Gestione Paghe Via Internet

Транскрипт

1 Gestione Paghe Via Internet 1

2 SOMMARIO Introduzione...6 Caratteristiche dell Applicazione ATTIVITA DELL ASSOCIAZIONE Amministrazione Ditte Paghe via Internet...8 Importa Tabelle Gestori / Utenti Dati Gestore Parametri Gestore Impostazioni Utente Sistemi Informativi Voci Liquidazione Giustificativi Attivazione Aziende Gestione Aziende Rapporti di lavoro Consulta Fogli Presenza Acquisizione del Foglio Presenza dall Amministratore Periodi Attivi Modifica Password Storico Documenti

3 Riepilogo Pubblicazione Invio Comunicazioni ATTIVITA DELL AZIENDA Accesso alla Procedura Lato azienda Caratteristiche dell Applicazione Paghe Via Internet Modifica Password Paghe Via Internet Periodi Attivi Elenco Fogli Presenza Gestione del Foglio Presenza Giustificativi Gestione Voci Aggiuntive Gestione Voci Aggiuntive Preferite Annotazioni Licenziamento Cancella Foglio Presenza Stampa Foglio Presenza Importa da Rilevatore Concludi Foglio Presenza Datore di Lavoro Anagrafica Dipendente Rapporto di Lavoro del Dipendente

4 Ferie e Permessi Dati TFR Addizionali Detrazioni d Imposta Assegni Familiari Gestione Filiali Creazione Filiali Creazione Utenti Assegnazione dei dipendenti alle filiali Gestione della Filiale Giustificativi Programmati Giustificativi Programmati Modifica - Cancella -Visualizza un Giustificativo creato Documenti da Consultare Archivio Documenti ATTIVITA DELL ASSOCIAZIONE AGGIORNAMENTI PROCEDURALI Versione Paghe Via Internet Versione Paghe Via Internet Versione Paghe Via Internet Versione Paghe Via Internet Aggiorna orario di Lavoro dipendente nuovo assunto- paghe via Internet

5 Aggiorna Orario di lavoro Paghe Via Internet Versione Paghe Via Internet Versione Paghe Via Internet Gestione di più Sistemi Informativi I capitoli del manuale sono presenti nel nostro Blog Paghe, all interno della categoria PAGHE VIA INTERNET 5

6 INTRODUZIONE CARATTERISTICHE DELL APPLICAZIONE Il servizio Paghe Via Internet consente: Risparmio dei costi L immissione del foglio presenza viene effettuato direttamente dalla ditta cliente; Il servizio non necessita di attività specifiche per il suo funzionamento; consente l informatizzazione di strutture periferiche senza investimenti in infrastrutture; Fidelizzazione del cliente Il servizio coinvolge l utente che si abitua e non cambia più facilmente; L Utente ritiene di avere un partner avanzato tecnologicamente e affidabile; Il servizio riduce le conflittualità perchè l utente inserisce direttamente i dati; la modularità delle funzioni consente la loro predisposizione in funzione delle esigenze del cliente; Apertura di nuovi mercati Il servizio può essere fornito anche a studi di consulenza o associazioni di categoria in outsourcing; Il servizio viene fornito in rete geografica e quindi senza vincoli territoriali. La nuova procedura Paghe Via Internet consente di ottenere un collegamento diretto tra l Associazione, lo Studio professionale e la propria ditta cliente. La procedura Paghe Via Internet è nata principalmente per la rilevazione delle presenze del mese della ditta, ma offre inoltre altre possibilità: - la consultazione di alcune importanti informazioni relative ai dipendenti e alla ditta (rapporto di lavoro, dati TFR, addizionali..) aggiornati in tempo reale; - la consultazione e l archiviazione dei risultati delle elaborazioni. Per poter utilizzare questo prodotto è sufficiente avere un browser, un collegamento ad Internet, per potersi connettere ad un server in cui l Associazione/il consulente ha predispoto una partizione a disposizione della ditta. Non è necessario scaricare un programma nel proprio PC questo implica che la ditta non dovrà porre in essere alcuna attività di manutenzione del programma stesso. La ditta accede ad un portale, collegandosi ad un indirizzo internet, e, in qualunque momento, da qualsiasi luogo, può accedere ad informazioni aggiornate in tempo reale, relative alla ditta ed ai propri dipendenti. Il collegamento tra la ditta e l Associazione/Consulente è diretto e riservato: le infomazioni, i dati sono crittografati, protetti e garantiti da un certificato che la ditta, al primo collegamento, dovrà scaricare nel proprio PC. 6

7 La gestione della procedura è molto intuitiva e semplice, l Utente è guidato e controllato nell inserimento delle informazioni: tale funzionamento è una garanzia per il consulente/per l Associazione poichè otterrà informazioni congruenti con i propri contratti e tabelle e non necessiteranno di un particolare controllo prima di essere effettivamente elaborati; le informazioni sono legate all applicazione del consulente / associazione. Il prodotto Paghe Via Internet non è una mera compilazione informatica del Foglio Presenza, non è la sostitutizione di un fax, il valore aggiunto di questo prodotto è il fatto che è strettamente legato alla procedura paghe Assoconsul: l unico modo in cui la ditta ha la possibilità di inserire le informazioni è lo stesso che avrebbe utilizzato l Associazione o il Consulente stesso, perchè le modalità di compilazione del foglio sono quelle dell applicazione Assoconsul. Una volta conclusa l attività di compilazione dei fogli presenza, la ditta lo invia all Associazione. L Associazione troverà la ditta tra quelle Pronte per Essere elaborate con il segnale E, potrà elaborarla e rendere disponibili i risultati alla ditta. La consultazione dei risultati delle elaborazioni paghe avviene nel caso in cui l Associazione decida di pubblicare le relative stampe nel portale della ditta. L Associazione può stabilire quali sono le stampe che desidera pubblicare e rendere disponibili alla ditta e, utilizzando il prodotto SPOOL MASTER, può effettuare la pubblicazione di uno spool in formato PDF anche se nato in ambiente AS/400. Il prodotto SPOOL MASTER è un prodotto indipendente da Paghe Via Internet, ma rende tale procedura più completa. La pubblicazione dei documenti in un portale presente enormi vantaggi rispetto all invio degli stessi documenti via al cliente: 1. la mail non è uno strumento sicuro, potrebbe non arrivare a destinazione; 2. la mail potrebbe essere letta ed aperta dalal persona sbagliata ; 3. l utilizzo del portale offre la garanzia che i documenti vengano consultati dalla persona che possiede la password per accedervi; 4. l Associazione può verificare se e quando la dittaha consultato i documenti che sono stati pubblicati, avend oal garanzia che gli stessi non vengano persi, poichè la procedura le archivia automaticamente L Associazione può fornire diversi servizi alle proprie ditte: - Paghe via Internet in versione completa: rilevazione delle presenze, consultazione di archivi, consultazione dei risultati delle elaborazioni (con spool master); - Paghe via Internet in versione più semplice: rilevazione delle presenze, consultazione di archivi. 7

8 Nella sezione del Blog Manuali in Formato PDF abbiamo compilato il manuale di Paghe Via Internet Lato Associazione ed in manuale Paghe via Internet Lato Ditta 1 ATTIVITA DELL ASSOCIAZIONE AMMINISTRAZIONE DITTE PAGHE VIA INTERNET L Associazione può gestire le ditte per le quali fornisce il servizio Paghe Via Internet, questo è il menù di accesso: pw_accessoasso 8

9 pw_ammin_1 Le funzioni possibili sono quelle elencate sulla sinistra, per accedere alle varie funzioni è sufficiente posizionarsi con il cursore in corrispondenza delle voci desiderate. Per importare i Contratti e le Tabelle (PANETCET) eseguire la funzione Importa Tabelle; Per abilitare la ditta al servizio Paghe Via Internet si deve scegliere l opzione Attivazione Aziende; Per gestire le ditte iscritte al servizio si deve scegliere l opzione Gestione Aziende; Per abilitare impostazioni generali si deve scegliere l opzione giustificativi, voci di liquidazione; Per consultare informazioni generali del gestore e degli utenti del servizio (ad esempio per reimpostare la password della ditta conferita la prima volta dal sistema) si deve scegliere l opzione Gestori / Utenti; Per consultare i fogli presenza e i periodi attivi si devono scegliere le apposite funzioni; Per modificare la password del sito di amministrazione si deve scegliere l opzione Modifica Password. 9

