Massimo Sbardelaro Presidente Vecomp Spa Pietro Pettene Responsabile prodotto PROFIS. Mercoledì 4 luglio

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1 Massimo Sbardelaro Presidente Vecomp Spa Pietro Pettene Responsabile prodotto PROFIS Mercoledì 4 luglio Vecomp Academy Via A. Dominutti, 2 Verona

2 Agenda 1. Dove eravamo rimasti? 2. Analisi Clienti e opportunità 3. Il tuo Cliente ha bisogno di una soluzione, meglio se integrata alle tue procedure PROFIS 4. HUB Sistemi Fatture e Sportello Fatture 5. Case History: e se il mio Cliente usa un proprio software gestionale? 6. I valori economici in campo 2

3 1.Dove eravamo rimasti? 3

4 Dove eravamo rimasti? Giugno 2014 Fatturazione PA (ministeri, enti previdenziali, ) Giugno 2016 Documenti di acquisto della PA Emilia Romagna tramite lo standard PEPPOL Luglio 2018 Obbligo Fatturazione B2B subappaltatori PA e cessioni carburanti Marzo 2015 Fatturazione PA (tutti enti pubblici) Gennaio 2017 Incentivi Fatturazione B2B Gennaio 2019 Obbligo Fatturazione B2B 4

5 Dove eravamo rimasti? Cosa cambia da GENNAIO 2019? Imprese e professionisti dovranno creare, trasmettere, ricevere, e conservare fatture solo digitalmente. Si tratta di una vera e propria rivoluzione che ha l obiettivo di accelerare la diffusione della digitalizzazione nelle aziende come leva per l efficienza 5

6 Dove eravamo rimasti? Trasmittente SDI Destinatario Emissione Firma digitale 1-Trasmissione fattura al SDI Controlli del SDI 2 -Notifica di scarto - ESITO + 2B-Trasmissione fattura al cliente 3 -Ricevuta di consegna 3b-Notifica di mancata consegna 10-Conservazione digitale 10-Conservazione digitale 6

7 Dove eravamo rimasti? Fasi del ciclo attivo Cliente Studio Inserimento dati fattura Generazione file fattura Firma digitale Trasmissione a SDI Ricevute e Notifiche Contabilizzazione fatture Conservazione digitale Fasi del ciclo passivo Cliente Studio Ricezione file fattura Verifica fattura Contabilizzazione Protocollazione Conservazione digitale 7

8 Dove eravamo rimasti? LA SCELTA DELLO STUDIO SULLA FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B: PRE-OCCUPARSENE O NON PRE-OCCUPARSENE 8

9 2. Analisi Clienti e opportunità 9

10 Analisi Clienti e opportunità PRIMA DI PROCEDERE ALL ANALISI DEI CLIENTI. 10

11 Analisi Clienti e opportunità I nuovi servizi che puoi erogare al tuo Cliente : - emissione di Fatture Elettroniche - emissione e trasmissione Fatture Elettroniche - ricezione delle Fatture Elettroniche - Conservazione Digitale dei documenti (in house oppure in outsourcing come alternativa al servizio fornito dall Agenzia delle Entrate) 11

12 Analisi Clienti e opportunità Quali gli strumenti Sistemi più adeguati da proporre ai tuoi Clienti 12

13 Analisi Clienti e opportunità I benefici della digitalizzazione per il tuo Studio Fase lavoro CICLO ATTIVO Attività eseguita ANALOGICO DIGITALE 1 Compilazione da remoto della fattura 2 Generazione della fattura 3 Verifica della fattura da parte dello studio Attività eseguita dal cliente in modalità analogica Attività eseguita dal cliente in modalità analogica Attività eseguita manualmente dallo studio Attività eseguita dal cliente Attività eseguita dal cliente Attività automatizzata 4 Generazione file di log Attività automatizzata 5 Firma digitale Attività automatizzata 6 Trasmissione a SDI Attività automatizzata 7 Ricevute e notifiche Attività automatizzata 8 Contabilizzazione delle fatture 9 Consultazione 10 Conservazione Attività eseguita manualmente dallo studio Attività eseguita manualmente dallo studio Conservazione analogica studio/cliente Attività automatizzata Attività eseguita dal cliente Conservazione digitale studio/cliente Fonte: i servizi contabili nell'era della digitalizzazione: il passaggio dalla contabilità analogica alla digitale e le opportunità per il commercialista. CNDCEC - Marzo

