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2 CHI SIAMO Indicom Group è Partner tecnologico di riferimento per Imprese, Associazioni di Categoria e Studi di Professionisti che supporta con servizi di Information Management e Back Office Amministrativo in outsourcing Supportiamo quotidianamente i nostri Clienti nel raggiungimento dell efficienza operativa ed economica ricercata, ottimizzando i processi in essere e riducendo l'utilizzo della carta. Tecnologie all avanguardia ed esperienza amministrativa pluriennale, unite alle certificazioni ISO: ISO/IEC: e alla certificazione AgID, garantiscono ai nostri Clienti performance e standard di servizio elevati. L esternalizzazione delle attività a basso valore aggiunto e l accesso a tecnologie ed esperienza, senza la necessità di investimenti massivi, consentono il conseguimento di risparmi significativi e maggiore competitività. 2

3 I NOSTRI NUMERI Fatture elettroniche + 15 anni 4 sedi Clienti Risorse specializzate Fatture fornitori gestite annualmente Pagine conservate a norma annualmente Esperienza nel Business Process Outsourcing Produttive/commerciali in Italia 3

4 CONTABILITA FORNITORI: LE SFIDE CRITICITA IMPATTO Tempo del ciclo di elaborazione delle fatture Nessuna validazione automatica Mancanza di visibilità del processo Costi di gestione delle fatture Ritardi nella contabilizzazione delle spese Incapacità di beneficiare di sconti per pagamenti anticipati, penalità per pagamenti ritardati Deterioramento delle relazioni con i fornitori Pagamenti in eccesso per errori di fatturazione, pagamenti duplicati Errori nel calcolo delle imposte Difficoltà nella redazione di budget, pianificazioni e previsioni Difficoltà nell'effettuare chiusure accurate e tempestive Difficoltà nel rispondere a richieste dei fornitori sullo stato delle fatture Ricezione e raccolta di fatture da fornitori diversi e in diversi formati Risoluzione delle controversie sulle fatture Gestione delle eccezioni 5 SINTOMI DI SCARSE PRESTAZIONI Personale o fornitori scontenti Elevata incidenza degli errori Sconti non usufruiti e penalità per pagamenti ritardati Riconciliazione e cicli di pagamento lunghi Assenza di reportistica 4

5 L OUTSOURCING COME SOLUZIONE LA CONTABILITÀ FORNITORI È STRATEGICA: CI VOGLIONO SERVIZI ACCESSIBILI VELOCEMENTE E SENZA INVESTIMENTI MASSIVI, CHE GARANTISCANO UN RITORNO SULL INVESTIMENTO MISURABILE. Accesso a servizi in grado di gestire efficacemente l acquisizione, la digitalizzazione, la registrazione e la conservazione a norma dei documenti. Costante corrispondenza alla norma di legge della modalità di gestione di fatture e documenti validi ai fini fiscali e contabili. Accesso, senza investimenti massivi, a tecnologie e competenze specialistiche migliorando i workflow esistenti senza impattarvi. Implementazione di un processo efficiente di acquisizione, registrazione, controllo e inserimento in prima nota delle fatture passive indipendentemente dalla numerosità e dalla modalità di ricezione delle stesse. 5

6 IL SERVIZIO: LE FASI 1 2 Indicom riceve le fatture fornitori in multiformato (carta, allegati pdf, dati da portale). Attraverso processi di scansione, estrazione degli allegati e importazione automatica di flussi dati vengono generate le immagini dei documenti trasmessi. Sfruttando tecnologie di riconoscimento ottico (OCR), abbinato ad operazioni di validazione dei documenti effettuate da operatori specializzati, vengono estratti dalla fattura i dati concordati con il cliente segnalando tempestivamente eventuali anomalie riscontrate. 3 Indicom invia i dati estratti al sistema ERP del cliente, che può così attribuire il protocollo Iva a ciascun documento. Le immagini dei documenti vengono pubblicate sul portale inweb, per la consultazione online da parte del cliente a partire dallo stesso giorno dell elaborazione. 4 Il cliente invia ad Indicom il file indice dei protocolli Iva assegnati per effettuare il processo di Conservazione Digitale a Norma dei documenti, restituendo un feedback al cliente rispetto all esito del processo. 5 I documenti verranno conservati digitalmente a norma per 10 anni e saranno disponibili, per l esibizione a norma, in occasione di verifiche fiscali semplicemente attraverso l accesso ad un portale online dedicato. 6

7 IL SERVIZIO: LO SCHEMA OPERATIVO 7

8 I VANTAGGI Flessibilità ed efficienza della struttura amministrativa Conversione dei costi fissi in costi variabili Eliminazione dei costi legati alla gestione cartacea Accesso a tecnologie ed esperienza senza investimenti massivi Minor incidenza delle attività non strategiche Performance garantite dagli SLA condivisi Conoscenza approfondita dei principali sistemi gestionali Know-how amministrativo pluriennale di Indicom 8

9 LE REFERENZE 9

10 CONTATTI Alessandro De Finis Sales Manager Indicom Group Via Carnevali Milano Tel