10 Per visualizzare tutti i documenti pubblicati si deve scegliere l opzione Storico Documenti; L opzione Riepilogo Pubblicazione presenta un pannello di totalizzazione dei documenti pubblicati e consultati e consente l esportazione dei dati (pulsante icona Excel); per ciascuna posizione di riepilogo è possibile accedere poi al dettaglio dei documenti Per inviare una mail alle ditte,in merito all avvenutoa pubblicazione dei documenti si deve scegliere l opzione Invio Comunicazioni Cliccando in corrispondenza della dicitura: NEL BLOG PAGHE È DISPONIBILE IL MANUALE DELLE FUNZIONI DI AMMINISTRAZIONE. CLICCA QUI PER ACCEDERE viene presentato l help in linea per la gestione del programma. SI INTENDE PRECISARE CHE IN OGNI FUNZIONE ESISTE IL TASTO ALLA PROCEDURA L HELP IN LINEA SPECIFICO DELLA FUNZIONE. CHE COLLEGA IMPORTA TABELLE La funzione consente di importare automaticamente le tabelle e i contratti dall ambiente AS/400 al Server. La procedura emette il seguente messaggio: Dopo aver confermato il messaggio, viene proposta la seguente videata: 10

11 Al completamento dell operazione, l utente viene informato: Le Voci Aggiuntive, i Giustificativi e i contratti di lavoro risultano ora aggiornati. GESTORI / UTENTI La funzione presenta informazioni relative all Associazione e alle ditte iscritte al servizio: DATI GESTORE 11

12 Selezionando la ditta desiderata e utilizzando il pulsante di filtro dettaglio della ditta: è possibile entrare in UTENTI ABILITATI I dati possono essere gestiti e modificati se sbloccati con il pulsante. Il pulsante consente di impostare nuovamente la password che il sistema aveva calcolato per la ditta in esame (pulsante utile nel caso in cui la ditta non ricordi più la password che ha modificato). 12

13 PARAMETRI DITTA E possibile abilitare, per la ditta selezionata, la possibilità di inserire nuovi lavoratori;indicando S nel parametro. Se la videata risulta bloccata è necessario renderla gestibile utilizzando il lucchetto. Per dare alla ditta la possibilità di generare il Cedolino On Line è necessario: - indicare una Libreria Cedolino On Line, nell apposito campo della videata Utente (riportato nella precedente videata). Non è necessario creare la libreria in ambiente AS/400, è sufficiente indicare il nome (consigliamo WEBcodice ditta paghe, ad es: WEB ); - inserire S nel parametro, nell apposito campo della videata Parametri (riportato nella successiva videata). Dopo aver effettuato queste operazioni Vi preghiamo di contattarci (ufficio assistenza paghe); affinchè il programma automaticamente riproduca il modello PDF del cedolino on line è necessario gestire la coda di stampa di spool master. 13

14 pwparametrid Abilitando il cedolino on line si offre la possibilità alla ditta di visualizzare il cedolino in formato PDF creato dalla procedura in relazione a quanto inserito nel foglio presenza di quel dipendente. La procedura abilita il pulsante nella gestione del foglio presenza, cliccando il pulsante la procedura genera il cedolino in formato PDF: pw_foglioced 14

15 Cedolino on line: pw_cedonl PARAMETRI GESTORE La funzione consente di visualizzare informazioni relative al gestore: 15

16 pw_parametrig Giorni scadenza:la scadenza serve per indicare entro quale tempo MASSIMO dalla data di pubblicazione il messaggio rimane in attesa di invio nel server; trascorso tale periodo il messaggio non inoltrato viene contrassegnato come scaduto e non viene più inviato. Abilitazione serve per comunicare al sistema di pubblicazione se l Associazione ha aderito al servizio automatico di invio messaggi Per maggiori informazioni vedi l articolo: Invio Comunicazioni 16

17 pw_parametrig1 Trasmissione Differita Foglio Presenza: impostando ad S questo parametro l acquisizione del foglio presenza compilato e conscluso dalla ditta viene effettuato dall Amministratore del servizio; l invio del foglio presenza nel sistema AS/400 dell Associazione non viene effettuato direttamente dalla ditta. pw_parametrig2 17

18 IMPOSTAZIONI UTENTE La funzione consente di impostare, per tutte le ditte iscritte al servizio paghe, la facoltà di svolgere particolari funzioni: - cedolino on line; - assunzione di un dipendente; Nel caso in cui vogliate dare la possibilità di lanciare il calcolo del Cedolino on line per tutte le vostre ditte, Vi preghiamo di contattarci (ufficio assistenza paghe); affinchè il programma automaticamente riproduca il modello PDF del cedolino on line è necessario gestire la coda di stampa di spool master. E possibile inoltre fare in modo che le ditte consultino o meno alcuni archivi: - Addizionali; - Assegni Familiari; - Detrazioni; - TFR; - Ferie e Permessi Si intende precisare che per abilitare la funzione di cedolino on line è necessario impostare i parametri in SPOOLMASTER. pw_impostazutente Di default queste attività sono impostate a N : le ditte non possono effettuare le attività sopradescritte, tali funzioni possono essere eseguite solamente dall Associazione 18

19 SISTEMI INFORMATIVI La procedura consente di gestire più sistemi informativi: nel caso in cui l Associazione gestisca diversi mandamenti, e nel caso in cui gli ambienti non siano completamente indipendenti, ma abbiano in comune la gestione di CONTRATTI (file MATRICI) e delle TABELLE (file FILTAB) è possibile gestire le ditte dei vari sistemi informativi utilizzando la procedura dell Amministratore, che gestisce tutti i sistemi informativi. Le ditte, dopo aver concluso e compilato il foglio presenza, invieranno le presenze automaticamente al sistema informativo cui sono abbinate. Nel caso in cui vengano gestiti più sistemi informativi, la procedura presenta: - l Attivazione aziende; - la Gestione Aziende; - la Consultazione dei Fogli Presenza solamente delle ditte appartenenti al sistema informativo prescelto. Nel caso in cui vogliate abbinare più sistemi informativi vi preghiamo di contattarci per poter verificare le librerie e per inserire il nuovo sistema informativo. Questa modalità si rende necessaria solo nel caso in cui nell Associazione il servizio paghe sia gestito in maniera distribuita con più librerie FNIAC02Sxx. Nel caso in cui la libreria FNIAC02S sia unica non è necessario attivare questa configurazione. 19

20 VOCI LIQUIDAZIONE La funzione, cliccando nel pulsante di filtro gestite dall Associazione in AS/400:, presenta tutte le voci di liquidazione create e Il Pulsante consente di effettuare una nuova ricerca, utilizzando i seguenti criteri: Usa per Paghe via Internet, Dipendenti Ordinari, Dipendenti licenziati, Dipendenti parasubordinati, lavoranti a domicilio Selezionando una voce e cliccando in corrispondenza di si accede alla seguente videata, in cui è possibile definire le seguenti particolari caratteristiche che si intende attribuire alla voce stessa: 20

21 GIUSTIFICATIVI La funzione presenta tutti i giustificativi utilizzabili in Paghe Via Internet: cliccando in corrispondenza del giustificativo desiderato, con il pulsante giustificativo stesso. è possbile gestire il Il pulsante consente di effettuare una ricerca con i seguenti criteri: Uso in Paghe via Internet, Giustificativo assenza/presenza, Ammesso festività 21

22 La gestione del giustificativo consente di impostarne l utilizzo in Paghe Via Internet: 22

23 ATTIVAZIONE AZIENDE La funzione consente di attivare il servizio Paghe Via Internet per le ditte interessate. Per prima cosa è necessario indicare il sistema informativo: qualora l Associazione gestisca più sistemi informativi (come descritto in Gestori/Utenti) deve indicare a quale sistema informativo appartiene la ditta interessata: La procedura presenta la seguente videata: E sufficiente indicare il codice ditta paghe nel campetto Codice Paghe e premere il pulsante. La procedura codifica la ditta, poichè interroga l archivio ditte in ambiente AS/400 (ACPADITT): Il pulsante consente di trasferire le anagrafiche dei dipendenti dall ambiente AS/400 al server (PANETDED). 23

24 Dopo aver lanciato il trasferimento, la procedura emette il seguente messaggio: dopo aver confermato la procedura presenta l Utente e la Password attribuita automaticamente alla ditta. L attivazione di una nuova ditta paghe crea il nuovo utente con il Codice Anagrafico, e non più con il codice ditta paghe (novità della versione ). Se la ditta paghe è abbinata ad una nuova anagrafica già utilizzata per la pubblicazione, la nuova azienda paghe viene automaticamente agganciata e resa gestibile all utente relativo alla pubblicazione; se viene attivata la pubblicazione per una ditta già attiva nel servizio Paghe Via Internet, la nuova posizione di pubblicazione si aggancia automaticamente all utente già esistente di Paghe Via Internet. Nel caso in cui ci siano più ditte paghe abbinate al medesimo codice di anagrafica unica, la procedura abbina automaticamente tutte le ditte allo stesso codice utente e password, non è più necessario gestire il codice Utente Singolo per creare questo abbinamento; ed emette il seguente messaggio: 24

