G Suite. Introduzione alla Suite di Google per innovare la propria azienda e sfruttare tutti i benefici del Cloud di Google

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1 G Suite Introduzione alla Suite di Google per innovare la propria azienda e sfruttare tutti i benefici del Cloud di Google

2 GN Srl Agosto,

3 Indice Ebook G Suite Come G Suite aiuta a lavorare meglio 4 Perché scegliere G Suite 6 I benefici: facilità d uso, accessibilità, risparmio di tempo 9 Alcuni esempi per lavorare in mobilità 10 Facilitare la collaborazione aziendale 12 Migliorare la relazione con i clienti 14 La tua azienda è pronta per G Suite? 16 3

4 Come G Suite aiuta a lavorare meglio Per la creazione di G Suite, Google ha iniziato da un idea. L idea che l informatica potesse essere un supporto per le aziende, e non un ostacolo. La nuova concezione del metodo lavorativo ci ha portato ad utilizzare anche tre dispositivi contemporaneamente. Da qui è nata l esigenza di avere sempre con sé i propri file e renderli accessibili da qualsiasi dispositivo, in qualunque momento. Non solo abbiamo bisogno di accedere alle informazioni da più fonti, dobbiamo anche condividerle, magari modificate in alcune parti, con clienti, fornitori o altre persone all interno dello stesso team. Google ha quindi combinato le soluzioni a queste due esigenze in un unica piattaforma, chiamata G Suite. 4 4

5 G Suite nasce nell Agosto del 2006 con un nome diverso, Google Apps for Your Domain, contenente le applicazioni di Gmail, da cui nacque l idea, Google Talk, Google Calendar e la prima versione di Google Sites. Nel tempo, la suite è stata allargata, aggiornata e migliorata, aggiungendo nuove applicazioni e modificando quelle preesistenti per incontrare le esigenze delle aziende, ed offrire sempre la migliore soluzione per aumentare la produttività, la collaborazione e l efficacia lavorativa. 5 5

6 Perché scegliere G Suite? Produzione. Collaborazione. Marketing. Google ha pensato ad un app per tutte le esigenze delle imprese di oggi, prendendo spunto dalla propria esperienza ultra decennale per offrire gli strumenti migliori. G Suite è composta da diverse applicazioni, ognuna pensata per eseguire le attività lavorative di tutti i giorni: dalle più semplici, come leggere una , fino a quelle più evolute, come ad esempio lavorare su fogli di lavoro con funzioni complesse. PRODUTTIVITÀ 6 G Suite6Ebook COLLABORAZIONE MARKETING 6

7 Questa divisione serve semplicemente ad avere un idea di come le applicazioni possano aiutare a svolgere una determinata funzione e raggiungere un obiettivo. Ogni applicazione può essere utilizzata in qualsiasi modo si preferisca, grazie alla flessibilità incorporata in ognuna di essa. Google non si impone limiti e non ne impone ai suoi utenti: vuole innovare e migliorare il mondo del lavoro, non ingabbiarlo. Google è un azienda pioniera del mercato da ormai tantissimi anni, e sa bene di cosa l utente finale ha bisogno. Forte della conoscenza maturata, ha creato una suite completa per venire incontro a qualsiasi attività si debba svolgere, con facilità ed efficienza. G Suite7Ebook 7

8 I benefici: facilità d uso, accessibilità, risparmio di tempo G Suite ha come principio l idea di essere accessibile da chiunque abbia a disposizione una connessione internet. Google ha anche pensato alla diversità di modelli e dispositivi in circolazione. Centinaia di smartphone diversi, tablet e laptop, su cui è possibile utilizzare G Suite. Non è necessario installare alcun software, basta semplicemente essere in possesso delle proprie credenziali Google ed aver scaricato l applicazione sul proprio dispositivo, o accedere alla versione web dal proprio PC. 8 8

9 Questo è reso possibile dal fatto che G Suite funziona interamente in Cloud. A differenza dei software tradizionali, che bisogna installare sul proprio hard-disk, un software cloud sfrutta le infinite possibilità del web, rendendo disponibile il servizio su qualsiasi dispositivo tramite, appunto, una connessione internet. ACCESSIBILITÀ ANCHE OFFLINE. Cloud non vuol dire che non sia possibile utilizzare G Suite se non si ha a disposizione una rete wifi o dei dati. E infatti possibile selezionare una modalità offline, che permette di visualizzare e modificare i documenti sul proprio dispositivo, così da poter continuare a lavorare anche in situazioni in cui una connessione non sia disponibile. Una volta che la connessione internet viene riabilitata, le modifiche effettuate al documento verranno sincronizzate automaticamente. Questo permette di usufruire di una grande flessibilità lavorativa e, soprattutto, di evitare perdite di dati. Il fatto che G Suite sia sul Cloud elimina quei rischi fisici derivanti dall archiviazione dei documenti in un server locale, ed evita le perdite di tempo dovute al trasferimento dei file nel caso in cui non si sia in ufficio. 9 9