14 Analisi Clienti e opportunità Fase lavoro 1 Ricezione della fattura CICLO PASSIVO Attività eseguita ANALOGICO DIGITALE Attività eseguita manualmente da cliente e studio Attività automatizzata 2 Generazione file di log Attività eseguita dal cliente Attività automatizzata 3 Verifica della fattura da parte del cliente Attività eseguita dal cliente Attività eseguita dal cliente 4 Eventuale richiesta note di credito Attività eseguita dal cliente Attività eseguita dal cliente 5 Preparazione delle fatture per la contabilizzazione Attività eseguita manualmente dallo studio Attività automatizzata 6 Verifica delle fatture da parte dello studio Attività eseguita manualmente Attività eseguita dal cliente 7 Contabilizzazione delle fatture 8 Protocollazione 9 Consultazione 10 Conservazione Attività eseguita manualmente dallo studio Attività eseguita manualmente dallo studio Attività eseguita manualmente da cliente e studio Conservazione analogica studio/cliente Attività automatizzata Attività automatizzata Attività eseguita dal cliente/studio Conservazione digitale studio/cliente 14 Fonte: i servizi contabili nell'era della digitalizzazione: il passaggio dalla contabilità analogica alla digitale e le opportunità per il commercialista. CNDCEC - Marzo 2018

15 Analisi Clienti e opportunità Come emette le fatture il tuo Cliente? Definisci di cosa potrebbe aver bisogno il tuo Cliente 10% Studio che fattura per conto del Cliente con Word / Excel 12% Clienti che fatturano a mano 20% Clienti che fatturano con Word / Excel 50% Clienti che fatturano con un proprio gestionale 8% Non so 15

16 Analisi Clienti e opportunità Meglio se con uno strumento integrato! HUB Fatture GESTIONE FLUSSI FATTURA ELETTRONICA HUB SISTEMI FATTURE FATTURAZIONE PROFIS/az Fatture/Web SPORTELLO FATTURE CONTABILIZZAZIONE AUTOMATICA 16

17 Analisi Clienti e opportunità «ad ogni Cliente il suo» Elaborazione di differenti scenari di estensione dei propri servizi, attraverso la metodologia (tipica dei CRM) delle «opportunità» L'opportunità di servizio rappresenta una vendita potenziale a un cliente specificatamente individuato Configurazione preliminare Segmentare i clienti mediante le viste Le informazioni che definiscono l'opportunità sono: Il servizio potenziale oggetto di vendita il cliente Possibilità di distribuire supporti di comunicazione che lo studio potrà veicolare alle aziende clienti per spiegare i suoi nuovi servizi legati alla fattura elettronica Associare i clienti alle opportunità Scegliere i modelli di comunicazione Inviare ai clienti la comunicazione 17

18 Analisi Clienti e opportunità Supporti di comunicazione Modelli di comunicazione Pagina web Video 18

19 Analisi Clienti e opportunità Modelli di comunicazione Ad ogni opportunità di servizio può essere associato un modello di comunicazione in formato word. Sistemi distribuisce 5 diversi modelli: uno con tutti i servizi e uno per ciascun tipo di servizio 19

20 Analisi Clienti e opportunità Modelli di comunicazione: personalizzazione lo studio può scaricare e personalizzare con i suoi dati e con informazioni aggiuntive ogni modello di comunicazione 20

21 Analisi Clienti e opportunità Pagina web Nella pagina web è presente un video e le sezioni «Soluzioni» e «Normativa» che saranno costantemente aggiornate. Il link alla pagina web è anche proposto nei modelli di comunicazione. 21

22 Analisi Clienti e opportunità - I nuovi servizi che puoi erogare al tuo Cliente - Quali gli strumenti Sistemi più adeguati da proporre ai tuoi Clienti - I benefici della digitalizzazione per il tuo Studio - Come emette le fatture il tuo Cliente? - Definisci di cosa potrebbe aver bisogno il tuo Cliente - Meglio se con uno strumento integrato! -..ad ogni Cliente in suo! 22