25 N.B. La versione precedente della procedura ha attivato le ditte abbinate al servizio Paghe Via Internet con il codice ditta paghe, e non il codice anagrafico, ma si intende precisare che rimane ferma la storia degli utenti e aziende create fino ad oggi, per tutte le nuove attivazioni il criterio che si utilizzerà per creare l utente di accesso ai servizi on-line sarà quello di usare il codice anagrafico e non quello di uno specifico servizio. La ditta ora è stata aggiunta alle ditte iscritte al servizio Paghe Via Internet, di seguito vediamo come tale ditta ora viene identificata dalla procedura: Il pulsante consente di effettuare delle ricerche. GESTIONE AZIENDE La funzione consente di gestire le Ditte attivate al servizio Paghe Via Internet. Per prima cosa è necessario indicare il sistema informativo: qualora l Associazione gestisca più sistemi informativi (come descritto in Gestori/Utenti) deve indicare a quale sistema informativo appartiene la ditta interessata: 25

26 L archivio presenta l elenco di tutte le ditte iscritte al servizio Paghe Via Internet: pw_gestioneaz Il pulsante consente di effettuare una ricerca; Utilizzando la linguetta Rapporti di Lavoro si accede all omonima funzione. Il pulsante consente di entrare nel dettaglio della ditta scelta Entrando nel dettaglio della ditta la procedura presenta la seguente videata: 26

27 I dati anagrafici non sono modificabili. Il riquadro Assegnazione Azienda consente ad un utente di gestire con un solo codice ed una password un gruppo di ditte, anche con codici di anagrafica unica distinti. L Utente in questione è quello indicato nel campo Utente Singolo di ogni ditta appartenente a questo gruppo. Elemento necessario allo svolgimento di questa operazione è che l Utente sia stato creato in Anagrafica Unica: potrebbe essere una ditta capogruppo oppure potrebbe essere una persona fisica, un consulente. Ad esempio la ditta è stata indicata la capogruppo, e alla stessa sono state abbinate varie ditte paghe: 27

28 Con la verisone Paghe Via Internet la procedura automaticamente abbina le diverse ditte paghe allo stesso codice di Anagrafica Unica. La gestione dell utente Singolo può essere effettuata per fare in modo che diverse Anagrafiche Uniche vengano gestite da un solo codice utente ed una sola password. RAPPORTI DI LAVORO La procedura consente, all interno della funzione Gestione Aziende di visualizzare tutti i rapporti di lavoro, indpendentemente dalla cessazione del rapporto di lavoro, per ogni ditta gestita nel servizio Paghe Via Internet. La procedura consente di eliminare un dipendente selezionato: utilizzando il pulsante sbloccare la videata: per 28

29 pw_rapplavoro la procedura abilita il pulsante : 29

30 pw_rapplavorocanc nel caso in cui si decida di eliminare un dipendente la procedura propone un messaggio di conferma della cancellazione,se si conferma il messaggio, la procedura ne emette un secondo: Dopo aver confermato anche questo messaggio il dipendente verrà cancellato dal data base di paghe via internet. Se il dipendente non doveva essere cancellato, la procedura di riallienamento del rapporto di lavoro lo inserirà nuovamente tra i dipendenti della ditta (qualora in AS/400 tale dipendente sia presente) Dopo aver selezionato con il cursore la ditta interessata è possibile accedere alla gestione dei Rapporti di Lavoro. 30

31 La procedura evidenzia i dipendenti licenziati: Nel caso in cui la ditta avesse suddiviso i dipendenti in più filiali, la procedura evidenzia anche a quale filiale appartiene ogni dipendente: 31

32 pw_rapplavfiliali CONSULTA FOGLI PRESENZA La funzione consente di consultare il Foglio Presenza per le ditte interessate. Per prima cosa è necessario indicare il sistema informativo: qualora l Associazione gestisca più sistemi informativi (come descritto in Gestori/Utenti) deve indicare a quale sistema informativo appartiene la ditta interessata: La procedura presenta la seguente videata: 32

33 La funzione Consulta Fogli Presenza consente di verificare lo stato di avanzamento lavori delle ditte iscritte a Paghe Via Internet: pw_consultafp Foglio Presenza Foglio Presenza inviato all Associazione; : la ditta ha aperto il foglio presenza e lo sta compilando; : la ditta ha concluso il foglio presenza, ma non lo ha ancora Foglio Presenza : la ditta ha trasmesso il foglio presenza all Associazione, e l Associazione non ha ancora provveduto all acquisizione del foglio presenza, quando la ditta stabilirà di acquisire il foglio presenza, si troverà la ditta tra quelle pronte per essere elaborate, qualora l Associazione abbia impostato la Trasmissione differita del foglio presenza, per maggiori dettagli: clicca qui; Foglio Presenza : la ditta ha trasmesso il foglio presenza all Associazione, e l Associazione non ha ancora elaborato la ditta, e la ditta si trova già tra quelle pronte per essere elaborate. Foglio Presenza : l Associazione ha elaborato la ditta (il foglio presenza elaborato non può più essere modificato) 33

34 Il pulsante consente di eliminare un foglio presenza Aperto Posizionando il cursore in corrispondenza di un foglio presenza In Elaborazione l Associazione ha la facoltà di renderlo nuovamente disponibile alla ditta affinchè lo possa modificare, utilzzando il La procedura emetterà il seguente messaggio: Confermando la domanda, la procedura riporterà nello stato di Compilato il Foglio presenza, dando quindi la possibilità alla ditta di poter effettuare eventuali modifiche e di trasmettere nuovamente il foglio presenza all Associazione, come si può notare dalla videata il foglio presenza di 02/2009 della ditta risulta ora nello stato di Compilato: 34

35 ACQUISIZIONE DEL FOGLIO PRESENZA DALL AMMINISTRATORE L Aministratore del servizio Paghe Via Internet può stabilire che non sia la ditta ad inviare il Foglio Presenza compilato direttamente nel sistema AS400 dell Associazione o del Consulente, ma può stabilire di acquisire lui stesso tale foglio presenza compilato e concluso dalla ditta. In questo caso la ditta, dopo aver compilato e concluso il foglio presenza, come sempre, lo invia all Associazione ma, questo foglio presenza non viene inviato al sistema AS/400, ma viene presentato nella funzione Consulta Fogli Presenza dell Amministratore, e da qui, il responsabile del servizio può inviarlo al proprio sistema AS/400. La procedura consente all Amministratore di acquisire il foglio presenza se viene impostato il Parametro Trasmissione Differita dei Dati, nei Parametri del Gestore. Il Foglio presenza della ditta selezionata può essere inoltra stampato dall Amministratore, utilizzando il pulsante: La ditta, dopo aver compilato e concluso il foglio presenza lo trasmette all Amministratore del servizio di paghe via internet, ma questo foglio presenza viene evidenziato in Rosso, nello stato In Elaborazione nella funzione Consulta Foglio Presenza : pw_acquisfp Per acquisire il foglio presenza l Amministratore deve cliccare in corrispondenza del Codice Ditta paghe ed utilizzare il pulsante 35

36 La procedura emette il seguente messaggio: pw_confermaacq Se l operazione si è conclusa correttamente, la procedura emette il seguente messaggio: pw_trasf L Amministratore del servizio si troverà la ditta tra quelle pronte per essere elaborate. PERIODI ATTIVI La procedura illustra i periodi attivati per il servizio Paghe Via Internet. MODIFICA PASSWORD La procedura consente all Associazione di modificare la Password attribuita dal sistema. 36

37 STORICO DOCUMENTI La funzione consente all Associazione / Consulente amministratore del servizio paghe Via Internet di visualizzare tutti i documenti che ha pubblicato per le ditte abilitate al servizio Paghe Via Internet, ed inoltre consente all amministratore di monitorare il servizio offerto, poichè tali documenti saranno evidenziati in Rosso qualora la ditta non li abbia ancora aperti, consultati e scaricati. La funzione consente di effettuare delel ricerche su tutto l archivio dei documenti pubblicati, utilizzando le icone binocolo e lente. Viene evidenziata inoltre la data di consultazione di ogni documento. Cliccando in corrispondenza di elenca documenti solo da consultare la procedura elencherà solamente quelli. pw_elaboraz 37

38 RIEPILOGO PUBBLICAZIONE DOCUMENTI PUBBLICATI E CONSULTATI La funzione presenta un pannello di totalizzazione dei documenti pubblicati e consultati e consente l esportazione dei dati (pulsante icona Excel); per ciascuna posizione di riepilogo è possibile accedere poi al dettaglio dei documenti. pw_riepilogopubbl Selezionando con il cursore la ditta e cliccando il pulsante documento: la procedura apre il segunete 38