10 Alcuni esempi per lavorare in mobilità Come detto, è possibile usare G Suite su qualsiasi dispositivo, migliorando la propria produttività e risparmiando tempo. Alcuni esempi? Controllare le è facile con Gmail, che funziona velocemente sia in versione desktop che come applicazione sul proprio dispositivo mobile e, grazie alle notifiche in push, siamo immediatamente avvisati dell arrivo di una nuova . Grazie a Google Documenti possiamo portare sempre con noi qualsiasi file. Ad esempio, un venditore può utilizzare l applicazione per avere sempre a disposizione un modello di contratto standard, che può eventualmente modificare insieme al cliente in loco, poiché avrà il file sempre disponibile nel suo account. Google Presentazioni permette di effettuare presentazioni PowerPoint in qualsiasi luogo, senza che ci sia bisogno di avere con sé il dispositivo sul quale la presentazione è stata creata

11 Tutti i file creati con le Google Apps sono disponibili in qualsiasi momento all interno di Google Drive, lo spazio di archiviazione personale in dotazione a ciascun account. Drive, inoltre, permette di importare documenti dei formati più comuni come PDF, Word, PPT, Excel, e visualizzarli in qualunque momento. Questo aiuta a risolvere il problema degli allegati troppo pesanti per le ; condividere un file con Google Drive è veloce ed immediato. In ogni account standard si hanno a disposizione, sin da subito, 30 GB di spazio, che possono essere utilizzati per salvare ogni genere di file o immagine di cui si ha bisogno. E, cosa più importante, i file creati con G Suite non occupano spazio di archiviazione. Ritrovare i propri file è facile e veloce, poiché il motore di ricerca Google è incorporato all interno dell applicazione. Basterà scrivere il nome del file, il nome utente di chi lo ha creato, oppure una parola presente nel contenuto, e Drive cercherà in pochi millesimi di secondo tutti i file che contengono almeno una di queste caratteristiche, come possiamo vedere nello screenshot d esempio

12 Facilitare la collaborazione aziendale G Suite è una suite pensata per l azienda. Per questo motivo uno degli elementi portanti che Google ha introdotto è quello di facilitare la collaborazione tra utenti. In tutti gli strumenti di videoscrittura ed editor come Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli, è prevista la possibilità di lavorare sullo stesso file, contemporaneamente, per più utenti. Questo garantisce un unica fonte di informazione (unico file) dove tutti gli utenti del team possono collegarsi, modificare e contribuire alla stesura del documento, proporre suggerimenti o commentare, senza che ci sia il bisogno di scambiarsi dopo . Inoltre, Google tiene traccia di ogni revisione, così da conoscere quali modifiche sono state effettuate e da chi

13 Google Drive è anche spazio di archiviazione interaziendale, dove è possibile condividere file con tutti i colleghi. Il calendario condiviso permette di organizzare meetings facilmente, senza dover fare telefonate su telefonate o inviare per trovare un momento libero per tutti. Si sincronizza in automatico ed è possibile selezionare un opzione di notifica, per evitare di dimenticare appuntamenti importanti. Tutti gli strumenti, quindi, sono stati pensati non solo per permettere la collaborazione, ma per renderla una parte fondamentale del lavoro. Google sa bene che un azienda non è formata da strumenti, ma da persone, e che per lavorare al meglio c è bisogno di condivisione di know-how ed informazioni

14 Migliorare la relazione con i clienti G Suite torna estremamente utile a chi considera la relazione con il cliente una parte decisiva per il successo. Grazie alla flessibilità e alla mobilità permessa dalla suite, è possibile utilizzare gli strumenti in diverse situazioni, non soltanto all interno dell azienda ma anche all esterno. Grazie ad Hangout Meet, ad esempio, è possibile effettuare videoconferenze in qualsiasi momento e luogo, venendo incontro alle tempistiche dei clienti. Con Moduli è possibile creare dei sondaggi e condividerli con facilità. Questo permette di poter effettuare delle ricerche di mercato, senza dover ricorrere ad una piattaforma esterna che comporterebbe dei costi accessori

15 Google+ permette di utilizzare una piattaforma social meno formale instaurando di LinkedIn, un rapporto personale non soltanto tra collaboratori, ma anche tra fornitori e clienti. Ovviamente, quelli elencati sono solo alcuni dei tanti esempi che si potrebbero fare per mostrare come G Suite possa migliorare i rapporti personali, ad esempio utilizzando Sites o Blogs. Una delle caratteristiche principali di G Suite, come detto in precedenza, è la flessibilità. Sta all utente finale la decisione su come utilizzare al meglio le applicazioni a sua disposizione. Che sia per la collaborazione interna, o per l utilizzo con utenti esterni all azienda, Google non impone limiti. Ogni app può essere utilizzata per inviare i file all esterno, grazie agli allegati di Gmail, alla condivisione integrata in Google Drive e tutti gli strumenti di videoscrittura. G Suite15 Ebook 15

16 G Suite, produttività, collaborazione, marketing CONSULTA gli altri Ebook dal blog GN