23 3. Il tuo Cliente ha bisogno di una soluzione, meglio se integrata alle tue procedure PROFIS 23

24 Le soluzioni per i tuoi Clienti Fatture/Web PROFIS/az SPORTELLO FATTURE 24

25 Le soluzioni per i tuoi Clienti La fatturazione on line Soluzioni per la collaborazione Studio e Azienda: Fatture/Web Il nostro Studio vi mette a disposizione uno strumento facile per creare le fatture elettroniche ed è al vostro fianco per assistervi e insegnarvi. 25

26 Le soluzioni per i tuoi Clienti La fatturazione on line Soluzioni per la collaborazione Studio e Azienda: Fatture/Web PROFIS FattureWeb Fatturazione on line facile, soddisfa le esigenze di base, completa della gestione incassi, tutto integrato in Profis - Contratto fatturato allo Studio - La formazione la fa lo Studio, poi lo Studio forma i propri Clienti - Offerta per numero ditte - Offerta per numero documenti - I volumi sono controllati su base annuale NB: la soluzione è già disponibile in modo da iniziare già ad usarla con i Clienti! 26

27 Le soluzioni per i tuoi Clienti La fatturazione on line Soluzioni per la collaborazione Studio e Azienda: Fatture/Web Titolo Link per video-presentazione Emissione Fatture* Gestione incassi* Contabilizzazione Analisi dati *Emissione Fatture e Gestione Incassi potrebbero essere usati come presentazione al Cliente dello Studio 27

28 Le soluzioni per i tuoi Clienti Fatture/Web PROFIS/az SPORTELLO FATTURE 28

29 Le soluzioni per i tuoi Clienti La fatturazione conto terzi Soluzioni per lo Studio: 29

30 Le soluzioni per i tuoi Clienti La fatturazione conto terzi Soluzioni per lo Studio: Profis Vendite Gestione della fatturazione c/terzi da parte dello Studio professionale Gestisce DDT e più tipologie di scontistica Le fatture emesse sono: Condivise con il Cliente nello Sportello fatture automaticamente registrate in contabilità 30

31 Le soluzioni per i tuoi Clienti La fatturazione conto terzi Studio vs Vendite Funzionalità Fatturazione STUDIO Fatturazione Gestione Vendite Tipologia contabile soggetto fatturante Impresa Impresa Professionista Professionista Normale Normale Speciale (Associazioni sportive, Imprese Regime IVA ditta fatturante agrituristiche, Associazioni sindacali, Giochi e spettacoli) Autotrasportatori Autotrasportatori Avvisi di parcella Documenti di trasporto Fatture Fatture Tipo documento emesso Fatture elettroniche PA Fatture elettroniche PA Fatture di acconto Note di variazione (credito/debito) Nota anticipazione Note di variazione (credito/debito) Gestione ritenuta Sì Si Decimali (prezzo / quantità) Fissi (Due) Personalizzabili (Quattro) Sconto di riga No Sì Sconto di piede No Sì Maggiorazione onorari Sì No Importo minimo Si No Fondi Sì No Gestione Tabella Unità di misura No Si 31

32 Le soluzioni per i tuoi Clienti Fatture/Web PROFIS/az SPORTELLO FATTURE 32

33 Le soluzioni per i tuoi Clienti Gestionale on line Soluzioni per la collaborazione Studio e Azienda: PROFIS/az 33

34 Le soluzioni per i tuoi Clienti Gestionale on line Soluzioni per la collaborazione Studio e Azienda: PROFIS/az PROFIS/az La soluzione completa che risponde a diversi livelli di esigenze delle piccole e micro imprese - Offerta PROFIS AZ GA (contratto in capo all Azienda, assistenza Vecomp) - Offerta PROFIS AZ GA (contratto in capo allo Studio, assistenza Vecomp) - Offerta PROFIS AZ GA PLUS (contratto in capo allo Studio, assistenza Studio) - Offerta PROFIS AZ GA PLUS Vendite (contratto in capo allo Studio, assistenza Studio) Link per video-presentazione: 34