39 pw_excel DETTAGLIO DOCUMENTI pw_dettagliodoc Per poter visualizzare il file Excel è neces sario che nelle Opzioni Internet livello personalizzato, venga attivata la segunete opzione: 39

40 INVIO COMUNICAZIONI La funzione consente all Amministratore del servizio di inviare una alla propria ditta associata per informarla della avvenuta pubblicazione dei documenti mensili. Per effettuare questa operazione è necessario inserire in Banca Dati l indirizzo cui si vuole far pervenire il messaggio. Di seguito vi ricordiamo l Accesso in Banca Dati: GESTIONE BANCA DATI DI BASE RECAPITI TELEMATICI 40

41 BDAVE1S Dopo aver impostato l indirizzo è sufficiente stampare i documenti (cedolino, Dm10, F24 ) e indirizzare la stampa alla coda di stampa utilizzata per SPOOLMASTER, operazione che normalmente viene effettuata per pubblicare i risultati delle elaborazioni mensili e l amministratore del servizio troverà i documenti pubblicati nella sezione Storico Documenti ed inoltre i messaggi da inviare nell elenco dei messaggi: pw_messaggi Questo servizio può essere fornito in due distinte modalità: 41

42 A) L amministratore del servizio può stabilire quando informare la ditta dell avvenuta pubblicazione delle elaborazioni, la procedura genera un messaggio per ogni documento pubblicato, ma il messaggio non viene inoltrato automaticamente, è necessario che l utente decida di spedirlo; in questo caso la procedura raggruppa tutti i messaggi relativi ad un solo destinatario ed invia una sola mail per avvisare dell avvenuta pubblicazione dei documenti. Dopo una settimana il messaggio scade e la procedura lo elimina, poichè avvisare la ditta dell avvenuta pubblicazione dei documenti una settimana dopo l avvenuta pubblicazione non avrebbe senso. Dopo aver inoltrato il messaggio, la procedura lo cancella. Per spedire il messaggio si deve utilizzare il pulsante conferma:, la procedura chiede ulteriore confermando la videata, la procedura informa dell avvenuto invio della B) Novità versione Il messaggio via può essere automaticamente inviato alla ditta dal sistema (non è necessario che l amministratore del servizio si ricordi di inviare alla ditta il messaggio): affinchè venga impostata questa opzione è necessario che l Amministratore del servizio gestisca alcuni parametri nella sezione Parametri Gestore, ed in particolare Giorni Scadenza ed Abilitazione . Il segnale di abilitazione serve per comunicare al sistema di pubblicazione se quella Associazione ha aderito al servizio di invio messaggi (l invio dei messaggi non è obbligatorio). La scadenza serve per indicare entro quale tempo MASSIMO dalla data di pubblicazione il messaggio rimane in attesa di invio nel server; trascorso tale periodo il messaggio non inoltrato viene contrassegnato come scaduto e non viene più inviato. Di seguito alcune precisazioni in merito al funzionamento automatico del servizio: - Calendario di invio: per evitare di inviare messaggi di notte, sabato o domenica, per tutti i gestori, il servizio di invio messaggi è attivo dalle ore 7:30 alle ore 20:30 dal lunedì al venerdì e dalle 7:30 alle 14:30 del sabato. Quindi eventuali documenti ricevuti al di fuori dell orario 42

43 previsto, verranno inseriti nel messaggio di avviso alla ripresa successiva del servizio (ad esempio se pubblico un documento alle 9 di sera del lunedì, il messaggio informativo partirà alle 7:30 del martedì) - Intervallo di scansione: per tutti i gestori il servizio di messaggistica esegue un controllo ad intervalli prefissati per vedere se sono arrivati nuovi messaggi da spedire; in questo momento questo intervallo è impostato a 5 minuti; quindi se eseguo la scansione alle ore 13:22, la successiva scansione si effettuerà alle 13:27; i messaggi che raggiungono i requisiti per essere spediti (vedi punto successivo) dopo le 13:22, dovranno aspettare la scansione delle 13:27 per essere inviati. - Intervallo di tempo MINIMO di attesa prima di inviare il messaggio: questo parametro viene impostato in base al gestore e determina quanto tempo si aspetta prima di inviare un messaggio di pubblicazione: ad esempio se viene pubblicato un documento alle ore 15:32, se imposto un intervallo di attesa pari a 60 minuti, il messaggio di pubblicazione partirà alla prima scansione utile del servizio eseguita dopo le 16:32. In questo modo se alle 16:32 sono presenti altri documenti per la stessa ditta, viene mandato un unico messaggio per tutti i documenti (anziché generare tanti messaggi quanti sono i documenti pubblicati). **QUESTO PARAMETRO VA CONCORDATO IN FASE DI INSTALLAZIONE DEL SERVIZIO** nel caso intendiate avvalervi di questo servizio vi preghiamo di contattare Nuova Informatica, all indirizzo mail: [email protected] All indirizzo del cliente, inserito in banca Dati arriverà la seguente mail: 43

44 pw_mail 44

45 ATTIVITA DELL AZIENDA ACCESSO ALLA PROCEDURA LATO AZIENDA CARATTERISTICHE DELL APPLICAZIONE PAGHE VIA INTERNET Risparmio dei Costi L utente fornisce e riceve le informazioni direttamente dalal sua sede senza bisogno di spostarsi per recarsi negli uffici dell Associazione Verifica e consapevolezza immediata dei risultati Consultazione, anche storica, della situazione del rapporto di lavoro relativamente al TFR, alle ferie e permessi, alle addizionali regionali e comunali, agli assegni familiari, alle detrazioni.; Immissione delfoglio presenza automatica, variata per le soel eccezioni, semplice e completa, anche senza l esigenza di alcuna specifica competenza nella materia ed analisi preventiva del lavoro svolto dal dipendente; E possibile visualizzare immediatamente il cedolino paga, in via preventiva, durante la predisposizione del foglio presenza, potendo verificare direttamente i diversi risultati in base alle variazioni apportate al momento; Sicurezza sulla corretta applicazione delle leggi normative del lavoro Gli automatismi ed il funzionamento della procedura sono predisposti dal personale dell Assocazione con le sue specifich ecompetenze Nuova Informatica fornisce l indirizzo internet del portale e utente e password che la ditta deve utilizzare, per poter accedere a paghe Via Internet. Vi consigliamo di inserire il sito internet tra i siti attendibili, aggiungendo l indirizzo della procedura web in Strumenti-Opzioni Internet (nelle protezioni e nella privacy). 45

46 pw_ditta1 Inserendo Utente e Password si apre la seguente videata: la ditta al primo accesso, può visualizzare, in calce alla videata, i documenti che l Associazione ha pubblicato e che non sono ancora stati consultati: 46

47 pw_accesso Le operazioni possibili indicate nel menù a sinistra sono: Servizio Paghe; Consultazione; Utilità cui è possibile accedere cliccando con il cursore in corrispondenza della funzione che si intende gestire. Il segnale consente di indicare alla ditta se il sistema dell Associazione è attivo: la ditta può quindi eseguire tutte le funzioni della proceedura. 47

48 Nel caso in cui il semaforo fosse rosso la ditta non potrebbe inviare all Associazione il foglio del mese compilato, perchè il sistema operativo dell Associazione risulta spento. Al primo collegamento della ditta, la procedura propone di modificare o di confermare la Password. MODIFICA PASSWORD La procedura, al primo collegamento della ditta al servizio Paghe Via Internet chiede alla ditta stessa di modificare la password che l Associazione le ha comunicato. La funzione consente quindi alla ditta di modificare la password che il sistema ha stabilito per la stessa. La ditta, per garantire la riservatezza dei propri dati dovrebbe modificare la password. 48

49 PAGHE VIA INTERNET Accedendo al servizio Paghe Via Internet la procedura presenta la seguente pagina web: La pagina è suddivisa in tre diverse sezioni nelle quali l utente rileva rispettivamente: gli eventuali messaggi ricevuti dalla propria Associazione o Consulente; l elenco degli eventuali documenti pubblicati e non ancora consultati l indicazione degli eventuali fogli presenza aperti e non ancora conclusi Inoltre tramite i bottoni sulla sinistra sarà possibile accedere alle funzioni di: 49

50 Gestione Aziende; Elenco Fogli Presenza; Periodi Attivi; Stampe e Documenti PERIODI ATTIVI La finestra Periodi Attivi presenta: - il periodo (mese- anno) abilitato per l invio dei fogli presenza all Associazione; - il periodo (mese anno) abilitato per la compilazione del foglio presenza. 50

