LA RICONCILIAZIONE DELLA TERAPIA FARMACOLOGICA. PROCEDURA SPECIFICA 12/11/2015 Pagina 1 di 8

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1 PRSP.A Rev. 0 PROCEDURA SPECIFICA 12/11/2015 Pagina 1 di 8 1. TITOLO, DESCRIZIONE E GRUPPO DI LAVORO La riconciliazione della terapia farmacologica. 1.1 Descrizione sintetica La presente procedura fornisce indicazioni sul processo di Ricognizione e Riconciliazione della terapia farmacologica nei passaggi tra ambiti di cura diversi. 1.2 Gruppo di lavoro Nome e Cognome Struttura di appartenenza Ruolo firma M.C.Azzolina D. S. Presidio Molinette/SGAS D. Cestino S.C. Farmacia Molinette/SGAS D. Corsi S.S. Percorsi di cura S. Gattullo S.C. Q.R.M.A C. Micari S.C. Farmacia OIRM/S.Anna P. Peasso S.C. Medicina interna 2 U I.M. Raciti S.C. Q.R.M.A Coordinatore del gruppo di lavoro L. Scaglione S.C. Medicina interna 6 M. Seminario S.C. D.S. CTO/M.Adelaide D. Tangolo S.C. Q.R.M.A T. Capasso S.C. Q.R.M.A D. Olivero S.C. Q.R.M.A D. Pognant Viù S.C. Q.R.M.A R. Gili Specializzando Igiene e Medicina Preventiva Verifica contenuti e approvazione D. Griffa, Direttore Sanitario Presidio CTO/MA f.f. G. Rabacchi, Direttore Sanitario Presidio Sant'Anna V. Santucci, Direttore Sanitario Presidio OIRM interim A. Scarmozzino, Direttore Sanitario Presidio Molinette/SGAS f.f. G. Fornero, Direttore S.C. Qualità, Risk Management e Accreditamento S. Stecca, Direttore S.C.Farmacia Autorizzazione all emissione Direttore di Dipartimento Direzione Sanitaria e Servizi A.Scarmozzino Si ringraziano i Referenti Dipartimentali per la qualità e sicurezza che hanno partecipato alla stesura di questa procedura, in particolare: M. Andriani, M. Biasio, P. Gavarotti, B. Lillaz, P. Perna, P. Pregno, L. Orsi, S. Sandrucci, N. Tommasoni. L'originale firmato del Documento e la versione elettronica sono conservati presso la segreteria della S.C. Q.R.M.A. La diffusione è effettuata per via elettronica in formato non modificabile [es. Adobe Acrobat (*.pdf)]. Sono consentite la visione a terminale e la stampa, ma non la modifica. Non è consentito diffondere, senza citare le fonti di questo documento in quanto i suoi contenuti sono proprietà della Azienda Ospedaliera Universitaria Città della Salute e della Scienza di Torino.

2 PRSP.A Rev. 0 PROCEDURA SPECIFICA 12/11/2015 Pagina 2 di 8 Contenuti del documento 1. Titolo, descrizione e gruppo di lavoro Descrizione sintetica Gruppo di lavoro 1 2. Informazioni relative al documento Periodo di validità e revisione Revisioni Obiettivi Ambito di applicazione Terminologia e abbreviazioni 3 3. Contenuti del Documento Generalità Diagramma di flusso Attività Responsabilità Bibliografia, Fonti e Riferimenti Aspetti etici 7 4. Strumenti di Gestione del documento Documenti correlati Monitoraggio Modalità di implementazione 8 5 Allegati Moduli Schede 8

