Dialogo-Web Lato Ditta

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1 Dialogo-Web Lato Ditta 1

2 SOMMARIO prima fase...5 Accesso alla Procedura Lato azienda...5 Caratteristiche dell Applicazione dialogo-web...5 Modifica Password...8 Accesso negato ai servizi On line di Nuova Informatica...8 servizio paghe Paghe Via Internet Periodi Attivi Elenco Fogli Presenza Gestione del Foglio Presenza Giustificativi Gestione Voci Aggiuntive Gestione Voci Aggiuntive Preferite Annotazioni Licenziamento Cancella Foglio Presenza Stampa Foglio Presenza Importa da Rilevatore Concludi Foglio Presenza Datore di Lavoro

3 Anagrafica Dipendente Rapporto di Lavoro del Dipendente Profilo Orario di Lavoro del Dipendente nel caso di gestione dei turni Ferie e Permessi Dati TFR Addizionali Detrazioni d Imposta Assegni Familiari Gestione Filiali Creazione Filiali Creazione Utenti Assegnazione dei dipendenti alle filiali Gestione della Filiale Giustificativi Programmati NEW Versione del 28/11/ consultazione NEW Archivio Documenti Aggiornamenti Versione Paghe Via Internet Versione Paghe Via Internet Versione Paghe Via Internet Versione Paghe Via Internet Versione Paghe Via Internet Versione Paghe Via Internet

4 Versione Paghe Via Internet Gestione delle Voci Preferite Versione Paghe Via Internet I capitoli del manuale sono presenti nel nostro Blog Paghe, all interno della categoria Dialogo-Web 4

5 PRIMA FASE ACCESSO ALLA PROCEDURA LATO AZIENDA CARATTERISTICHE DELL APPLICAZIONE DIALOGO-WEB Risparmio dei Costi L utente fornisce e riceve le informazioni direttamente dalla sua sede senza bisogno di spostarsi per recarsi negli uffici dell Associazione Verifica e consapevolezza immediata dei risultati Consultazione, anche storica, della situazione del rapporto di lavoro relativamente al TFR, alle ferie e permessi, alle addizionali regionali e comunali, agli assegni familiari, alle detrazioni.; Immissione del foglio presenza automatica, variata per le sole eccezioni, semplice e completa, anche senza l esigenza di alcuna specifica competenza nella materia ed analisi preventiva del lavoro svolto dal dipendente; E possibile visualizzare immediatamente il cedolino paga, in via preventiva, durante la predisposizione del foglio presenza, potendo verificare direttamente i diversi risultati in base alle variazioni apportate al momento; Sicurezza sulla corretta applicazione delle leggi normative del lavoro Gli automatismi ed il funzionamento della procedura sono predisposti dal personale dell Assocazione/Studio con le sue specifiche competenze. Nuova Informatica fornisce l indirizzo internet del portale e utente e password che la ditta deve utilizzare, per poter accedere al servizio dialogo-web, nel caso in cui entrando nella procedura viene negato l accesso ai servizi di Nuova Informatica per dettaglio clicca qui.. Vi consigliamo di inserire il sito internet tra i siti attendibili, aggiungendo l indirizzo della procedura web in Strumenti- Opzioni Internet (nelle protezioni e nella privacy). E importante che il blocco dei popup sia disabilitato per gli indirizzi: ed anche Si intende precisare che su alcuni computer, specialmente utilizzando Internet explorer, un documento potrebbe venire aperto in secondo piano rispetto all applicazione e quindi sembra non essere visibile, mentre invece è sufficiente ridurre a icona internet Explorer, per vedere comparire il documento. 5

6 pw_ditta1 Browsers utilizzati dalla procedura: La pagina di accesso alla procedura evidenzia, in calce, i browsers abilitati all utilizzo dell applicativo: versione 7 di Internet Explorer e 3 di Mozilla FireFox e superiori: pw_browser.png Inserendo Utente e Password si apre la seguente videata: la ditta al primo accesso, può visualizzare, in calce alla videata, i documenti che l Associazione ha pubblicato e che non sono ancora stati consultati: 6

7 pw_accesso Le operazioni possibili indicate nel menù a sinistra sono: Servizio Paghe; Consultazione; Utilità cui è possibile accedere cliccando con il cursore in corrispondenza della funzione che si intende gestire. N.B:Nel caso di utilizzo del servizio solamente per la consultazione dei documenti pubblicati, non verrà visualizzata l opzione Servizio Paghe. 7

8 Il segnale consente di indicare alla ditta se il sistema dell Associazione è attivo: la ditta può quindi eseguire tutte le funzioni della procedura. Nel caso in cui il semaforo fosse rosso la ditta non potrebbe inviare all Associazione il foglio del mese compilato, perchè il sistema operativo dell Associazione risulta spento. Al primo collegamento della ditta, la procedura propone di modificare o di confermare la Password. MODIFICA PASSWORD La procedura, al primo collegamento della ditta al servizio dialogo-web, chiede alla ditta stessa di modificare la password che l Associazione le ha comunicato. La funzione consente quindi alla ditta di modificare la password che il sistema ha stabilito per la stessa. La ditta, per garantire la riservatezza dei propri dati dovrebbe modificare la password. ACCESSO NEGATO AI SERVIZI ON LINE DI NUOV A INFORMATICA 8

9 Accesso negato ai servizi On line di Nuova Informatica dialogoweb_acc_non_aut Se accedendo al servizio Dialogo Web, dopo aver digitato l utente e la password, si presenta questa anomalia la stessa dipende dal browser che si utilizza: a volte viene memorizzata la prima password digitata e, anche se l operatore la 9