35 4. HUB Sistemi Fatture e Sportello Fatture 35

36 La gestione del ciclo attivo e passivo con HUB e SPORTELLO FATTURE La gestione della fatturazione elettronica richiede una specifica operatività sia per il ciclo Attivo che Passivo L utilizzo di soluzioni integrate consentono di ridurre l intervento manuale a favore di automatismi, risparmio di tempo e riduzione di errori HUB Fatture HUB SISTEMI FATTURE E il nuovo canale che automatizza e semplifica il processo di trasmissione e ricezione dei file XML e relative notifiche. E alternativo al canale PEC. Il servizio tecnologico, è attivo presso la Service Farm Sistemi e basato sulla tecnologia SDICOOP (Webservice). SPORTELLO FATTURE E la nuova piattaforma web per tutti quei clienti a cui lo studio offre già i servizi contabili. Lo Sportello Fatture è uno strumento di collaborazione studio-azienda incentrato sulla condivisione delle fatture e sulla gestione del loro ciclo di vita 36

37 La gestione del ciclo attivo e passivo con HUB e SPORTELLO FATTURE COMMERCIALISTA FATTURE NEL CICLO ATTIVO DOCUMENTI PRODOTTI DALLO STUDIO Invio XML HUB Fatture XML FATTURAZIONE CONTABILIZZAZIONE Ricevute e notifiche Ricevute e notifiche ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE SPORTELLO FATTURE AZIENDA 37

38 Invio La gestione del ciclo attivo e passivo con HUB e SPORTELLO FATTURE COMMERCIALISTA F FATTURE NEL CICLO ATTIVO DOCUMENTI PRODOTTI DAL CLIENTE XML HUB Fatture Invio XML CONTABILIZZAZIONE Ricevute e notifiche Ricevute e notifiche XML Trasmiss. ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE SPORTELLO FATTURE AZIENDA 38

39 Ricezione La gestione del ciclo attivo e passivo con HUB e SPORTELLO FATTURE COMMERCIALISTA FATTURE NEL CICLO PASSIVO DOCUMENTI RICEVUTI DALLO STUDIO XML HUB Fatture XML Ricezione CONTABILIZZAZIONE ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE SPORTELLO FATTURE AZIENDA 39

40 La gestione del ciclo attivo e passivo con HUB e SPORTELLO FATTURE COMMERCIALISTA FATTURE NEL CICLO PASSIVO DOCUMENTI RICEVUTI DAL CLIENTE (e attivo) CONTABILIZZAZIONE Ricezione Download XML Trasmiss. ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE SPORTELLO FATTURE AZIENDA 40

41 La gestione del ciclo attivo e passivo con HUB e SPORTELLO FATTURE HUB SISTEMI FATTURE COME FUNZIONERA Studio - Opzione di configurazione HUB «Usa HUB» Fatture - Tramite il processo di attivazione della singola ditta ( , cellulare, ecc ) Cliente - Il cliente deve accettare l invito e completare la fase di attivazione (essenziale) XML Il Cliente oppure lo Studio (se intermediario con delega dal Cliente) - Registrare su servizio web AdE «indirizzo telematico di recapito fatture»: Codice Destinatario (HUB Sistemi Fatture) 41

42 La gestione del ciclo attivo e passivo con HUB e SPORTELLO FATTURE Commercialista che vuole ricevere le FTE passive dei clienti di Studio, può dir loro: o o o Registra su AdE: o il codice HUB Sistemi Fatture su cui farti mandare le fatture o l indirizzo PEC su cui farti mandare le fatture: o La PEC dell azienda o La PEC dello Studio >> Poi ci penso io a prelevarle Comunica ai fornitori il codice HUB o l indirizzo PEC su cui far arrivare le fatture Non fare nulla: o Dammi la delega ed andrò io a prendere le fatture dalla tua area riservata AdE o Vai periodicamente a scaricare le fatture dalla tua area riservata del cassetto fiscale e passamele (nello Sportello Fatture) 42