3 PROCEDURA SPECIFICA 12/11/2015 Pagina 3 di 8 2. INFORMAZIONI RELATIVE AL DOCUMENTO 2.1 Periodo di validità e revisione Il presente documento ha validità cinque anni dalla data di emissione, salvo che mutate esigenze dell'azienda o nuove necessità organizzative ne richiedano la modifica sostanziale o la revisione in tempi più brevi. Le richieste di modifica possono essere effettuate dal responsabile di processo o dal coordinatore del gruppo di lavoro. 2.2 Revisioni Revisione Emissione Modifiche apportate 0 12 novembre 2015 Prima edizione aziendale, non esistono modifiche da segnalare 2.3 Obiettivi Prevenire e/o ridurre gli errori della terapia farmacologica nel momento in cui il paziente viene ricoverato, dimesso, trasferito tra reparti dello stesso ospedale o in altra struttura ospedaliera o extraospedaliera sul territorio, momenti in cui spesso vengono attuate modifiche della terapia in atto, come previsto dalla Raccomandazione per la Riconciliazione della terapia farmacologica n.17 del Dicembre 2014 Ministero della Salute 2.4 Ambito di applicazione La presente procedura deve essere applicata a tutti i pazienti che si rivolgono all'ospedale per diagnosi e cura, in particolare per: ammissioni, dimissioni e trasferimenti extra-ospedalieri trasferimenti interni 2.5 Terminologia e abbreviazioni Glossario Transizione di cura: ricovero del paziente in ospedale, dimissione e trasferimento tra reparti della stessa struttura o in altra struttura sanitaria ovvero tutti i passaggi connessi o meno ad un cambiamento di setting assistenziale/luogo di cura. Ricognizione: processo sistematico di raccolta dati relativi al paziente (uso di droghe, tabagismo, alcolismo) associato all'utilizzo dei medicinali assunti:etici, Senza Obbligo di Prescrizione (SOP), farmaci da banco (Over the Counter = OTC),omeopatici, fitoterapici ed integratori). Riconciliazione:processo di confronto tra i farmaci assunti, evidenziati dalla Ricognizione, con quelli indicati per la terapia necessaria all'attuale cura del paziente, individuando possibili incongruenze ossia sovrapposizioni, omissioni, interazioni, controindicazioni, confusione dovuta a farmaci LASA.

4 PROCEDURA SPECIFICA 12/11/2015 Pagina 4 di 8 Acronimi Abbreviazione OMS SOP OTC FarmaciLASA-Lookalike/Sound-Alike) Farmaci off-label Descrizione Organizzazione Mondiale della Sanità Farmaci Senza Obbligo di Prescrizione Medica Over The Counter = farmaci da banco: sono farmaci preconfezionati da "automedicazione", cioè che non hanno bisogno di ricetta medica per essere acquistati. Farmaci che possono essere facilmente scambiati con altri per la somiglianza grafica e/o fonetica del nome e/o per l'aspetto simile delle confezioni Si intende l'impiego nella pratica clinica di farmaci già registrati ma utilizzati in situazioni che, per patologia, popolazione o posologia vengono prescritte in maniera non conforme allo stesso. 3. CONTENUTI DEL DOCUMENTO 3.1 Generalità Gli errori in corso di terapia farmacologica possono accadere durante tutto il processo di gestione del farmaco, sia in ospedale che sul territorio, soprattutto nei momenti definiti Transizione di cura (ricovero, dimissione e trasferimento tra reparti nella stessa o altra struttura).tali errori, dovuti a Discrepanze non intenzionali, per un'inadeguata conoscenza delle terapie in atto da parte dei sanitari e/o del paziente, possono causare danni che determinano un prolungamento della degenza e ricoveri ripetuti con impiego di ulteriori risorse sanitarie. Il coinvolgimento di diversi operatori sanitari nei percorsi di cura e l'invecchiamento della popolazione, associato all'aumento di malattie croniche, all'incremento del consumo di farmaci ed alla aumentata frequenza di politerapie, rendono necessaria, nella Transizione di cura, un'accurata revisione dei medicinali assunti dal paziente con quelli previsti per l'attuale condizione clinica. Quando i pazienti vengono ricoverati e successivamente dimessi i medici curanti possono apportare modifiche alla terapia precedentemente assunta; la Riconciliazione della terapia farmacologica è il processo formale che permette di rilevare, conoscere e gestire l'iter terapeutico, associando altre informazioni relative al paziente e consentendo al medico prescrittore di valutare se proseguire, variare o interrompere la terapia stessa. L'Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) considera la Riconciliazione farmacologica una delle migliori strategie per garantire la qualità delle cure, prevenendo gli errori in terapia derivanti da un'inadeguata conoscenza delle terapie effettuate dal paziente. Gli enti di accreditamento come Joint Commission negli Stati Uniti e in Canada considerano la riconciliazione un requisito obbligatorio. In Italia infatti la Riconciliazione è stata inserita tra i criteri ed i requisiti di accreditamento che Regioni e Province Autonome e strutture sanitarie sono tenute ad assicurare (Intesa Stato-Regioni 20/12/12) ed implementata con la Raccomandazione per la Riconciliazione della terapia farmacologica Ministero della Salute, Raccomandazione n.17 (dicembre 2014). I farmacisti possono essere un valido supporto, per le loro conoscenze specifiche, sia nella fase di ricognizione sia nella fase di riconciliazione. 3.2 Diagramma di flusso Non applicato