10 corregge nei successivi tentativi, comunque il browser propone l errore perchè non sente la nuova password corretta, ma tiene sempre in memoria la prima digitata, che è errata. Rammentiamo inoltre che è importante poi che l operatore non scriva la password, ma che faccia un copia e incolla della password scritta correttamente..con le maiuscole o minuscole impostate correttamente, in questo modo si eliminerebbe il primo errore di accesso. Quando è stata digitata una password errata (questa viene memorizzata) per cui non è sufficiente lo svuotamento dei file temporanei e dei cookies ma biosgna intervenire sulla cronologia delle password come di seguito illustrato : Browser Firefox Con Firefox bisogna andare nel menù Opzioni e selezionare la tab Sicurezza e da qui utilizzare il pulsante Password Salvate per cancellare la cronologia delle password memorizzate. Inoltre quando si reinserisce per la prima volta la password provvisoria, è necessario rispondere Non Adesso nel momento in cui Firefox chiede di salvare la password, altrimenti si torna a memorizzare quella sbagliata. 10

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12 Browser Chrome 10: Strumenti (icona con chiave inglese) -> opzioni -> Impostazioni Personali -> Pulsante Gestisci Password Salvate; Da qui è possibile visualizzare in chiaro la password e/o cancellarla. dialogoweb-chrome Con Explorer (9 e 8): Strumenti (Icona con Ingranaggio) -> Opzioni Internet -> Contenuto -> Pulsante Elimina Barrare la casella Password e premere ancora il pulsante Elimina 12

13 Non esiste una funzione interna di gestione analoga a quella di Chrome e Firefox dialogoweb_explorer 13

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15 SERVIZIO PAGHE PAGHE VIA INTERNET Accedendo al servizio Paghe Via Internet la procedura presenta la seguente pagina web: pw_paghe La pagina è suddivisa in tre diverse sezioni nelle quali l utente rileva rispettivamente: gli eventuali messaggi ricevuti dalla propria Associazione o Consulente; l elenco degli eventuali documenti pubblicati e non ancora consultati l indicazi one degli eventuali fogli presenza aperti e non ancora conclusi (cui si accede cliccando il bottone ) Inoltre tramite i bottoni sulla sinistra sarà possibile accedere alle funzioni di: 15

16 Gestione Aziende; Personalizzazioni : Giustificativi Programmati e Gestione Filiali Elenco Fogli Presenza; Periodi Attivi; Stampe e Documenti PERIODI ATTIVI La finestra Periodi Attivi presenta: - il periodo (mese- anno) abilitato per l invio dei fogli presenza all Associazione; - il periodo (mese anno) abilitato per la compilazione del foglio presenza. 16

17 ELENCO FOGLI PRESENZA Cliccando in corripondenza di Elenco Fogli, si apre la seguente pagina: Nella parte sinistra della pagina la procedura evidenzia i fogli presenza aperti, quindi in compilazione e i fogli presenza già conclusi e compilati La ditta può generare il nuovo foglio presenza utilizzando la parte destra della pagina. NUOVO FOGLIO PRESENZA Indicare la ditta e il periodo del foglio presenza che si intende generare e cliccare nel pulsante di conferma: 17

18 Dopo aver aggiornato i dati, la procedura emette il seguente messaggio, che l Utente deve confermare: Per accedere al Foglio presenza generato posizionare il cursore in corrispondenza della ditta: La pagina cui si accede è la seguente, suddivisa in 3 sezioni: - Foglio Presenze Attivo; - Nuovo Foglio Presenza. FOGLIO PRESENZE ATTIVO La pagina presenta alcune informazioni relative al Foglio Presenza: il mese, l anno, lo stato del Foglio presenza, la data di compilazione, la data di elaborazione della ditta. E possibile inoltre effettuare alcune operazioni, di seguito descritte. La procedura consente di visualizzare tutti i dipendenti della ditta, per scorrere i dipendenti è sufficiente cliccare in corrispodenza delle frecce. I dipendenti possono inoltre essere ordinati in base ai seguenti parametri: - matricola; - Cognome; - stato; - data licenziament0. Per modificare l ordinamento è necessario posizionare il cursore i n corrispondenza del titolo della colonna nella griglia e cliccare. 18

19 pwfoglio1 Il pulsante consente di aprire il foglio presenza presenza della ditta, si accede quindi alla sezione APRI FOGLIO PRESENZA: i dipendenti vengono presentati sia in ordine crescente di codice matricola, sia in ordine alfabetico di cognome e nome, in base all ordinamento prescelto, che si ottiene posizionando il cursore in corrispondenza di Matr oppure Cognome e Nome (**NEW versione 2.0.5). Il pulsante consente di CONCLUDERE il FOGLIO PRESENZA. Il pulsante consente di cancellare un FOGLIO PRESENZA COMPILATO, tale funzione può essere eseguita solamente se il foglio presenza non è stato concluso oppure elaborato dall Associazione. Il pulsante consente di allineare i rapporti di lavoro della ditta (PANETDED); nel caso in cui l Associazione abbia assunto un nuovo dipendente la funzione di riallienamento del rapporto di lavoro viene lanciata automaticamente dalla funzione di generazione del foglio presenza. L allineamento del rapporto di lavoro dei dipendenti è possibile effettuarlo anche dalla Gestione del Datore di Lavoro. La funzione allinea il rapporto di lavoro anche se il foglio presenza risulta essere già aperto: la funzione cancella i fogli presenza per i dipendenti licenziati prima della data di inizio del foglio presenza (versione ) 19