43 La gestione del ciclo attivo e passivo con HUB e SPORTELLO FATTURE Precisazioni: HUB Sistemi Fatture: - Il codice destinatario di 7 cifre è quello di Sistemi - L acquisto del modulo dà diritto ad utilizzare il codice destinatario Sistemi - Sarà comunque possibile scegliere per singola ditta se usufruire: - del canale HUB Sistemi Fatture (consigliato) - del canale PEC Sportello Fatture: - Funziona sia in download (dallo Studio) che in upload (dal Cliente) - L operatività sullo Sportello potrà essere concordata ditta per ditta - Accetta anche documenti diversi da XML (es. PDF fatture estero) 43

44 5. Case History: e se il mio Cliente usa un proprio software gestionale? 44

45 Case History: e se il mio Cliente usa un proprio software gestionale? Un mio cliente usa il proprio software gestionale ed è in grado di produrre i file XML relativi alla fattura elettronica B2B, ma non gestisce l invio telematico. Ha però una grossa mole di fatture emesse. Contabilità in Azienda. Cosa fare? Ipotesi «Cliente CON competenze informatiche (autonomo)» - Evitare che il cliente si rivolga ad altri - Proporre il modulo Sistemi «Gestione Fattura Elettronica Stand Alone» - Il cliente sarà così in grado di: - Acquisire i file da CSV e XML - Gestire i flussi telematici delle fatture emesse e ricevute - Trasmettere sia via PEC che HUB - Archiviare e conservare digitalmente Ipotesi «Cliente SENZA competenze informatiche (non autonomo)» - Evitare che il cliente si rivolga ad altri - Proporre l utilizzo dello Sportello fatture: - Il cliente farà l upload delle fatture XML emesse e generate dal suo gestionale - Lo studio si farà autorizzare alla ricezione delle fatture passive - Il cliente le visualizzerà o le stamperà - La conservazione la farà lo studio (ha già le fatture attive/passive dell azienda) 45

46 6. I valori economici in campo 46

47 Simulazione del costo per lo studio e per le tue aziende Compilazione della fattura Firma digitale SOLUZIONE INTEGRATE SISTEMI Trasmissione a SDI Acquisizione e contabilizzazione delle fatture Conservazione digitale Ricevute Archiviazione operativa Già disponibili: - SOFTWARE DI FATTURAZIONE - Gestione Flussi Fattura Elettronica Da settembre: - HUB SISTEMI FATTURE - SPORTELLO FATTURE A fine anno: - Contabilizzazione automatica 47

48 Simulazione del costo per lo studio e per le tue aziende Soluzioni Fattura Elettronica: i moduli integrativi Gestione Flussi Fattura Elettronica: - Invio via PEC a SDI - Ricezione fatture passive, da SDI - Visualizzazione FE con foglio di stile SDI e AssoSoftware - Archiviazione e conservazione Contabilizzazione automatica: - Fatture attive da gestionali NO Sistemi - Fatture passive E disponibile il modulo «Gestione Integrata Fattura Elettronica» che è l aggregato dei due moduli integrativi 48

49 Simulazione del costo per lo studio e per le tue aziende Soluzioni Fattura Elettronica: i servizi tecnologici HUB Sistemi Fatture: - Canale di trasmissione SDICOOP (webservice) Sistemi alternativo al canale PEC - Possibile schedulazione automatica dei processi di download ed upload dei flussi Sportello fatture: - Portale web dello Studio per la condivisione dei documenti Studio e Azienda - Consente la gestione delle fasi lavorazione della fattura elettronica (firma digitale, invio e ricezione) 49

50 Simulazione del costo per lo studio e per le tue aziende Simulazione di costo 1: ditte interne solo tenuta contabilità - Gestione integrata Fattura Elettronica (Gestione flussi e Contabilizzazione automatica) - HUB Sistemi / Fatture - Sportello Fatture n Ditte 30 - n Documenti anno mese anno Costo canone 104, ,00 Costo per Ditta 3,48 41,80 Costo per Documento 0,25 0,25 50

