Egregio Consiglio d Amministrazione,

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1 Organismo di Vigilanza ex D. Lgs. n. 231/2001 Egregio Consiglio d Amministrazione, RELAZIONE ANNUALE 2017 e PIANO ANNUALE di AUDIT 2018 lo scrivente Organismo di Vigilanza ex D.lgs. 231/2001 (di seguito denominato OdV), nominato il 6 maggio 2016 con la delibera 17/2016 e insediato il 30 giugno 2016, si pregia di relazionare l Ente in merito alle attività svolte nel corso del secondo anno di attività, segnalando altresì i campi di intervento per l Ente, al fine di perseguire il costante aggiornamento ed il miglioramento delle tematiche analizzate nel Codice Etico e nel Modello di Organizzazione Gestione e Controllo, approvato, ai sensi del D.lgs. 231/2001, dal Consiglio d Amministrazione del Teatro Stabile del Veneto nella riunione sopra citata del 6 maggio 2016 con delibera 16/2016 (di seguito denominato Modello ). 1. PREMESSA e SINTESI ATTIVITA 2. ELABORAZIONE DEL PIANO DI ATTIVITA AGGIORNAMENTO DEL MODELLO 231/ SISTEMA PROCEDURALE E PROCESSI AZIENDALI 5. ESECUZIONE DI AUDIT (C.D. MONITORAGGI 231 ) 6. VERIFICA DEI FLUSSI INFORMATIVI ALL ORGANISMO DI VIGILANZA 7. FLUSSI INFORMATIVI AL VERTICE AZIENDALE, AL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE ED AL COLLEGIO SINDACALE 8. IMPEGNO DEL BUDGETCONSIDERAZIONI FINALI 9. CONSIDERAZIONE FINALI

2 PREMESSA Al fine di rendere agevole e chiara la lettura della presente Relazione e delle successive, abbiamo adottato una struttura standard analitica-sintetica e non discorsiva. Chiaramente i temi e le premesse normative della presente relazione sono ampiamente consultabili, su motivata richiesta, nel Registro dei Verbali, appositamente istituito da questo OdV e conservati presso la sede dell Ente. 1. SINTESI DELLE PRINCIPALI ATTIVITA SVOLTE dall OdV: Esame dettagliato del Modello approvato dalla Società, con individuazione delle aree di intervento, sulla base sia della lettura delle maggiori evidenze di rischio ivi segnalate sia di autonome valutazioni dello scrivente OdV. In particolare si è deciso di monitorare l area Sicurezza e quella dei rapporti con la ex sede di Verona. Esame novità normative in materia 231/01 richiesta adeguamento del Modello. Esame delle procedure in essere ed introducende. Incontri informativi con i key-officer della Società: o Presidente del Consiglio d Amministrazione - Angelo Tabaro o Direttore Amministrativo e Finanziario - Antonio Goldin o Direttore Artistico Massimo Ongaro o Responsabile Anti Corruzione e Trasparenza (RPTC) Ivaldo Vernelli Incontro, in data 06 marzo 2017 presso la sede di Padova con il Medico competente dott.ssa Felicia David, finalizzato, tra l altro, alla definizione dei flussi informativi e ad un efficace coordinamento delle attività di rispettiva competenza. [ 2 ]

3 Esame e condivisione external audit in tema Verifica di conformità del sistema di sicurezza e tutela della salute sul posto di lavoro ai requisiti applicabili della norma OHSAS da parte dell ing.fabio Penon Internal audit sul sistema delle deleghe. Effettuate n.5 riunioni di vigilanza nel semestre PIANO DI ATTIVITÀ 2018 Ricognizione sull attività formativa, da effettuarsi nel corso dell intero anno 2018: 1. Attività di coinvolgimento della struttura nelle attività formative dell OdV. Somministrazione di test. 2. Effettuazione specifici interventi formativi ad hoc. 3. Monitoraggio attività formativa effettuata dall ente e dal Responsabile anti corruzione. External Audit Si prevede nel primo semestre 2018 un Audit da affidare a consulente esterno in materia di sicurezza sul lavoro, in particolare sui presidi presso il Teatro Goldoni di Venezia. Internal Audit e Follow up Si prevede nel corso del 2018 un audit interno eseguito dal OdV e relativo ai contratti attivi e passivi e relativi flussi finanziari. Si prevede nel secondo semestre un audit interno sui flussi informativi verso l Organismo di vigilanza, con particolare riguardo all introducendo regolamento di Whisteblowing. 3. AGGIORNAMENTO DEL MODELLO: [ 3 ]