20 Il pulsante consente di stampare i fogli presenza dei dipendenti. Il pulsante puls_giust_prog consente di accedere alla funzione Giustificativi Programmati. E consentito l accesso solo se il foglio presenza è nello stato di APERTO. GESTIONE DEL FOGLIO PRESENZA La gestione del foglio presenza viene utlizzata per registrare come e avvenuto il lavoro del dipendente durante il mese. La gestione del Foglio Presenza per i lavoratori dipendenti avviene utilizzando il pulsante Aperti. dall Elenco dei Fogli Tale videata rappresenta il fulcro del programma, permettendo alla ditta l inserimento delle ore presenza e dei giustificativi di assenza per ogni lavoratore. Il programma presenta automaticamente le ore lavorabili nel mese in esame come da contratto o dall orario particolare del primo dipendente in esame. Il foglio presenza deve essere gestito solamente nel caso in cui, durante il mese, si siano verificati degli eventi particolari. In caso di variazione inserire nel campo corrispondente al giorno le ore diverse o l assenza dal lavoro. La funzione presenta tutti i giorni del mese, visualizzando con un colore diverso i giorni festivi e i giorni di riposo, se diversi dalla domenica.. La procedura presenta di default le Ore di lavoro stabilite per quel dipendente dal contratto di lavoro, per cui l Utente deve solamente inserire le variazioni effettuate dal Dipendente rispetto all ordinario orario di lavoro (l eventuale giustificativo dell assenza ad es. malattia, ferie, permessi,, o il diverso numero di ore lavorate rispetto al normale). A colpo d occhio l Utente si rende conto della particolare compilazione del foglio presenza: - le giornate festive sono colorate di verde; - le giornate lavorate sono colorate di bianco; - le giornate di assenza sono colorate di giallo. 20

21 **NEW Posizionando il cursore il corrispondenza del nome e del cognome del dipendente (come evidenziato nella videata) e cliccando, è possibile accedere alla gestione del Rapporto di Lavoro del dipendente (versione 2.0.5). pw_fogliopres GIUSTIFICATIVI Per inserire i Giustificativi di assenza, presentati nella parte destra della videata, è sufficiente trascinare con il mouse il giustificativo nel giorno interessato. 21

22 Per inserire una assenza per più giorni in modo veloce è possibile selezionare i giorni interessati dall assenza con il cursore e tenendo premuto il tasto shift della tastiera,tali giornate si coloreranno di rosso, e poi trascinando il giustificativo in uno dei giorni selezionati: la procedura lo replicherà per tutte le giornate selezionate: 22

23 La procedura consente inoltre di gestire il caso in cui un lavoratore sia per una parte delle ore presente e per una parte usufruisca di un giustificativo di assenza, nella prima riga verranno indicate la ore di lavoro effettuate dal dipendente, come riportiamo di seguito: Nella parte inferiore della videata sono riportate le informazioni relative alle ore del mese: il totale delle ore effettivamente lavorate; il totale ore di giustificativo di presenza del mese; il totale delle ore di giustificativo di assenza; le ore del profilo orario (quindi lavorabili) stabilito per il dipendente. GESTIONE VOCI AGGIUNTIVE Dopo aver immesso le ore lavorate nel mese, questa funzione consente di inserire ulteriori comunicazioni al dipendente. 23

24 Con un doppio Click in corrispondenza della voce desiderata la procedura inserisce tale voce nel riquadro Dettaglio Voce Aggiuntiva: Inserimento : Ad esempio abbiamo scelto la voce Rimborso Spese : 24

25 E necessario stabilire con che modalità la voce desiderata deve essere liquidata, utilizzando il menù a tendina in corrispondenza del campo Tipo Voce: -ore; -importo; -quantità; -mesi; -giorni. In base alla tipologia della Voce la procedura guida la compilazione del riquadro stesso. Voce ad ore La ditta liquida al dipendente una voce valorizzata ad ore; in questo caso deve compilare il campo ORE per indicare il numero di ore da liquidare con la voce. Voce ad Importo La ditta deve liquidare un importo al dipendendente, non compreso nei normali elementi retributivi dello stesso; in questo caso deve compilare il campo IMPORTO con il valore da liquidare con la voce. Voce a giorni La ditta liquida al dipendente una voce valorizzata ad giorni; in questo caso deve compilare il campo GIORNI per indicare il numero di giorni da liquidare con la voce. 25

26 Voce a mesi La ditta liquida al dipendente una voce valorizzata a mesi; in questo caso deve compilare il campo NMESI per indicare il numero di mesi da liquidare con la voce. Voce a quantità Indicare il Valore Unitario e la Quantità da liquidare al dipendente La compilazione della voce a Quantità compilerà a videata delle Comunicazioni Mensili Aggiuntive in AS/400 (cui si accede tramite F4 dalla seconda videata di immissione delle ore) Ad esempio: Compilando la procedura in questo modo: 26

27 pw_trasfertai Si otterrà questo in AS/400: pw_trasferta Dopo aver completato l inserimento delle Vocie aggiuntive, la procedura presenta tali voci nella parte superiore della videata e le liquidaerà al momento dell elaborazione del foglio presenza. 27

28 Concluse le operazioni è necessario utilizzare gli appositi pulsanti per Controllare e Concludere il foglio Presenza. Controlla: Concludi: Il Foglio Presenza Concluso non può essere più modificato, le informazioni inserite vengono salvate e protette,la videata nella parte superiore viene visualizzata in questo modo: Per riaprire il Foglio Presenza e poterlo gestire nuovamente è sufficiente utilizzare il pulsante: GESTIONE VOCI AGGIUNTIVE PREFERITE La funzione consente alla ditta di visualizzre esclusivamente le voci preferite, cioè quelle utilizzate effettivamente dall azienda. La prima volta che si entra l opzione sarà vuota: 28

29 pw_vocipreferite Successivamente al salvataggio del foglio presenze, se sono state utilizzate voci agiguntive, queste verranno salvate come PREFERITE e, nelle successive aperture verranno proposte solo queste. La ditta può sempre consultare l elenco completo delle voci aggiuntive gestendo il campetto Solo Voci Utilizzate. Ad esempio la ditta ha utilizzato alcune voci aggiuntive, dopo aver salvato il foglio presenza la procedura presenta: 29