51 Simulazione del costo per lo studio e per le tue aziende Simulazione di costo 2: ditte interne solo tenuta contabilità - Gestione integrata Fattura Elettronica (Gestione flussi e Contabilizzazione automatica) - HUB Sistemi / Fatture - Sportello Fatture n Ditte 85 - n Documenti anno mese anno Costo canone 324, ,00 Costo per Ditta 3,82 45,81 Costo per Documento 0,15 0,15 51

52 Simulazione del costo per lo studio e per le tue aziende Simulazione di costo 3: ditte interne solo tenuta contabilità - Gestione integrata Fattura Elettronica (Gestione flussi e Contabilizzazione automatica) - HUB Sistemi / Fatture - Sportello Fatture n Ditte 160- n Documenti anno mese anno Costo canone 533, ,00 Costo per Ditta 3,33 39,99 Costo per Documento 0,11 0,11 52

53 Simulazione del costo per lo studio e per le tue aziende Simulazione di costo 4: ditte interne tenuta contabilità + fatturazione on line - Gestione integrata Fattura Elettronica (Gestione flussi e Contabilizzazione automatica) - HUB Sistemi / Fatture + Sportello Fatture - PROFIS / FattureWeb n Ditte 246 n Documenti anno - FattureWeb n Ditte 20 N Documenti anno mese anno Costo canone 870, ,00 Costo per Ditta 3,54 42,46 Costo per Documento 0,11 0,11 Costo canone Profis FattureWeb 108, ,00 Costo per Ditta Profis FattureWeb 5,40 64,80 Costo per Documento Profis FattureWeb 0,18 0,18 53

54 Simulazione del costo per lo studio e per le tue aziende Simulazione di costo 5: ditte interne tenuta contabilità + fatturazione c/terzi - Gestione integrata Fattura Elettronica (Gestione flussi e Contabilizzazione automatica) - HUB Sistemi / Fatture + Sportello Fatture - PROFIS/Vendite n Ditte 120- n Documenti anno - FattureWeb n Ditte 10 N Documenti anno mese anno Costo canone 435, ,00 Costo per Ditta 3,63 43,58 Costo per Documento 0,11 0,11 Costo canone Profis Vendite 70,00 840,00 Costo per Ditta Profis Vendite 7,00 84,00 Costo per Documento Profis Vendite 0,18 0,18 54

55 Simulazione del costo per lo studio e per le tue aziende Simulazione di costo: attenzione alle offerte sul mercato I competitor sul mercato sono in grado di offrire servizi analoghi ma con una sostanziale differenza rispetto allo Studio: - gestiscono i flussi telematici sino alla conservazione, ma pochi offrono il servizio contabile - spesso prevedono il servizio con l inserimento esclusivamente manuale dei dati I vantaggi del software integrato ha un vantaggio competitivo da non sottovalutare! Sul web: creazione, emissione, invio e ricezione, conservazione digitale Costo N Documenti Costo a documento Infocert 96, ,93 Fatture per tutti 48, ,01 Open Dot Com 25, ,50 Aruba.it 25,00 1 GB spazio - 55

56 Dove eravamo rimasti? Fasi del ciclo attivo Cliente Studio Inserimento dati fattura Generazione file fattura Firma digitale Trasmissione a SDI Ricevute e Notifiche Contabilizzazione fatture Conservazione digitale Fasi del ciclo passivo Cliente Studio Ricezione file fattura Verifica fattura Contabilizzazione Protocollazione Conservazione digitale 56

57 E l ora di agire! Da subito: - Analizzare i clienti - Fornire i dati a Vecomp per formulazione preventivo su: - Moduli per la fatturazione - Moduli integrativi e tecnologici Fattura Elettronica - Contattare i clienti e proporre strumenti e nuovi servizi dello Studio A luglio: Presentazione delle soluzioni per le aziende Clienti dello Studio: - PROFIS az - PROFIS FattureWeb Selezionate i clienti che potrebbero essere interessati e fateli partecipare Da settembre 2018: - Formazione normativa/operativa per le risorse dello Studio - Formazione normativa/operativa per i Clienti (magari poche cose, ma chiare!) E dal 1 gennaio 2019 si parte! 57

58 Fatturazione Elettronica: E l ora di agire Grazie per l attenzione 58