51 ELENCO FOGLI PRESENZA Cliccando in corripondenza di Elenco Fogli, si apre la seguente pagina: Nella parte sinistra della pagina la procedura evidenzia i fogli presenza aperti, quindi in compilazione e i fogli presenza già conclusi e compilati La ditta può generare il nuovo foglio presenza utilizzando la parte destra della pagina. NUOVO FOGLIO PRESENZA Indicare la ditta e il periodo del foglio presenza che si intende generare e cliccare nel pulsante di conferma: 51

52 Dopo aver aggiornato i dati, la procedura emette il seguente messaggio, che l Utente deve confermare: Per accedere al Foglio presenza generato posizionare il cursore in corrispondenza della ditta: La pagina cui si accede è la seguente, suddivisa in 3 sezioni: - Foglio Presenze Attivo; - Nuovo Foglio Presenza. FOGLIO PRESENZE ATTIVO La pagina presenta alcune informazioni relative al Foglio Presenza: il mese, l anno, lo stato del Foglio presenza, la data di compilazione, la data di elaborazione della ditta. E possibile inoltre effettuare alcune operazioni, di seguito descritte. La procedura consente di visualizzare tutti i dipendenti della ditta, per scorrere i dipendenti è sufficiente cliccare in corrispodenza delle frecce. I dipendenti possono inoltre essere ordinati in base ai seguenti parametri: - matricola; 52

53 - Cognome; - stato; - data licenziament0. Per modificare l ordinamento è necessario posizionare il cursore in corrispondenza del titolo della colonna nella griglia e cliccare. Il pulsante consente di aprire il foglio presenza presenza della ditta, si accede quindi alla sezione APRI FOGLIO PRESENZA. Il pulsante consente di CONCLUDERE il FOGLIO PRESENZA. Il pulsante consente di cancellare un FOGLIO PRESENZA COMPILATO, tale funzione può essere eseguita solamente se il foglio presenza non è stato concluso oppure elaborato dall Associazione. Il pulsante consente di allineare i rapporti di lavoro della ditta (PANETDED); nel caso in cui l Associazione abbia assunto un nuovo dipendente la funzioen di riallienamento del rapporto di lavoro viene lanciata automaticamente dalla funzione di generazione del foglio presenza. L allineamento del rapporto di lavoro dei dipendenti è possibile effettuarlo anche dalla Gestione del Datore di Lavoro. 53

54 La funzione allinea il rapport odi lavoro anche se il foglio presenza risulta essere già aperto: la funzione cancella i fogli presenza per i dipendenti licenziati prima della data di inizio del foglio presenza (versione ) Il pulsante consente di stampare i fogli presenza dei dipendenti GESTIONE DEL FOGLIO PRESENZA La gestione del foglio presenza viene utilizzata per registrare come e avvenuto il lavoro del dipendente durante il mese. La gestione del Foglio Presenza per i lavoratori dipendenti avviene utilizzando il pulsante dall Elenco dei Fogli Aperti. Tale videata rappresenta il fulcro del programma, permettendo alla ditta l inserimento delle ore presenza e dei gius tificativi di assenza per ogni lavoratore. Il programma presenta automaticamente le ore lavorabili nel mese in esame come da contratto o dall orario particolare del primo dipendente in esame. Il foglio presenza deve essere gestito solamente nel caso in cui, durante il mese, si siano verificati degli eventi particolari. In caso di variazione inserire nel campo corrispondente al giorno le ore diverse o l assenza dal lavoro. La funzione presenta tutti i giorni del mese, visualizzando con un colore diverso i giorni festivi e i giorni di riposo, se diversi dalla domenica.. La procedura presenta di default le Ore di lavoro stabilite per quel dipendente dal contratto di lavoro, per cui l Utente deve solamente inserire le variazioni effettuate dal Dipendente rispetto all ordinario orario di lavoro (l eventuale giustificativo dell assenza ad es. malattia, ferie, permessi,, o il diverso numero di ore lavorate rispetto al normale). A colpo d occhio l Utente si rende conto della particolare compilazione del foglio presenza: - le giornate festive sono colorate di verde; - le giornate lavorate sono colorate di bianco; - le giornate di assenza sono colorate di giallo 54

55 GIUSTIFICATIVI Per inserire i Giustificativi di assenza, presentati nella parte destra della videata, è sufficiente trascinare con il mouse il giustificativo nel giorno interessato. 55

56 Per inserire una assenza per più giorni in modo veloce è possibile selezionare i giorni interessati dall assenza con il cursore, tali giornate si coloreranno di rosso, e poi trascinare il giustificativo in uno dei giorni selezionati: la procedura lo replicherà per tutte le giornate selezionate: La procedura consente inoltre di gestire il caso in cui un lavoratore sia per una parte delle ore presente e per una parte usufruisca di un giustificativo di assenza, nella prima riga verranno indicate la ore di lavoro effettuate dal dipendente, come riportiamo di seguito: Nella parte inferiore della videata sono riportate le informazioni relative alle ore del mese: il totale delle ore effettivamente lavorate; il totale ore di giustificativo di presenza del mese; il totale delle ore di giustificativo di assenza; le ore del profilo orario (quindi lavorabili) stabilito per il dipendente. 56

57 GESTIONE VOCI AGGIUNTIVE Dopo aver immesso le ore lavorate nel mese, questa funzione consente di inserire ulteriori comunicazioni al dipendente. Con un doppio Click in corrispondenza della voce desiderata la procedura inserisce tale voce nel riquadro Dettaglio Voce Aggiuntiva: Inserimento : 57

58 Ad esempio abbiamo scelto la voce Rimborso Spese : E necessario stabilire con che modalità la voce desiderata deve essere liquidata, utilizzando il menù a tendina in corrispondenza del campo Tipo Voce: -ore; -importo; -quantità; -mesi; -giorni. In base alla tipologia della Voce la procedura guida la compilazione del riquadro stesso. 58

59 Voce ad ore La ditta liquida al dipendente una voce valorizzata ad ore; in questo caso deve compilare il campo ORE per indicare il numero di ore da liquidare con la voce. Voce ad Importo La ditta deve liquidare un importo al dipendendente, non compreso nei normali elementi retributivi dello stesso; in questo caso deve compilare il campo IMPORTO con il valore da liquidare con la voce. Voce a giorni La ditta liquida al dipendente una voce valorizzata ad giorni; in questo caso deve compilare il campo GIORNI per indicare il numero di giorni da liquidare con la voce. Voce a mesi La ditta liquida al dipendente una voce valorizzata a mesi; in questo caso deve compilare il campo NMESI per indicare il numero di mesi da liquidare con la voce. 59

60 Voce a quantità Indicare il Valore Unitario e la Quantità da liquidare al dipendente La compilazione della voce a Quantità compilerà a videata delle Comunicazioni Mensili Aggiuntive in AS/400 (cui si accede tramite F4 dalla seconda videata di immissione delle ore) Ad esempio: Compilando la procedura in questo modo: pw_trasfertai Si otterrà questo in AS/400: 60

61 pw_trasferta Dopo aver completato l inserimento delle Vocie aggiuntive, la procedura presenta tali voci nella parte superiore della videata e le liquidaerà al momento dell elaborazione del foglio presenza. Concluse le operazioni è necessario utilizzare gli appositi pulsanti per Controllare e Concludere il foglio Presenza. Controlla: Concludi: Il Foglio Presenza Concluso non può essere più modificato, le informazioni inserite vengono salvate e protette,la videata nella parte superiore viene visualizzata in questo modo: 61

62 Per riaprire il Foglio Presenza e poterlo gestire nuovamente è sufficiente utilizzare il pulsante: GESTIONE VOCI AGGIUNTIVE PREFERITE La funzione consente alla ditta di visualizzre esclusivamente le voci preferite, cioè quelle utilizzate effettivamente dall azienda. La prima volta che si entra l opzione sarà vuota: pw_vocipreferite Successivamente al salvataggio del foglio presenze, se sono state utilizzate voci agiguntive, queste verranno salvate come PREFERITE e, nelle successive aperture verranno proposte solo queste. La ditta può sempre consultare l elenco completo delle voci aggiuntive gestendo il campetto Solo Voci Utilizzate. 62

63 Ad esempio la ditta ha utilizzato alcune voci aggiuntive, dopo aver salvato il foglio presenza la procedura presenta: pw_vocipreferite1 ANNOTAZIONI area: 2- Servizio paghe Stampa questo articolo Scarica l'articolo in PDF Spedisci via modifica il post La funzione Annotazioni consente alla ditta di inserire delle annotazioni libere per il lavoratore; attualmente queste annotazioni vengono inserite nella Stampa del Foglio Presenza. 63