30 pw_vocipreferite1 ANNOTAZIONI La funzione Annotazioni consente alla ditta di inserire delle annotazioni libere per il lavoratore; attualmente queste annotazioni vengono inserite nella Stampa del Foglio Presenza. pw_annotazioni. LICENZIAMENTO La funzione consente alla ditta di effettuare il licenziamento di un dipendente, le informazioni inserite in questa videata verranno inviate all Associazione con l invio del Foglio Presenza: E necessario inserire le seguenti informazioni: - Data del Licenziamento; - Liquidazione: il menù a tendina consente di scegliere tra le seguenti opzioni: vengono liquidate con le competenze del mese anche: ferie residue, mensilità aggiuntive, permessi e TFR ( 0' nelle paghe); non viene liquidato il TFR ( 1' nelle paghe); non vengono liquidate ferie residue, mensilità aggiuntive, permessi e TFR ( 2' nelle paghe); Liquidazione del Preavviso Voce Preavviso: è possibile liquidare l indennità del preavviso: la voce da utilizzare è proposta nella parte destra della videata, è sufficiente cliccare due volte in corrispondenza di tale voce per inserirla nel riquadro del preavviso; Tipo Preavviso: indicare se il preavviso deve essere liqudiato in ore o giorni; Ore/Giorni: indicare le ore o i giorni di preavviso; Termine Preavviso: indicare la data di fine preavviso 30

31 pw_licenzia Dopo aver confermato la videata con il pulsante la procedura inserisce in corrispondenza del nome del dipendente, dopo il codice matricola, l identificazione LICENZIATO. Il pulsante consente di cancellare i dati inseriti nella sezione. La procedura ha automaticamente modificato le presenze del dipendente, cancellando le giornate successive al giorno del licenziamento: 31

32 pw_fogliolicenziato.png CANCELLA FOGLIO PRESENZA Il pulsante consente di cancellare il foglio presenza di tutti i dipendenti della ditta, può essere utilizzato nel caso in cui l Utente abbia confermato un foglio presenza errato per i dipendenti della ditta e non voglia correggere eventuali errori. Questa funzionalità consente di aprire nuovamente il foglio presenza con le ore lavorabili nel mese in esame come da contratto o dall orario particolare del primo dipendente. 32

33 Cliccando il pulsante, la procedura emette il seguente messaggio: Alla conferma del messaggio la procedura emette la seguente segnalazione: E necessario aprire nuovamente il foglio presenza per la ditta in esame. STAMPA FOGLIO PRESENZA La funzione consente di stampare il foglio presenza della ditta, di seguito un esempio: la procedura riporta la data di assunzione, ed eventualmente la data di licenziamento. In calce al prospetto la procedura riporta i totali, le voci aggiuntive e le annotazioni eventualmente inserite in merito al dipendente. 33

34 La stampa eredita l ordinamento dei lavoratori presenti a video: se l elenco a video è per matricola (come si presenta entrando), la stampa è ordinata per matricola: pw_ordinmatr 34

35 pw_stampafoglio Se si clicca sull elenco in corrispondenza del campo Cognome e Nome si ordinano i lavoratori alfabeticamente, anche la stampa sarà ordinata nello stesso modo (versione ): 35

36 pw_ordincogn La stampa verrà ordinata per Cognome e Nome del dipendente: 36

37 pw_stampacogn Possono essere inserite al masimo 7 righe di annotazioni nella stampa del foglio presenza. 37

38 pw_stampafoglio1.png IMPORTA DA RILEVATORE La funzione consente alla ditta di importare il foglio presenza dei dipendenti automaticamente impostato da un rilevatore automatico delle presenze. Si intende precisare che il Tracciato Record, per lacomunicazione del foglio presenza dle mese, deve essere compatibile con la procedura paghe di Nuova Informatica, e le caratteristiche che tale file deve avere sono descritte in questo articolo Tracciati record per la rilevazione delle presenze del Mese. La funzione si trova nel menù Elenco Fogli Presenza 38

39 pw_rilevatore Dopo aver cliccato nell opzione Scegli un file da importare è necessario utilizzare l opzione Sfoglia per reperire il file contente le informazioni del mese: pw_rilevatore1 Dopo aver scelto il file che si intende importare, è necessario cliccare nel pulsante che indica il caricamento dei dati: L opzione apre la seguente funzione, che consente di visualizzare il contenuto del file e anche il dettaglio delle comunicazioni presenti nel file stesso e alcune informazioni relative all elaborazione: 39

40 pw_rilevatore2 Il Pulsante consente di visualizzare il contenuto del file: 40

41 pw_visualizzadoc Il Pulsante consente di visualizzare il dettaglio delle comunicazioni inserite nel file stesso: L importazione da rilevatore può anche mettere in stadio di compilato il foglio presenze; la modifica dello statoviene fatta solo se il numero dei lavoratori contenuti nel file del rilevatore coincide con il numero dei lavoratori presenti nel foglio presenze e se non ci sono errorri bloccanti. Dopo aver acuisito il file, il foglio presenza, in condizioni normali, si trova già nello stato di COMPILATO, pronto per essere trasmesso all Associazione, come descritto nel capitolo Concludi Foglio Presenza. CONCLUDI FOGLIO PRESENZA Concludi il Foglio Presenza della Ditta Dopo aver immesso le ore del mese di tutti i dipendenti della ditta, il pulsante Concludi: consente di controllare l intero foglio presenza della ditta e di concluderlo, operazione necessaria per poter inviare il Foglio Presenza compilato all Associazione; è possibile concludere l intera ditta solamente se tutti i dipendenti presentano il foglio presenza concluso. La procedura consente di concludere la ditta e renderla pronta per l elaborazione in questo caso: tutti i dipendenti presentano la chiavetta, sono stati quindi conclusi: pw_fp La procedura emette il seguente messaggio: 41

42 Confermando la scelta la procedura visualizza la ditta nel seguente modo: - la ditta non può essere più gestita; - lo stato del foglio presenza passa da Aperto a Compilato. pw_inviafp Il pulsante consente di gestire nuovamente la ditta, riaprendo il foglio presenza. Il pulsante consente di inviare il foglio presenza compilato e concluso all Associazione. E possibile inoltre aprire un Nuovo foglio presenza cliccando in corrispondenza della apposita linguetta. 42