5 PROCEDURA SPECIFICA 12/11/2015 Pagina 5 di Attività Nella presente procedura vengono trattati gli aspetti legati ai processi di: Ricognizione: processo sistematico di raccolta dati relativi al paziente (uso di droghe, tabagismo, alcolismo) associato all'utilizzo dei medicinali assunti (etici, Senza Obbligo di Prescrizione (SOP), Over the Counter (OTC), omeopatici, fitoterapici ed integratori) espletata medico tramite anamnesi/intervista, che prevede l'utilizzo di un modulo cartaceo su cui annotare le informazioni. Riconciliazione: processo di confronto tra i farmaci assunti, evidenziati dalla Ricognizione, con quelli indicati per la terapia necessaria all'attuale cura del paziente, individuando possibili incongruenze ossia sovrapposizioni, omissioni, interazioni, controindicazioni, confusione dovuta a farmaci LASA. A seguito di ciò, il medico effettuerà la nuova prescrizione sulla Scheda Unica di Terapia (SUT) già in uso. Come previsto da specifica nota regionale (Circolare Direzione Sanità (Prot. N /DB2000 del 4/9/2014) Azione Programma 10 PP.OO approvati con DGR n del 30/12/2013 Progetto tematica Scheda unica di Terapia ) È stato predisposto un Modulo di Ricognizione ( vedi allegati) dove riassumere la storia farmacologica del paziente al suo ingresso in reparto. Qualora si evidenziassero eventi avversi collegati ad errori di terapia, è opportuno segnalarli al più presto alla SC QRMA compilando l'apposito Modulo: Incident Reporting-Segnalazione spontanea di eventi/quasi eventi Ricognizione Consiste nell'accurata e completa raccolta delle informazioni relative al paziente ed ai medicinali da esso assunti sulla specifico Modulo di Ricognizione (modulo allegato) ed è indispensabile per una prescrizione corretta. La ricognizione viene effettuata nell'immediatezza della presa in carico del paziente e comunque entro le 24 ore dalla stessa, tranne che nelle situazioni di emergenza o quando le informazioni essenziali non siano disponibili; in tali casi potrà essere completata/condotta successivamente. Nel caso di effettuazione della ricognizione in fase di pre ricovero si ricorda la necessità di verificarne la validità al momento del ricovero. Nell'attività di ricognizione si deve: riportare esattamente quanto riferito o esibito dal paziente, dal familiare/caregiver oppure attestato dal medico curante, relativamente alle terapie in corso annotare esattamente quanto riportato senza convertire il nome commerciale del prodotto con denominazione di equivalente o principio attivo e viceversa. specificare la provenienza dell'informazione precisando se riferimento verbale, presentazione delle confezioni dei farmaci o documentazione del medico curante indicare, ai fini della tracciabilità, data, ora, identità e firma dell'estensore, eventualmente anche il tempo intercorso dal momento della presa in carico del paziente. Le informazioni da raccogliere sono descritte nei moduli allegati ed includono: nome commerciale e/o principio attivo dei farmaci forma farmaceutica dosaggio posologia

6 PROCEDURA SPECIFICA 12/11/2015 Pagina 6 di 8 data ed ora dell'ultima assunzione, se noti via di somministrazione assunzione di omeopatici, fitoterapici, integratori ed ogni altro prodotto della medicina non convenzionale, farmaci in corso di sperimentazione dosaggio per Kg (in ambito pediatrico) ogni altro dato ritenuto significativo Si ricorda di porre particolare attenzione alla raccolta di informazioni inerenti i farmaci anticoagulanti, antidiabetici, a lunga durata d'azione, a rilascio prolungato e ad azione immunosoppressiva. Le ulteriori informazioni previste nella Raccomandazione Ministeriale n17 Raccomandazione per la Riconciliazione della terapia farmacologica, riguardanti la presenza di patologie, allergie o intolleranze conosciute, le terapie pregresse ed eventuali effetti indesiderati, gli stili di vita (eventuale assunzione di alcol, fumo, droghe) e l utilizzo di dispositivi medici medicati, sono segnalate al momento dell anamnesi nella cartella clinica del paziente. In caso di utilizzo di farmaci di proprietà del paziente, durante la degenza in ospedale, fare riferimento alla scheda allegata Gestione terapie croniche con medicinali di proprietà dei pazienti ricoverati. Il Modulo di Ricognizione e copia dell eventuale documentazione sanitaria utile, relativa alla sua compilazione deve essere inserita nella documentazione sanitaria del paziente Riconciliazione La Riconciliazione deve essere effettuata, sulla Scheda Unica di Terapia, quando sono disponibili i dati della Ricognizione e sempre prima della prescrizione. Il medico, all'atto della Riconciliazione, deve: prendere visione del modulo di Ricognizione effettuare la Riconciliazione, confrontando le terapie in corso con quanto si ritiene necessario per l'attuale momento clinico individuare eventuali incongruenze (sovrapposizioni, omissioni, interazioni, controindicazioni, confondimento da farmaci Look-Alike/Sound-Alike ) comparare la terapia effettuata dal paziente al domicilio con quella che dovrà essere prescritta e somministrata durante il ricovero segnalare nella lettera di dimissione/trasferimento la terapia farmacologica, specificando, preferibilmente, i farmaci già in uso prima del ricovero e quelli di nuova prescrizione informare il paziente o familiari/caregiver delle eventuali modifiche apportate alla terapia farmacologica, fornendo la motivazione ed accertandosi che quanto detto sia stato compreso. Consegnare al paziente, in caso di dimissione, una copia del Modulo di Ricognizione 3.4 Responsabilità L equipe medica, in particolare il medico curante è responsabile dell attività di ricognizione/riconciliazione. La Farmacia in collaborazione con Direzione Sanitaria e la Qualità, Risk Management e Accreditamento provvedono alla verifica della applicazione delle indicazioni previste nella presente procedura.