64 pw_annotazioni. LICENZIAMENTO La funzione consente alla ditta di effettuare il licenziamento di un dipendente, le informazioni inserite in questa videata verranno inviate all Associazione con l invio del Foglio Presenza: E necessario inserire le seguenti informazioni: - Data del Licenziamento; - Liquidazione: il menù a tendina consente di scegliere tra le seguenti opzioni: vengono liquidate con le competenze del mese anche: ferie residue, mensilità aggiuntive, permessi e TFR ( 0' nelle paghe); non viene liquidato il TFR ( 1' nelle paghe); non vengono liquidate ferie residue, mensilità aggiuntive, permessi e TFR ( 2' nelle paghe); Liquidazione del Preavviso Voce Preavviso: è possibile liquidare l indennità del preavviso: la voce da utilizzare è proposta nella parte destra della videata, è sufficiente cliccare due volte in corrispondenza di tale voce per inserirla nel riquadro del preavviso; Tipo Preavviso: indicare se il preavviso deve essere liqudiato in ore o giorni; Ore/Giorni: indicare le ore o i giorni di preavviso; Termine Preavviso: indicare la data di fine preavviso 64

65 pw_licenzia Dopo aver confermato la videata con il pulsante la procedura inserisce in corrispondenza del nome del dipendente, dopo il codice matricola, l identificazione LICENZIATO. Il pulsante consente di cancellare i dati inseriti nella sezione. La procedura ha automaticamente modificato le presenze del dipendente, cancellando le giornate successive al giorno del licenziamento: 65

66 pw_fogliolicenziato.png CANCELLA FOGLIO PRESENZA Il pulsante consente di cancellare il foglio presenza di tutti i dipendenti della ditta, può essere utilizzato nel caso in cui l Utente abbia confermato un foglio presenza errato per i dipendenti della ditta e non voglia correggere eventuali errori. Questa funzionalità consente di aprire nuovamente il foglio presenza con le ore lavorabili nel mese in esame come da contratto o dall orario particolare del primo dipendente. 66

67 Cliccando il pulsante, la procedura emette il seguente messaggio: Alla conferma del messaggio la procedura emette la seguente segnalazione: E necessario aprire nuovamente il foglio presenza per la ditta in esame. 67

68 STAMPA FOGLIO PRESENZA La funzione consente di stampare il foglio presenza della ditta, di seguito un esempio: la procedura riporta la data di assunzione, ed eventualmente la data di licenziamento. In calce al prospetto la procedura riporta i totali, le voci aggiuntive e le annotazioni eventualmente inserite in merito al dipendente. La stampa ereita l ordinamento dei lavoratori presenti a video: se l elenco a video è per matricola (come si presenta entrando), la stampa è ordinata per matricola; se si clicca sull elenco per cognome e nome e si ordinano i lavoratori alfabeticamente, anche la stampa sarà ordinata nello stesso modo (versione ) pw_stampafoglio Possono essere inserite al masimo 7 righe di annotazioni nella stampa del foglio presenza. 68

69 pw_stampafoglio1.png IMPORTA DA RILEVATORE La funzione consente alla ditta di importare il foglio presenza dei dipendenti automaticamente impostato da un rilevatore automatico delle presenze. Si intende precisare che il Tracciato Record, per la comunicazione del foglio presenza del mese, deve essere compatibile con la procedura paghe di Nuova Informatica, e le caratteristiche che tale file deve avere sono descritte in questo articolo Tracciati record per la rilevazione delle presenze del Mese. La funzione si trova nel menù Elenco Fogli Presenza 69

70 pw_rilevatore Dopo aver cliccato nell opzione Scegli un file da importare è necessario utilizzare l opzione Sfoglia per reperire il file contente le informazioni del mese: pw_rilevatore1 Dopo aver scelto il file che si intende importare, è necessario cliccare nel pulsante che indica il caricamento dei dati: 70

71 L opzione apre la seguente funzione, che consente di visualizzare il contenuto del file e anche il dettaglio delle comunicazioni presenti nel file stesso e alcune informazioni relative all elaborazione: pw_rilevatore2 Il Pulsante consente di visualizzare il contenuto del file: 71

72 pw_visualizzadoc Il Pulsante consente di visualizzare il dettaglio delle comunicazioni inserite nel file stesso: L importazione da rilevatore può anche mettere in stadio di compilato il foglio presenze; la modifica dello statoviene fatta solo se il numero dei lavoratori contenuti nel file del rilevatore coincide con il numero dei lavoratori presenti nel foglio presenze e se non ci sono errorri bloccanti. Dopo aver acuisito il file, il foglio presenza, in condizioni normali, si trova già nello stato di COMPILATO, pronto per essere trasmesso all Associazione, come descritto nel capitolo Concludi Foglio Presenza. CONCLUDI FOGLIO PRESENZA Concludi il Foglio Presenza della Ditta Dopo aver immesso le ore del mese di tutti i dipendenti della ditta, il pulsante Concludi: consente di controllare l intero foglio presenza della ditta e di concluderlo, operazione necessaria per poter inviare il Foglio Presenza compilato all Associazione; è possibile concludere l intera ditta solamente se tutti i dipendenti presentano il foglio presenza concluso. La procedura consente di concludere la ditta e renderla pronta per l elaborazione in questo caso: tutti i dipendenti presentano la chiavetta, sono stati quindi conclusi: 72

73 pw_fp La procedura emette il seguente messaggio: Confermando la scelta la procedura visualizza la ditta nel seguente modo: - la ditta non può essere più gestita; - lo stato del foglio presenza passa da Aperto a Compilato. 73

74 pw_inviafp Il pulsante consente di gestire nuovamente la ditta, riaprendo il foglio presenza. Il pulsante consente di inviare il foglio presenza compilato e concluso all Associazione. E possibile inoltre aprire un Nuovo foglio presenza cliccando in corrispondenza della apposita linguetta. 74

75 DATORE DI LAVORO Cliccando in corrispondenza del tag: informazioni relative alla ditta e ai dipendenti. è possibile consultare alcune Le informazioni possono essere solamente visualizzate e non gestite o modificate dalla ditta, sono aggiornate in tempo reale: utilizzando una tecnologia molto sofisticata la procedura interroga gli archivi, presenti nel sistema dell Associazione, ogni volta che l Utente li visualizza. Questa funzione crea un valore aggiunto alla procedura: tale strumento non consente solamente l invio dei fogli presenza compilati, ma consente alla ditta anche di conoscere i dati del rapporto di lavoro dei propri dipendenti, la situazione del TFR, le addizionali regionali e comunali, le detrazioni di imposta, gli assegni per nucleo familiare. La procedura apre la seguente videata, è sufficiente posizionare il cursore in corrispondenza della ditta e cliccare: La videata presenta l elenco di tutti i dipendenti della ditta in forza nell anno, anche se licenziati durante l anno, si visualizzano le date di assunzione e licenziamento, la qualifica e l identificazione dell eventuale rapporto part-time. Il pulsante consente di allineare, in tempo reale, i rapporti di lavoro con l ambiente AS/400 (PANETDED), questa funzionalità può essere utilizzata per aggiornare i dati dei dipendenti della ditta, qualora l Associazione in AS/400 abbia effettuato delle modifiche al rapporto di lavoro in AS/400. La funzione di allineamento del rapporto di lavoro può essere lanciata anche dall Elenco dei Fogli presenza; inoltre la procedura di generazioen di un nuovo foglio presenza lancia il riallienamento automaticamente. La funzione, in pratica, importa il file PANETDED della ditta. 75

76 Nel caso in cui siano presenti molti dipendenti nella ditta è possibile scorrere tutti i dipendenti èutilizzando le frecce. I dipendenti possono inoltre essere ordinati in base ai seguenti parametri: - matricola; - Cognome; - stato; - data licenziament0. Per modificare l ordinamento è necessario posizionare il cursore in corrispondenza del titolo della colonna nella griglia e cliccare. 76

77 Cliccando in corrispondenza del dipendente desiderato è possibile visualizzare i dati del rapporto di lavoro dello stesso, si intende precisare che i dati non sono modificabili, tale funzione consente di consultare importanti informazioni relative ai dipendenti. ANAGRAFICA DIPENDENTE pw_anagrafica3 RAPPORTO DI LAVORO DEL DIPENDENTE 77

78 pw_anagrafica1 pw_anagrafica2 FERIE E PERMESSI 78

79 pw_ferie_perm DATI TFR pw_tfr 79

80 pw_tfr1 ADDIZIONALI Indicando l anno e il tipo di addizionale (comunale, regionale, acconti) la procedura presenta la seguente pagina: 80