4 1. Allo stato non effettuata ma prevista nel primo semestre 2018 da parte dell Ente, evidenziate le aree di implementazione: nuovi reati (corruzione tra privati e relativa induzione, sfruttamento della manodopera, favoreggiamento dell immigrazione clandestina o irregolare, nuova normativa antimafia in tema di reati associativi e ridisegno del riciclaggio ex Dgsl.90/17). 4/5. SISTEMA PROCEDURALE DI CONTROLLO INTERNO ED ESITI DI AUDIT 1. Valutazione dell adeguatezza complessiva del sistema delle procedure rispetto al rischio reati ex D.lgs. 231/2001 Il corpus procedurale dell Ente è ancora in evoluzione e le procedure introdotte anche in ossequio ai principi della L. 190/2012 anticorruzione, sono in corso di valutazione, con incontri costanti con il RPCT Ivaldo Vernelli. 2. Istituzione di una funzione di Compliance all interno del complessivo ridisegno organizzativo: proposta al CdA 3. Valutazione degli esiti degli external audit: l audit affidato ha evidenziato: Il personale aziendale possiede una approfondita competenza e una consolidata professionalità, che sono il fondamento di standard qualitativi oltre che di sicurezza, di eccellenza - Tutto il personale, coinvolto nell audit, ha dato dimostrazione di grande disponibilità e piena trasparenza. - La sicurezza è percepita dal personale come un aspetto essenziale della proprio lavoro ed è costantemente perseguita - La Direzione si dimostra molto attenta ad assicurare un ambiente di lavoro sicuro, tramite anche una puntuale azione formativa - Nel suo complesso la documentazione di sistema è completa e adeguata 3.2 Ed ha evidenziato alcuni aspetti suscettibili di miglioramento: - una parte significativa delle attività gestionali ( es: documentazione, scadenze ) è sviluppata ancora in modo manuale. Un utilizzo più estensivo e capillare di adeguati supporti informatici ne permetterebbe una conduzione più affidabile e sistematica oltre che meno gravosa per il personale. - Le modalità, secondo le quali effettuare in sicurezza le varia attività, sono lasciate alla indiscussa professionalità e alla profonda competenza del personale. E un aspetto importante del know how aziendale, che è attualmente affidato alla sua memoria e che andrebbe recuperato ad esempio in forma di procedure. In questo modo diverrebbe a tutti gli effetti un asset aziendale, del quale [ 4 ]

5 potrebbero fruire in particolare le nuove risorse, che progressivamente entreranno a far parte del Teatro. - La documentazione scenotecnica appare essenziale e talvolta eccessivamente sintetica, considerando in particolare la importanza, che riveste anche ai fini della sicurezza. In conclusione l audit consiglia di valutare, compatibilmente con i costi, la graduale implementazione di un La implementazione di un sistema di gestione della qualità secondo la norma UNI EN ISO Dichiarazione dell inesistenza di conflitto di interesse: affiancato lo RPCT nell attività di raccolta ed esame. 6/7. FLUSSI INFORMATIVI 1. Collegio Sindacale: la presenza comune di due membri consente un continuo interscambio di informazioni. 2. Funzioni aziendali (incontri effettuati) : si vedano le premesse 3. Medico competente; si vedano le premesse Segnalazione all Organismo di Vigilanza: Nessuna segnalazione pervenuta 8) IMPEGNO DEL BUDGET Impegno di un budget dedicato e pari ad 2.500annuo, e sua spesa in Il rendiconto è il seguente: impegnati 2.400,00 per l audit affidato all ing.penon. 9) CONSIDERAZIONI FINALI. L OdV in conclusione, formula un giudizio positivo in relazione alla volontà dell Ente di applicare le procedure di legalità previste dal Sistema 231/2001; degno di apprezzamento è stato il coinvolgimento del Presidente del Consiglio d Amministrazione e degli apicali nell implementazione di un sistema complesso in un Ente non procedimentalizzato. In particolare, è risultata proficua la subitanea introduzione del sistema anticorruzione e di quello 231/2001, poiché si sono attivate importanti sinergie, a partire dal PIANO DI FORMAZIONE. Occorre proseguire in tale direzione al fine di consolidare le procedure, anche attraverso la loro standardizzazione rispetto alle due sedi teatrali. [ 5 ]

6 Occorre procedere all aggiornamento del vigente Modello adeguandolo alle novità 2017 di cui sopra. Importante sarà, dunque, l'emanazione dei Regolamenti sollecitati e non ancora introdotti [regolamento sulle regalie, omaggi, sponsorizzazioni e comarketing; procedura di elaborazione del bilancio di esercizio; regolamento per gli incarichi professionali; regolamento per il Whistleblowing, regolamento segnalazione mancati infortuni. Padova 23 gennaio f.to Il PRESIDENTE dell Organismo di Vigilanza (avv. Antonio Matera) I Componenti (dott. Andrea Burlini e dott. Fabio Cadel) [ 6 ]