43 DATORE DI LAVORO Cliccando in corrispondenza del tag: alla ditta e ai dipendenti. è possibile consultare alcune informazioni relative Le informazioni possono essere solamente visualizzate e non gestite o modificate dalla ditta, sono aggiornate in tempo reale: utilizzando una tecnologia molto sofisticata la procedura interroga gli archivi, presenti nel sistema dell Associazione, ogni volta che l Utente li visualizza. Questa funzione crea un valore aggiunto alla procedura: tale strumento non consente solamente l invio dei fogli presenza compilati, ma consente alla ditta anche di conoscere i dati del rapporto di lavoro dei propri dipendenti, la situazione del TFR, le addizionali regionali e comunali, le detrazioni di imposta, gli assegni per nucleo familiare. La procedura apre la seguente videata, è sufficiente posizionare il cursore in corrispondenza della ditta e cliccare: La videata presenta l elenco di tutti i dipendenti della ditta in forza nell anno, anche se licenziati durante l anno, si visualizzano le date di assunzione e licenziamento, la qualifica e l identificazione dell eventuale rapporto part-time. Il pulsante consente di allineare, in tempo reale, i rapporti di lavoro con l ambiente AS/400 (PANETDED), questa funzionalità può essere utilizzata per aggiornare i dati dei dipendenti della ditta, qualora l Associazione in AS/400 abbia effettuato delle modifiche al rapporto di lavoro in AS/400. La funzione di allineamento del rapporto di lavoro può essere lanciata anche dall Elenco dei Fogli presenza; inoltre la procedura di generazione di un nuovo foglio presenza lancia il riallienamento automaticamente. La funzione, in pratica, importa il file PANETDED della ditta. 43

44 pw_gestionelavoratori NEW 2011 Il pulsante consente di visualizzare il Rapporto di Lavoro Storico per ogni dipendente. Nel caso in cui siano presenti molti dipendenti nella ditta è possibile scorrere tutti i dipendenti utilizzando le frecce. I dipendenti possono inoltre essere ordinati in base ai seguenti parametri: - matricola; - Cognome; - stato; - data licenziament0. Per modificare l ordinamento è necessario posizionare il cursore in corrispondenza del titolo della colonna nella griglia e cliccare. 44

45 Cliccando in corrispondenza del dipendente desiderato è possibile visualizzare i dati del rapporto di lavoro dello stesso, si intende precisare che i dati non sono modificabili, tale funzione consente di consultare importanti informazioni relative ai dipendenti. ANAGRAFICA DIPENDENTE 45

46 pw_anagrafica3 RAPPORTO DI LAVORO DEL DIPENDENTE pw_anagrafica1 pw_anagrafica2 46

47 PROFILO ORARIO DI LAVORO DEL DIPENDENTE NEL CASO DI GESTIONE DEI TURNI **NEW Se la ditta è abbinata alla gestione turni nel profilo orario del dipendente viene visualizzato Impostato da servizio Paghe e, cliccando in corrispondenza di VP (visualizza Profilo), la procedura presenta l orario di lavoro del dipendente. Nel caso in cui il foglio presenza fosse stato già aperto, la procedura non può abbinare il turno, è pertanto obbligatorio cancellare e creare nuovamente il foglio presenza, affinchè in automatico proponga l orario ai dipendenti. (versione ) pw_orariolavoro L orario del dipendente viene presentato,al pulsante VP, per ogni mese dell anno, giorno per giorno, in relazione al turno cui il dipendente è abbinato in AS/400: 47

48 pw_turni Posizionando il cursore nel mese desiderato, la procedura presenta l orario di lavoro del dipendente, giorno per giorno, ad esempio interrogando il mese di giugno, si può notare che il dipendente è stato abbinato ad un particolare turno a partire dal giorno 14/06/2010: 48

49 pw_giugno I 49

50 pw_orario2 50

51 pw_orario3 51

52 pw_orario4 52

53 FERIE E PERMESSI pw_ferie_perm DATI TFR pw_tfr 53

54 pw_tfr1 ADDIZIONALI Indicando l anno e il tipo di addizionale (comunale, regionale, acconti) la procedura presenta la seguente pagina: 54

55 pw_add DETRAZIONI D IMPOSTA 55

56 pw_detrazioni pw_detr2 56

57 ASSEGNI FAMILIARI La procedura presenta la gestione degli ANF, per il dipendente il oggetto GESTIONE FILIALI La procedura, cui si accede dal menù Personalizzazione Azienda : pw.person 57

58 consente di suddividere una ditta in diverse filiali : questa ripartizione consente che più utenti gestiscano in modo indipendente e autonomo una ditta con molti dipendenti. Dal menù datori di lavoro, gestione Aziende, la creazione di più filiali si pone in essere seguendo questi passi operativi: 1. Creazione Filiali; 2. Creazione Utenti che gestiranno le Filiali; 3. Assegnazione dei dipendenti della ditta alle varie filiali. 1. CREAZIONE FILIALI Per creare la filiale è necessario inserire il Codice e una Descrizione per ogni filiale: UE_filiali 2. CREAZIONE UTENTI Per creare gli Utenti è necessario utilizzare il pulsante posizionando il cursore in corrispondenza di ogni filiale. La procedura propone automaticamente un codice Accesso ed una Password, l utente potrà modificare la password collegandosi con la procedura. Il codice di Accesso della filiale è formato dal codice di accesso della ditta (nel nostro esempio ASNI ) + il codice filiale. 58

59 pw_utentifiliali 3. ASSEGNAZIONE DEI DIPENDENTI ALLE FILI ALI Per abbinare i dipendenti della ditta alle varie filiali si deve passare nella videata Assegnazione Filiale. Per gestire la videata è necessario sbloccare i dati con il pulsante è necessario indicare, per ogni dipendente, l abbinamento alla filiale. ed in corrispondenza della colonna filiale pw_assegnafiliali 59