81 pw_add DETRAZIONI D IMPOSTA 81

82 pw_detr1 pw_detr2 82

83 ASSEGNI FAMILIARI La procedura presenta la gestione degli ANF, per il dipendente il oggetto 83

84 GESTIONE FILIALI La procedura consente di suddividere una ditta in diverse filiali : questa ripartizione consente che più utenti gestiscano in modo indipendente e autonomo una ditta con molti dipendenti. Dal menù datori di lavoro, gestione Aziende, la creazione di più filiali si pone in essere seguendo questi passi operativi: 1. Creazione Filiali; 2. Creazione Utenti che gestiranno le Filiali; 3. Assegnazione dei dipendenti della ditta alle varie filiali. 1. CREAZIONE FILIALI Per creare la filiale è necessario inserire il Codice e una Descrizione per ogni filiale: UE_filiali 2. CREAZIONE UTENTI Per creare gli Utenti è necessario utilizzare il pulsante corrispondenza di ogni filiale. posizionando il cursore in La procedura propone automaticamente un codice Accesso ed una Password, l utente potrà modificare la password collegandosi con la procedura. 84

85 Il codice di Accesso della filiale è formato dal codice di accesso della ditta (nel nostro esempio ASNI ) + il codice filiale. pw_utentifiliali 3. ASSEGNAZIONE DEI DIPENDENTI ALLE FILIALI Per abbinare i dipendenti della ditta alle varie filiali si deve passare nella videata Assegnazione Filiale. Per gestire la videata è necessario sbloccare i dati con il pulsante ed in corrispondenza della colonna filiale è necessario indicare, per ogni dipendente, l abbinamento alla filiale. 85

86 pw_assegnafiliali GESTIONE DELLA FILIALE Dopo aver eseguito i passi propedeutici alla gestione delle filiali è possibile collegarsi con l Utente e la Password abilitata per la gestione della filiale. Il responsabile della filiale 01 può gestire il foglio presenza solamente dei dipendenti abbinati alla filiale 01 e può visualizzare solamente i dipendenti della filiale 01. Il responsabile della ditta continuerà a poter visualizzare e gestire tutti i dipendenti della ditta, e tutte le filiali. RESPONSABILE DI FILIALE Le opzioni possibili abbinate ad un responsabile di filiale sono ristrette rispetto al responsabile della ditta: - non è possibile consultare i documenti pubblicati della ditta (non c è il menù Consultazione); - non è possibile aprire un foglio presenza per la ditta: tale attività deve essere svolta dal responabile della ditta; - non è possibile inviare i fogli presenza compilati all Associazione: tale attività deve essere svolta dal responsabile della ditta, che ha la facoltà di concludere il foglio presenza e di inviarlo all Associazione: Il responsabile di filiale può solamente compilare il foglio presenza dei dipendenti abbinati abbinati alla propria filiale. 86

87 Il responsabile di filiale può essere visto come un UTENTE RISTRETTO della ditta: il responsabile paghe può decidere di generare una sola filiale e abbinare tutti i dipendenti a quella, solamente per creare un Utente Riestretto della ditta. pw_accessofiliale01 Il responsabile di filiale può gestire e visualizzare solamente dipendenti abbinati alla sua filiale, può immettere il foglio presenza dei dipendenti, può concludere i dipendenti. Il foglio presenza di tutti i dipendenti della ditta verrà confermato, concluso ed inviato dal Responsabile della Ditta. Il responsabile di filiale non può trasmettere il foglio presenza all Associazione/Consulente, poichè non comprende tutti i dipendenti della ditta. La procedura consente al Responsabile di Filiale di stampare il foglio presenza dei dipendenti della sua filiale con il pulsante 87

88 pw_dipfiliale GIUSTIFICATIVI PROGRAMMATI GIUSTIFICATIVI PROGRAMMATI Tramite la seguente funzione l Utente può impostare, per ogni dipendente, dei giustificativi di assenza, programmandoli per un periodo di tempo che comprenda più mensilità. Tale funzionalità si dimostra particolarmente utile ad esempio nell inserimento di periodi prolungati di assenza di cui l azienda è a conoscenza (Ferie o Servizio militare etc). 88

89 Inserimento di un gustificativo Per inserire un giustificativo è necessario: - selezionare il contratto e la qualifica dei lavoratori: per poter attribuire ai dipendenti le tipologie di assenze corrette, previste quindi dal contratto; - selezionare il dipendente, oppure i dipendenti interessati: cliccando in corrispondenza del nome del dipendente, ad esempio: - inserire l intervallo di tempo di durata dell assenza: 89

90 - selezionare il giustificativo: è sufficiente cliccare in corrispondenza del giustificativo prescelto affinchè la procedura lo inserisca nel riquadro: ; - indicare la tipologia del giustificativo: Sostitutivo: il giustificativo si sovrappone alle ore (od al giustificativo) della colonna delle ore normali; - Aggiuntivo: il giustificativo indicato viene aggiunto nelle ulteriori comunicazioni con le ore indicate. Le ore presenti nella colonna delle ore normali possono essere diminuite o meno del numero delle ore indicate rispettivamente se il giustificativo è relativo ad una assenza (es. allattamento) o ad una presenza (es. turno); - ore e minuti: inserire le ore e i minuti, solo nel caso di giustificativo aggiuntivo Confermando la videata appare il seguente messaggio, che richiede la conferma della modifica del foglio presenza del lavoratore, si intende precisare che eventuali assenze inserite nel foglio presenza del dipendente verranno perse con l attivazione di questa funzione. Vi consigliamo pertanto di gestire i giustificativi programmati per prima cosa e poi modificare il foglio presenza del dipendente con altre assenze: Digitando OK la procedura informa l Utente di aver modificato il foglio presenza del dipendente 90

91 Ecco come appare il foglio presenza aggiornato: pw_fogliogiustificativo MODIFICA - CANCELLA -VISUALIZZA UN GIUSTIFICATIVO CREATO Nella Sezione Elenco Giustificativi la procedura presenta il riepilogo dei giustificativi inseriti, per ogni dipendente; per poter visualizzare i giustificativi inseriti è necessario posizionare il cursore in corrispondenza del lavoratore, cliccando una sola volta in corrispondenza del nome, di seguito 2 esempi: ESEMPIO 1 91

92 ESEMPIO 2: 92

93 Dopo aver selezionato i giustificativi già creati è possibile confermarli, modificarli oppure cancellarli con la funzione. DOCUMENTI DA CONSULTARE La sezione contiene i risultati delle elaborazioni, in particolare l Associazione può, dopo aver elaborato il foglio presenza, mettere a disposizione nel sito Paghe Via Internet i risultati dell elaborazione stessa, in formato PDF. La sezione Documenti da Consultare contiene i documenti pubblicati e non ancora consultati, non appena la ditta aprirà il documento, questo sparirà dalla questa sezione e verrà memorizzato nell Archivio Documenti. la ditta può stampare, salvare in altre cartelle, consultare, i documenti messi a disposizione dall Associazione. La procedura Paghe Via Internet può essere utilizzata anche come archivio documentale. I documenti pubblicati e non ancora consultati vengono visualizzati anche nella seguente pagina web che si presenta accedendo al servizio paghe Via Internet: 93

94 Dopo aver consulatato i documenti, la proceura li sposta da questo archivio e li inserisce nell Archivio Documenti ARCHIVIO DOCUMENTI La sezione Archivio Documenti presenta tutti i documenti pubblicati dall Associazone alla ditta, sia quelli non ancora consultati, evidenziati in rosso, sia quelli già consultati. I documenti sono automaticamente archiviati in base alla tipologia di servizio e per anno di pubblicazione. 94

95 ATTIVITA DELL ASSOCIAZIONE Una volta conclusa l attività di compilazione dei fogli presenza, la ditta lo invia all Associazione. L Associazione troverà la ditta tra quelle Pronte per Essere elaborate con il segnale E. Paghe:Scelte riservate al responsabile Paghe: Elaborazione Gestione Ditte Pronte per l elaborazione l Associazione ora può elaborare la ditta e mettere a disposizione i risultati delle elaborazioni in formato pdf, pubblicandoli nel sito Paghe Via Internet della ditta stessa. AGGIORNAMENTI PROCEDURALI VERSIONE PAGHE VIA INTERNET Aggiornamento del 29/04/2010 Nuova Versione compatibile con FireFox 3 e con la versione 7 di Interne Explorer Applicazione Lato Azienda Nuovo Accesso alla Procedura Paghe Via Internet Abbiamo modificato la videata di accesso alla procedura: la ditta, al primo accesso, può visualizzare, in calce alla videata, i documenti che l Associazione / lo Studio ha pubblicato e che non sono ancora stati consultati Eliminata la funzione di scarico del certificato digitale Archivio Ferie e Permessi La Ditta può consultare l archivio delle Ferie e Permessi di tutti i dipendenti, con i dati aggiornati in tempo reale. Si intende precisare che la possibilità di visualizzare tale archivio può essere comunque inibita dall Amministratore del servizio Paghe Via Internet, impostando i parametri con l opzione Impostazioni Utente (Opzione Gestori Utenti) 95

