grafica sia dello stand che delle comunicazioni e pubblicità a supporto. E necessario condividere le informazioni raccolte sulla tipologia di partecipanti, caratteristica del mercato, presenza o meno dei concorrenti diretti e obiettivi aziendali da raggiungere con la partecipazione. Verificarne puntualmente l avanzamento lavori 10. Elaborare un diagramma di flusso che visualizzi le scadenze delle attività più critiche

5 La fase esecutiva (i 2 mesi prima) 11. Organizzare trasporti e pernottamenti per il personale e gli eventuali ospiti 12. Prenotare gli impianti audio/video a complemento dell allestimento (monitor presentazioni, lead pubblicitari, sistemi automatici di registrazione presenze, linea telefonica, potenza elettrica aggiuntiva) 13. Prenotare il catering 14. Predisporre una lista di potenziali clienti 15. Creare la comunicazione e scadenzare l invio dei messaggi di invito (mailing cartaceo e/o ing, landing page e registrazione sul sito web, lettere di conferma pre-registrazione ) 16. Preparazione gadget: scelta e personalizzazione 17. Inserire sul proprio sito la partecipazione alla fiera La fase esecutiva (il mese precedente) 1. Preparare il programma di formazione per lo staff in fiera. Stabilire chi fa che cosa e quando allo stand 2. Raccogliere e creare il materiale di comunicazione da distribuire in fiera (brochure, scheda registrazione contatti, offerte e promozioni) 3. Impacchettare e spedire il materiale visivo Marketing

6 Quando si è in fiera 1. Verificare l allestimento dello stand, che tutto funzioni e che tutti gli accessori necessari siano a portata di mano 2. Distribuire in sala stampa il proprio materiale 3. Ultima verifica delle (eventuali) dimostrazioni e/o eventi speciali previsti 4. Quotidianamente verificare l avanzamento verso gli obiettivi stabiliti ed eventualmente produrre i cambiamenti necessari 5. Ritagliarsi il tempo per osservare ciò che i concorrenti stanno facendo 6. Saldare la quota di partecipazione e ritirare il Nulla Osta di uscita merci 7. A chiusura evento assicurare la protezione del materiale di valore fino all arrivo del trasportatore 8. Fare il back up dell elenco dei contatti registrati in fiera Attività per il dopo-fiera 1. Organizzare il prima possibile una riunione di valutazione prima che la memoria faccia brutti scherzi 2. Raccogliere e analizzare le informazioni sui contatti avuti 3. Avviare le attività di follow up sui contatti 4. Verificare la possibilità di depositare lo stand per un successivo riutilizzo 5. Monitorare il programma di follow-up 6. Stilare le raccomandazioni per migliorare alla prossima partecipazione Marketing

7 Patrocini Istituzionali Patrocini Associativi

8 ExpoTraining Via Olmetto, Milano T F W E segreteria@expotraining.it