Progetto Print Management - 26/5/2011 -

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Letizia Frigerio
5 anni fa
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1 Progetto Print Management - 26/5/2011-1

2 Agenda Bennet Il mondo della stampa in Bennet Obiettivi del progetto La scelta della soluzione Le attività fatte La definizione dei fabbisogni Le caratteristiche del servizio Il piano di progetto 2

3 Bennet 3

4 Bennet Da inserire breve presentazione di Bennet 4

5 Il mondo della stampa in Bennet si divide in due filoni principali: la stampa le copie per stampa si intendono tutti i dispositivi, servizi e attività che consentono di produrre i documenti prodotti dai sistemi provenienti sia da elaborazioni sia da strumenti di informatica individuale, su stampanti laser e ad aghi collegate a computer per copie si intendono tutte le riproduzioni di documenti che vengono eseguite dalle sedi e dai punti vendita per eseguire i processi aziendali non sono incluse tutte le stampanti di etichette dei punti vendita e dei depositi e gli scanner di sede 5

6 Il mondo della stampa in Bennet i numeri di macchine con 108 modelli diversi ubicazione copia fax printer depositi pdv sede Totale complessivo la gestione attuale: manutenzione hardware: due fornitori; uno per il mondo copia ed uno per il mondo stampa; sla differenti e non garantiti da penali consumabili: tre fornitori principali, alcuni prodotti gestiti a deposito, altri con consegna diretta a punto vendita per la sola parte di manutenzione, circa 800 documenti anno (preventivo, ordine, fattura) 6

7 Le attività fatte la gestione del printing era divisa da due direzioni: acquisti consumabili sistemi informativi maintenance e rinnovo tecnologico come sistemi abbiamo affinato in due anni la conoscenza del parco macchine con una gestione della manutenzione con due fornitori (copia e printing) nel 2008 abbiamo fatto una prima verifica di fattibilità per un progetto di gestione a costo copia che non è andato a buon fine alla fine del 2009 è iniziata l attività di analisi di fattibilità con Xerox alla fine del 2010 è stato definito il progetto con Xerox 7

8 Le attività fatte 8

9 Obiettivi del progetto Miglioramento della Qualità e dei Livelli di Servizio Ottimizzazione e uniformità di gestione del parco stampanti, fotocopiatrici e fax Riduzione di costi con budget certo e pianificabile Eliminazione dei costi amministrativi legati alle singole fatture Rinnovamento tecnologico totale Parco completamente uniformato e assistito Sla contrattualizzati Reportistica periodica e dettagliata Semplificazione gestione consumabili 9

10 Attività fatte Analisi del parco macchine esistente e del parco macchine necessario Proposta della situazione To Be alle direzioni aziendali Esecuzione di test pilota presso due punti vendita (Lario Center e Lodi), un ufficio di sede e un deposito con esito positivo Definizione dei livelli di servizio con fornitore e aspetti contrattuali Proposta di pianificazione del roll out 10

11 La definizione dei fabbisogni as is to be categoria copia fax printer printer printer copyfax depositi pdv sede Totale complessivo Totale funzioni stampa To Be = 802 La riduzione del numero di macchine è legata soprattutto all eliminazione dei soli Fax in quanto le funzioni sono già disponibili nelle multifunzioni (in totale 104 macchine As Is) Numero di modelli: 13 relativi a parco esistente e in manutenzione 14 relativi a nuove macchine 11

12 Le caratteristiche del servizio Elemento di Servizio Gestione dell Asset Gestione delle attività di Break-Fix Gestione dei materiali di consumo Servizio di Assistenza ed Help Desk (Service Desk) Consolidamento della Fatturazione Descrizione Sintetica Processi e strumenti utilizzati per gestire gli asset d ufficio. Processi, ruoli e responsabilità del servizio di Assistenza Tecnica (Break/Fix) per i dispositivi che rientrano nel perimetro del progetto e relativi a tutti i produttori e marchi. Processi, ruoli e responsabilità per il monitoraggio, la fornitura del materiale di consumo per le stampanti, le fotocopiatrici, i fax e le macchine multifunzione di tutti i produttori e marchi. Processi e criteri di collaborazione del Service Desk Xerox ( Help Desk ) con gli utenti BENNET, anche attraverso l integrazione,da definire, con procedure esistenti. Processo di fatturazione e reportistica. Pagamento da parte di Xerox delle eventuali penali di anticipata estinzione dai fornitori attuale del Cliente e fatturazione unica da parte di Xerox. 12

A L L T O M E R F I R E W A L L Bennet Network XDA Device Manage Agent Reporting XSP Service Portal

13 Le caratteristiche del servizio Xerox Network Historical Asset & Incident data XRM Report Manager XSM Service Manager Device Data Find printers Incidents Driver Repository C U S T O M E R F I R E W C U S A L L T O M E R F I R E W A L L Bennet Network XDA Device Manage Agent Reporting XSP Service Portal Submit/Track incident Installazione automatica Device Archivio Driver Survey Devices End Users Web Portal 13

14 Le caratteristiche del servizio Tre tipi di livelli di servizio la disponibilità di ogni macchina il tempo di ripristino della funzione di copia (mancanza toner / riparazioni) disponibilità complessiva per sede / ufficio 14

15 Vantaggi della soluzione Unico Punto di Contatto e di Gestione Stampa Sicura (follow you-badge) solo per sede Riordino del toner automatico Eliminazione Stampe Errate e abbandonate Monitoraggio preventivo Tempi di ripristino garantiti e miglioramento degli SLA Standardizzazione delle devices di stampa 4 funzioni simultaneità Unica interfaccia grafica con driver globale e bidirezionale Tecnologia performante con emissioni, consumi energetici e rumorosità ridotte solo per la sede servizio di stampa su qualunque Printer dell edificio con badge personale Eliminazione Stampe Errate e abbandonate conoscenza del numero di copie prodotte e possibilità di accounting per direzione / ufficio Possibile attivazione di progetti per riduzione numero copie Riduzione costi di print management (esclusa carta) del 3% circa 15

16 Il piano di roll out definizione contratto pianificazione roll out esecuzione roll out sede + depositi + filiali chiusura progetto roll out gestione servizio Ott nov dic gen feb mar apr 16

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