60 GESTIONE DELLA FILIALE Dopo aver eseguito i passi propedeutici alla gestione delle filiali è possibile collegarsi con l Utente e la Password abilitata per la gestione della filiale. Il responsabile della filiale 01 può gestire il foglio presenza solamente dei dipendenti abbinati alla filiale 01 e può visualizzare solamente i dipendenti della filiale 01. Il responsabile della ditta continuerà a poter visualizzare e gestire tutti i dipendenti della ditta, e tutte le filiali. RESPONSABILE DI FILIALE Le opzioni possibili abbinate ad un responsabile di filiale sono ristrette rispetto al responsabile della ditta: - non è possibile consultare i documenti pubblicati della ditta (non c è il menù Consultazione); - non è possibile aprire un foglio presenza per la ditta: tale attività deve essere svolta dal responabile della ditta; - non è possibile inviare i fogli presenza compilati all Associazione: tale attività deve essere svolta dal responsabile della ditta, che ha la facoltà di concludere il foglio presenza e di inviarlo all Associazione: Il responsabile di filiale può solamente compilare il foglio presenza dei dipendenti abbinati abbinati alla propria filiale. Il responsabile di filiale può essere visto come un UTENTE RISTRETTO della ditta: il responsabile paghe può decidere di generare una sola filiale e abbinare tutti i dipendenti a quella, solamente per creare un Utente Riestretto della ditta. pw_accessofiliale01 Il responsabile di filiale può gestire e visualizzare solamente dipendenti abbinati alla sua filiale, può immettere il foglio presenza dei dipendenti, può concludere i dipendenti. 60

61 Il foglio presenza di tutti i dipendenti della ditta verrà confermato, concluso ed inviato dal Responsabile della Ditta. Il responsabile di filiale non può trasmettere il foglio presenza all Associazione/Consulente, poichè non comprende tutti i dipendenti della ditta. La procedura consente al Responsabile di Filiale di stampare il foglio presenza dei dipendenti della sua filiale con il pulsante pw_dipfiliale GIUSTIFICATIVI PROGRAMMATI Tramite la seguente funzione, cui si accede dal menù Personalizzazioni Azienda: 61

62 pw.person l Utente può impostare, per ogni dipendente, dei giustificativi di assenza, programmandoli per un periodo di tempo che comprenda più mensilità. Tale funzionalità si dimostra particolarmente utile ad esempio nell inserimento di periodi prolungati di assenza di cui l azienda è a conoscenza (Ferie o Servizio militare, Maternità, Allattamento, etc). Alla funzione si accede anche dall Elenco dei fogli presenza. NEW VERSIONE DEL 28/11/2011 Vista la frequenza nell uso di programmare gli eventi relativi al dipendente nell immissione del foglio presenza, si é cercato di rendere questa operazione più agevole soprattutto nell attribuzione alle varie tipologie di dipendenti. PW_PROGRAMMATI_4 62

63 La procedura propone una suddivisione dei dipendenti a seconda del contratto di appartenenza e delle varie tipologie dei dipendenti presenti nella ditta. Vengono presentati i vari contratti gestiti nella ditta e i dipendenti suddiviso per le varie tipologie gestite. SUGGERIMENTI PAGHE VIA INTERNET Il pulsante i giustificativi: mostra i suggerimenti dell applicativo, può essere utile visualizzare tali suggerimenti prima di creare suggerimenti INSERIMENTO DEL GIUSTIFICATIVO PROGRAMMATO Se si va ad espandere la tipologia di dipendente presente nella ditta, vengono presentati i dipendenti (questa soluzione risulta ottimale per non avere un elenco dispersivo dei dipendenti). 63

64 PW_PROGRMMATI_03 Se non viene selezionato alcun dipendente e si cerca di gestire un giustificativo la procedura emette il messaggio di mancata selezione di almeno un dipendente. Per inserire il gisutificativo é possibile usare il bottone relativo ovvero cliccare due volte su rigo da gestire. L operatività può essere diversificata a seconda del tipo di giustificativo da attribuire: - nel caso in cui si tratti di un giustificativo che interessa la categoria degli operai es. ferie per pulizia impianto, é sufficiente selezionare la categoria per riportare il segnale tutti i dipendenti che vi appartengono; 64

65 PW_PROGRMMATI_5 Per l inserimento del giustificativo occorre selezionare la categoria/ il dipendente interessato dall evento. N.B. in base alla nuova impostazione data con la suddivisione per tipologia di dipendenti, per poter abbinare un giustificativo a più tipi di dipendenti, occorre eseguire il lancio per le varie tipologie, la procedura in caso di selezione multipla, emette un messaggio di avviso: PW_PROGRAMMATI_25 scelta la tipologia per la quale effettuare l operazione, al momento dell inserimento la procedura presenta la videata in cui riporta l elenco dei dipendenti per i quali si sta gestendo il giustificativo: 65

66 PW_PROGRAMMATI_6 i dati richiesti dalla videata sono i seguenti PW_PROGRAMMATI_26 la procedura effettua una verifica richiedendo, tramite avviso, la compilazione dei campi obbligatori 66

67 PW_PROGRAMMATI_27 la compilazione del giustificativo con tali impostazioni, attribuisce il periodo di imputazione con il codice relativo a tutti i dipendenti 67

68 PW_PROGRAMMATI_7 Selezionato il periodo relativo all evento e, impostata la tipologia del giustificativo, (sostitutivo /aggiuntivo) occorre salvare i dati inseriti. Alla conferma della videata la procedura emette una videata in cui richiede l intervento dell operatore per proseguire: 68

69 PW_PROGRAMMATI_8 se la procedura verifica che il foglio presenza é stato precedentemente aperto, prima di aver gestito i giustificativi programmati, avverte l operatore con un messaggio che si è provveduto ad aggiornare il foglio presenza PW_PROGRAMMATI_10 Ritornando nell elenco dei dipendenti, selezionando quello interessato, vine mostrato quanto gestito PW_PROGRAMMATI_14 ecco l effetto che hanno le precedenti operazioni sul foglio presenza 69