96 Importa da Rilevatore La Ditta può importare il foglio presenza dei dipendenti automaticamente impostato da un rilevatore automatico delle presenze. Profilo orario con lavoro domenicale E stato corretta l anomalia per cui, in caso di profilo orario che prevede il lavoro domenicale, venivano azzerate le ore di domenica: ora, se il profilo prevede la domenica, le ore vengono riportate e non vengono più azzerate. Applicazione Lato Amministratore Attivazione Ditte Paghe: nuova modalità Abbiamo implementato la funzione di attivazione di una nuova ditta al servizio Paghe Via Internet: L attivazione di una nuova ditta paghe crea il nuovo utente con il Codice Anagrafico, e non più con il codice ditta paghe. Ad esempio per la ditta paghe 00/00003, abbinata al codice di anagrafica unica DB , la procedura crea il codice Utente: ASNIDB e Password: DB (il codice ASNI è il codice del gestore e varia da utente ad utente). Nel caso in cui ci siano più ditte paghe abbinate al medesimo codice di anagrafica unica, la procedura abbina automaticamente tutte le ditte allo stesso codice utente e password, pertanto con un unico accesso sarà possibile gestire automaticamente queste ditte; non è più necessario gestire manualmente il codice Utente Singolo per creare questo collegamento. Invio automatico dei messaggi Abbiamo implementato la funzione di invio dei messaggi alla ditta, aggiungendo l invio automatico dei messaggi: il messaggio via , dell avvenuta pubblicazione dei documenti, può essere automaticamente inviato alla ditta dal sistema, non è necessario che l amministratore del servizio si debba ricordare di inviare tale messaggio alla ditta. Si intende precisare che questa nuova opzione può essere impostata dall amministratore del servizio, se vengono gestiti i parametri Giorni Scadenza ed Abilitazione nella sezione Parametri Gestore - (Opzione Gestori Utenti) Storico Documenti Abbiamo implementato la gestione dell opzione Storico Documenti :aggiungendo le funzionalità di ricerca: con i criteri per codice, descrizione, utilizzando il pulsante lente ed il binocolo. La funzione consente di consultare tutti i documenti pubblicati dall Amministratore del Servizio. Riepilogo Pubblicazione Abbiamo aggiunto la nuova sezione Riepilogo Pubblicazione : la funzione presnta un pannello di totalizzazione dei documenti pubblicati e consultati e consente anche l esportazione dei dati in un file Excel; per ciascuna posizione di riepilogo è possibile accedere poi al dettaglio dei documenti. VERSIONE PAGHE VIA INTERNET 96

97 Aggiornamento del 19/10/ 2009: Applicazione Lato Azienda Gestione Filiali La funzione è stata implementata per consentire la suddivisione di una ditta in diverse filiali questo offre la possibilità di gestire una ditta con molti dipendenti in modo indipendente ed autonomo da più persone. Applicazione Lato Amministratore Storico Documenti La funzione consente all Associazione / Consulente Amministratore del servizio Paghe Via Internet di visualizzare tutti i documenti che ha pubblicato per le ditte abilitate al servizio Paghe Via Internet, ed inoltre consente all amministratore di monitorare il servizio offerto, poichè tali documenti saranno evidenziati in Rosso qualora la ditta non li abbia ancora aperti, consultati e scaricati. Invio Comunicazioni La funzione consente all Amministratore del servizio di inviare una alla propria ditta associata per informarla della avvenuta pubblicazione dei documenti mensili. Rapporti di Lavoro La procedura consente, all interno della funzione Gestione Aziende di visualizzare tutti i rapporti di lavoro, indipendentemente dalla cessazione del rapporto di lavoro, per ogni ditta gestita nel servizio Paghe Via Internet. Acquisizione dei Fogli Presenza L Aministratore del servizio Paghe Via Internet può stabilire che non sia la ditta ad inviare il Foglio Presenza compilato direttamente nel sistema AS400 dell Associazione o del Consulente, ma può stabilire di acquisire lui stesso tale foglio presenza compilato e concluso dalla ditta. In questo caso la ditta, dopo aver compilato e concluso il foglio presenza, come sempre, lo invia all Associazione ma, questo foglio presenza non viene inviato al sistema AS/400, ma viene presentato nella funzione Consulta Fogli Presenza dell Amministratore, e da qui, il responsabile del servizio può inviarlo al proprio sistema AS/400. Consulta Foglio Presenza e Gestione Aziende in base al Sistema Informativo La procedura consente di gestire più sistemi informativi ( novità introdotta con la versione ), ora abbiamo aggiornato le funzioni: - Gestione Aziende; - Consulta Fogli Presenza; la procedura presenta solamente le ditte abbinate al sistema informativo prescelto. VERSIONE PAGHE VIA INTERNET 97

98 Aggiornamento del 30/07/2009: Applicazione Lato Azienda Riallineamento dei rapporti di lavoro dall elenco fogli presenza La funzione è stata implementata per consentire di allineare i rapporti di lavoro per i fogli presenza già aperti: la procedura cancella i folgi presenza per i lavoratori licenziati prima della data di inizio del foglio presenze Stampa Foglio Presenza Abbiamo implementato la funzione di Stampa del Foglio Presenza: la stampa eredita l ordinamento dei lavoratori presente a video Gestione delle Voci Aggiuntive Abbiamo corretto una anomalia di visualizzazione che duplicava le voci aggiuntive, qualora fossero utilizzate da più ditte, si intende precisare che tale anomalia era di sola visualizzazione e non comportava alcun problema alle ditte. Con l occasione abbiamo aggiornato i manuali lato azienda scaricabili dalla procedura paghe Via internet VERSIONE PAGHE VIA INTERNET Aggiornamento del 10/07/2009: Applicazione Lato Azienda Miglioramento nello scorrimento dei lavoratori e possibilità di riordinare l elenco dei dipendenti: sia nei rapporti di lavoro, sia nella gestione del foglio presenza; Riallineamento dei rapporti di lavoro; Stampa Foglio Presenza Gestione delle Voci Preferite AGGIORNA ORARIO DI LAVORO DIPENDENTE NUOVO ASSUNTO- PAGHE VIA INTERNET Con l aggiornamento del abbiamo rilasciato un miglioramento della procedura: nel caso in cui venga nel caso in cui venga assunto un nuovo dipendente in AS/400, la procedura presenterà il foglio presenza del dipendente senza costringere l utente a lanciare la funzione di aggiornamento del collegamento del dipendente al contratto di lavoro. 98

99 AGGIORNA ORARIO DI LAVORO PAGHE VIA INTERNET Con l aggiornamento del abbiamo rilasciato un miglioramento della procedura: nel caso in cui venga modificato l orario di lavoro del dipendente in AS/400, la procedura riporterà tale modifica in Paghe Via Internet. VERSIONE PAGHE VIA INTERNET Aggiornamento del 29/06/2009: Applicazione Lato Azienda Licenziamento; Annotazioni; Stampa Foglio Presenza Applicazione Lato Amministratore Ampliamento dei parametri in Impostazione Utente VERSIONE PAGHE VIA INTERNET 99

100 GESTIONE DI PIÙ SISTEMI INFORMATIVI Applicazione lato Associazione E stata implementata la Gestione dell Amministrazione del Sito Paghe Via Internet : è possibile scegliere il sistema informativo da cui attivare le ditte paghe al servizio Paghe Via Internet. La procedura consente di gestire più sistemi informativi: nel caso in cui l Associazione gestisca diversi mandamenti, e nel caso in cui gli ambienti non siano completamente indipendenti, ma abbiano in comune la gestione di CONTRATTI (file MATRICI) e delle TABELLE (file FILTAB) è possibile gestire le ditte dei vari sistemi informativi utilizzando la procedura dell Amministratore, che gestisce tutti i sistemi informativi. Le ditte, dopo aver concluso e compilato il foglio presenza, invieranno le presenze automaticamente al sistema informativo cui sono abbinate. Nel caso in cui vogliate abbinare più sistemi informativi vi preghiamo di contattarci per poter verificare le librerie e per inserire il nuovo sistema informativo nella vostra applicazione. Questa modalità si rende necessaria solo nel caso in cui nell Associazione il servizio paghe sia gestito in maniera distribuita con più librerie FNIAC02Sxx. Nel caso in cui la libreria FNIAC02S sia unica non è necessario attivare questa configurazione. Applicazione lato Azienda La procedura abbina automaticamente la ditta al sistema informativo in cui si trovano i dati paghe dell azienda. Si intende precisare che il nostro Blog è direttamente richiamabile dall applicazione Lato Associazione. Il Blog è stato aggiornato nei seguenti capitoli - Gestori/Utenti; - Attivazione Aziende Aggiornamento 12/05/