7 PROCEDURA SPECIFICA 12/11/2015 Pagina 7 di Bibliografia, Fonti e Riferimenti 1. Comitato esecutivo aziendale per la sicurezza. Azienda ULSS 20 di Verona. Procedura Aziendale per la ricognizione e riconciliazione della terapia farmacologica, Il Fascicolo Sanitario Elettronico. Linee guida nazionali. Ministero della Salute, Making Health Care Safer II: An Updated Critical Analysis of the Evidence for Patient Safety Practices reports/services/quality/patientsftyupdate/ptsafetyiichap25.pdf 4. Regione Emilia Romagna. Raccomandazione regionale per la Sicurezza nella terapia farmacologica n. 1. Marzo Raccomandazione per la Riconciliazione della terapia farmacologica n.17 del Dicembre 2014 Ministero della Salute 6. Procedura di Presidio Molinette Gestione terapie croniche con medicinali di proprietà dei pazienti ricoverati PAQ QRMA 001 del 26/01/ Circolare Direzione Sanità (Prot. N /DB2000 del 4/9/2014) Azione Programma 10 PP.OO approvati con DGR n del 30/12/2013 Progetto tematica Scheda unica di Terapia ) 8. Deliberazione della Giunta Regionale 25 ottobre 2010, n : Indirizzi per la gestione in Reparto ospedaliero di terapie croniche con farmaci di proprietà di pazienti ricoverati 3.6 Aspetti etici Non applicato

8 PROCEDURA SPECIFICA 12/11/2015 Pagina 8 di 8 4. STRUMENTI DI GESTIONE DEL DOCUMENTO 4.1 Documenti correlati Procedura Sistema di gestione aziendale di incident reporting ed eventi sentinella 4.2 Monitoraggio Attività di controllo Il monitoraggio relativo all'applicazione della procedura sarà effettuata periodicamente dagli operatori della S.C. QRMA tramite la verifica a campione di Cartelle Cliniche Indicatori indicatore N/D fonte dati responsabile standard Percentuale di utilizzo scheda N Numero CC che Cartelle Cliniche SC QRMA di contengono la 90% Ricognizione/Riconciliazione scheda D Numero di cartelle verificate Cartelle Cliniche SC QRMA 4.3 Modalità di implementazione La distribuzione del presente documento viene garantita tramite trasmissione di copia elettronica alle Strutture interessate. Il documento è messo a disposizione di tutto il Personale dell Azienda nell apposita sezione dell Intranet di Presidio e sul Portale aziendale 5 ALLEGATI 5.1 Moduli Ricognizione / riconciliazione terapeutica elenco farmaci assunti prima del ricovero (inclusi farmaci da banco, senza obbligo di prescrizione, omeopatici e fitoterapici, farmaci in corso di sperimentazione) Ricognizione / riconciliazione terapeutica pediatrica elenco farmaci assunti prima del ricovero (inclusi farmaci da banco, senza obbligo di prescrizione, omeopatici e fitoterapici, farmaci in corso di sperimentazione) 5.2 Schede Gestione terapie croniche con medicinali di proprietà dei pazienti ricoverati