70 PW_PROGRAMMATI_15 Come nella videata la procedura ha riportato nel foglio presenza la compilazione dello stesso, in base a quanto inserito nella programmazione precedente (es. ferie dal 01/08 al 12/08) - nel caso in cui il giustificativo da inserire sia diverso per ogni dipendente della categoria, é possibile selezionare il dipendente interessato e gestire il giusificativo relativo PW_PROGRAMAMTI_11 la conferma dell inserimento avvenuto la si ha con la videata che vi ene emessa dalla procedura al momento della conferma dei dati inseriti, in questo specifico caso avendo inserito un giustificativo relativo ad un periodo, per il quale non si é ancora aperto il foglio presenze, il messaggio che viene emesso sarà semplicemente di conferma alla creazione dello stesso per il periodo interessa.(e non anche di aggiornamento del foglio presenza, com enel caso precedente). 70

71 PW_PROGRAMMATI_12 anche la gestione del giustificativo, in riferimento un solo dipendente, poiché provoca la variazione di quanto presente nel foglio presenza, richiede l intervento dell operatore per la conferma dell operazione per riportare la nuova situazione nel foglio prsenza. PW_PROGRAMMATI_16 Si intende tranquillizzare l Utenza che, i dati inseriti con la precedente versione di programma, vengono mostrate nella videata quando si seleziona il dipendente interessato a tale precedente attività 71

72 PW_PROGRAMMATI_17 come nella precedente versione è possibile inserire il giustificativo che copra una parte delle ore della giornata lavorativa PW_PROGRAMMATI_1 alla conferma della videata viene emesso il solito avviso di aggiornamento del foglio presenza PW-PROGRAMMATI_2 72

73 e dopo la conferma viene emesso il messaggio PW_PROGRAMMATI_13 in automatico la procedura aggiorna il foglio presenza PW_PROGRAMMATI_18 CANCELLAZIONE / MODIFICA DEL GIUSTIFICATIVO PROGRAMMATO L implementazione alla procedura, ha permesso anche un aiuto ulteriore alla gestione, in quanto si é realizzato un modo più efficace per effettuare un eventuale cancellazione / modifiche dei dati inseriti: 73

74 Andando in gestione dell evento con un doppio invio nel rigo di riferimento, é possibile effettuare diversi tipi di operazione per la cancellazione: - é possibile provvedere alla cancellazione/ modifica solo del dipendente che si é selezionato PW_PROGRAMMATI_19 alla conferma del messaggio la procedura provvede a modificare l indicazione del giustificativo precedentemente inserito, nell elenco del lavoratore; attualmente,come nella precedente versione non viene aggiornato il foglio presenza, é cura dell utente provvedere a rigenerarlo 74

75 PW_PROGRAMMATI_20 - é possibile provvedere alla cancellazione / modifica estendendo tale operazione anche agli altri dipendenti (inteso quelli inclusi nell intervallo temporale compreso tra il dal /al e con quel giustifi cativo di quella tipologia) PW_PROGRAMMATI_21 Poiché nell esempio riportato, si é scelto di estendere la modifica anche ad altri lavoratori, la procedura emette un primo avviso che l intervento che si sta eseguendo convolgerà anche altri dipendente e, confermata la videata, la procedura chiede conferma per estendere la modifica anche agli altri dipendenti 75

76 PW_PROGRAMMATI_22 Ugualmente é possibile provvedere alla cancellazione per il dipendente selezionato ovvero estendere l operazione a tutti i dipendenti legati alla tipologia del dipendente. (una precisazione se la procedura rileva che si sta modificando / cancellando, un giustificativo le cui impostazioni di lancio non trovano corrispondenza se non con il dipendnete selezionato, la procedura apporterà le relative modifiche solo al dipendnete per sui si é acceduti nella funzione) 76

77 PW_PROGRAMMATI_24 77

78 CONSULTAZIONE ARCHIVIO DOCUMENTI La sezione contiene i documenti pubblicati dall Assocazione / Studio. I documenti pubblicati possono essere relativi ai risultati delle elaborazioni paghe,ma anche possono essere relativi ai diversi servizi offeti (contabilità, versamenti ). La sezione Archivio Documenti contiene tutti i documenti che l Associazione / lo Studio ha messo a disposizione della ditta: nel caso in cui i documenti non siano mai stati consultati dalla ditta, la procedura li presenterà evidenziati in rosso. la ditta può stampare, salvare in altre cartelle, consultare, i documenti messi a disposizione dall Associazione. La procedura dialogo-web può essere utilizzata anche come archivio documentale: i documenti risultano salvati e ordinati per tipologia di servizio e anno di pubblicazione. pw_documenti I documenti pubblicati e non ancora consultati vengono visualizzati anche nella seguente pagina web che si presenta accedendo al servizio: 78

79 Dopo aver consulatato i documenti, la proceura li sposta da questo archivio e li inserisce nell Archivio Documenti NEW: La versione di Paghe Via Internet consente di proteggere i documenti che l Associazione pubblica e rende disponibile alla ditta. La protezione consente di accedere ai documenti pubblicati solamente digitando un PIN CODE che verrà fornito dall Associazione stessa, questo servizio verrà attivato su richiesta delle ditte. I documenti protetti sono segnalati con una nuova icona che evidenzia un lucchetto. Se l utente cerca di aprire un documento protetto, la procedura apre una nuova finestrella, in cui è obbligatorio digitare il PIN CODE per poterlo aprire. Se il PIN CODE è corretto il documento può essere aperto, altrimenti l apertura viene inibita. L icona viene visualizzata in questo modo: Nuova finestrella: 79

