Nuova procedura di Cassa Contanti Wingesfar: istruzioni per le farmacie Novembre 2009

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1 Nuova procedura di Cassa Contanti Wingesfar: istruzioni per le farmacie Novembre 2009 Documenti Tecnici Informatica e Farmacia Vega S.p.A. Premessa La procedura di Cassa Contanti rileva i movimenti giornalieri del denaro che transita per la cassa. E uno strumento importante per la verifica della cassa, cioè per il controllo della quantità di denaro fisica presente nel cassetto, controllo eseguito tramite i dati ottenuti dal gestionale. La procedura non si preoccupa solo dei movimenti di denaro contante ma tiene traccia anche degli altri tipi di pagamento al banco (es. bancomat, carta di credito, ecc). Questo rende possibile anche il controllo dello scontrino di chiusura con i dati ottenuti dal gestionale. 1. Concetti di base Casse E necessario creare tante casse virtuali quante sono le casse fisiche. Movimenti Ogni movimento di denaro (contante o altro mezzo di pagamento) viene tracciato dalla procedura. Automaticamente il saldo di ogni cassa viene movimentato dalla procedura di Vendita al Banco, da tutti i movimenti estemporanei di cassa e dalla procedura di Crediti verso Clienti. Abbinamento terminale alla cassa Ad ogni terminale deve essere abbinata una cassa. In caso di due casse e tre terminali al banco, ad esempio, il terminale 01 (T01) è abbinato alla cassa01, i terminali 02 e 03 (T02 e T03) sono abbinati alla cassa02; pertanto le vendite eseguite da T01 vanno ad incrementare la cassa01, mentre le vendite di T02 e T03 incrementano la cassa02. Saldo Iniziale Solo in fase di prima configurazione è possibile specificare, se presente, un saldo di partenza. Ad ogni chiusura (vedi in seguito) viene reimpostato il saldo iniziale. Causali Ogni movimento di cassa è legato ad una causale che identifica la motivazione del movimento. Chiusura La chiusura di cassa è il fattore principale che dovrebbe spingere il Titolare a utilizzare la procedura di Cassa Contanti. In questa fase, infatti, il programma dà la possibilità di controllare il contenuto virtuale proveniente dal gestionale con il contenuto fisico del cassetto e dello scontrino. E consigliato quindi eseguire almeno una chiusura al giorno per ogni cassa: normalmente alla sera in concomitanza con la chiusura dello scontrino giornaliero di cassa sul misuratore fiscale. 2. Configurazione Accedere dal Menù Principale di Wingesfar a Opzione Utente. Selezionare la tabella Cassa Contanti: Impostazioni Generali. L attivazione e la configurazione della funzione deve essere effettuata attraverso i seguenti passi: 1. attivazione della procedura 2. creazione delle casse e abbinamento ai terminali 3. definizione delle causali di movimentazione della cassa 4. altre impostazioni 5. salvataggio dei parametri E necessario infine definire le possibili modalità di pagamento. 2.1 Attivazione della procedura Per l attivazione spuntare il check box Attiva Gestione Cassa Contanti presente nel linguetta Attivazione DTIF101_Cassa_Contanti Pagina 1 di 6

2 2.2 Creazione casse e abbinamento ai terminali Nella linguetta Abbinamento Cassa sono presenti due casse predefinite: - la Cassa 01 (codice 01) - la Cassaforte (codice 99). Se disponibile è consigliato specificare un saldo iniziale per ogni cassa. Per inserirlo, cliccare sul bottone Varia e immettere l importo del saldo iniziale nell apposito campo. Inserito il saldo confermare con l opzione Conferma. Nel caso in cui siano presenti altre casse: - selezionare l opzione Nuova per effettuarne l inserimento. Indicare Codice, Descrizione, eventuale Saldo, abbinare i terminali che utilizzeranno tale cassa spuntando il check box corrispondenti e confermare l inserimento con l opzione Conferma. Ripetere tale operazioni per ogni cassa presente in farmacia. - modificare con l opzione Varia l abbinamento della cassa 01 ai corrispondenti terminali Se si abilita l opzione Alla chiusura cancella i movimenti, in fase di chiusura cassa, dopo la verifica del denaro, i movimenti chiusi verranno automaticamente cancellati. Tale attivazione è sconsigliata in quanto elimina definitivamente lo storico dei movimenti. DTIF101_Cassa_Contanti Pagina 2 di 6

3 2.3 Definizione delle causali di movimentazione della cassa Nella linguetta Causali sono presenti causali di movimentazione predefinite che servono per una corretta gestione della Cassa Contanti. Queste causali non possono essere né eliminate né modificate. Nel caso in cui non siano sufficienti per la gestione personalizzata della farmacia, è disponibile il tasto Nuova che permette l inserimento di causali aggiuntive. 2.4 Configurazioni particolari Nella linguetta Configurazione sono presenti alcuni parametri generali della procedura. In particolare è possibile: - per la registrazione dei movimenti di prenotazione (effettuati in Vendita al Banco con Tasto F7) è possibile abilitare il check box Registra Prenotazioni e selezionare la cassa (una specifica o la cassa associata al terminale) - Mostrare per i secondi specificati il saldo a chiusura vendita - Emettere una finestra di avviso, al superamento dell importo specificato, con la possibilità di prelievo - Specificare la causale per gli anticipi - Specificare la causale di default proposta nei movimenti estemporanei Nella linguetta Uscita per concludere la configurazione cliccare sull opzione Salva. Da questo momento è attiva la gestione della cassa contanti, per cui ogni cassa verrà incrementata automaticamente. DTIF101_Cassa_Contanti Pagina 3 di 6