80 Se il PIN CODE digitato non è corretto, la procedura avvisa l utente: 80

81 AGGIORNAMENTI VERSIONE PAGHE VIA INTERNET APPLICAZIONE LATO DITTA Protezione Elaborazioni La ditta può richiedere all Associazione di proteggere i documenti che l Associazione stessa rende disponibili nel portale. I documenti protetti sono scaricabili e consultabili solamente con un PIN CODE, che potrebbe differenziarsi per tipologia di servizio e quindi di documento pubblicato. VERSIONE PAGHE VIA INTERNET APPLICAZIONE LATO DITTA Nuova gestione dei giustificativi programmati: abbiamo implementato la procedura rendendola più agevole, clicca qui per visualizzare il dettaglio. VERSIONE PAGHE VIA INTERNET Aggiornamento del 01/07/2010 APPLICAZIONE LATO DITTA Abbinamento della ditta ai turni di lavoro impostati in AS/400 Abbiamo implementato la procedura di creazione del foglio presenza per tener conto dei turni di lavoro generati in AS/400. Se il dipendente ha un particolare orario di lavoro, impostato con un turno, è necessario, dal Lato Amministratore del servizio abilitare la ditta alla gestione dei turni: è nato un nuova sezione nel dettaglio azienda Impostazioni Servizio Paghe, in cui è necessario impostare il campo orario paghe : clicca qui per accedere alla funzione. Dopo aver abilitato la gestione dei turni, collegandosi all applicativo Lato Ditta nel rapporto di lavoro del dipendente verrà visualizzato il profilo orario impostato dal turno. La procedura conente di visualizzare per ogni mese dell anno, giorno per giorno, l orario del dipendente, impostato dal turno cui il dipendente risulta abbinato: clicca qui per accedere alla funzione. Si intende precisare che, affinchè la procedura proponga il turno ai dipendenti, è necessario, qualora fosse stato già aperto il foglio presenza, provvedere a cancellarlo e crearlo nuovamente (utilizzando l apposito pulsante cestino che si trova nella funzione elenco fogli presenza ). Stampa Foglio Presenza e Voci Aggiuntive 81

82 Abbiamo implementato la stampa del Foglio Presenza con voci a Quantità: queste non vengono più identificate nella stampa con valore, ma vengono riportate le quantità e le unità liquidate nel foglio presenza. Abbiamo inoltre corretto una anomalia di visualizzazione degli importi decimali delle voci aggiuntive. indendiamo precisare che gli importi riportati nell applicativo 5250 erano corretti, le anomalie erano di sola visualizzazione delle voci nella stampa del foglio presenza. Scorrimento dei dipendenti Abbiamo implementato la funzione di scorimento dei dipendenti nella gestione del foglio presenza: è ora possibile immettere le ore dei dipendenti sia per ordine crescente di matricola, sia per ordine alfabetico di cognome e nome dei dipendenti. Gestione del Rapporto di Lavoro dall immissione del foglio presenza E possibile accedere alla gestione del rapporto di lavoro del dipendente cliccando in corrispondenza del nome e cognome del dipendente, nella videata di gestione del Foglio Presenza. VERSIONE PAGHE VIA INTERNET Aggiornamento del 29/04/2010 Nuova Versione compatibile con FireFox versione3 e Interent Explorer versione 7 Applicazione Lato Azienda Nuovo Accesso alla Procedura Paghe Via Internet Abbiamo modificato la videata di accesso alla procedura: la ditta, al primo accesso, può visualizzare, in calce alla videata, i documenti che l Associazione / lo Studio ha pubblicato e che non sono ancora stati consultati Eliminata la funzione Scarica Certificato Archivio Ferie e Permessi La Ditta può consultare l archivio delle Ferie e Permessi di tutti i dipendenti, con i dati aggiornati in tempo reale. Si intende precisare che la possibilità di visualizzare tale archivio può essere comunque inibita dall Amministratore del servizio Paghe Via Internet, impostando i parametri con l opzione Impostazioni Utente (Opzione Gestori Utenti) Importa da Rilevatore La Ditta può importare il foglio presenza dei dipendenti automaticamente impostato da un rilevatore automatico delle presenze. Profilo orario con lavoro domenicale E stato corretta l anomalia per cui, in caso di profilo orario che prevede il lavoro domenicale, venivano azzerate le ore di domenica: ora, se il profilo prevede la domenica, le ore vengono riportate e non vengono più azzerate. 82

83 VERSIONE PAGHE VIA INTERNET Aggiornamento del 19/10/ 2009: Applicazione Lato Azienda Gestione Filiali La funzione è stata implementata per consentire la suddivisione di una ditta in diverse filiali questo offre la possibilità di gestire una ditta con molti dipendenti in modo indipendente ed autonomo da più persone. VERSIONE PAGHE VIA INTERNET Aggiornamento del 30/07/2009: Applicazione Lato Azienda Riallineamento dei rapporti di lavoro dall elenco fogli presenza La funzione è stata implementata per consentire di allineare i rapporti di lavoro per i fogli presenza già aperti: la procedura cancella i folgi presenza per i lavoratori licenziati pri ma della data di inizio del foglio presenze Stampa Foglio Presenza Abbiamo implementato la funzione di Stampa del Foglio Presenza: la stampa eredita l ordinamento dei lavoratori presente a video Gestione delle Voci Aggiuntive Abbiamo corretto una anomalia di visualizzazione che duplicava le voci aggiuntive, qualora fossero utilizzate da più ditte, si intende precisare che tale anomalia era di sola visualizzazione e non comportava alcun problema alle ditte. Con l occasione abbiamo aggiornato i manuali lato azienda scaricabili dalla procedura paghe Via internet VERSIONE PAGHE VIA INTERNET Aggiornamento del 10/07/2009: Applicazione Lato Azienda Miglioramento nello scorrimento dei lavoratori e possibilità di riordinare l elenco dei dipendenti: sia nei rapporti di lavoro, sia nella gestione del foglio presenza; Riallineamento dei rapporti di lavoro; 83

84 Stampa Foglio Presenza GESTIONE DELLE VOCI PREFERITE VERSIONE PAGHE VIA INTERNET Aggiornamento del 29/06/2009: Applicazione Lato Azienda Licenziamento; Annotazioni; Stampa Foglio Presenza 84