4 2.5 Configurazione dei tipi di pagamento Dal menù principale di Wingesfar accedere a Opzioni Utente selezionare la tabella Vendita al banco: pagamenti (carte credito): è necessario configurare correttamente il Tipo di pagamento associato ad ogni strumento di pagamento: In fase di chiusura vendita, in base al tipo di pagamento selezionato, verrà eseguita la corretta movimentazione di denaro (contante o altro). 3. Gestione 3.1 Tipologia di movimentazione Le movimentazioni automatiche vengono eseguite ad ogni chiusura vendita, ad ogni incasso di crediti verso clienti e in fase di chiusura di cassa. Per movimentazione estemporanee si intendono tutte le variazioni dei saldi e di cassa eseguite per motivi diversi dai casi di movimentazione automatica. Tali movimentazioni possono essere effettuate attraverso l opzione Nuovo presente in Gestione Cassa Contanti o l opzione Movimento di cassa presente in Vendita al banco. 3.2 Accesso alla procedura La procedura di Cassa Contanti è accessibile da DTIF101_Cassa_Contanti Pagina 4 di 6

5 - Menu principale: selezionare il menù Utilità, accedere al menù Cassa Contanti, selezionare Gestione Cassa Contanti - Vendita al banco: barra spaziatrice, Altre informazioni/operazioni, per inserire un movimento selezionare Movimento di Cassa, per consultare il saldo della cassa, effettuare chiusura, stampa distinte e annullamento movimenti cassi selezionare Vede Saldo Cassa 3.3 Gestione Cassa Contanti La finestra Saldi attuati di Cassa mostra innanzitutto i saldi di tutte le casse. Gli importi sono comprensivi dei soli contanti ed eventuali assegni (sono il denaro fisico che si trova nel cassetto). E possibile attraverso le opzioni presenti nella parte superiore della finestra inoltre: - inserire un nuovo movimento nella cassa selezionata (opzione Nuovo oppure Tasto F2) - effettuare la chiusura di ogni cassa (opzione Chiusura oppure Tasto F3) - stampare la distinta di presentazione dei contanti alla banca per il deposito o per il trasferimento ad altra cassa (opzione Distinta oppure Tasto F4) - annullare tutti i movimenti chiusi della cassa selezionata (opzione Annullo oppure Tasto F5) - visualizzare i movimenti di ogni cassa (tasto Invio o doppio click sulla riga della cassa di interesse). 3.4 Chiusura In particolare la chiusura di cassa permette di effettuare il controllo degli importi rilevati nella cassa. La chiusura di cassa presenta una griglia dove viene mostrato il Totale Contanti e come questo totale è stato ottenuto. In fase di chiusura è possibile: - Prelevare (indicare l importo prelevato nel campo Prelievo) - Rettificare eventualmente l importo rilevato (indicare l importo positivo o negativo per la rettifica nel campo Rettifica; in caso di rettifica negativa digitare il segno meno davanti al numero) - Trasferire ad altra cassa (indicare l importo trasferito nel campo Trasferimento e la cassa alla quale trasferire). Se vengono inseriti degli importi, verrà abilitato il check Stampa Distinta di Versamento che richiamerà la funzione della Stampa della Distinta. Normalmente si dovrebbe stampare una distinta solo in caso di prelievo. Viene comunque lasciata la possibilità di stampare una distinta anche in caso di trasferimento ad altra cassa in quanto potrebbe risultare comoda. Per facilitare il conteggio del denaro è presente una griglia Conta Monete Ad ogni azione di Prelievo, di Rettifica o di Trasferimento è associata una griglia diversa. E quindi possibile gestire il Conta Monete, ad esempio, eseguendo contemporaneamente un prelievo ed un trasferimento ad altra cassa: spostandosi con il cursore od il mouse sui 3 campi (Prelievo, Rettifica, Trasferimento) lo sfondo del campo di inserimento varia di colore e viene aggiornata la griglia con i valori eventualmente inseriti per ogni singola azione. Importante sottolineare che il contenuto del Conta Monete viene riportato in fase di stampa distinta. DTIF101_Cassa_Contanti Pagina 5 di 6

6 Confermando la chiusura, la procedura andrà a: - creare un movimento di chiusura con il saldo attuale - creare i movimento di rettifica, trasferimento e prelievo se i rispettivi importi sono valorizzati - creare un movimento di saldo iniziale - chiudere tutti i movimenti prima della data indicata in fase di chiusura (i movimenti si possono consultare nella visualizzazione dei Movimenti di cassa, quelli chiusi sono caratterizzati dal carattere corsivo). Supporto Per chiarimenti è possibile contattare l Assistenza Tecnica divisione Informatica e farmacia all indirizzo supporto- IF@vegaspa.it. DTIF101_Cassa_Contanti Pagina 6 di 6